充分利用实时编辑

了解实时编辑,及其如何提高团队的生产力与工作效率。

一个人在 Dropbox Paper 中通过实时编辑回应评论

什么是实时编辑?

如果您想要最大程度地提高团队的生产力和工作效率,从而提高工作质量,那么,实时编辑工具是您必不可少的有效解决方案。

实时编辑是指多个团队成员可以同时在一个文件上操作,而且每位用户对文件所做的任何更改几乎瞬间就能得以更新。实时协作需要依靠在线、基于云的应用,从而使任意数量的用户都能够通过计算机、平板电脑或移动设备同时访问和编辑文件。

Dropbox Paper 上的实时编辑工具

Dropbox 不仅仅是简单地具备实时编辑功能,而是对该功能进行了强化。作为一款强大的协作编辑器,Dropbox Paper 能够让团队真正充分地将实时编辑的优势发挥到极致,此外,还有助于确保流畅、一致的工作流程。

Dropbox Paper 远远不止是一款简单的协作性文本编辑器。Dropbox Paper 提供一块空白画布,任由您的团队成员自由发挥,将其转变成功能齐全的工作区,不仅满足工作需要,同时,也能留下团队成员在项目整个周期过程中的所有足迹。

随时随地创建清单和待办事项列表,并随时将所做更改立即通知您的同事。在同一个 Dropbox Paper 文档中,您可以添加很多不同类型的内容,从文本、链接到清单,甚至 SoundCloud 歌曲和 YouTube 视频。这就意味着您可以在同一个弹性空间,纵览项目全局,即从早期策略规划阶段、反馈,再到项目收尾阶段,从而让一切一览无余。

让会议更有意义

保持团队实时协作的能力,不仅省时,而且省钱、省力。在实时编辑前,如果团队需要实时协作,那么,唯一的途径就是召开一次面对面会议。

那么,就需要一个用于开会的场所,还需要所有人都在这个场所内,或者需要共用一台计算机,亦或反复地来回发送文件。甚至即使所有人都在同一间会议室开会,且在同一个没有实时编辑功能的文档上共同协作,依然会导致工作停滞不前。

当然,如果协作仅限于面对面,就意味着您只能与本地的同事们共同协作,而实时编辑却能够扩展您的资源池,并让您与世界上的任何人实现高效、共同协作。

如果必须召开面对面会议,则可以通过实时编辑让会议效果最大化。Dropbox Paper 拥有自定义会议议程和会议记录模板并带有实时编辑功能,让会议更高效、更突出重点。每个人都可以在同一个地方实时添加笔记,无需依赖会议记录员,即可确保整个团队都能轻松访问所有重要信息。

比如说,您和团队成员为了后面的推广工作,都在异地的工厂里了解客户的新产品。与其每个人都自顾自地做笔记,随后再进行合并,不如在用一个文档上共同协作,这样既省时,又能保证不遗失任何细节。

利用实时编辑实现多任务同步

想象一下,一个团队正在协作为其网站撰写一篇博客文章。他们的分工也许是这样的:一两人研究主题,并为 Dropbox Paper 文件添加笔记。同时,文章作者可以监控研究过程,并为创作打下良好的基础。

在创作开始后,对文章摘要所做的任何更改以及添加的笔记,团队成员都可以在同一个 Dropbox Paper 文档中轻松将这些笔记添加作为注释,并标记作者,以便其立即得到通知。

如果没有实时编辑,这些任务就如同天方夜谭,根本无法连续、同步完成。这不仅仅是时间的问题,还意味着,每做一次更新,就需要发送文档的新版本,或者冗长的电子邮件链,当您的文档开始累积如山时,就会导致文件管理混乱如麻、令人焦头烂额。

实时编辑能让所有人在同一个空间共同协作,您无需再梳理永无止境的、几近相同的文件,就能获得您所需的信息。

利用实时编辑实现高效审核

实时编辑让审核和反馈过程达到前所未有的高效,成果显著。

继续我们上面的例子:文章撰写完成后,很多人,包括校对或审稿人员、客户、合作伙伴、法务部和其他相关人员可能都需要浏览、操作该文件。通过实时编辑,就不需要一个个排队等着添加笔记了。所有人都可以同时在文档上添加注释,这样在得到反馈时,相关人员就可以直接按照反馈进行修改了。

