Niezależnie od tego, czy jesteś menedżerem konta, programistą, copywriterem czy osobą pracującą nad czymkolwiek innym, potrzebujesz metodycznego podejścia do planowania, realizacji i zamykania projektów, aby zapewnić efektywny przepływ pracy przez cały cykl życia projektu.
Przepływ pracy w ramach zarządzania projektem od pomysłu do realizacji zapewnia strukturę i stabilność, które wzmacniają pracę zespołową i pomagają w osiąganiu najlepszych wyników. W przeciwnym razie możesz utracić wszelkie korzyści – od wzrostu efektywności po lepszą pracę zespołową.
W tym przewodniku przedstawimy Ci najważniejsze narzędzia i elementy potrzebne do stworzenia skutecznego przepływu pracy zarządzania projektem.
Jak utworzyć skuteczny przepływ pracy zarządzania projektami
Poniżej przedstawiono kroki niezbędne do opracowania własnego przepływu pracy wraz z praktycznym przykładem każdego z nich:
1. Określ cele projektu
Jasno określ cele projektu, czyli co uznasz za dobry wynik. Określ, co chcesz osiągnąć dzięki projektowi, jakie są oczekiwane rezultaty i w jaki sposób będziesz mierzyć sukces.
Dzięki wcześniejszemu ustaleniu celów projektu wszystkie zaangażowane osoby będą mieć jaśniejsze pojęcie o tym, co trzeba zrobić, i w jaki sposób praca każdego może przyczynić się do osiągnięcia wspólnego celu.
Określając swoje cele, weź pod uwagę wszelkie szczególne wymagania i ograniczenia, które mogą mieć wpływ na projekt. Ważne jest również ustalenie kluczowych wskaźników efektywności (KPI), które pozwolą zmierzyć sukces projektu. Te wskaźniki KPI powinny być konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i ograniczone czasowo (ang. Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound – SMART) oraz jasno wskazywać, czy projekt jest na dobrej drodze do przyniesienia pożądanych rezultatów.
Przykład: Uruchomienie nowej witryny internetowej w celu poprawy widoczności online i komfortu użytkowników.
2. Przeanalizuj szczegółowo zadania
Podziel projekt na mniejsze, łatwiejsze do opanowania zadania. To pozwala prościej przydzielać obowiązki członkom zespołu, śledzić postępy i identyfikować potencjalne przeszkody lub wyzwania, które mogą się pojawić.
Podzielenie zadań na mniejsze części może zapobiec uczuciu przytłoczenia przez projekt. Codzienna praca stanie się bardziej uporządkowana, ponieważ będziesz w stanie organizować swój czas stosownie do priorytetów zadań.
Przykład: Podział uruchomienia strony internetowej na zadania, takie jak projektowanie, tworzenie treści, programowanie, testowanie i publikacja.
3. Ustal kolejność zadań
Gdy już podzielisz zadania na części łatwiejsze do realizacji, musisz je ułożyć logicznie tak, aby zapewnić ich płynny przepływ.
Trzeba przy tym wziąć pod uwagę zależności między zadaniami a ogólnym przepływem pracy. Jaka jest najskuteczniejsza i najefektywniejsza kolejność, aby wykonać pracę zgodnie z najwyższymi możliwymi standardami?
Jednym ze sposobów organizacji zadań jest przygotowanie planu projektu, osi czasu lub planu działania, który określa kolejność zadań i ich terminy. Ułatwi to ustalenie priorytetu zadań i odpowiednie przydzielenie zasobów. Nie można przy tym zapomnieć o poinformowaniu członków zespołu!
Przykład: Zaprojektowanie witryny internetowej następuje przed fazą programowania, a przygotowanie treści następuje przed publikacją.
4. Przypisz obowiązki
Przydzielaj ustawione w kolejce zadania w oparciu o umiejętności i doświadczenie członków zespołu. Weź pod uwagę indywidualne umiejętności i kompetencje poszczególnych osób oraz deleguj zadania zgodne z ich mocnymi stronami.
Takie podejście pomaga również podnieść morale i motywację, gdyż jest większa szansa, że członkowie zespołu będą czuli się pewni i kompetentni, gdy będą pracować nad zadaniami, w których są najlepsi.
Wykorzystując unikatowe umiejętności każdego członka zespołu, możesz zmaksymalizować produktywność i osiągnąć lepsze wyniki ogólne.
Przykład: Zadanie projektowania należy przypisać grafikowi mającemu wiedzę z zakresu projektowania interfejsów użytkownika, a zadania tworzenia treści autorowi treści.
5. Ustal terminy
Ustal realistyczne osie czasu i terminy ukończenia zadań. Dzięki ustaleniu możliwych do osiągnięcia terminów Ty i Twój zespół możecie określić priorytety dla swojej pracy i trzymać się planu. Jeśli zostanie to dobrze zrobione, może to zapobiec odkładaniu zadań na później i wypaleniu zawodowemu, a także urealnić oczekiwania interesariuszy.
Jest kilka rzeczy, które trzeba brać pod uwagę przy ustalaniu terminów. Należą do nich złożoność zadań lub rezultatów, dostępne zasoby oraz wszelkie wąskie gardła i przeszkody, które mogą się pojawić i które mogą uniemożliwić osiąganie kamieni milowych projektów.
Uwzględniając te czynniki, możesz zachować elastyczność i stworzyć realistyczny harmonogram, który zapobiegnie nieoczekiwanym opóźnieniom, a jednocześnie zapewni dotrzymanie terminów.
