W pełni wykorzystaj możliwość edytowania w czasie rzeczywistym

Dowiedz się, czym jest edycja w czasie rzeczywistym i jak może ona zwiększyć produktywność i wydajność Twojego zespołu.

Osoba dokonująca edycji w czasie rzeczywistym odpowiadająca na komentarz w Dropbox Paper

Czym jest edycja w czasie rzeczywistym?

Jeśli chcesz maksymalnie zwiększyć produktywność i wydajność swojego zespołu, a co za tym idzie poprawić jakość wykonywanej pracy, narzędzia do edycji w czasie rzeczywistym są niezwykle skutecznym rozwiązaniem.

Edycja w czasie rzeczywistym oznacza, że różni członkowie zespołu mogą w tym samym czasie pracować nad jednym plikiem oraz że wszystkie zmiany dotyczące tego pliku są praktycznie natychmiast aktualizowane dla każdego użytkownika. Współpraca w czasie rzeczywistym opiera się na cyfrowych aplikacjach w chmurze, które dają dowolnej liczbie użytkowników dostęp do plików i możliwość ich synchronicznej edycji na komputerach, tabletach czy urządzeniach mobilnych.

Narzędzia do edycji w czasie rzeczywistym w Dropbox Paper

Dropbox nie tylko umożliwia edycję w czasie rzeczywistym, ale przenosi ją na wyższy poziom. Rozbudowany edytor do współpracy, Dropbox Paper , daje zespołom możliwość skorzystania w pełni z zalet edycji w czasie rzeczywistym dzięki narzędziom ułatwiającym spójny i sprawny przepływ pracy.

Dropbox Paper to coś znacznie więcej niż edytor tekstów umożliwiający wspólną pracę. Twój zespół może zmienić pustą kartkę Dropbox Paper w całkowicie funkcjonalną przestrzeń roboczą służącą nie tylko do tworzenia projektu, ale sprawdzającą się także na każdym innym etapie jego realizacji.

Twórz listy zadań w dowolnym miejscu i od razu powiadamiaj swoich pracowników o wszystkich wprowadzonych zmianach. Do jednego dokumentu Dropbox Paper możesz dodać wiele rodzajów treści: od tekstu po łącza i listy zadań, a nawet utwory SoundCloud i filmy z serwisu YouTube. Oznacza to, że możesz mieć wgląd w cały projekt – od jego zarysu po informacje zwrotne i ostatnie etapy. Wszystko na jednej, elastycznej platformie.

Odbywaj bardziej produktywne spotkania

Możliwość współpracy w czasie rzeczywistym oznacza oszczędność nie tylko czasu, ale także pieniędzy i zasobów. Zanim pojawiła się edycja w czasie rzeczywistym, zespoły, które chciały współpracować w czasie rzeczywistym, mogły zrobić to tylko poprzez osobiste spotkania.

Do tego trzeba było znaleźć odpowiednie miejsce i zebrać wszystkich w jednym pomieszczeniu, a także albo korzystać z jednego komputera, albo przesyłać pliki tam i z powrotem. A nawet jeśli wszyscy członkowie zespołu znajdują się w tym samym pokoju, współpraca nad tym samym dokumentem bez możliwości edycji w czasie rzeczywistym może być trudna.

Oczywiście bezpośrednia współpraca ogranicza nas do stacjonarnych pracowników, podczas gdy edycja w czasie rzeczywistym daje możliwość powiększenia zasobów oraz bardziej efektywnej współpracy z każdą osobą na świecie.

Edycja w czasie rzeczywistym może również pomóc w maksymalnym wykorzystaniu zalet bezpośrednich spotkań. Dropbox Paper oferuje spersonalizowane szablony agend i notatek ze spotkań , które w połączeniu z edycją w czasie rzeczywistym sprawiają, że spotkania są bardziej konkretne i produktywne. Każdy może sporządzać notatki w czasie rzeczywistym w tym samym dokumencie, bez konieczności polegania na jednej osobie. W ten sposób można zyskać pewność, że wszystkie ważne informacje są łatwo dostępne dla całego zespołu.

