Tidak kira sama ada anda ialah pengurus akaun, pengekod, penulis iklan atau mana-mana bidang lain, anda memerlukan pendekatan teratur terhadap perancangan, pelaksanaan dan penutupan projek untuk memastikan aliran kerja yang cekap sepanjang kitaran hayat projek.
Daripada pembentukan idea hingga penyelesaian, aliran kerja pengurusan projek menyediakan struktur dan kestabilan yang mengukuhkan kerja berpasukan dan membantu anda menghasilkan kerja yang terbaik. Jika tidak, anda mungkin tidak menikmati pelbagai manfaat—daripada peningkatan kecekapan kepada kerja berpasukan yang lebih baik.
Dalam panduan ini, kami akan memperkenalkan alat dan elemen utama yang diperlukan untuk mencipta aliran kerja pengurusan projek yang berjaya.
Cara membina aliran kerja pengurusan projek yang berjaya
Berikut ialah langkah yang anda perlukan untuk membina aliran kerja anda, dengan contoh praktikal bagi setiap satu:
1. Kenal pasti objektif projek
Takrifkan matlamat dan objektif projek dengan jelas—iaitu hasil yang baik. Gariskan perkara yang ingin anda capai melalui projek, hasil yang diingini dan cara anda akan mengukur kejayaan.
Dengan menetapkan objektif projek pada mula-mulanya, semua orang yang terlibat akan tahu perkara yang perlu dilakukan serta cara anda boleh bekerjasama ke arah matlamat bersama dengan jelas.
Apabila mentakrifkan matlamat anda, pertimbangkan apa-apa keperluan atau sekatan khusus yang mungkin menjejaskan projek. Anda juga perlu menetapkan penunjuk prestasi utama (KPI) yang akan mengukur kejayaan projek. KPI ini hendaklah khusus, boleh diukur, boleh dicapai, relevan dan terikat dengan masa (SMART), serta memberikan penunjuk yang jelas tentang sama ada projek bakal memenuhi hasil yang diingini atau tidak.
Contoh: Melancarkan laman web baharu untuk meningkatkan kehadiran dalam talian dan pengalaman pengguna.
2. Analisis tugas
Bahagikan projek kepada tugas kecil yang lebih mudah dikendalikan. Ini memudahkan peruntukan tanggungjawab kepada ahli pasukan, menjejaki kemajuan dan mengenal pasti apa-apa halangan atau cabaran yang mungkin timbul.
Pemecahan tugas kepada bahagian lebih kecil boleh mengelakkan kita rasa projek itu terlalu berat untuk dilakukan. Anda akan mendapati kehidupan harian anda lebih berstruktur, kerana anda dapat menyusun masa anda mengikut keutamaan tugas.
Contoh: Memecahkan pelancaran laman web kepada tugas seperti reka bentuk, penciptaan kandungan, pembangunan, percubaan dan penerbitan.
3. Susun tugas
Setelah anda memecahkan tugas anda kepada bahagian yang mudah dikendalikan, anda perlu menyusun tugas mengikut logik untuk menjamin aliran yang lancar.
Semasa berbuat demikian, pertimbangkan kebergantungan antara tugas dan aliran kerja keseluruhan. Apakah susunan yang paling cekap dan berkesan untuk menyelesaikan kerja dengan standard yang paling tinggi?
Satu cara untuk menyusun tugas adalah dengan mencipta rancangan projek, garis masa atau pelan tindakan yang menggariskan urutan tugas dan tarikh akhir tugas. Ini boleh membantu anda mengutamakan tugas dan memperuntukkan sumber secara wajar—namun pastikan anda menyampaikan maklumat ini kepada ahli pasukan anda!
Contoh: Reka bentuk laman web perlu dijalankan sebelum fasa pembangunan—penciptaan kandungan dijalankan sebelum penerbitan.
4. Peruntukkan tanggungjawab
Peruntukkan tugas anda yang disusun berdasarkan kemahiran dan kepakaran ahli pasukan. Pertimbangkan kemahiran dan kepakaran setiap individu dan peruntukkan tugas yang sejajar dengan kelebihan mereka.
Pendekatan ini juga meningkatkan semangat dan motivasi, kerana ahli pasukan lebih cenderung berasa yakin dan mampu apabila mengendalikan tugas yang sesuai dengan kepakaran masing-masing.
Dengan memanfaatkan keupayaan unik setiap ahli pasukan, anda dapat memaksimumkan produktiviti dan mencapai hasil keseluruhan yang lebih baik.
Contoh: Peruntukan tugas reka bentuk kepada pereka bentuk grafik yang berpengalaman dalam reka bentuk antara muka pengguna, manakala tugas kandungan kepada penulis.
5. Tetapkan tarikh akhir
Tetapkan garis masa dan tarikh akhir yang realistik untuk menyelesaikan tugas. Dengan menetapkan tarikh akhir yang boleh dicapai, anda dan pasukan anda boleh mengutamakan kerja dan tidak tersasar. Jika dilakukan dengan baik, ini dapat mengelakkan pelengahan kerja dan kelesuan pasukan, serta menetapkan jangkaan pihak berkepentingan yang munasabah.
Terdapat beberapa perkara yang perlu dipertimbangkan semasa menetapkan tarikh akhir. Ini termasuk kerumitan tugas atau serahan akhir, sumber yang tersedia, serta apa-apa kesesakan atau halangan yang mungkin timbul yang dapat menghalang anda daripada memenuhi batu penanda projek.
