고객 담당자, 프로그래머, 카피라이터 또는 기타 분야의 전문가라면 프로젝트 수명 주기 전체에 걸쳐 효율적인 워크플로를 보장하기 위해 프로젝트 계획, 실행 및 종료에 대한 체계적인 접근 방식이 필요합니다.

아이디어 구상에서 완성까지 프로젝트 관리 워크플로는 팀워크를 강화하고 최고의 업무 성과를 만드는 데 도움이 되는 구조와 안정성을 제공합니다. 이러한 워크플로가 마련되어 있지 않을 경우 효율성 향상에서 팀워크 개선까지 다양한 이점을 놓칠 수 있습니다.

이 안내서에서는 성공적인 프로젝트 관리 워크플로를 만드는 데 필요한 주요 도구와 요소를 소개합니다.

성공적인 프로젝트 관리 워크플로를 구축하는 방법

워크플로를 개발하는 데 필요한 단계를 실제 활용 가능한 예와 함께 소개합니다.

1. 프로젝트 목표 파악

목표와 목적을 명확하게 정의합니다. 즉, 무엇이 좋은 결과인지 정의하세요. 프로젝트로 달성하고자 하는 목표와 바람직한 결과, 그리고 성공을 측정하는 방법을 간략하게 설명하세요.

프로젝트 목표를 조기에 설정하면 모든 관계자가 필요한 조치와 공동의 목표를 달성하기 위한 방법을 더 명확하게 파악할 수 있습니다.

목표를 정의할 때는 프로젝트에 영향을 미칠 수 있는 특정 요구 사항이나 제약을 고려하세요. 프로젝트의 성공을 측정하는 주요 성과 지표(KPI)를 확립하는 것도 중요합니다. KPI는 구체적이고 측정 및 달성 가능하며 관련성이 높고 시간 제한적이어야 하며(SMART) 프로젝트가 바람직한 결과의 달성을 향해 제대로 진행되고 있는지 여부를 확실하게 나타낼 수 있어야 합니다.

예: 온라인 인지도 및 사용자 경험을 제고하기 위해 신규 웹사이트를 개설합니다.

2. 작업을 세부적으로 파악

프로젝트를 관리 가능한 작은 단위의 작업으로 나눕니다. 그러면 팀원에게 책임을 할당하고, 진행 상황을 추적하고, 잠재적 장애물 또는 문제점을 파악하기가 쉬워집니다.

또한 작업을 작은 단위로 분류하면 프로젝트에 대한 부담이 줄어들 수 있습니다. 작업 우선순위에 따라 시간을 계획할 수 있게 되므로 일상 업무가 더 체계화됩니다.

예: 웹사이트 개설을 디자인, 콘텐츠 생성, 개발, 테스트, 게시와 같은 작업으로 분류합니다.

현대적인 사무실에서 유리벽에 붙은 일련의 포스트잇을 바라보고 있는 동료들.

3. 작업 순서 지정

작업을 보다 관리 가능한 단위로 나누었다면 원활한 흐름을 위해 논리적으로 배열해야 합니다.

이때 작업과 전체 워크플로 간의 종속성을 고려하세요. 가능한 최고의 수준으로 작업을 완료하는 가장 효율적이고 효과적인 순서는 무엇일까요?

작업의 순서를 지정하는 한 가지 방법은 프로젝트 계획이나 타임라인 또는 로드맵을 만들어 작업의 순서와 마감일을 개략적으로 나타내는 것입니다. 그러면 작업의 우선순위를 지정하고 그에 따라 리소스를 할당할 수 있습니다. 단, 반드시 팀원과 소통을 통해 결정해야 합니다.

예: 웹사이트 디자인을 개발 단계보다 먼저 진행하고, 콘텐츠 생성을 게시보다 먼저 진행합니다.

4. 책임 할당

순서가 지정된 작업을 팀원의 직무 기술과 전문 지식에 따라 할당합니다. 팀원 개인의 직무 기술과 전문 지식을 고려하고 각자의 장점에 맞게 작업을 위임하세요.

또한 이러한 접근 방식을 사용하면 팀원이 실력 발휘를 할 수 있는 작업을 수행하면서 자신감과 역량을 느낄 가능성이 높기 때문에 사기 진작과 동기 부여에도 도움이 됩니다.

조직은 팀원 각자의 고유의 역량을 활용함으로써 생산성을 극대화하고 전체적으로 더 나은 결과를 달성할 수 있습니다.

예: 디자인 작업은 사용자 인터페이스 디자인을 전문으로 하는 그래픽 디자이너에게 할당하고 콘텐츠 작업은 작가에게 할당합니다.

5. 기한 설정

작업을 완료할 수 있는 현실적인 타임라인과 마감일을 설정합니다. 달성 가능한 기한을 설정함으로써 팀원과 함께 작업의 우선순위를 지정하고 진행 상황을 확인할 수 있습니다. 이 부분이 원활하게 진행되면 일 미루기와 팀 번아웃을 막을 수 있고 이해관계자의 기대치가 합리적으로 설정될 수 있습니다.