Przypuśćmy, że Ty i inni członkowie zespołu jesteście poza biurem na warsztatach dotyczących produktów, które właśnie wprowadził Wasz klient i które będziecie reklamować. Zamiast sporządzać własne notatki i łączyć je w jedno sprawozdanie po szkoleniu, lepiej byłoby pracować na tym samym dokumencie, oszczędzając przy tym czas i zyskując pewność, że żaden szczegół nie został pominięty.

Synchroniczna wielozadaniowość i edycja w czasie rzeczywistym

Wyobraź sobie, że pewien zespół tworzy artykuł blogowy do swojej witryny. Można wyznaczyć jedną lub dwie osoby, które szukałyby informacji na dany temat i dodawały notatki do pliku Dropbox Paper. W tym samym czasie autor artykułu może przeglądać te informacje i od razu zacząć pisać.

Jeśli po rozpoczęciu realizacji projektu pojawią się jakieś zmiany w instrukcjach lub dodatkowe notatki, członkowie zespołu mogą łatwo dodać te notatki jako adnotacje do tego samego dokumentu Dropbox Paper oraz oznaczyć autora artykułu, by mógł on otrzymać błyskawiczne powiadomienie na ten temat.

Bez edycji w czasie rzeczywistym te kroki musiałyby następować po sobie, nie zaś jednocześnie. To nie tylko wymaga czasu, ale oznacza również konieczność wysyłania nowych wersji plików i tworzenia długich wątków wiadomości e-mail dotyczących każdej zmiany. Po pewnym czasie, gdy dokumentów będzie coraz więcej, może to doprowadzić do bałaganu w plikach.

Edycja w czasie rzeczywistym umożliwia pracę z poziomu jednej platformy, dzięki czemu nie trzeba przeszukiwać nieskończonej liczby prawie identycznych plików, by znaleźć ten, który jest akurat potrzebny.

Produktywne opinie dzięki edycji na żywo

Edycja w czasie rzeczywistym sprawia, że proces analizy i oceny projektu jest znacznie bardziej wydajny i produktywny.

Wracając do naszego ostatniego przykładu: po napisaniu danego artykułu konieczne może być nie tylko przesłanie go do korektora czy recenzenta, ale także do klienta, partnera, zespołu prawnego czy innych zainteresowanych osób. Dzięki edycji w czasie rzeczywistym nie trzeba czekać, aż jedna osoba podzieli się swoją opinią, by mogła zrobić to kolejna. Każdy może dodać adnotację do dokumentu w dowolnym czasie, dzięki czemu autor artykułu może na bieżąco wprowadzać zmiany.

Jeśli wprowadzasz dwuetapowy proces weryfikacji, edycja w czasie rzeczywistym eliminuje konieczność zapisywania i wysyłania każdej zmienionej wersji oddzielnie. Gdy pierwsza recenzja jest już gotowa, możesz szybko i jednym kliknięciem powiadomić o tym kolejnego recenzenta, aby praca dalej mogła przebiegać sprawnie.

Może się to przydać w przypadku dużych plików, na przykład arkuszy kalkulacyjnych z tysiącami opisów produktów. Rozsądnie byłoby podzielić redakcję między kilku recenzentów – tak, by żaden z nich nie musiał czekać na swoją kolej. Edycja na żywo sprawia, że nad różnymi fragmentami danego dokumentu może pracować kilka osób w tym samym czasie, co znacznie przyspiesza proces recenzji.

Skuteczny feedback dzięki współpracy przy edycji w czasie rzeczywistym

Dzięki edycji na żywo możesz usprawnić cały proces zbierania opinii.

Jeśli opiniami i komentarzami dzieli się więcej niż jedna osoba, chcesz mieć pewność, że wszystkie notatki można łatwo znaleźć w jednym miejscu. Przekopywanie się przez liczne wątki wiadomości e-mail, chaty i znaczniki w dokumentach w celu zebrania wszystkich opinii i notatek jest kłopotliwe i może doprowadzić do przeoczenia ważnych informacji.