Dengan mempertimbangkan faktor ini, anda boleh kekal tangkas dan mencipta jadual realistik yang mengambil kira kelewatan luar jangkaan sambil memastikan bahawa tarikh akhir dipenuhi.
Contoh: Menetapkan penyelesaian reka bentuk dua minggu sebelum penciptaan kandungan dan empat minggu sebelum pembangunan atau percubaan—untuk memastikan anda dapat memenuhi tarikh akhir keseluruhan projek.
6. Usaha sama dan komunikasi
Gunakan alat pengurusan projek dengan ciri seperti automasi, sembang dan perkongsian fail untuk usaha sama yang lancar.
Dengan Dropbox, anda dapat memanfaatkan pelbagai penyepaduan yang membantu anda memperkemas kerja projek serta bekerjasama secara lebih berkesan dengan rakan sekerja. Ini termasuk Slack, yang membolehkan anda berkongsi fail, menghantar mesej kepada orang dalam Slack daripada fail Dropbox, melihat orang yang berkongsi fail anda dalam Slack dan banyak lagi.
Keupayaan perkongsian fail Dropbox membolehkan ahli pasukan berkongsi dokumen, imej dan fail berkaitan projek yang lain dengan mudah. Ini menghapuskan keperluan untuk mengekalkan rantaian e-mel yang berpanjangan atau sistem simpanan fail yang mengelirukan, memudahkan semua orang mengakses maklumat yang diperlukan dengan cepat.
Contoh: Menggunakan alat yang membolehkan ahli pasukan berkomunikasi, berkongsi contoh reka bentuk dan memberikan maklum balas dalam masa nyata.
7. Pantau kemajuan
Pantau status projek dengan menjejaki pelengkapan tugas dan kemajuan keseluruhan projek.
Dengan memantau pelengkapan tugas, anda dapat mengenal pasti apa-apa halangan atau kelewatan yang mungkin menjejaskan kemajuan. Dengan cara ini, anda dapat bertindak secara proaktif dan bukannya reaktif, semasa menangani isu dan memastikan projek berjalan mengikut jadual.
Selain itu, penjejakan kemajuan keseluruhan juga memberikan gambaran yang jelas tentang kemajuan hingga matlamat akhir anda. Maklumat ini boleh digunakan untuk membuat keputusan termaklum tentang peruntukan sumber, garis masa penyelesaian tugas dan keutamaan.
Contoh: Melaksanakan semakan mingguan untuk menyemak tugas yang selesai, mengenal pasti cabaran dan melaraskan garis masa jika perlu.
8. Kebolehsuaian
Bersikap terbuka terhadap pelarasan mengikut perkembangan projek, mempertimbangkan cabaran luar jangkaan. Masalah mungkin timbul di luar jangkaan dan rancangan awal anda mungkin perlu disesuaikan atau diubah untuk memastikan projek berjaya.
Dengan kekal fleksibel dan memanfaatkan perisian pengurusan projek seperti Dropbox, anda boleh mengharungi apa-apa halangan yang dihadapi dan menemukan penyelesaian kreatif untuk pulih daripada kesulitan yang dihadapi. Dengan menerima perubahan dan sudi membuat pelarasan mengikut keperluan, ini akhirnya akan membawa kepada hasil projek yang lebih berjaya dan cekap.
Contoh: Bertindak dengan proaktif jika terdapat kelewatan reka bentuk atau pembangunan luar jangkaan—bersikap fleksibel untuk menyesuaikan garis masa dan memperuntukkan semula sumber.
Manfaat penggunaan aliran kerja pengurusan projek
Berikut merupakan beberapa sebab Dropbox ialah alat yang ideal untuk memastikan aliran kerja pengurusan projek mendorong hasil perniagaan yang kemas serta produktif:
- Peningkatan kecekapan: Alat pengurusan projek membantu pasukan bekerja secara lebih cekap dengan memperkemas komunikasi, usaha sama dan perkongsian fail
- Kebertanggungjawaban: Dropbox memudahkan penjejakan kemajuan tugas dan mempertanggungjawabkan ahli pasukan atas kerja masing-masing
- Komunikasi dipermudah: Alat usaha sama Dropbox memudahkan komunikasi antara ahli pasukan, baik di pejabat atau di luar pejabat
- Pecutan dan garis masa projek yang pantas: Templat rancangan projek Dropbox Paper membantu pasukan mengikut jadual dan memenuhi tarikh akhir dengan memberikan gambaran keseluruhan kemajuan projek yang jelas
- Mengubah hala seiring dengan perubahan keperluan: Usaha sama kandungan yang mudah memudahkan penyesuaian dengan keperluan projek yang berubah dengan membolehkan pasukan membuat perubahan pada aliran kerja mereka dengan cepat dan mudah
Ciri analisis dan penjejakan fail Hantar dan jejaki juga membolehkan anda mendapatkan statistik tentang semua kerja penting anda dan menambah baik lagi aliran kerja anda.
Tingkatkan pengurusan projek anda
Aliran kerja pengurusan projek yang berstruktur adalah penting untuk semua jenis projek dan pelbagai saiz perniagaan.
Dengan mengikut langkah yang digariskan dalam artikel ini, anda boleh mencipta aliran kerja yang akan membantu anda meningkatkan kecekapan, kebertanggungjawaban, komunikasi dan produktiviti. Set alat pengurusan projek Dropbox membantu anda melaksanakan aliran kerja anda dan menjangkau matlamat projek anda.
Teroka alat dan ciri yang sesuai untuk membina aliran kerja pengurusan projek berkesan yang mendatangkan hasil.
