Se você é gerente de conta, programador, redator ou qualquer outro tipo de profissional, precisa de uma abordagem metódica para planejar, realizar e encerrar projetos e garantir que o fluxo de trabalho seja eficiente durante todo o ciclo de vida deles.
Da concepção à conclusão, um fluxo de trabalho de gerenciamento de projeto oferece estrutura e estabilidade, fortalecendo o trabalho em equipe e ajudando as pessoas a darem o seu melhor. Do contrário, você pode estar abrindo mão de várias vantagens, como um aumento na eficiência ou melhorias no trabalho em equipe.
Neste guia, apresentamos as principais ferramentas e elementos necessários para criar um fluxo de trabalho de gerenciamento de projeto de sucesso.
Como construir um fluxo de trabalho de sucesso
Confira as etapas necessárias para desenvolver um fluxo de trabalho. Cada uma conta com um exemplo prático.
1. Identifique os objetivos
Estabeleça metas e objetivos claros para o projeto, pensando em qual seria o resultado ideal. Descreva o que você gostaria de alcançar, os resultados desejados e os indicadores de sucesso.
Se você definir os objetivos do projeto com antecedência, todas as pessoas envolvidas terão uma compreensão mais clara do que precisam fazer e como trabalhar em conjunto para atingir esse objetivo comum.
Na hora de estabelecer as metas, considere os requisitos ou obstáculos específicos que poderão surgir. Também é importante definir indicadores-chave de desempenho (KPIs) para medir o sucesso do projeto. Os KPIs devem ser específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo determinado (da sigla em inglês SMART). Além disso, devem indicar com clareza se o projeto está no caminho certo para gerar os resultados esperados.
Exemplo: lançar um site para melhorar a presença on-line e a experiência do usuário.
2. Divida as tarefas em partes
Divida o projeto em tarefas menores e gerenciáveis. Assim é mais fácil atribuir responsabilidades aos membros da equipe, acompanhar o progresso e identificar possíveis obstáculos ou desafios.
Dividir as tarefas em partes menores também evita que o projeto se torne cansativo, pois você estrutura melhor a rotina e organiza o tempo de acordo com a prioridade de cada tarefa.
Exemplo: dividir o lançamento de um site em tarefas como design, criação de conteúdo, desenvolvimento, teste e publicação.
3. Crie uma sequência para as tarefas
Depois de dividir as tarefas em partes menores e mais fáceis de gerenciar, organize-as de maneira lógica para garantir um fluxo tranquilo.
Ao fazer isso, considere a relação entre as tarefas interagem entre si e o fluxo de trabalho geral. Qual é a ordem mais eficiente para você trabalhar de acordo com o melhor padrão possível?
Uma boa forma de se organizar é criar um plano de projeto, um cronograma ou um roteiro para descrever a ordem das tarefas e os respectivos prazos. Assim, fica mais fácil priorizar tarefas e alocar recursos. Mas lembre-se de comunicar tudo isso aos membros da equipe!
Exemplo: a etapa de design do site vem antes do desenvolvimento, e a etapa de criação de conteúdo vem antes da publicação.
4. Atribua responsabilidades
Depois de ordenadas, delegue as tarefas com base nas habilidades e nos conhecimentos dos membros da equipe, considerando as características individuais e os pontos fortes de cada um.
Essa abordagem também ajuda a motivar a equipe, pois as pessoas tendem a se sentir mais confiantes e capazes quando realizam tarefas nas quais se destacam.
Ao levar em conta as habilidades dos membros da equipe, você maximiza a produtividade e alcança resultados gerais ainda melhores.
Exemplo: delegar a tarefa de design para o designer gráfico com experiência em interface do usuário e as tarefas de conteúdo para os redatores.
5. Defina prazos
Estabeleça linhas do tempo e prazos realistas para a conclusão das tarefas. Com prazos que podem ser cumpridos, você e a equipe conseguem priorizar e manter o bom andamento do trabalho. Essa etapa, quando bem feita, evita a procrastinação e o esgotamento da equipe e estabelece expectativas realistas para as partes interessadas.
Existem vários aspectos que você deve considerar na hora de estabelecer prazos, inclusive a complexidade das tarefas ou das entregas, os recursos disponíveis e as possíveis dificuldades ou obstáculos que podem surgir e impedir o atingimento dos marcos importantes do projeto.
Ao considerar esses fatores, você se mantém ágil e cria um cronograma realista que permite atrasos inesperados sem prejudicar o cumprimento dos prazos.
