Che tu sia un gestore account, un programmatore o un copywriter, è necessario un approccio metodico alla pianificazione, all’esecuzione e alla conclusione di un progetto per garantire un flusso di lavoro efficiente durante l’intero ciclo di vita del progetto.
Dall’ideazione al completamento, un flusso di lavoro per la gestione dei progetti fornisce una struttura e una stabilità che rafforza il lavoro in team e ti aiuta a dare il meglio. Diversamente, rischi di perdere tutti i benefici, dall’incremento della produttività al rafforzamento del lavoro in team.
In questa guida ti presentiamo gli strumenti e gli elementi chiave necessari per creare un flusso di lavoro di gestione dei progetti di successo.
Come creare un flusso di lavoro per la gestione dei progetti di successo
Ecco le fasi necessarie per sviluppare il flusso di lavoro con esempi pratici:
1. Identificare gli obiettivi del progetto
Definisci chiaramente gli obiettivi e i traguardi del progetto che portano a un buon risultato. Descrivi cosa vuoi ottenere con il progetto, i risultati desiderati e come misurerai il successo.
Se imposti gli obiettivi del progetto in anticipo, tutti i soggetti coinvolti hanno una comprensione più chiara di ciò che deve essere fatto e di come lavorare per raggiungere un obiettivo comune.
Quando si definiscono gli obiettivi, bisogna considerare tutti i requisiti e vincoli specifici che possono impattare sul progetto. È inoltre importante stabilire degli indicatori chiave di prestazione (ICP) che misurino il successo del progetto. Questi ICP devono essere specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e vincolati nel tempo (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound, SMART) e indicare chiaramente che il progetto sia sulla buona strada per raggiungere i risultati desiderati.
Esempio: lancia un nuovo sito web per migliorare la presenza online e l’esperienza degli utenti.
2. Esaminare le attività
Dividi il progetto in attività più piccole e gestibili. In questo modo è più facile assegnare le responsabilità ai membri del team, monitorare i progressi e identificare eventuali ostacoli o sfide che potrebbero sorgere.
La suddivisione delle attività rende il progetto meno intimidatorio. La realtà quotidiana diventa più strutturata e si può organizzare il tempo in base alle priorità delle attività.
Esempio: suddividi il lancio di un sito web in attività quali progettazione, creazione di contenuti, sviluppo, creazione della versione di prova e pubblicazione.
3. Ordinare le attività
Una volta suddivise le attività in porzioni più gestibili, è necessario organizzarle in una sequenza logica per ottimizzare il processo.
Nel farlo, considera le dipendenze tra le attività e il flusso di lavoro complessivo. Qual è l’ordine più efficiente ed efficace per completare il lavoro al meglio?
Un modo per organizzare le attività è creare un piano di progetto, una cronologia o una roadmap che delinei la sequenza delle attività e le relative scadenze. Questo aiuta a stabilire le priorità delle attività e ad allocare le risorse di conseguenza, ma non dimenticare di comunicarlo ai membri del team!
Esempio: la progettazione del sito web precede la fase di sviluppo e la creazione dei contenuti precede la pubblicazione.
4. Assegnare le responsabilità
Assegna le attività in sequenza in base alle capacità e alle competenze dei membri del team. Tieni conto delle loro capacità e competenze individuali e delega le attività in base ai loro punti di forza.
Questo approccio contribuisce anche ad alzare il morale e la motivazione, in quanto i membri del team si sentono più sicuri e capaci quando lavorano su attività in cui eccellono.
Per massimizzare la produttività e ottenere risultati migliori, sfrutta le abilità uniche di tutti i membri del team.
Esempio: assegna le attività di progettazione ai grafici esperti in progettazione di interfacce utente e le attività che riguardano i contenuti agli scrittori.
5. Impostare le scadenze
Definisci cronologie e date di scadenza realistiche per completare le attività. Impostando scadenze realizzabili, tu e il tuo team potrete organizzare al meglio il lavoro e rispettare i tempi. Se ben implementato, questo approccio può prevenire procrastinazione e sovraccarico di lavoro, nonché stabilire aspettative ragionevoli per le parti interessate.
Ci sono diversi aspetti da considerare quando si impostano le scadenze. Tra questi, la complessità delle attività o dei risultati, le risorse disponibili e gli eventuali rallentamenti o ostacoli che impediscono di rispettare le tappe intermedie del progetto.
Tenendo conto di questi fattori, puoi rimanere flessibile e creare un programma realistico che consenta ritardi imprevisti pur garantendo il rispetto delle scadenze.
