無論您是客戶經理、編碼人員、撰稿人或任何其他專業人士，都會需要有條理的方法來規劃、執行和結束專案，為整個專案生命週期確保有效的工作流程。
從構思到完成，專案管理工作流程都能提供結構和穩定性來強化團隊合作，並且協助您製作出最棒的作品。否則，您可能會錯過所有種類的好處，例如提升效率與加強團隊合作。
在本指南中，我們將向您介紹建立成功專案管理工作流程所需的關鍵工具和元素。
如何建置成功的專案管理工作流程
您需要以下步驟來開發工作流程，其中包含每個步驟的實際運作範例：
1. 確定專案目標
明確定義專案的目的和目標 — 期望的良好結果。概述您要透過專案達成的目標、期望的成果，以及衡量成功的方式。
只要及早設定專案目標，所有相關人員都能更清楚理解該做的事，以及如何朝共同的目標努力。
定義目的時，請考量到可能影響專案的任何特定需求或限制。建立關鍵績效指標 (KPI) 來衡量專案是否成功也很重要。這些 KPI 應該具有特定、可衡量、可達成、相關且有時限的特性 (SMART)，且應清楚表明專案是否有在正軌上以達成期望的成果。
範例：啟動新的網站來改善線上形象和使用者體驗。
2. 深入研究工作項目
將專案分成更小更小更好管理的工作項目。這使得向工作團隊成員指派責任、追蹤進度，以及識別可能出現的任何潛在障礙或挑戰更加容易。
將工作項目細分為更小的區塊，可以防止專案變得令人感到不知所措。因為您將能根據工作項目優先順序來整理時間，所以會發現日常工作變得更有結構。
範例：將網站啟動分解為設計、內容創作、開發、測試和發佈等工作項目。
3. 序列工作項目
將工作項目細分為更好管理的區塊後，您必須以邏輯安排它們來確保流暢的流程。
這樣做時，請考慮工作項目和整個工作流程之間的相依性。如果要以盡可能最佳的標準完成工作，那麼最有效的順序是什麼？
您可以透過建立專案計畫、時程或路線圖來概述工作項目的順序和各自的期限，以安排工作項目。這能幫助您為工作項目排定優先順序並相應分配資源，不過請別忘記向工作團隊成員傳達這點！
範例：網站設計應排在開發階段之前，而製作內容則應排在發佈之前。
4. 指派責任
根據工作團隊成員的技能和專長分配有序的工作項目。將成員的個人技能和專長納入考量，並將與他們擅長相符的工作項目委派給他們。
因為工作團隊成員在處理擅長的工作項目時更可能感到自信和能力，所以這種方法也有助於提升士氣和動力。
只要利用工作團隊全體成員的獨特能力，您就能將生產力提升至極限並達成更棒的整體結果。
範例：將設計工作項目指派給具有使用者介面設計專業知識的圖形設計師，並將內容工作項目指派給作家。
5. 設定期限
建立現實的時程和到期日來完成工作項目。只要設定好可達成的期限，您和工作團隊就能確定工作的優先順序，並且不使進度落後。如果做得好，這可以防止拖延和工作團隊倦怠，並設定合理的利害關係人期望。
設定期限之前，您需要考量幾件事。這包括工作項目或交付項目的複雜度、可用的資源，以及可能發生並阻止您達到專案里程碑的任何瓶頸或障礙。
只要將這些因素納入考量，您就能保持敏捷，並建立能夠允許意外延遲卻仍可在期限前完成的現實排程。
範例：將設計完成設定為內容創作的前兩週，以及開發或測試的四週前，保持進度不落後並在整個專案的期限前完工。
6. 協作與溝通
利用具有自動化作業、聊天和檔案共享等功能的專案管理工具來實現流暢協作。
有了 Dropbox，您就能受益於一系列的整合，幫助您簡化專案工作，並以更有效的方式與同事協作。這包含了 Slack，其可讓您共享檔案、透過 Dropbox 檔案向 Slack 中的人物傳送訊息、查看誰在 Slack 中共用了您的檔案等。
Dropbox 檔案共享功能可讓工作團隊成員輕鬆共享文件、影像和其他與專案相關的檔案。這免除了對冗長電子郵件鏈的需求，也使檔案儲存系統變得更加明瞭，讓所有人都能快速輕鬆存取他們需要的資訊。
範例：使用能讓工作團隊成員溝通、共享設計模型以及即時提供意見的工具。
7. 監控進度
透過定期追蹤工作項目完成情況和整體專案進度，掌握專案狀態。
透過監控工作項目的完成情況，您可以識別任何可能阻礙進度的潛在障礙或延誤。這樣，您就可以主動而不是被動地解決問題並保持專案正常進行。
此外，追蹤整體進度有助於清楚了解您距離實現最終目標有多近。這項資訊可用來就資源分配、交付時程和優先順序等問題做出明智的決策。
範例：每週進行一次檢查，以檢閱已完成的工作項目、識別挑戰，以及在必要時調整時程。
8. 適應能力
隨著專案的發展，考慮到不可預見的挑戰，對調整持開放態度。問題可能會意外出現，您原來的方案可能需要調整或更改，以確保專案繼續成功。
只要保持靈活性並利用 Dropbox 等專案管理軟體，您就可以克服遇到的任何障礙，並找到有創意的解決方案以從挫折重新振作。擁抱變化並願意根據需求進行調整最終可以為更成功、更有效率的專案結果帶來潛在客戶。
範例：主動處理意外的設計或開發延遲，在採用時程和重新分配資源時則要有彈性。
使用專案管理工作流程的好處
以下幾個原因，說明了 Dropbox 為何是理想的工具，能夠用來確保專案管理工作流程可驅動乾淨又有效率的業務成果：
- 效率提升：專案管理工具能協助工作團隊透過串流通訊、協作和檔案共享來更有效率地工作
- 責任歸屬：Dropbox 使追蹤工作項目進度以及讓工作團隊成員負責各自工作變得輕鬆
- 輕鬆溝通：Dropbox 協作工具讓辦公室內外的工作團隊成員更輕鬆地和彼此溝通
- 快速衝刺和專案時程：Dropbox Paper 專案計畫範本能夠過提供專案進度的清楚概觀，協助工作團隊維持進度並在期限前完工
- 根據需求變更進行調整：簡單的內容協作能讓工作團隊快速輕鬆對工作流程進行變更，使採用不斷變化的專案需求更加簡單
傳送和追蹤的檔案分析與追蹤功能也能讓您從最重要的所有工作取得見解，並進一步改善工作流程。
加強您的專案管理
結構良好的專案管理工作流程對於所有類型的專案和各種規模的業務至關重要。
透過遵循本文中概述的步驟，您可以建立一個工作流程，幫助您提高效率、責任感、溝通和生產力。Dropbox 專案管理工具套件可協助您將工作流程付諸實行並超越專案目標。
探索正確的工具和功能來建立有效的專案管理工作流程並交付成果。
