ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้จัดการบัญชี นักเขียนโค้ด นักเขียนคำโฆษณา หรือทำงานด้านอื่นๆ คุณก็ต้องมีวิธีการที่เป็นระบบในการวางแผน ดำเนินการ และปิดโปรเจ็กต์เพื่อให้แน่ใจว่าเวิร์กโฟลว์จะมีประสิทธิภาพตลอดวงจรของโปรเจ็กต์
ตั้งแต่ความคิดไปจนถึงการดำเนินการจนสำเร็จ เวิร์กโฟลว์การจัดการโปรเจ็กต์จะช่วยให้คุณมีระบบระเบียบที่เสริมสร้างศักยภาพในการทำงานเป็นทีม และช่วยให้คุณผลิตผลงานได้อย่างดีที่สุด หากไม่แล้ว คุณอาจพลาดประโยชน์มากมาย ตั้งแต่การเพิ่มประสิทธิภาพไปจนถึงการทำงานเป็นทีมที่ดียิ่งขึ้น
ในคู่มือนี้ เราจะแนะนำให้คุณรู้จักกับเครื่องมือและองค์ประกอบสำคัญๆ ที่จำเป็นในการสร้างเวิร์กโฟลว์การจัดการโปรเจ็กต์ที่ประสบความสำเร็จ
วิธีสร้างเวิร์กโฟลว์การจัดการโปรเจ็กต์ให้ประสบความสำเร็จ
ต่อไปนี้คือขั้นตอนที่คุณต้องทำเพื่อพัฒนาเวิร์กโฟลว์ของคุณ โดยมีตัวอย่างการดำเนินงานในแต่ละขั้นตอน
1. ระบุวัตถุประสงค์ของโปรเจ็กต์
กำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโปรเจ็กต์ให้ชัดเจนว่าผลลัพธ์ที่ดีควรเป็นอย่างไร สรุปสิ่งที่คุณต้องการบรรลุผลจากโปรเจ็กต์ ผลลัพธ์ที่ต้องการ และวิธีที่คุณจะวัดความสำเร็จ
การกำหนดวัตถุประสงค์ของโปรเจ็กต์ตั้งแต่เนิ่นๆ จะช่วยให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องมีความเข้าใจที่ชัดเจนยิ่งขึ้นว่าอะไรคือสิ่งที่ต้องทำ และคุณจะทำงานเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกันได้อย่างไร
ขณะกำหนดเป้าหมาย ให้พิจารณาข้อกำหนดหรือข้อจำกัดเฉพาะใดๆ ที่อาจส่งผลกระทบต่อโปรเจ็กต์ นอกจากนี้ยังต้องกำหนดตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ที่จะวัดความสำเร็จของโปรเจ็กต์ โดย KPI เหล่านี้ควรมีความเฉพาะเจาะจง (Specific) วัดผลได้ (Measurable) บรรลุผลได้ (Achievable) มีความเกี่ยวข้อง (Relevant) และมีกำหนดเวลา (Time-bound) (หรือ SMART) และควรบ่งชี้อย่างชัดเจนได้ว่า โปรเจ็กต์กำลังดำเนินการไปสู่ผลลัพธ์ตามที่ต้องการหรือไม่
ตัวอย่าง: การเปิดตัวเว็บไซต์ใหม่เพื่อปรับปรุงการแสดงแบรนด์ทางออนไลน์และประสบการณ์ของผู้ใช้
2. แยกย่อยงาน
แบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็นงานเล็กๆ ที่สามารถจัดการได้ เพราะจะช่วยให้ง่ายขึ้นต่อการมอบหมายความรับผิดชอบให้กับสมาชิกในทีม ติดตามความคืบหน้า และระบุอุปสรรคหรือความท้าทายที่อาจเกิดขึ้น
การแบ่งงานออกเป็นส่วนเล็กๆ จะช่วยให้คุณไม่รู้สึกกดดันกับโปรเจ็กต์มากเกินไป คุณจะพบว่าการทำงานในแต่ละวันเป็นระบบระเบียบมากขึ้น เนื่องจากคุณจะสามารถจัดสรรเวลาตามลำดับความสำคัญของงานได้
ตัวอย่างเช่น แบ่งแยกย่อยการเปิดตัวเว็บไซต์ออกเป็นงานต่างๆ เช่น การออกแบบ การสร้างเนื้อหา การพัฒนา การทดสอบ และการเผยแพร่
