雲端儲存與雲端備份的不同:為什麼一人創業家都必須明白兩者差異所在

對任何一人創業家或小型企業而言,雲端備份與雲端儲存都是價值連城的重要工具,但大家是否知道兩者其實有所不同?我們的完整指南隨時為您提供協助。

一人創業家在多部裝置上經營攝影事業

雲端儲存、雲端同步與雲端備份等詞彙近年來越來越常見。

 

一人創業家和小型企業主要是不清楚各項服務的功能,或不明白這些服務的必要性,在最迫切需要這些服務之時可能就會付出代價。

 

本簡介指南會說明這三者的差別,減輕您管理檔案的煩惱,並可投注更多時間在拓展業務上。

 

在深入介紹之前,先來釐清雲端儲存與雲端備份這兩個最常混淆的詞彙,瞭解兩者之間的真正區別。

 

雲端儲存與雲端備份的不同:差異何在?

這兩項技術的差別在於各自的主要目的。

 

雲端儲存可從任何裝置或位置存取檔案。您的文件存放在網路上並即時同步,以便輕鬆與他人即時協作。

 

雲端備份則是為檔案和資料建立安全快照。這表示當檔案遺失或無法取得時,立即還原此快照。

一輛車停在市中心的插圖

換個方式比喻:以銀行為例

雲端儲存就像是您的活存帳戶。日常生活中經常會使用到活存帳戶,並將帳戶與線上購物等其他服務連結。這是用於交易的雙向帳戶。

 

而雲端備份則類似儲蓄帳戶。這是用於存款的帳戶,以備不時之需。這個帳戶不會用來付帳單,除非有特殊原因,否則通常不會動用這邊的資金。

 

探討完最初提出的問題後,接下來要深入探究這兩項技術以及雲端同步。

圖片以視覺化方式呈現 Dropbox 雲端儲存空間的協作功能

雲端儲存、雲端同步與雲端備份有何關鍵差異?

  雲端儲存空間 雲端備份 雲端同步
用途 檔案儲存空間 檔案還原 檔案鏡射
運作方式 可從多個位置透過網際網路存取相同檔案。 為一部裝置上的檔案建立快照,以便透過網際網路從多個位置還原。 可從本機裝置存取雲端儲存空間中的檔案。
支援功能
  • 從多部裝置存取檔案
  • 輕鬆分享檔案
  • 即時協作
  • 還原意外刪除的檔案
  • 遭受惡意程式攻擊後還原裝置
  • 保護裝置上的所有檔案和資料
  • 將檔案儲存在雲端,但使用裝置上的應用程式於本機編輯
  • 讓檔案僅供線上存取,節省本機儲存空間

雲端儲存是什麼?

雲端儲存和您硬碟上的儲存空間相似,不過檔案儲存在線上,而且可以透過網際網路存取。

 

為什麼需要雲端儲存?

雲端儲存讓您可在任何位置使用任何連線到網際網路的裝置存取檔案。只要登入雲端儲存平台即可存取文件。

 

這也表示可將檔案的存取權授予他人,無須傳送複本給對方。這不僅能讓檔案協作意見提供變得更加簡單,更可在單一位置簡化所有內容。

 

雲端儲存的好處

  • 使用性與存取能力:運作起來「就是這麼簡單」,而且感覺就像使用您的本機儲存空間
  • 安全性:檔案儲存於多個伺服器且提供備份
  • 輕鬆共享檔案:只要分享連結,無須傳送複本或附件
  • 同步:不必再擔心檔案衝突,所有檔案都會自動追蹤與處理
  • 支援多位使用者:所有人都能在相同位置存取相同檔案
  • 便利:無需安裝硬體,只要建立帳戶即可開始儲存資料
  • 擴充能力:為帳戶新增使用者既快速又簡單
插圖:一個人坐在辦公桌前,面對螢幕上有勾號的電腦

什麼是雲端備份

雲端備份是備份整個系統的快照並在線上儲存的一種方式,以便您可以透過網際網路還原備份。

 

您為什麼需要雲端備份?

儘管雲端儲存適合日常儲存與共享檔案,仍可能面臨檔案遺失或毀損的問題,例如:

 

  • 某人可能不小心刪除共享檔案
  • 惡意程式可能會損毀您的裝置與檔案,然後這些檔案又再同步至您的雲端儲存空間
  • 您可能並未將所有檔案儲存在雲端儲存空間,以免超過容量限制。也就是說若裝置發生問題,有些資料仍會面臨遺失風險

 

有了雲端備份,無論面臨任何可能無法還原資料的情境,都能將整部機器回復至發生問題前的較舊快照。

 

雲端備份的好處

  • 節省金錢與資源:透過雲端來備份,比投資硬體或從頭進行更加節省成本
  • 可從任何位置存取資料以供還原:可透過網際網路,從任何位置與裝置還原備份
  • 改善資料安全性:尤其適合沒有專門 IT 支援服務的一人創業家與小型企業
  • 防範網路攻擊:即使網路罪犯鎖定您的工作場所,也無法存取異地儲存於雲端的還原資料
  • 擴充能力:若想拓展個人事業、邀請團隊成員加入,擴充雲端備份解決方案再容易不過

 

本機與線上系統備份:何者最好?

