Of je nu een accountmanager, programmeur, copywriter of iets heel anders bent, je hebt een methodische aanpak nodig voor het plannen, uitvoeren en afsluiten van een project om gedurende de hele levenscyclus van het project een efficiënte workflow te garanderen.
Met een workflow voor projectmanagement heb je van het eerste idee tot voltooiing structuur en een stabiliteit die de samenwerking versterkt en je helpt je beste werk te leveren. Anders loop je allerlei voordelen mis, van een hogere efficiëntie tot beter teamwork.
In deze handleiding maken we je wegwijs in de belangrijkste tools en elementen die je nodig hebt om een geslaagde workflow voor projectmanagement te ontwikkelen.
Een succesvolle workflow voor projectmanagement ontwikkelen
Dit zijn de nodige stappen om je workflow te ontwikkelen, elk met een voorbeeld uit de praktijk.
1. Bepaal de projectdoelen
Definieer duidelijk de doelen en doelstellingen van het project: wat geldt als een goed resultaat. Beschrijf wat je met het project wilt bereiken, wat de gewenste resultaten zijn en wat de maatstaven voor succes zijn.
Door de projectdoelstellingen al vroeg vast te leggen, krijgt iedereen een duidelijker beeld van wat er gedaan moet worden en hoe je naar een gemeenschappelijk doel kunt toewerken.
Houd bij het definiëren van je doelen rekening met specifieke vereisten of beperkingen die van invloed kunnen zijn op het project. Het is ook belangrijk om kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) vast te stellen waarmee je succes van het project kunt meten. Deze KPI’s moeten voldoen aan het SMART-principe: meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden. Zo geven ze je een duidelijke indicatie of het project op schema ligt om de gewenste resultaten te behalen.
Voorbeeld: een nieuwe website lanceren om de online aanwezigheid en gebruikerservaring te verbeteren.
2. Zoom in op taken
Verdeel het project in kleinere, handzame taken. Zo kun je eenvoudiger verantwoordelijkheden toewijzen aan teamleden, de voortgang bijhouden en mogelijke obstakels of uitdagingen te identificeren.
Door taken op te delen in kleinere onderdelen, voorkom je dat het project te overweldigend aanvoelt. Je zult merken dat je dagelijkse to-dolijst beter gestructureerd zal zijn, omdat je je tijd kunt indelen op basis van prioriteit.
Voorbeeld: de lancering van een website kun je opsplitsen in onderdelen zoals ontwerp, materiaal maken, ontwikkeling, testen en publicatie.
3. Stel een taakvolgorde op
Zodra je je taken hebt opgedeeld in hapbare brokken, moet je deze logisch ordenen om te zorgen voor een soepel verloop.
Houd hierbij rekening met welke taken van elkaar afhankelijk zijn en de algehele workflow. Wat is de efficiëntste en effectiefste volgorde om het werk zo goed mogelijk te voltooien?
Eén manier om taken te ordenen is door een projectplan, tijdlijn of roadmap te maken waarin de volgorde van taken en de bijbehorende deadlines staan aangegeven. Dit kan je helpen bepaalde taken prioriteit te geven en de juiste middelen toe te wijzen. Vergeet niet om dit met je teamleden te delen.
Voorbeeld: het ontwerpen van de website gaat vooraf aan de ontwikkelingsfase, het maken van materiaal gaat vooraf aan publiceren.
4. Wijs verantwoordelijkheden toe
Wijs de geordende taken toe op basis van de vaardigheden en expertise van je teamleden. Houd rekening met hun individuele vaardigheden en expertise en wijs taken toe die aansluiten op hun sterke kanten.
Deze aanpak draagt ook bij aan een beter moreel en meer en motivatie, omdat teamleden meer vertrouwen hebben in hun geleverde werk als ze aan taken werken waar ze goed in zijn.
Door de unieke vaardigheden van iedereen binnen je team in te zetten, kun je de productiviteit maximaliseren en betere resultaten behalen.
Voorbeeld: het ontwerp wordt toegewezen aan een grafisch ontwerper met expertise in het ontwerpen van gebruikersinterfaces, terwijl een schrijver materiaal gaat maken.
5. Stel deadlines
Vestig realistische tijdlijnen en einddatums om taken te voltooien. Door haalbare deadlines te stellen, kunnen jij en je team taken prioriteit geven en op schema blijven. Als je dit goed doet, voorkom je uitstelgedrag en burn-outs binnen het team en schep je redelijke verwachtingen voor belanghebbenden.
Er zijn verschillende zaken waar je rekening mee moet houden bij het stellen van deadlines. Denk bijvoorbeeld aan de complexiteit van de te leveren taken, de beschikbare middelen en eventuele knelpunten of obstakels die je ervan kunnen weerhouden bepaalde mijlpalen binnen het project te behalen.
Door rekening te houden met deze factoren, kun je flexibel blijven en een realistische planning maken die rekening houdt met onverwachte vertragingen, maar er ondertussen voor zorgt dat deadlines worden gehaald.