3. จัดลำดับงาน
หลังจากแบ่งงานออกเป็นส่วนๆ ที่สามารถจัดการได้ง่ายขึ้นแล้ว คุณก็จะต้องเรียงลำดับงานเหล่านั้นตามสมควรเพื่อให้งานดำเนินไปอย่างราบรื่น
ในการดำเนินการ ให้พิจารณาความสัมพันธ์ของงานต่างๆ และเวิร์กโฟลว์โดยรวม ว่าควรจัดลำดับอย่างไรให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากที่สุดเพื่อให้การทำงานสำเร็จลุล่วงตามมาตรฐานสูงสุด
วิธีหนึ่งในการจัดเตรียมงานคือการสร้างแผนโปรเจ็กต์ ลำดับเวลา หรือแผนงานเพื่อสรุปลำดับงานและกำหนดเวลาของงาน วิธีนี้สามารถช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานและจัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสมได้ แต่อย่าลืมสื่อสารให้สมาชิกในทีมของคุณทราบด้วย!
ตัวอย่างเช่น การออกแบบเว็บไซต์จะต้องมาก่อนขั้นตอนการพัฒนา และการสร้างเนื้อหาต้องมาก่อนการเผยแพร่
4. มอบหมายความรับผิดชอบ
มอบหมายงานตามที่จัดลำดับให้กับสมาชิกในทีมตามทักษะและความเชี่ยวชาญของสมาชิก โดยคำนึงถึงทักษะและความเชี่ยวชาญของแต่ละคน และมอบหมายงานให้สอดคล้องกับจุดแข็งของสมาชิก
แนวทางนี้ยังช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจและแรงจูงใจได้ด้วยเนื่องจากสมาชิกในทีมจะรู้สึกมั่นใจและมีศักยภาพมากกว่าเมื่อได้ทำงานตามที่ตนถนัด
การใช้ความสามารถเฉพาะตัวของทุกคนในทีมจะช่วยให้คุณสามารถเพิ่มผลผลิตได้สูงสุด และบรรลุผลลัพธ์โดยรวมได้ดีขึ้น
ตัวอย่างเช่น มอบหมายงานออกแบบให้กับนักออกแบบกราฟิกที่มีความเชี่ยวชาญในการออกแบบอินเตอร์เฟสผู้ใช้ และมอบหมายงานด้านเนื้อหาให้กับนักเขียน
5. กำหนดวันครบกำหนด
กำหนดลำดับเวลาและวันครบกำหนดการทำงานที่สมเหตุสมผล การกำหนดวันครบกำหนดที่เป็นไปได้นั้นจะช่วยให้คุณและทีมของคุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของงานและดำเนินการตามแผนได้ หากทำได้สำเร็จ วิธีนี้จะสามารถป้องกันการผัดวันประกันพรุ่งและความเหนื่อยล้าของทีม และช่วยให้สามารถกำหนดความคาดหวังที่สมเหตุสมผลสำหรับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องได้
สิ่งที่คุณต้องพิจารณาในการกำหนดวันครบกำหนดมีอยู่หลายประการ ได้แก่ ความซับซ้อนของงานหรืองานที่ส่งมอบ ทรัพยากรที่มีอยู่ และปัญหาหรืออุปสรรคใดๆ ที่อาจเกิดขึ้นซึ่งอาจทำให้คุณไม่สามารถดำเนินงานตามเป้าหมายสำคัญของโปรเจ็กต์ได้
การคำนึงถึงปัจจัยเหล่านี้จะช่วยให้คุณดำเนินงานได้อย่างคล่องตัวและสามารถกำหนดเวลาที่ปฏิบัติได้จริงเผื่อเกิดความล่าช้าที่ไม่คาดคิด ในขณะที่ยังแน่ใจว่าจะทำงานให้เสร็จได้ตามวันครบกำหนด
ตัวอย่างเช่น กำหนดให้การออกแบบแล้วเสร็จภายใน 2 สัปดาห์ก่อนการสร้างเนื้อหาและ 4 สัปดาห์ก่อนการพัฒนาหรือการทดสอบ เพื่อให้ดำเนินงานตามกำหนดเวลาโดยรวมของโปรเจ็กต์
