Aprovecha al máximo la edición en tiempo real

¿Qué es la edición en tiempo real?

Si quieres maximizar la productividad y la eficiencia de tu equipo y, a su vez, mejorar la calidad de su trabajo, las herramientas de edición en tiempo real son una solución increíblemente eficaz.

La edición en tiempo real significa que varios miembros del equipo pueden trabajar en un único archivo simultáneamente y que cualquier cambio en ese archivo se actualizará para cada usuario, casi de forma instantánea. La colaboración en tiempo real se realiza en aplicaciones en línea basadas en la nube que permiten a cualquier número de usuarios acceder y editar archivos de forma sincronizada desde ordenadores, tablets o dispositivos móviles.

Herramientas de edición en tiempo real en Dropbox Paper

Dropbox no solo habilita la edición en tiempo real, sino que la amplifica. Dropbox Paper, un editor para colaborar de forma avanzada, permite a los equipos aprovechar realmente los beneficios de la edición en tiempo real, con herramientas que facilitan un flujo de trabajo fluido y coherente.

Dropbox Paper no es simplemente un editor de texto colaborativo. Tu equipo puede transformar el lienzo en blanco de Dropbox Paper en un espacio de trabajo totalmente funcional, no solo para la producción, sino para cada paso del desarrollo de un proyecto.

Crea listas de verificación y listas de tareas sobre la marcha y notifica al instante a tus compañeros de trabajo cada vez que se realicen cambios. En un único documento de Dropbox Paper, puedes añadir muchos tipos de contenido, desde texto hasta enlaces, pasando por listas de verificación e incluso clips de SoundCloud y vídeos de YouTube. Esto significa que puedes ver un proyecto completo desde las primeras etapas de planificación de la estrategia hasta las etapas de comentarios y finalización, todo dentro de un único espacio flexible.

Ten reuniones, más productivas

La posibilidad de que los compañeros de trabajo colaboren en tiempo real significa que puedes ahorrar no solo tiempo, sino también dinero y recursos. Antes de que existiera la edición en tiempo real, si un equipo necesitaba colaborar a la vez, la única forma de hacerlo era reunirse en persona.

Esto significa que se necesitaba un espacio, que todos estuvieran en la misma sala y que compartieran un ordenador o que se estuvieran enviando los archivos de un lado a otro. Incluso cuando se está en la misma sala, trabajar en colaboración en el mismo documento sin la edición en directo sigue siendo un proceso algo interrumpido.

Por supuesto, cuando colaboras en persona, solo puedes hacerlo con los que están cerca de ti, mientras que la edición en tiempo real te permite ampliar tu reserva de recursos y trabajar en colaboración, y de forma eficiente, con cualquier persona del mundo.

Aunque las reuniones en persona siguen siendo necesarias, se puede recurrir a la edición en tiempo real en la mayoría de las ocasiones. Dropbox Paper tiene plantillas de agenda y actas de reunión personalizables que, junto con la edición en tiempo real, permiten reuniones más centradas y productivas. Todos pueden tomar notas en tiempo real en el mismo lugar, sin necesidad de depender de un único redactor de actas, lo que garantiza que toda la información importante sea fácilmente accesible para todo el equipo.

Imaginemos que tú y tus compañeros estáis fuera de la oficina en una formación sobre los nuevos productos de un cliente que vais a promocionar. En lugar de que cada persona tome sus propias notas y tener que juntarlas todas luego, podríais trabajar todos en el mismo documento, lo que os ahorraría tiempo y os garantizaría no perder ningún detalle.

Multitarea síncrona con la edición en tiempo real

Imagina que un equipo está redactando un artículo para el blog de su sitio web. Es posible que tengan a una o dos personas investigando el tema y añadiendo sus notas a un archivo de Dropbox Paper. Al mismo tiempo, el redactor del artículo puede supervisar la investigación a medida que se produce e ir adelantando la producción.

Si hay cambios en el resumen o notas adicionales después de que haya comenzado la producción, los miembros del equipo pueden agregar todo ello fácilmente como notas en el mismo documento de Dropbox Paper y etiquetar al escritor para que se le envíe una notificación de inmediato.

Sin la edición en tiempo real, estas tareas tendrían que haberse realizado de forma consecutiva, no simultánea. Esto no solo implicaría una mayor inversión de tiempo, sino que también significaría tener que enviar nuevas versiones de archivos o largas cadenas de correo electrónico cada vez que se produjera una actualización, lo que podría generar una gestión de archivos desordenada y confusa cuando los documentos comenzaran a acumularse.

La edición en tiempo real permite que todo el mundo trabaje en un mismo espacio, por lo que no tendrás que navegar por interminables archivos casi idénticos para asegurarte de que tienes lo que necesitas.

Revisiones productivas gracias a la edición en tiempo real

La edición en tiempo real hace que el proceso de revisión y comentarios sea más eficiente y productivo que nunca.