Exemplo: definir a data de conclusão do design para duas semanas antes da criação do conteúdo e quatro semanas antes do desenvolvimento ou do teste para viabilizar o cumprimento do prazo geral do projeto.
6. Colaboração e comunicação
Use ferramentas de gerenciamento de projeto com recursos como automação, bate-papo e compartilhamento de arquivos para uma colaboração eficiente.
Com o Dropbox, você aproveita várias integrações que melhoram a otimização dos projetos e a colaboração eficiente entre colegas, como o Slack, que permite compartilhar arquivos, enviar mensagens para pessoas no Slack a partir de um arquivo do Dropbox, ver quem compartilhou seus arquivos no Slack e muito mais.
Com os recursos do Dropbox, os membros da equipe podem compartilhar documentos, imagens e outros arquivos do projeto com facilidade, eliminando a necessidade de trocas de e-mail infinitas ou sistemas de armazenamento confusos e facilitando o acesso às informações necessárias.
Exemplo: usar uma ferramenta para que os membros da equipe se comuniquem, compartilhem rascunhos e deem opiniões em tempo real.
7. Monitore o progresso
Fique por dentro do status do projeto monitorando regularmente a conclusão das tarefas e o andamento geral.
Quando você monitora a conclusão das tarefas, consegue identificar possíveis obstáculos ou atrasos que podem prejudicar o andamento do projeto. Essa atitude promove a proatividade em vez da reatividade na hora de lidar com problemas. Assim, trabalhos continuam no caminho certo.
Além disso, ao monitorar o progresso geral, você consegue ver claramente se está perto de atingir seu objetivo final e pode usar essa informação para tomar decisões bem informadas sobre alocação de recursos, cronogramas de entrega e prioridades.
Exemplo: realizar verificações semanais para revisar tarefas concluídas, identificar desafios e ajustar os cronogramas se necessário.
8. Adaptabilidade
Mantenha a mente aberta para fazer ajustes conforme o projeto evolui, considerando os desafios imprevistos. Alguns problemas podem surgir sem que você esteja esperando. Nesse caso, talvez você precise adaptar ou alterar o plano original para garantir o sucesso contínuo do projeto.
Se você mantiver a flexibilidade e usar um software de gerenciamento de projetos como o Dropbox, poderá enfrentar os obstáculos que surgirem e encontrar soluções criativas para se recuperar de contratempos. Aceitar mudanças e ter disposição para fazer os ajustes necessários pode, no fim, gerar resultados melhores e mais eficientes.
Exemplo: ter proatividade em caso de atrasos inesperados no design ou no desenvolvimento e ter flexibilidade para adaptar o ritmo e a realocação de recursos.
As vantagens de usar um fluxo de trabalho de gerenciamento de projeto
Confira abaixo alguns dos motivos pelos quais o Dropbox é a ferramenta perfeita para garantir que os fluxos de trabalho gerem resultados claros e produtivos para a empresa.
- Ganhos de eficiência: as ferramentas de gerenciamento de projeto ajudam as equipes a trabalhar com mais eficiência, pois simplificam a comunicação, a colaboração e o compartilhamento de arquivos.
- Responsabilidade: com o Dropbox, fica mais fácil acompanhar o andamento do projeto e cobrar a responsabilidade da equipe pelo trabalho realizado.
- Facilidade na comunicação: as ferramentas de colaboração do Dropbox facilitam a comunicação entre os membros da equipe dentro e fora do escritório.
- Sprints e cronogramas de projeto mais rápidos: o modelo de planejamento de projeto do Dropbox Paper ajuda as equipes a ficar no caminho certo e cumprir prazos, pois fornece uma visão geral clara do andamento do projeto.
- Adaptação de acordo com as necessidades: com o Dropbox, a colaboração de conteúdo é simples, facilitando a adaptação às mudanças nos requisitos do projeto e permitindo que as equipes façam alterações rápidas nos fluxos de trabalho.
Os recursos de análise e acompanhamento de arquivos do Enviar e acompanhar também fornece estatísticas sobre os trabalhos mais importantes e melhora ainda mais o fluxo de trabalho.
Turbine o gerenciamento de projetos
Um fluxo de gerenciamento de projeto bem estruturado é fundamental para todos os tipos e tamanhos de projetos e empresas.
Ao seguir as etapas descritas neste artigo, você cria um fluxo de trabalho que melhora os aspectos de eficiência, responsabilização, comunicação e produtividade da sua empresa. O conjunto de ferramentas do Dropbox ajuda a implementar um fluxo de trabalho e superar as metas dos projetos.
Explore as melhores ferramentas e recursos para criar fluxos eficientes que entregam resultados.
