Sin importar si eres gestor de cuentas, programador, redactor o cualquier otra disciplina, necesitas un enfoque metódico para planear, ejecutar y cerrar proyectos a fin de garantizar un flujo de trabajo eficiente durante todo el ciclo de vida de los proyectos.
Desde la ideación hasta la finalización, los flujos de trabajo de gestión de proyectos proporcionan una estructura y una estabilidad que fortalecen el trabajo en equipo y te ayudan a realizar un trabajo óptimo. De lo contrario, podrías perderte todo tipo de beneficios: desde un aumento en la eficiencia hasta un mejor trabajo en equipo.
En esta guía, te presentaremos las herramientas y elementos clave necesarios para crear un flujo de trabajo de gestión de proyectos exitoso.
Crea un flujo de trabajo de gestión de proyectos exitoso
Estos son los pasos necesarios para desarrollar tu flujo de trabajo, con ejemplos de cada uno en acción:
1. Identifica los objetivos del proyecto
Define claramente las metas y los objetivos del proyecto. ¿Cuál sería un buen resultado? Describe lo que quieres lograr con el proyecto, los resultados deseados y cómo medirás el éxito.
Al establecer los objetivos del proyecto con anticipación, todas las personas involucradas tendrán una comprensión más clara de lo que se debe hacer y cómo pueden trabajar para alcanzar un objetivo común.
Al definir tus objetivos, considera los requisitos o las restricciones específicas que podrían afectar el proyecto. También es importante establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) que midan el éxito del proyecto. Estos KPI deben ser específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo (SMART), y deben proporcionar una indicación clara de si el proyecto está en camino de lograr los resultados deseados.
Ejemplo: Lanzamiento de un nuevo sitio web para mejorar la experiencia del usuario y presencia online.
2. Desglosa las tareas
Divide el proyecto en tareas más pequeñas y manejables. Esto facilita la asignación de responsabilidades a los miembros del equipo, el seguimiento del progreso y la identificación de posibles obstáculos o desafíos que puedan surgir.
Dividir las tareas en partes más pequeñas puede evitar que el proyecto resulte abrumador. Encontrarás tu día a día más estructurado, ya que podrás organizar tu tiempo según la prioridad de las tareas.
Ejemplo: Desglose del lanzamiento de un sitio web en tareas como diseño, creación de contenido, desarrollo, prueba y publicación.
3. Secuencia las tareas
Una vez que hayas dividido tus tareas en partes más manejables, debes organizarlas de manera lógica para garantizar un flujo fluido.
Al hacerlo, ten en cuenta las dependencias entre tareas y el flujo de trabajo general. ¿Cuál es el orden más eficiente y efectivo para completar el trabajo lo mejor posible?
Una forma de organizar las tareas es crear un plan de proyecto, una línea de tiempo o una hoja de ruta que describa la secuencia de tareas y sus plazos. Esto puede ayudarte a priorizar las tareas y asignar recursos en consecuencia. No olvides comunicarlo a los miembros de tu equipo.
Ejemplo: El diseño del sitio web es anterior a la fase de desarrollo; la creación del contenido es anterior a su publicación.
4. Asigna responsabilidades
Asigna las tareas secuenciadas en función de las habilidades y experiencia de los miembros del equipo. Toma en cuenta sus habilidades y experiencia individuales y delega tareas que se alineen con sus fortalezas.
Este enfoque también ayuda a levantar la moral y aumentar la motivación, ya que es más probable que los miembros del equipo se sientan seguros y capaces cuando trabajan en tareas en las que se destacan.
Al aprovechar las capacidades únicas de todos en tu equipo, puedes maximizar la productividad y lograr mejores resultados generales.
Ejemplo: Asignación de la tarea de diseño a un artista gráfico con experiencia en diseño de interfaces de usuario y la tarea de contenido a un escritor.
5. Define plazos
Establece una línea de tiempo y plazos realistas para la finalización de las tareas. Al estipular plazos alcanzables, tanto tu equipo como tú pueden priorizar el trabajo y mantenerse al día. Si se hace de manera correcta, esto puede evitar la procrastinación y el agotamiento del equipo y establecer expectativas razonables para las partes interesadas.
Existen varias cosas que debes tener en cuenta al establecer plazos, como la complejidad de las tareas o los entregables, los recursos disponibles y los cuellos de botella u obstáculos que puedan surgir e impedirte cumplir con los hitos del proyecto.
Si tienes en cuenta estos factores, puedes mantenerte ágil y crear un cronograma realista que dé lugar a las demoras inesperadas y, al mismo tiempo, garantice que se cumplan los plazos.
Ejemplo: Establecimiento de la finalización del diseño para dos semanas antes de la creación del contenido y cuatro semanas antes del desarrollo o la prueba a fin de mantenerse en el camino correcto para cumplir con la fecha límite general del proyecto.
