Cloudopslag of een back-up in de cloud: waarom elke zzp'er het verschil moet weten

De termen cloudopslag, cloud sync en back-up in de cloud zijn de laatste jaren steeds gebruikelijker geworden.

Als je als zzp'er of eigenaar van een klein bedrijf niet weet wat deze services inhouden (of waar ze voor nodig zijn), kan het je duur komen te staan als je te laat in de gaten hebt dat je ze nodig hebt.

In deze introductiehandleiding leggen we uit wat het verschil is tussen deze drie services, zodat je je minder zorgen hoeft te maken over bestandsbeheer en je dus meer tijd kunt besteden aan het laten groeien van je bedrijf.

Laten we dus, voor we er verder op ingaan, eerst maar eens uitleggen wat nou echt het verschil is tussen de twee meest verwarrende termen: cloudopslag en back-up in de cloud.

Cloudopslag of back-up in de cloud: wat is het verschil?

Waar het bij het verschil tussen deze technologieën op neerkomt is wat het belangrijkste doel is.

Met cloudopslag kun je eenvoudig bij je bestanden, vanaf elk apparaat en elke locatie. Je documenten worden online gehost, wat het eenvoudig maakt om in realtime met anderen samen te werken.

Maar met back-up in de cloud kun je veilig een momentopname van je bestanden en gegevens maken. Dit betekent dat je deze momentopname onmiddellijk kunt terugzetten in het geval dat er bestanden verloren gaan of dat deze niet meer op te halen zijn.

Een andere kijk erop: denk aan een bank

Zie cloudopslag als je betaalrekening.  Je gebruikt je betaalrekening dagelijks en verbindt deze met andere services, zoals bij het online winkelen. Het is transactioneel en bidirectioneel.

Zie back-up in de cloud als je spaarrekening. Hier bewaar je je geld in geval van nood, een soort noodfonds. Deze rekening gebruik je niet om je rekeningen te betalen. Het is een fonds dat je niet vaak aanboort, tenzij er een bijzondere reden voor is.

Nu we de hoofdlijnen hebben besproken, is het tijd om meer in detail te treden over deze twee onderwerpen, maar ook over cloud sync.

Wat zijn de grootste verschillen tussen cloudopslag, cloud sync en back-up in de cloud?

Wat is cloudopslag?

Cloudopslag is vergelijkbaar met de opslag op je harde schijf, alleen worden deze bestanden online opgeslagen en kunnen ze via het internet worden geopend.

Waarom heb je cloudopslag nodig?

Met cloudopslag heb je overal en vanaf elk apparaat online toegang tot je bestanden. Voor toegang tot je documenten hoef je alleen maar in te loggen op je cloudopslagplatform.

Dit betekent ook dat je anderen toegang tot je bestanden kunt geven, zonder dat je ze een kopie hoeft te sturen. Dit maakt samenwerken en het geven van feedback op bestanden eenvoudig: stroomlijn alles vanaf één plek.

De voordelen van cloudopslag

• Gebruiksgemak en toegankelijkheid: het werkt 'gewoon' en voelt aan alsof je je lokale opslag gebruikt
• Beveiliging: bestanden die op meerdere servers zijn opgeslagen en waarvan back-ups zijn gemaakt
• Gemakkelijk bestanden delen: je deelt gewoon een link en hoeft geen kopieën of bijlagen mee te sturen
• Synchronisatie: je hoeft je nooit meer zorgen te maken over bestandsconflicten, ze worden allemaal automatisch bijgehouden en afgehandeld
• Meerdere gebruikers: iedereen kan op dezelfde plek bij dezelfde bestanden
• Gemak: je hoeft geen hardware te installeren, je maakt gewoon een account aan en je kunt beginnen met opslaan
• Schaalbaarheid: nieuwe gebruikers toevoegen aan je account gaat snel en eenvoudig

Wat is back-up in de cloud?

Back-up in de cloud is een manier om een back-up te maken van een momentopname van je hele systeem en die online op te slaan, zodat deze online teruggezet kan worden.

Waarom heb je back-up in de cloud nodig?