Przykład: Zaplanowanie końca projektowania na dwa tygodnie przed tworzeniem treści i cztery tygodnie przed programowaniem lub testowaniem pozwoli trzymać się planu i dotrzymać ogólnego terminu realizacji projektu.
6. Współpraca i komunikacja
Korzystaj z narzędzi do zarządzania projektami z funkcjami takimi jak automatyzacja, czat i udostępnianie plików, aby zapewnić płynną współpracę.
Dropbox daje dostęp do szeregu integracji, które pomogą Ci usprawnić pracę nad projektami i skuteczniej współpracować z innymi pracownikami. Należą do nich m.in. Slack, dzięki któremu możesz udostępniać pliki, wysyłać wiadomości do innych osób na Slacku z poziomu pliku w Dropbox, sprawdzać, kto udostępnił Twój plik na Slacku i wiele więcej.
Funkcje udostępniania plików w Dropbox pozwalają członkom zespołu łatwo udostępniać dokumenty, obrazy i inne pliki związane z projektami. Eliminują one potrzebę długich wymian wiadomości e-mail i korzystania ze skomplikowanych systemów do przechowywania plików, co pozwala każdemu na łatwy i szybki dostęp do potrzebnych informacji.
Przykład: Wykorzystanie narzędzia, które zezwala członkom zespołu na komunikację, udostępnianie makiet projektów i dzielenie się opiniami w czasie rzeczywistym.
7. Monitoruj postęp
Bądź na bieżąco z postępem prac nad projektem, regularnie monitorując ukończenie zadań i ogólny postęp projektu.
Monitorując kończenie zadań, możesz zidentyfikować potencjalne przeszkody lub opóźnienia, które mogą utrudniać postęp. W ten sposób możesz proaktywnie zamiast reaktywnie rozwiązywać problemy i dbać, aby projekt przebiegał zgodnie z planem.
Ponadto śledzenie całościowych postępów pozwala uzyskać jasny obraz tego, jak blisko jesteś osiągnięcia ostatecznego celu. Na podstawie tych informacji można podejmować świadome decyzje dotyczące alokacji zasobów, osi czasu realizacji i priorytetów.
Przykład: Przeprowadzanie cotygodniowych kontroli w celu przeglądu ukończonych zadań, identyfikowania wyzwań i w razie potrzeby korygowania osi czasu.
8. Adaptowalność
Otwarcie podchodź do wprowadzania zmian w miarę rozwoju projektu, biorąc pod uwagę nieprzewidziane wyzwania. Problemy mogą pojawić się nieoczekiwanie i pierwotny plan może wymagać dostosowania lub zmiany, aby projekt zakończył się sukcesem.
Dzięki zachowaniu elastyczności i wykorzystaniu oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak Dropbox, możesz stawić czoła wszelkim przeszkodom, które staną Ci na drodze, i znaleźć kreatywne rozwiązania pozwalające podnieść się po niepowodzeniach. Otwarcie na zmiany i gotowość do dokonywania potrzebnych korekt może ostatecznie zaowocować pomyślniejszym i wydajniejszym projektem.
Przykład: Podejmowanie proaktywnych działań w przypadku nieoczekiwanych opóźnień na etapie projektowania lub programowania – elastyczne dostosowywanie osi czasu i ponowna alokacja zasobów.
Korzyści ze stosowania przepływu pracy zarządzania projektami
Oto kilka powodów, dla których Dropbox jest idealnym narzędziem do zapewniania, że przepływy pracy zarządzania projektami przynoszą czyste i produktywne wyniki biznesowe:
- Wzrost efektywności: Narzędzia do zarządzania projektami pomagają zespołom pracować wydajniej, usprawniając komunikację, współpracę i udostępnianie plików.
- Odpowiedzialność: Dropbox ułatwia śledzenie postępów zadań i przypisywanie odpowiedzialności za pracę konkretnym członkom zespołu.
- Łatwa komunikacja: Narzędzia do współpracy w Dropbox ułatwiają członkom zespołu komunikowanie się ze sobą zarówno w biurze, jak i poza nim.
- Szybkie sprinty i osie czasu projektów: Szablon planu projektu Dropbox Paper pomaga zespołom realizować plan i dotrzymywać terminów, dając przejrzysty przegląd postępów w projekcie.
- Wprowadzanie zmian zgodnie z potrzebami: Łatwa współpraca nad treściami ułatwia dostosowywanie się do zmieniających się wymagań projektu, dzięki czemu zespoły mogą szybko i łatwo wprowadzać zmiany w swoich przepływach pracy.
Dodatkowo funkcje analityki i śledzenia plików w rozwiązaniu Wyślij i śledź pozwolą Ci uzyskać analizę wszystkich najważniejszych zadań i jeszcze bardziej usprawnią Twój przepływ pracy.
Popraw efektywność zarządzania projektami
Dobrze ustrukturyzowany przepływ pracy zarządzania projektem jest niezbędny dla każdego rodzaju projektu i każdej firmy, bez względu na jej wielkość.
Postępując zgodnie z instrukcjami przedstawionymi w tym artykule, możesz utworzyć przepływ pracy, który pomoże Ci poprawić wydajność, odpowiedzialność, komunikację i produktywność. Zestaw narzędzi do zarządzania projektami w Dropbox pomoże Ci wdrożyć przepływ pracy i przekroczyć cele projektu.
Poznaj odpowiednie narzędzia i funkcje, aby opracować skuteczne przepływy pracy zarządzania projektami, które przynoszą dobre rezultaty.