Si retomamos el último ejemplo, una vez que el artículo esté escrito, es posible que no solo tenga que pasar por una fase de revisión, sino enviarse también a clientes, socios, equipos legales y otras partes relevantes. Con la edición en tiempo real, no es necesario esperar a que una persona añada sus notas para que la siguiente pueda hacerlo. Todo el mundo puede anotar lo que quiera en el documento al mismo tiempo, y el equipo encargado puede pasar directamente a aplicar los comentarios a medida que vayan llegando.

Si tienes un proceso de revisión de dos pasos, la edición en tiempo real te ahorra el engorro de tener que guardar y enviar cada versión modificada por separado. En el momento en el que se complete la primera revisión, podrás enviarle una notificación rápida al siguiente revisor con un solo clic en un botón, para que el trabajo pueda continuar fluyendo de forma natural.

Podría darse el caso de que tuvieras un archivo de trabajo enorme; por ejemplo, una hoja de cálculo con miles de descripciones de productos. Te convendría dividir la revisión entre varias personas, pero no quieres que se queden esperando su turno. La edición en tiempo real te permite tener a diferentes usuarios trabajando en diferentes secciones de un documento al mismo tiempo, para que puedas acelerar significativamente la fase de revisión.

Comentarios eficaces gracias a la edición colaborativa en tiempo real

Puedes agilizar todo el proceso de comentarios con la edición en tiempo real.

Si los comentarios y las respuestas provienen de más de una persona, deberás asegurarte de que sea fácil ver todas las notas importantes desde un mismo lugar. Es un verdadero quebradero de cabeza tener que pasar por numerosas cadenas de correos electrónicos, chats y notas en documentos para reunir todos los comentarios y notas que necesitas, y es posible que se pierdan puntos importantes.

Las notas en Dropbox Paper permiten a cualquier usuario con acceso añadir sus comentarios directamente al documento que está revisando. Además de documentos de Paper, puedes añadir notas en fotos, archivos PDF, archivos de Excel, archivos de Photoshop, etc. sin necesidad de usar ningún software adicional.

Cuando se etiqueta a un compañero de trabajo, ya sea en un comentario o en el cuerpo de un documento de Dropbox Paper, se le envía una notificación de inmediato; al propietario del archivo se le avisa de cualquier cambio, independientemente de si se le ha etiquetado o no. Esto significa que el flujo no se interrumpe nunca y que todo puede seguir desarrollándose sin retrasos.

Con la edición en tiempo real, los comentarios importantes son siempre fáciles de encontrar, gestionar y aplicar. Puedes ver de forma sencilla el comentario directamente junto a la sección específica a la que se refiere, así como quién lo ha escrito y las discusiones entre los miembros del equipo sobre ese comentario específico, ordenadas en conversaciones fáciles de leer.

De este modo, disfrutarás de un entorno de trabajo más organizado, lo que mejorará la calidad del resultado final, ya que dispondrás de más herramientas para identificar y superar los problemas que surjan a medida que surjan.

Sea cual sea el proceso de comentarios o el flujo de trabajo que os vaya bien a ti y tu equipo, puedes mejorarlo con la edición en tiempo real en Dropbox Paper.

Edición en tiempo real con archivos de Microsoft Office y Google Docs en Dropbox

En Dropbox, puedes editar muchos tipos de archivos en tiempo real, no solo los de Paper. Si integras tu Dropbox con Microsoft Office, también podrás editar archivos de Word, Excel y PowerPoint en línea de forma colaborativa. También podrás colaborar en documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google directamente desde Dropbox.com.

Verás en tiempo real quién está trabajando en el documento y podrás comunicarte directamente con esa persona a través de los comentarios. Los cambios realizados se guardarán automáticamente en tu Dropbox, y tus compañeros de equipo podrán seguir trabajando en el archivo aunque lo cierres.

Esto te permite optimizar los procesos. Por ejemplo, en lugar de tener cinco hojas de cálculo separadas para varios componentes de un proyecto de análisis, todos podéis trabajar en un único archivo de Excel con pestañas para cada sección, sabiendo que los cambios se guardarán instantáneamente en tu Dropbox.

Con la edición en tiempo real, todo el equipo se mantendrá al día

Ofrece a tu equipo la gran ventaja de poder trabajar de forma síncrona y definir un flujo de trabajo más claro y estructurado con la edición en tiempo real.

Tener más tiempo significa tener más oportunidades. Gracias a la edición en tiempo real, podrás asumir más trabajo y ampliar mucho más tus recursos.

La edición en tiempo real facilita la gestión de los proyectos y evita que los gestores de proyectos trabajen con procesos enrevesados y una comunicación desordenada. En su lugar, optimiza el flujo de trabajo desde un espacio central en el que todos los miembros del equipo pueden comunicarse y colaborar juntos en tiempo real.

En pocas palabras, la edición en tiempo real hace que tu equipo trabaje de forma coordinada.