Esempio: imposta il completamento del progetto due settimane prima della creazione dei contenuti e quattro settimane prima dello sviluppo o dell’implementazione della versione di prova, per rimanere in linea con la scadenza generale del progetto.
6. Collaborazione e comunicazione
Utilizza strumenti di gestione dei progetti con funzionalità come l’automazione, la chat e la condivisione file per ottimizzare la collaborazione.
Con Dropbox puoi usufruire di una serie di integrazioni che aiutano a semplificare il lavoro sui progetti e a collaborare in modo più efficace con i colleghi. Tra queste c’è Slack, che consente di condividere file, inviare messaggi a utenti Slack da un file Dropbox, vedere chi ha condiviso i file su Slack e molto altro.
Le funzionalità di condivisione file di Dropbox consentono ai membri del team di condividere facilmente documenti, immagini e altri file relativi al progetto. In questo modo si elimina la necessità di lunghe catene di email o di spazi di archiviazione file confusi e si facilita l’accesso rapido alle informazioni necessarie.
Esempio: utilizza uno strumento che consenta ai membri del team di comunicare, condividere le bozze dei progetti e fornire feedback in tempo reale.
7. Monitorare i progressi
Tieni sotto controllo lo stato del progetto monitorando regolarmente il completamento delle attività e l’avanzamento generale del progetto.
Monitora il completamento delle attività per identificare eventuali ostacoli o ritardi che impediscono i progressi. In questo modo, si può essere proattivi, anziché reattivi, nell’affrontare i problemi e rispettare le tempistiche del progetto.
Inoltre, il monitoraggio dei progressi complessivi aiuta ad avere una visione chiara dello stato di avanzamento del progetto. Queste informazioni sono utili per prendere decisioni informate sull’allocazione delle risorse, sulle cronologie e sulle priorità.
Esempio: effettua verifiche settimanali per esaminare le attività completate, identificare le sfide e modificare le cronologie, se necessario.
8. Adattabilità
Mantieni una certa flessibilità man mano che il progetto si evolve, tenendo conto degli imprevisti. Quando sorge un problema inaspettato, il piano originale deve essere adattato o modificato per garantire il successo del progetto.
Grazie alla flessibilità e all’utilizzo di un software di gestione dei progetti come Dropbox, puoi affrontare tutti gli ostacoli che incontri e trovare soluzioni creative per recuperare i contrattempi. Accogliere il cambiamento ed essere disposti ad apportare le correzioni necessarie può portare, in definitiva, a un risultato più efficace ed efficiente del progetto.
Esempio: proattività in caso di ritardi imprevisti nella progettazione o nello sviluppo e flessibilità nell’adattare le cronologie e ridistribuire le risorse.
Vantaggi dell’utilizzo di un flusso di lavoro per la gestione dei progetti
Ecco alcuni motivi per cui Dropbox è lo strumento ideale per garantire che i flussi di lavoro per la gestione dei progetti portino a risultati aziendali puliti e produttivi:
- Aumento dell’efficienza: gli strumenti di gestione dei progetti aiutano i team a lavorare in modo più efficiente, semplificando la comunicazione, la collaborazione e la condivisione dei file
- Responsabilità: Dropbox consente di tenere traccia dell’avanzamento delle attività e di responsabilizzare i membri del team per il loro lavoro
- Comunicazione semplificata: gli strumenti di collaborazione di Dropbox consentono ai membri del team di comunicare facilmente tra loro, sia all’interno che all’esterno dell’ufficio
- Sprint e tempistiche di progetto veloci: il modello di piano di progetto di Dropbox Paper aiuta i team a restare al passo e a rispettare le scadenze, fornendo una chiara panoramica dell’avanzamento del progetto
- Cambiamento in base alle esigenze: una semplice collaborazione sui contenuti facilita l’adattamento alle mutevoli esigenze del progetto, consentendo ai team di apportare modifiche ai propri flussi di lavoro in modo semplice e rapido
Le funzionalità di analisi e tracciamento dei file di Invio e monitoraggio consentono inoltre di ottenere statistiche su tutti i lavori più importanti e di migliorare ulteriormente il flusso di lavoro.
Migliora la gestione dei progetti
Un flusso di lavoro ben strutturato per la gestione dei progetti è essenziale per ogni tipo di progetto e per ogni dimensione aziendale.
Segui i passaggi descritti in questo articolo per creare un flusso di lavoro che aiuta a migliorare efficienza, responsabilità, comunicazione e produttività. La suite di strumenti di gestione dei progetti di Dropbox aiuta a mettere in atto il flusso di lavoro e a superare gli obiettivi del progetto.
Esplora gli strumenti e le funzionalità adatti a creare flussi di lavoro efficaci e produttivi per la gestione dei progetti.