6. การทำงานร่วมกันและการสื่อสาร
ใช้เครื่องมือการจัดการโปรเจ็กต์ที่มีคุณสมบัติต่างๆ เช่น ระบบอัตโนมัติ แชท และการแชร์ไฟล์เพื่อการทำงานร่วมกันที่ราบรื่น
เมื่อใช้ Dropbox คุณจะได้รับประโยชน์จากการผสานรวมกับหลากหลายเครื่องมือซึ่งจะช่วยให้คุณปรับปรุงโปรเจ็กต์และทำงานร่วมกันกับเพื่อนร่วมงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งรวมถึง Slack ที่จะช่วยให้คุณสามารถแชร์ไฟล์ ส่งข้อความถึงผู้คนใน Slack จากไฟล์ Dropbox และดูว่าใครแชร์ไฟล์ของคุณใน Slack และอีกมากมาย
ความสามารถในการแชร์ไฟล์ของ Dropbox ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถแชร์เอกสาร รูปภาพ และไฟล์อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับโปรเจ็กต์ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการโต้ตอบอีเมลกันไปมายาวๆ หรือระบบจัดเก็บไฟล์ที่น่าสับสน ทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
ตัวอย่างเช่น ใช้เครื่องมือที่ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถสื่อสาร แชร์แบบจำลองการออกแบบ และแสดงความคิดเห็นในแบบเรียลไทม์
7. ติดตามความคืบหน้า
ติดตามสถานะของโปรเจ็กต์โดยติดตามความสำเร็จของงานและความคืบหน้าของโปรเจ็กต์โดยรวมเป็นประจำ
การติดตามความสำเร็จของงานจะช่วยให้คุณสามารถระบุอุปสรรคหรือความล่าช้าที่อาจขัดขวางความคืบหน้าได้ และด้วยวิธีนี้ คุณจะสามารถดำเนินการเชิงรุกในการแก้ไขปัญหาและทำให้โปรเจ็กต์ดำเนินไปตามแผน แทนที่จะรอให้ปัญหาเกิดขึ้น
นอกจากนี้ การติดตามความคืบหน้าโดยรวมยังช่วยให้เห็นภาพได้อย่างชัดเจนว่าคุณใกล้จะบรรลุเป้าหมายสูงสุดแค่ไหนแล้ว ข้อมูลนี้สามารถใช้เพื่อประกอบการตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดสรรทรัพยากร ลำดับเวลาการส่งมอบงาน และลำดับความสำคัญได้
ตัวอย่างเช่น ดำเนินการตรวจสอบความคืบหน้ารายสัปดาห์เพื่อตรวจทานงานที่ทำเสร็จแล้ว ระบุความท้าทาย และปรับลำดับเวลาหากจำเป็น
8. การปรับเปลี่ยนแก้ไข
คาดหวังว่าอาจต้องมีการปรับเปลี่ยนเมื่อโปรเจ็กต์มีความคืบหน้ามากขึ้นเนื่องจากความท้าทายที่คาดการณ์ไม่ได้ ปัญหาอาจเกิดขึ้นโดยไม่คาดคิด แผนเดิมของคุณอาจต้องมีการปรับเปลี่ยนหรือเปลี่ยนแปลงเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะประสบความสำเร็จอย่างต่อเนื่อง
การมีความยืดหยุ่นและใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์การจัดการโปรเจ็กต์อย่างเช่น Dropbox จะช่วยให้คุณสามารถรับมือกับอุปสรรคใดๆ ที่เข้ามาและมองหาโซลูชันที่สร้างสรรค์เพื่อแก้ไขปัญหาที่บั่นทอนความคืบหน้าได้ การยอมรับการเปลี่ยนแปลงและการเตรียมความพร้อมที่จะทำการปรับเปลี่ยนตามความจำเป็นจะนำไปสู่ผลลัพธ์ของโปรเจ็กต์ที่ประสบความสำเร็จและมีประสิทธิภาพมากขึ้นในที่สุดได้