6. Colaboración y comunicación
Emplea herramientas de gestión de proyectos con características como automatización, chat y uso compartido de archivos para una colaboración fluida.
Con Dropbox, te beneficias de una variedad de integraciones que te ayudan a optimizar el trabajo en los proyectos y colaborar de manera más efectiva con tus colegas. La integración de Dropbox con Slack te permite compartir archivos, enviar mensajes en Slack directamente desde un archivo de Dropbox, consultar quién compartió tus archivos en Slack y mucho más.
Las capacidades de uso compartido de archivos de Dropbox permiten a los miembros del equipo compartir fácilmente documentos, imágenes y otros archivos relacionados con los proyectos. Esto elimina la necesidad de largas cadenas de correo electrónico o de confusos sistemas de almacenamiento de archivos, lo que facilita que todos accedan rápidamente a la información que necesitan.
Ejemplo: Uso de una herramienta que permite a los miembros del equipo comunicar, compartir maquetas de diseño y proporcionar comentarios en tiempo real.
7. Supervisa el progreso
Mantente al tanto del estado de los proyectos mediante el seguimiento periódico de la finalización de las tareas y el progreso general de los proyectos.
Al supervisar la finalización de las tareas, puedes identificar posibles obstáculos o demoras que puedan dificultar el progreso. De esta manera, puedes ser proactivo en lugar de reactivo a la hora de abordar los problemas y mantener el proyecto en marcha.
Además, el seguimiento del progreso general ayuda a tener un panorama claro de lo cerca que estás de lograr tu objetivo final. Esta información se puede utilizar para tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos, la entrega de línea de tiempo y las prioridades.
Ejemplo: Realización de chequeos semanales para revisar las tareas completadas, identificar los desafíos y ajustar las líneas de tiempo de ser necesario.
8. Adaptabilidad
Debes estar dispuesto a realizar ajustes a medida que el proyecto evoluciona, considerando desafíos imprevistos. Pueden surgir problemas de manera inesperada, y podrías necesitar adaptar o cambiar tu plan original para garantizar el éxito continuo del proyecto.
Al mantenerte flexible y aprovechar software de gestión de proyectos como Dropbox, puedes enfrentar cualquier obstáculo que se te presente y encontrar soluciones creativas para solucionar los contratiempos. Aceptar los cambios y estar dispuesto a realizar los ajustes necesarios puede, en última instancia, conducir a un resultado de proyecto más exitoso y eficiente.
Ejemplo: Ser proactivo si hay retrasos inesperados en el diseño o desarrollo, ser flexible a la hora de adaptar las líneas de tiempo y reasignar recursos.
Beneficios de usar un flujo de trabajo de gestión de proyectos
Estas son algunas razones por las que Dropbox es la herramienta ideal para garantizar que los flujos de trabajo de gestión de proyectos generen resultados de negocio nítidos y productivos:
- Ganancias en eficiencia: las herramientas de gestión de proyectos ayudan a los equipos a trabajar de manera más eficiente al agilizar la comunicación, la colaboración y el uso compartido de archivos.
- Responsabilidad: Dropbox facilita el seguimiento del progreso de las tareas y responsabiliza a los miembros del equipo por su trabajo.
- Comunicación simplificada: las herramientas de colaboración de Dropbox facilitan la comunicación entre los miembros del equipo, tanto dentro como fuera de la oficina.
- Planificación rápida y líneas de tiempo de proyectos: la plantilla de planificación de proyectos de Dropbox Paper ayuda a los equipos a mantenerse encaminados y cumplir con los plazos, ya que proporciona una descripción general clara del progreso de los proyectos.
- Flexibilidad a medida que cambian las necesidades: la colaboración en contenido sencilla facilita la adaptación a los requisitos cambiantes de los proyectos, ya que permite que los equipos hagan cambios rápidos y sencillos en sus flujos de trabajo.
La característica de seguimiento y análisis de archivos de Enviar y hacer seguimiento también te permite obtener estadísticas de todos tus trabajos más importantes y mejorar tu flujo de trabajo aún más.
Mejora la gestión de tus proyectos
Un flujo de trabajo de gestión de proyectos bien estructurado es fundamental para todo tipo de proyectos y empresas de todos los tamaños.
Al seguir los pasos descritos en este artículo, podrás crear un flujo de trabajo que te ayude a mejorar tu eficiencia, rendición de cuentas, comunicación y productividad. El conjunto de herramientas de gestión de proyectos de Dropbox te ayuda a poner en acción tu flujo de trabajo y cumplir los objetivos de tus proyectos con creces.
Explora las herramientas y características adecuadas para crear flujos de trabajo de gestión de proyectos efectivos que generen resultados.