雖然在本機備份也能檔案,例如可使用外接硬碟,但透過雲端備份可帶來更多好處。

 

與本機備份相比,雲端備份服務有許多重大優點,其中包括:

 

遠端還原

本機備份只有在裝置本身還能運作時,才能將裝置還原至較早之前的狀態。線上備份則可從任何裝置來還原檔案與系統。

 

節省空間

本機備份會佔用大量空間,因為實際上是將整個系統的硬碟複本有效儲存在另一個硬碟上。透過雲端備份,可將備份檔案安全儲存在伺服器上,也就不會佔用裝置的任何磁碟空間。

 

省時

雲端備份可設定為定期自動備份,為您分憂解勞。

圖片以視覺化方式呈現使用 Dropbox 在桌上型電腦與手機之間同步檔案

什麼是雲端同步?

雲端同步​會在您的本機裝置上建立雲端儲存空間檔案的鏡像,反之亦然;如此一來,無論是線上或離線在哪一邊的平台進行變更,檔案都會隨之更新。

 

為什麼需要雲端同步?

雲端同步可以讓您輕鬆在桌面應用程式內和本機上工作,同時也不用放棄雲端儲存空間的好處。

 

比方說設計師可能會發現自己大多時候都在使用 Adobe Creative Cloud 應用程式工作。有了雲端同步,就能在桌面上存取這些檔案,並於本機軟體內開啟,彷彿檔案本來就儲存在本機上。在本機上編輯與儲存檔案時,雲端同步會在雲端儲存的對應檔案中建立更新版本的鏡像。

 

雲端同步的好處

  • 彈性:在桌面應用程式編輯,檔案即會自動儲存於雲端檔案儲存空間
  • 簡單:設定完成後就會自動執行,不需要您多花費心思
  • 順暢:檔案的鏡像與更新作業快速且順暢
插圖:一個人在家使用多部裝置

備妥雲端儲存、備份與同步的技術後,就需要考量檔案安全策略,以及如何讓這三種技術發揮良好功效。

 

為什麼需要思考檔案的安全性

試想一下:您到當地一家咖啡廳轉換一下工作氣氛,手上在趕一份最新專案。花了一整個早上處理一份新文件,正好快要完成時,一位路人突然跌倒,把拿鐵咖啡潑在您的筆記型電腦上。

 

無論再怎麼努力用紙巾擦拭都沒用,您的筆記型電腦就這樣毀了。

 

雖然最重要的檔案已經存在於雲端儲存空間,您還是失去了軟體、系統檔案和其他關鍵業務資料。就算可以更換裝置,還是要花上數週時間才能重回工作步調。您是一人企業,沒有這麼多時間可耗。這簡直是場災難!

​​插圖:一個人在咖啡廳處理專案

無論是意外刪除資料、財產受損或是檔案安全出現漏洞,難免會在某個時刻遺失資料,我們需為此做好準備。

 

根據業界研究,超過三分之二的消費者曾遺失個人資料,而半數會備份資料的使用者只在本機上儲存備份。此外,只有 17% 的使用者會同時留存本機和遠端的備援複本以此方式運用本機與雲端儲存空間來保障資料安全。

 

隨著雲端技術在日常工作與個人生活中快速崛起,有些細節很可能遭到輕忽。

 

尤其是人們常誤以為雲端儲存可以保障整個工作流程的安全。雲端儲存可以安全保護文件,但作業系統和其他關鍵資料仍儲存於硬碟本機。

 

雲端儲存空間搭配雲端備份解決方案使用,即可享受前者的便利性,又能獲得後者提供的安全性與版本控制功能的優點。

 

一人創業家與小型企業主如何保障檔案與資料的安全?

身為一人創業家或小型企業主,您不光要擔任經理的工作,還需身兼財務部門、銷售團隊,以及最重要的 IT 支援服務。若您的裝置故障,您的公司也無法順利運作。

 

這就是為什麼值得採取必要的安全預防措施,如此能在為時已晚前,避免受到出乎意料的弱點拖累。

 

檔案安全:簡單的 3-2-1 做法

若想確保公司檔案與資料安全無虞,建議按照業界認證的 3-2-1 做法:

 

3:為資料建立份複本

請為資料建立一份主要備份和兩份複本。

 

2:將備份資料儲存於種不同的媒體

請將複本儲存在至少 2 種類型的儲存媒體上,例如電腦硬碟和外接硬碟。

 

1:至少將份備份檔案異地儲存

將一份備份檔案異地儲存於雲端,可免於受到硬碟故障或自然災害影響。

某人透過 Dropbox Transfer 傳送檔案

使用 Dropbox Backup 確保數位生活安全無虞

您的公司可能大半由您一人經營,但您的檔案儲存和還原解決方案不必自己一肩扛起。不需要身為技術高手,也能保障工作與資料的安全。

 

Dropbox Backup 讓您輕鬆將檔案自動備份至雲端,無論發生什麼意外,都能快速順利地還原資料。

從中斷的地方繼續前進。

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