ตัวอย่างเช่น ดำเนินการในเชิงรุกหากมีความล่าช้าในการออกแบบหรือการพัฒนาที่ไม่คาดคิด โดยการมีความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนลำดับเวลาและการจัดสรรทรัพยากรใหม่
ประโยชน์ของการใช้เวิร์กโฟลว์การจัดการโปรเจ็กต์
ต่อไปนี้เป็นเหตุผลบางประการที่ทำให้ Dropbox เป็นสุดยอดเครื่องมือในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวิร์กโฟลว์การจัดการโปรเจ็กต์จะให้ผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ยอดเยี่ยมและมีประสิทธิภาพ
- ประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น: เครื่องมือการจัดการโปรเจ็กต์ช่วยให้ทีมสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยจะช่วยปรับปรุงการสื่อสาร การทำงานร่วมกัน และการแชร์ไฟล์
- ความรับผิดชอบ: Dropbox ช่วยให้การติดตามความคืบหน้าของงานเป็นเรื่องง่าย และกำหนดให้สมาชิกในทีมรับผิดชอบต่องานของตน
- การสื่อสารทำได้ง่าย: เครื่องมือการทำงานร่วมกันของ Dropbox ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถสื่อสารกันได้อย่างง่ายดายทั้งในและนอกสำนักงาน
- ดำเนินโปรเจ็กต์ในเวลาที่รวดเร็ว: เทมเพลตแผนโปรเจ็กต์ของ Dropbox Paper ช่วยให้ทีมดำเนินงานได้ตามแผนและภายในวันครบกำหนด โดยจะให้ภาพรวมความคืบหน้าของโปรเจ็กต์ที่ชัดเจน
- ปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไป: การทำงานร่วมกันด้านเนื้อหาที่ง่ายดายช่วยให้การปรับเปลี่ยนตามข้อกำหนดของโปรเจ็กต์ที่เปลี่ยนแปลงไปทำได้โดยง่าย เพราะทีมจะสามารถเปลี่ยนแปลงเวิร์กโฟลว์ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
คุณสมบัติการวิเคราะห์และการติดตามไฟล์ของส่งและติดตาม ยังช่วยให้คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับงานที่สำคัญที่สุดทั้งหมดของคุณ และปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณให้ดียิ่งขึ้นไปอีก
เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการโปรเจ็กต์ของคุณ
เวิร์กโฟลว์การจัดการโปรเจ็กต์ที่เป็นระบบเป็นสิ่งสำคัญต่อโปรเจ็กต์ทุกประเภทและธุรกิจทุกขนาด
เมื่อทำตามขั้นตอนที่ระบุไว้ในบทความนี้ คุณจะสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์เพื่อช่วยให้คุณปรับปรุงประสิทธิภาพ กำหนดความรับผิดชอบ การสื่อสาร และประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้นได้ ชุดเครื่องมือการจัดการโปรเจ็กต์ของ Dropbox จะช่วยให้คุณนำเวิร์กโฟลว์ไปใช้กับโปรเจ็กต์ของคุณได้อย่างเกินเป้าหมาย
สำรวจเครื่องมือและคุณสมบัติต่างๆ ที่เหมาะสำหรับการสร้างเวิร์กโฟลว์การจัดการโปรเจ็กต์ที่มีประสิทธิภาพที่ช่วยขับเคลื่อนผลลัพธ์ได้จริง