Voorbeeld: om op schema te blijven voor het behalen van de deadline van het volledige project, moet het ontwerp twee weken vóór het maken van het materiaal zijn afgerond en vier weken vóór het ontwikkelen en testen.
6. Samenwerking en communicatie
Maak gebruik van tools voor projectmanagement met functies als automatisering, chat en bestanden delen voor naadloze samenwerking.
Met Dropbox profiteer je van een reeks integraties waarmee je projectwerkzaamheden kunt stroomlijnen en effectiever kunt samenwerken met collega’s. Dit omvat ook Slack. Daarmee kun je bestanden delen, rechtstreeks vanuit een Dropbox-bestand berichten sturen in Slack, bekijken wie je bestanden in Slack heeft gedeeld en meer.
Bestanden delen met Dropbox geeft het team de mogelijkheid om eenvoudig documenten, afbeeldingen en andere projectgerelateerde bestanden te delen. Zo kun je lange e-mailketens of verwarrende systemen voor bestandsopslag gedag zeggen en heeft iedereen snel toegang tot de informatie die ze nodig hebben.
Voorbeeld: een tool gebruiken waarmee teamleden met elkaar kunnen communiceren, ontwerpmodellen kunnen delen en in realtime feedback kunnen geven.
7. Houd voortgang bij
Blijf op de hoogte van de projectstatus door regelmatig de voltooide taken en de algemene voortgang van het project te bekijken.
Door de voltooiing van taken in de gaten te houden, kun je mogelijke obstakels of vertragingen vaststellen die de voortgang kunnen belemmeren. Zo kun je problemen proactief en niet reactief oppakken en het project op schema houden.
Bovendien geeft het bijhouden van je algehele voortgang je een duidelijk beeld van hoe ver je van je uiteindelijke doel verwijderd bent. Je kun deze informatie gebruiken om weloverwogen beslissingen te nemen over de toewijzing van middelen, tijdlijnen voor levering en prioriteiten.
Voorbeeld: wekelijkse check-ins uitvoeren om de voltooide taken te beoordelen, uitdagingen te identificeren en indien nodig de tijdlijnen aan te passen.
8. Aanpassingsvermogen
Sta open voor aanpassingen naarmate het project vordert en houd rekening met onvoorziene uitdagingen. Er kunnen zich onverwacht problemen voordoen, waardoor je mogelijk je oorspronkelijke plan moet aanpassen om het project op de rit te houden.
Door je flexibel op te stellen en gebruik te maken van projectmanagementsoftware, zoals Dropbox, kun je alle obstakels die op je pad komen aan en creatieve oplossingen vinden om tegenslagen te overwinnen. Het omarmen van verandering en de bereidheid om waar nodig aanpassingen door te voeren, kan uiteindelijk leiden tot betere en efficiëntere projectresultaten.
Voorbeeld: proactief zijn bij onverwachte vertragingen bij de ontwerp- of ontwikkelingsfase, flexibel zijn bij het aanpassen van tijdlijnen en het opnieuw toewijzen van middelen.
Voordelen van een workflow voor projectmanagement
Hier volgen enkele redenen waarom Dropbox de ideale tool is om ervoor te zorgen dat workflows voor projectmanagement degelijke, productieve bedrijfsresultaten opleveren:
- Verbeterde efficiëntie: tools voor projectmanagement helpen teams efficiënter te werken door communicatie, samenwerking en het delen van bestanden te stroomlijnen
- Verantwoording: Dropbox maakt het eenvoudig om de voortgang bij te houden en teamleden verantwoordelijk te houden voor hun werk
- Eenvoudige communicatie: met de samenwerkingstools van Dropbox kunnen teamleden eenvoudig met elkaar communiceren, zowel op kantoor als daarbuiten
- Snelle stappen en projecttijdlijnen: het sjabloon voor projectplannen van Dropbox Paper helpt teams op schema te blijven en deadlines te halen door een duidelijk overzicht van de voortgang van projecten te geven
- Beweeg mee met veranderende behoeften: met eenvoudige samenwerking aan materiaal kun je je gemakkelijk aanpassen aan veranderende projectvereisten door teams snel en eenvoudig wijzigingen in hun workflows aan te laten brengen
Dankzij de bestandsanalyse- en volgfuncties van Verzenden en volgen kun je inzichten krijgen in al je belangrijkste werk en je workflow nog verder verbeteren.
Haal meer uit je projectmanagement
Een goed gestructureerde workflow voor projectmanagement is essentieel voor alle soorten projecten en bedrijven van elk formaat.
Door de stappen in dit artikel te volgen, kun je een workflow creëren waarmee je de efficiëntie, verantwoording, communicatie en productiviteit kunt verbeteren. Dankzij de Dropbox-reeks aan projectmanagementtools kun je je workflow omzetten tot actie en je projectdoelen overtreffen.
Ontdek de juiste tools en functies om effectieve workflows voor projectmanagement te ontwikkelen die resultaten opleveren.