Hoewel cloudopslag geweldig is voor het dagelijks opslaan en delen van bestanden, kan het toch kwetsbaar zijn als bestanden bijvoorbeeld verloren gaan of beschadigd raken:

• Iemand kan een gedeeld bestand wissen zonder het door te hebben
• Malware kan je apparaat en bestanden beschadigen, waarna deze naar je cloudopslag gesynchroniseerd worden
• Je bewaart misschien niet al je bestanden in de cloudopslag (om onder je limiet te blijven). Dit betekent dat er nog steeds een deel van je gegevens verloren kan gaan als er zich een probleem voordoet op je apparaat

Met back-up in de cloud kun je (in deze anders onherstelbare scenario's) je hele systeem terugzetten naar een oudere momentopname voordat er problemen ontstonden.

De voordelen van back-up in de cloud

• Bespaar geld en middelen: het maken van een back-up in de cloud is goedkoper dan investeren in hardware of helemaal opnieuw beginnen
• Je hebt overal toegang tot je gegevens om ze te herstellen: herstel je back-up online, vanaf elke locatie en elk apparaat
• Betere gegevensbeveiliging vooral voor zzp'ers en kleine bedrijven die geen eigen IT-ondersteuning hebben
• Bescherming tegen cyberaanvallen als een cybercrimineel je bedrijf aanvalt, kunnen ze niet bij de gegevens die in de cloud zijn opgeslagen
• Schaalbaarheid als je ooit je eenmanszaak wilt uitbreiden en er teamgenoten bij wilt halen, is een oplossing voor back-up in de cloud eenvoudig op te schalen

Een lokale of een online back-up van het systeem: wat is de beste oplossing?

Hoewel het ook mogelijk is om lokaal een back-up van je bestanden te maken, bijvoorbeeld met een externe harde schijf, zijn er veel meer voordelen aan het maken van een back-up in de cloud.

Een paar belangrijke voordelen van een service voor back-up in de cloud ten opzichte van een lokale back-up zijn:

Herstel op afstand

Met een lokale back-up kun je je apparaat alleen naar een eerdere staat terugzetten, vooropgesteld dat het apparaat zelf nog functioneert. Met een online back-up kun je je bestanden en systeem vanaf elk apparaat herstellen.

Opslagruimte besparen

Lokale back-ups nemen enorm veel ruimte in beslag, want je bewaart in feite een kopie van de volledige harde schijf van je systeem op een andere harde schijf. Met een back-up in de cloud staan je back-upbestanden veilig op een server, wat betekent dat ze geen schijfruimte in beslag nemen op je apparaten.

Bespaar tijd

Met een back-up in de cloud kun je instellen dat er op gezette tijden automatisch een back-up wordt gemaakt. Dat is weer een zorg minder.

Wat is cloud sync?

Cloud sync spiegelt de bestanden in de cloudopslag op een lokaal apparaat en omgekeerd. De bestanden worden bijgewerkt zodra op een van beide platforms een wijziging wordt aangebracht, of dat nu online of offline is.

Waarom heb je cloud sync nodig?

Met cloud sync kun je eenvoudig lokaal in je desktopapps werken, zonder dat dit ten koste gaat van de voordelen van cloudopslag.

Als ontwerper werk je bijvoorbeeld het grootste deel van de tijd in Adobe Creative Cloud-toepassingen. Met cloud sync heb je toegang tot deze bestanden op je desktop en kun je ze openen in je eigen software, alsof de bestanden lokaal zijn opgeslagen. Terwijl je de bestanden lokaal bewerkt en opslaat, spiegelt cloud sync de updates naar het bijbehorende bestand in je cloudopslag.

De voordelen van cloud sync

• Flexibel: werk in je desktopapps en laat je bestanden automatisch opslaan in je cloudopslag
• Eenvoudig: als je het eenmaal hebt ingesteld, gaat dit automatisch zonder dat je er veel aandacht aan hoeft te besteden
• Naadloos: het spiegelen en bijwerken van bestanden gebeurt snel en naadloos
• Efficiënt: sla bestanden eenvoudig alleen online op om ruimte op je harde schijf vrij te maken

Zodra je de technologie voor cloudopslag, back-up en synchronisatie op orde hebt, moet je nadenken over je strategie om bestanden te beveiligen en hoe die van alle drie de opties kan profiteren.

