如何管理發票開立工作：給自由工作者的 5 個發票管理小提示

任何規模的企業都需耗費大量時間開立發票，自行管理發票的自由工作者更是如此。如果您也有這樣的經歷，請瞭解幾個重要的發票開立管理小提示，以便節省時間並集中精力發揮最佳工作表現。

成為自由工作者是許多人的夢想，但老實說，管理發票可能會是惡夢一場。試圖將所有數字和到期日相互對應確認，就如同一場永無止盡的財務俄羅斯方塊遊戲，更別忘了，還有向客戶追討逾期款項的「樂趣」。

然而，運用合適的工具和策略可以簡化流程、更快收到付款。本文將分享五個發票管理小提示，讓您保持條理、專注處理主要工作，亦即打動客戶和拓展業務。

為什麼發票管理很重要？

有效的發票管理流程可以幫您和客戶預防處理發票與付款過程中代價高昂的錯誤，讓您避免在提供產品或服務後，因人為資料輸入錯誤而造成款項延遲到帳。因此，順暢、簡單的發票管理體驗有助於和客戶建立正向關係。

搭配合適工具，發票管理還可幫您管理金流與庫存、預測財務狀況和成長。

以下是五個有效管理發票的小提示：

有效管理發票的第一步是選擇最合適的軟體。有些客戶可能更偏好收到 Word、Google 文件或 PDF 文件格式的發票，這樣就可以直接上傳到自己的發票管理系統進行處理；

然而，為了讓所有人的流程變得更簡單，請運用可集中建立、管理和傳送發票的軟體。

Dropbox 將所有發票集中儲存在一處，讓您隨處使用任何裝置輕鬆存取、管理和共享，這樣一來，便不再需要紙本檔案之類的實體儲存媒介，或資料容易遺失或損壞的電腦本機儲存空間。

如正在尋找將檔案連結到發票開立或專案管理軟體的工具，可運用 Dropbox 的 ActiveCollab、Xero Tax 等一系列整合工具。

客戶對於發票內容感到訝異是最糟糕的事。盡快與客戶討論付款條款非常重要，最好是在所有工作展開前進行。如此一來，就能清楚說明您偏好的付款方式，到時客戶便能用最輕鬆的方式完成付款。

簡單的支付流程對每個人都有益：可以為客戶減少耗時的發票作業，讓您更快收到款項來改善金流。

Stripe 和 PayPal 等電子支付方式比起傳統現金支付更安全，也比網路銀行轉帳更快速。

數位發票管理工具能避免許多常見的紙本發票錯誤。可直接透過發票工具將發票傳送給客戶，以免在郵件發送過程中遺失。

如需發票簽名，Dropbox Sign 等工具可以將大部分流程自動化，幫您加快速度。可建立能重複使用的範本和預填表格，然後自訂並傳送給客戶以取得電子簽章。您會收到客戶查看、開啟或簽署發票的電子郵件通知。

如需為客戶開立定期自動扣款或定期專案工作的發票，可運用範本節省大量時間與精力。

這樣便可預先填入需重複手動輸入的資訊。新增品牌標誌並自訂範本風格，也能確保客戶更容易認出您的發票。

如不需發票簽名，還可利用 Dropbox 輕鬆編輯 PDF 文件，只要按幾下便能以範本建立新發票。版本控制可用於追蹤發票變更，在稽核時特別實用，然後，可透過簡易連結共享檔案，讓客戶、供應商或其他相關人士存取，即便他們沒有 Dropbox 帳戶也無妨。

許多自由工作者會告訴您，很不幸地，逾期和未付發票十分常見。造成這種情況的因素有很多，包括發票未交給合適的人員或部門，或是客戶過於忙碌而無法處理。

因此，制定合適的未付款項流程非常重要，細節如下：

如果您沒有使用發票管理軟體，而是以文件形式手動建立發票，Dropbox 可能是儲存、彙整和共享發票的的實用方法。

將發票上傳到您的 Dropbox 帳戶，並立即同步到您的裝置。只需輕鬆按幾下，即可直接從您的雲端儲存空間共享文件。或者，對於進階檔案傳送功能，例如追蹤互動情況，請透過「傳送和追蹤」傳送發票。

使用 Dropbox 加快建立、自訂和傳送發票的流程。

Dropbox 可作為儲存、編輯和共享發票的集中式中心，以便您保持井然有序並隨時掌握財務狀況。