Adnotacje w Dropbox Paper umożliwiają użytkownikom posiadającym dostęp dodawanie opinii bezpośrednio do recenzowanego dokumentu. Poza plikami w Dropbox Paper możesz dodawać adnotacje do zdjęć, plików PDF, Excel, Photoshop itd. bez konieczności korzystania dodatkowego oprogramowania.

Jeśli oznaczysz współpracownika w komentarzu lub w treści dokumentu Dropbox Paper, zostanie on o tym natychmiast powiadomiony, a właściciel pliku otrzyma informację na temat wszelkich zmian – niezależnie od tego, czy został oznaczony, czy nie. Oznacza to, że praca może przebiegać płynnie i bez opóźnień.

Dzięki edycji w czasie rzeczywistym ważne informacje zwrotne można zawsze łatwo znaleźć, by móc nimi zarządzać i wprowadzać odpowiednie zmiany. Możesz bez problemu rozpoznać, do których fragmentów tekstu odnosi się dana informacja zwrotna i kto ją dodał, a także, w czytelnie uporządkowanych wątkach, przeczytać wszelkie dyskusje między członkami zespołu dotyczące określonej informacji zwrotnej.

Daje to możliwość lepszej organizacji środowiska pracy, co z kolei przełoży się na jakość wykonywanej pracy, ponieważ dzięki tym narzędziom będziesz w stanie rozpoznać i rozwiązać wszelkie pojawiające się problemy.

Bez względu na to, jaki model udzielania informacji zwrotnych i pracy nad projektem sprawdza się w Waszym zespole, możecie go ulepszyć, edytując w czasie rzeczywistym w Dropbox Paper.

Edycja w czasie rzeczywistym plików Microsoft Office i Dokumentów Google w Dropbox

W czasie rzeczywistym w Dropbox możesz edytować nie tylko pliki Dropbox Paper. Po zintegrowaniu konta Dropbox z Microsoft Office, będziesz w stanie wspólnie z innymi edytować pliki Word, Excel czy Power Point online. Możesz także wspólnie pracować nad Dokumentami, Arkuszami i Prezentacjami Google bezpośrednio w Dropbox.

Będziesz mieć możliwość zobaczenia w czasie rzeczywistym, kto pracuje nad plikiem, i kontaktowania się z tą osobą bezpośrednio za pomocą komentarzy. Wszystkie wprowadzone zmiany zostaną automatycznie zapisane na Twoim koncie Dropbox, a koledzy i koleżanki z zespołu będą mogli kontynuować pracę nad plikiem – nawet jeśli go zamkniesz.

Pozwala to na dalsze usprawnienie procesów. Na przykład zamiast przesyłać pięć różnych arkuszy kalkulacyjnych zawierających różne części składowe danego projektu analitycznego, możecie razem pracować na jednym pliku Excel z zakładkami dla każdego elementu, wiedząc, że wszystkie zmiany zostaną od razu zapisane na Twoim koncie Dropbox.

Bądź na bieżąco dzięki edycji w czasie rzeczywistym

Spraw, by Twój zespół był o krok przed innymi dzięki możliwości synchronicznej pracy oraz by przepływy pracy były bardziej klarowne i uporządkowane dzięki edycji w czasie rzeczywistym.

Więcej czasu to więcej możliwości. Dzięki edycji w czasie rzeczywistym będziesz w stanie wykonać większą ilość pracy i powiększyć swoje zasoby.

Edycja na żywo ułatwia zarządzanie projektami, chroniąc kierowników projektów przed zawiłymi procesami i niejasną komunikacją. Mogą oni bowiem usprawnić przepływ pracy z poziomu centralnej platformy, na której każdy członek zespołu może się komunikować i współpracować w czasie rzeczywistym.

Mówiąc prościej: edycja w czasie rzeczywistym pomaga członkom zespołu być po tej samej stronie – dosłownie.

Bądź na bieżąco dzięki edycji w czasie rzeczywistym

Zacznij