如果审核过程有两个步骤,那么,实时编辑可以省去必须保存并分别发送修订版本的麻烦。初审结束后,您可以按下按钮,快速通知下一位审稿人员,确保整个工作能够有条不紊地开展下去。

也许还存在一种情况:可能有一份庞大的工作文件,也许是带有数千种产品描述的电子表格。您可能需要将文件拆分,发给几位不同的编辑进行审核,但又不想让他们一个个排着队等另一个人审完。这正是实时编辑的用武之地:您可以让不同的用户同时对文件的不同部分进行审核,从而大幅提高审稿的速度。

利用实时协作编辑实现有效反馈

通过实时编辑,可以精简整个反馈过程。

如果评论和反馈来自不同的人,而您想要确保所有重要笔记都保存在一处,从而便于查看。在浩瀚如海的电子邮件链、聊天记录和文档标记中来回穿梭,收集您需要的所有反馈和笔记,可能会让您焦头烂额、束手无策,而且还会遗漏重要信息点。

任何用户都可以访问 Dropbox Paper 上的注释,并直接在其审核的文档上添加反馈。除了 Paper 之外,您还可以为照片、PDF、Excel 文件、Photoshop 文件等添加注释, 且无需借助任何其他软件。

当您对评论或 Dropbox Paper 文档正文部分进行标记时,您的同事们会立即得到通知,并且文件所有者将被通知任何已标记或未标记的更改。也就是说,整个工作过程不会中断,您可以让工作连续不断地开展下去,不存在半点拖延。

有了实时编辑,您就能轻松地找到重要的反馈内容,而且管理和实施起来也变得非常简单。您可以轻松、直观地看到特定部分旁边与之相关的反馈内容,以及反馈人,此外,还有团队成员有关该特定反馈的任何讨论内容,这些反馈内容都整齐有序地列在易于理解的会话框中。

正因为上述操作,使您可以更好地识别和克服出现的问题,因而,有助于营造更加井井有条的工作环境,最终改善工作质量。

不管反馈过程或工作流程对您还是您的团队奏效,您都可以在 Dropbox Paper 中进行实时编辑,从而实现对其进行强化的效果。

在 Dropbox 中对 Microsoft Office 和 Google 文档文件进行实时编辑

在 Dropbox 中,不止可以实时编辑 Paper 文件。当您的 Dropbox 与 Microsoft Office 集成后,您还可以协作的方式在线编辑 Word、Excel 和 PowerPoint 文件。此外,您还可以直接通过 Dropbox.com 协同编辑 Google 文档、表格和幻灯片。

您可以实时查看谁正在操作文件,并通过评论的方式直接与其沟通。对文件所做的任何更改都将自动保存到您的 Dropbox,即使您关闭文件,您的团队成员还是可以一直在文件上操作。

这项功能可以更好地精简您的工作流程。例如,对于一个分析项目,与其针对不同的部分创建五份不同的电子表格,不如在一个 Excel 文件上为每个部分各创建一个页签,大家都在这一个文件上工作,这样任何更改就都能立即保存到您的 Dropbox 之中了。

利用实时编辑保持步调一致

实时编辑不仅能让您的团队同步协作,而且还能定义更清晰、更结构化的工作流程,从而赋予您团队强大的优势。

时间越多,机会越多。利用实时编辑,您可以承担的工作量增多,而您的资源也将进一步扩展。

通过实时编辑,项目经理可以跳过复杂的过程和冗余的沟通,直奔主题,从而简化项目管理。项目经理可以采用一个中央工作空间,让每位团队成员都可以在此处实时沟通和协作,从而简化工作流程。

简言之,实时编辑,毫无疑问,能让您的团队保持步调一致、齐心前进。

利用实时编辑保持步调一致

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