기한을 설정할 때 고려해야 하는 몇 가지 사항이 있습니다. 작업 또는 결과물의 복잡성, 가용 리소스, 그리고 프로젝트를 주요 일정에 맞게 진행하는 데 방해가 될 수 있는 장애물 등이 그에 해당합니다.

이러한 요소를 고려하면 민첩성을 유지하고 일정을 현실적으로 세울 수 있기 때문에 예상치 못한 지연이 발생하더라도 기한을 준수할 수 있습니다.

예: 일정을 원활하게 진행하여 전체 프로젝트 기한을 맞추려면 진행 디자인 완료 일정을 콘텐츠 생성 2주 전, 개발 또는 테스트 4주 전으로 설정합니다.

6. 협업 및 커뮤니케이션

원활한 협업을 위해 자동화, 채팅, 파일 공유 등과 같은 기능을 갖춘 프로젝트 관리 도구를 활용합니다.

Dropbox를 사용하면 프로젝트 작업을 간소화하고 동료와 더 효과적으로 협업하는 데 도움이 되는 다양한 연동 기능을 활용할 수 있습니다. 그 예로 Slack이 있습니다. Slack을 사용하면 파일을 공유하고, Dropbox 파일에서 Slack에 있는 사람들에게 메시지를 보내고, Slack에서 파일을 공유한 사람을 확인하는 등 다양한 기능을 활용할 수 있습니다.

또한 팀원은 Dropbox 파일 공유 기능으로 문서, 이미지, 기타 프로젝트 관련 파일을 손쉽게 공유할 수 있습니다. 이렇게 하면 이메일을 수차례 주고받거나 헷갈리는 파일 스토리지 시스템을 사용할 필요가 없기 때문에 모두가 필요한 정보에 쉽고 빠르게 액세스할 수 있습니다.

예: 팀원이 소통하고 디자인 목업을 공유하며 실시간으로 피드백을 제공할 수 있는 도구를 사용합니다.

7. 진행 상황 모니터링

작업 완료와 전체 프로젝트 진행 상황을 정기적으로 추적하여 프로젝트 상태를 파악합니다.

작업의 완료를 모니터링하면 진행을 방해할 수 있는 잠재적인 장애물이나 지연 요소를 파악할 수 있습니다. 그러면 문제를 해결하고 프로젝트를 원활하게 진행하는 데 있어 수동적이 아니라 능동적으로 대처할 수 있습니다.

또한 전체 진행 상황을 추적하면 최종 목표 달성 대비 진행률을 명확히 파악할 수 있습니다. 그리고 이 정보를 활용하여 리소스 할당, 제공 타임라인 및 우선순위에 대해 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다.

예: 매주 확인 작업을 실시하여 완료된 작업을 검토하고, 문제점을 파악하고, 필요한 경우 타임라인을 조정합니다.

8. 적응성

프로젝트의 진행에 따라 예상치 못한 문제점을 고려하여 계획을 유연하게 조정할 수 있어야 합니다. 문제는 예기치 않게 발생할 수 있고, 프로젝트의 지속적인 성공을 위해 원래 계획을 조정하거나 변경해야 할 수 있습니다.

유연성을 유지하고 Dropbox와 같은 프로젝트 관리 소프트웨어를 활용하면 진행 중 어떤 장애물에도 대처하고 어려움을 극복하기 위한 창의적인 해결책을 찾을 수 있습니다. 변화를 수용하고 필요에 따라 계획을 조정하면 결과적으로 더 성공적이고 효율적인 프로젝트 결과를 끌어낼 수 있습니다.

예: 예상치 못한 디자인이나 개발 지연이 발생할 경우 능동적으로 대처하고, 유연하게 타임라인을 조정하고 리소스를 재할당합니다.

'보내기 및 추적' 기능을 선택해 '고객 계약서'라는 PDF 파일에 사용하는 Dropbox 사용자.

프로젝트 관리 워크플로 사용의 이점

Dropbox가 프로젝트 관리 워크플로를 통해 완벽하고 생산적인 비즈니스 성과를 만들어내는 이상적인 도구인 몇 가지 이유를 소개합니다.

효율성 향상: 프로젝트 관리 도구는 의사소통, 협업, 파일 공유를 간소화하여 팀의 업무 효율성을 높입니다.
책임감: Dropbox를 사용하면 작업 진행 상황을 추적하고 팀원에게 본인의 작업에 대한 책임감을 부여하기가 쉽습니다.
간편한 의사소통: Dropbox 협업 도구를 사용하면 사무실 안팎에서 팀원 간 의사소통이 편리해집니다.
스프린트 및 프로젝트 타임라인 가속화: Dropbox Paper 프로젝트 계획 템플릿은 프로젝트 진행 상황에 대한 명확한 개요를 제공하므로 팀이 작업을 원활하게 진행하는 데 도움이 됩니다.
요구 사항 변화에 따른 전환: 콘텐츠 협업이 간편하기 때문에 팀이 쉽고 빠르게 워크플로를 변경할 수 있으므로 변화하는 프로젝트 요구 사항에 쉽게 적응할 수 있습니다.