Waarom moet je nadenken over het veiligheidsaspect?

Stel je eens voor: je zit in een café in de buurt en terwijl je geniet van een andere omgeving leg je de laatste hand aan je nieuwste project. Je hebt de hele ochtend aan een nieuw document gewerkt en bent bijna klaar als er uit het niets een cafébezoeker struikelt en zijn koffie verkeerd op je laptop morst.

Hoe vaak je je laptop ook probeert droog te deppen met een stuk keukenpapier, ontkennen heeft geen zin meer: je bent alles kwijt.

Ook al staan je belangrijkste bestanden al in de cloudopslag, je bent je software, systeembestanden en andere bedrijfskritische gegevens kwijt. Zelfs als je het apparaat eenmaal hebt kunnen vervangen, kost het je weken om weer helemaal op volle toeren te draaien. Dat zijn weken die je je als eenmanszaak niet kunt veroorloven. Wat een ramp!

Dat er op een bepaald moment gegevensverlies optreedt (bijv. doordat gegevens per ongeluk gewist worden, door materiële schade of door inbreuken op de bestandsbeveiliging) is onvermijdelijk en we moeten ons daar allemaal op voorbereiden.

Volgens brancheonderzoek is meer dan tweederde van de consumenten wel eens persoonsgegevens kwijtgeraakt en slaat de helft van de gebruikers die wel een back-up maken hun back-ups alleen lokaal op. Bovendien gebruikt slechts 17% van de gebruikers zowel lokale opslag als cloudopslag om hun gegevens veilig te bewaren, door overbodige kopieën die zowel lokaal als op afstand bewaard worden.

Met de snelle opkomst van cloudtechnologie in ons dagelijkse leven, zowel zakelijk als privé, worden de ingewikkelde aspecten al gauw over het hoofd gezien.

Wat het meest opvalt is de gangbare misvatting dat cloudopslag je hele workflow veilig bewaart. Cloudopslag zorgt ervoor dat je documenten op een veilige manier worden beschermd, terwijl je besturingssysteem en andere belangrijke gegevens nog steeds lokaal op je harde schijf staan.

Door cloudopslag te gebruiken in combinatie met een oplossing voor back-up in de cloud, profiteer je van het gemak van de eerste oplossing, met de voordelen van de beveiliging en het versiebeheer van de tweede oplossing.

Hoe kunnen zzp'ers en eigenaren van kleine bedrijven hun bestanden en gegevens veilig bewaren?

Als je een zzp'er bent of de eigenaar van een klein bedrijf, ben je niet alleen maar de manager. Je bent namelijk ook de financiële afdeling, het verkoopteam en misschien wel het belangrijkst: de IT-afdeling. Als je apparaat uitvalt, kan je bedrijf ook niet meer leveren.

Daarom loont het om de nodige veiligheidsmaatregelen te nemen, om op die manier te voorkomen dat je wordt overvallen door een zwakke plek waarvan je het bestaan pas opmerkte toen het al te laat was.

Bestandsbeveiliging: zo eenvoudig als 3-2-1

Als je je bedrijfsbestanden en gegevens veilig wilt bewaren, volg dan de door de industrie goedgekeurde 3-2-1-aanpak:

3: Maak drie kopieën van je gegevens

Maak één primaire back-up en twee kopieën van je gegevens.

2: Bewaar je back-ups op twee verschillende soorten gegevensdragers

Bewaar je kopieën minimaal op twee soorten opslagmedia, zoals de harde schijf van je computer en een externe harde schijf.

1: Bewaar minimaal één back-upbestand op een externe locatie

Bewaar minimaal één back-upbestand op een externe locatie in de cloud, zodat je beschermd bent tegen storingen in je hardware of bij natuurrampen.

Houd je digitale leven veilig met Dropbox Backup

Je bedrijf is dan misschien wel een eenmanszaak, maar je oplossingen voor bestandsopslag en -herstel hoeven dat niet te zijn. En je hoeft geen technologische tovenaar te zijn om je werk en gegevens veilig te bewaren.

Dropbox Backup maakt het eenvoudig om automatisch een back-up van je bestanden in de cloud te zetten, zodat je snel en soepel kunt herstellen van alles wat er in het leven op je afkomt.