Wat is realtime editing?
Tools voor realtime editing bieden je een ongelooflijk effectieve oplossing als je de productiviteit en efficiëntie van jouw team wilt maximaliseren om zo de kwaliteit van jouw werk te verhogen.
Realtime editing houdt in dat meerdere teamleden tegelijkertijd aan één bestand kunnen werken, waarbij elke wijziging in het desbetreffende bestand vrijwel direct zichtbaar is voor alle gebruikers. Online samenwerken wordt mogelijk gemaakt door cloudgebaseerde toepassingen, waarmee een onbeperkt aantal gebruikers gelijktijdig bestanden kan openen en bewerken op computers, tablets of mobiele apparaten.
Tools voor realtime editing in Dropbox Paper
Dropbox biedt de mogelijkheid voor realtime editing en gaat zelfs een stapje verder. Dropbox Paper is een robuuste editor voor online samenwerken, waarmee teams van live editing kunnen profiteren met tools die een gestroomlijnde, consistente workflow bevorderen.
Dropbox Paper is meer dan alleen een teksteditor waarin online kan worden samengewerkt. Jouw team kan het lege canvas van Dropbox Paper transformeren in een volledig functionele werkruimte, die niet alleen geschikt is voor de productiefase, maar ook voor alle overige stappen van een project.
Stel onderweg checklists en takenlijsten samen en breng je collega's onmiddellijk op de hoogte van aangebrachte wijzigingen. Aan een enkel Dropbox Paper-document kun je vele soorten materiaal toevoegen, zoals tekst, links, checklists en zelfs SoundCloud-clips en YouTube-video's. Dit betekent dat je in één flexibele ruimte het volledige project kunt zien, van de eerste strategische planningsfasen tot de feedback- en afrondingsfasen.
Maak vergaderen zinvoller
Door collega's de mogelijkheid te bieden om online samen te werken, bespaar je niet alleen tijd, maar ook geld en middelen. Wanneer een team, voordat realtime editing mogelijk was, in realtime moest samenwerken, was dat vaak alleen mogelijk door letterlijk met elkaar rond de tafel te zitten.
Dat betekent dat ze een ruimte nodig hebben, iedereen bij elkaar moeten krijgen en ofwel een computer moeten delen of bestanden over en weer moeten sturen. Zelfs als iedereen zich in dezelfde ruimte bevindt, is samenwerken aan hetzelfde document zonder live editing een moeizaam proces.
Als je fysiek met elkaar samenwerkt, ben je uiteraard beperkt tot degenen die zich in jouw omgeving bevinden. Met realtime editing kun je efficiënt samenwerken met iedereen over de hele wereld.
Mochten persoonlijke vergaderingen nog steeds nodig zijn, helpt realtime editing je er het meeste uit te halen. Dropbox Paper beschikt over aanpasbare sjablonen voor vergaderagenda's en -notulen die, samen met live editing, voor een gerichtere, productievere vergadering zorgen. Iedereen kan vanaf dezelfde plek en in realtime aantekeningen maken, zonder daarbij afhankelijk te zijn van één notulist. Zo zorg je ervoor dat het hele team eenvoudig toegang tot alle belangrijke informatie heeft.
Stel dat jij en je teamgenoten op bezoek zijn bij een klant die over de nieuwe producten vertelt waarvoor jullie een campagne moeten opzetten. In plaats van dat elke persoon eigen aantekeningen maakt die later moeten worden samengevoegd, is het handiger om allemaal in hetzelfde document te werken, zodat tijd wordt bespaard en niets over het hoofd wordt gezien.
Gelijktijdig multitasken met realtime editing
Stel je voor dat een team een artikel wil schrijven voor de blog op hun website. Mogelijk houden een of twee mensen zich bezig met het onderzoeken van het onderwerp en voegen ze hun aantekeningen aan een Dropbox Paper-bestand toe. De schrijver van het artikel kan gelijktijdig de vorderingen van het onderzoek bijhouden en alvast aan de productie beginnen.
Wanneer er wijzigingen in de briefing of aanvullende opmerkingen na de start van de productie zijn, kunnen teamleden deze eenvoudig als aantekeningen aan hetzelfde Dropbox Paper-document toevoegen en de schrijver taggen, zodat deze onmiddellijk op de hoogte is.
Zonder realtime editing zouden deze taken niet gelijktijdig, maar na elkaar moeten plaatsvinden. Dat kost niet alleen tijd, maar betekent ook dat er voor elke nieuwe update nieuwe bestandsversies of lange e-mailgesprekken moeten worden verzonden. Dit kan leiden tot een chaotisch en verwarrend bestandsbeheer naarmate de documenten zich opstapelen.
Met realtime editing werkt iedereen in één ruimte, zodat je niet door eindeloze, vrijwel identieke bestanden hoeft te bladeren om er zeker van te zijn dat je over alles beschikt wat je nodig hebt.
Productieve beoordelingen door live editing
Realtime editing maakt het beoordelings- en feedbackproces efficiënter en productiever dan ooit.
Om door te gaan op ons laatste voorbeeld: zodra het artikel is geschreven, wil je het misschien niet alleen laten nalezen door een proeflezer of redacteur, maar ook door klanten, partners, juridische teams en andere relevante partijen. Dankzij realtime editing hoef je niet te wachten tot de ene persoon aantekeningen heeft toegevoegd voordat de volgende kan beginnen. Iedereen kan op hetzelfde moment aantekeningen in het document maken, waarna de feedback onmiddellijk door de schrijver kan worden geïmplementeerd zodra deze binnenkomt.
Als je beoordelingsproces uit twee stappen bestaat, voorkomt realtime editing dat je elke gewijzigde versie telkens moet opslaan en versturen. Nadat de eerste beoordeling is voltooid, kun je met één klik op de knop de volgende redacteur op de hoogte stellen, zodat het werk organisch blijft doorstromen.
Misschien is het werkbestand enorm groot, zoals bijvoorbeeld een spreadsheet met duizenden productbeschrijvingen. Dan is het verstandig om de beoordeling door meerdere redacteuren te laten doen, maar je wilt ze niet op hun beurt laten wachten. Met live editing kunnen verschillende gebruikers gelijktijdig aan verschillende onderdelen van een artikel werken, waardoor de beoordelingsfase aanzienlijk wordt versneld.
Effectieve feedback door online samenwerking
Met live editing kun je het hele feedbackproces stroomlijnen.
Wanneer opmerkingen en feedback van meerdere personen afkomstig zijn, wil je ervoor zorgen dat alle belangrijke aantekeningen op één plek te zien zijn. Het doorspitten van e-mails, chats en documenten om alle benodigde feedback en aantekeningen te verzamelen, is niet alleen lastig, maar kan er ook toe leiden dat belangrijke punten over het hoofd worden gezien.
Met de aantekeningen in Dropbox Paper kunnen alle gebruikers met toegang hun feedback rechtstreeks in het document plaatsen dat ze aan het beoordelen zijn. Naast Paper kun je aantekeningen toevoegen aan foto's, PDF's, Excel-bestanden, Photoshop-bestanden en meer, zonder daarvoor extra software nodig te hebben.
Als je collega's tagt in een opmerking of in de tekst van een Dropbox Paper-document, worden ze onmiddellijk op de hoogte gesteld. Daarnaast wordt de eigenaar van het bestand over elke wijzing geïnformeerd, ook als deze niet is getagd. Zo wordt de workflow nooit onderbroken en kun je de bal zonder vertraging aan het rollen houden.
Met realtime editing is belangrijke feedback altijd makkelijk te vinden, te beheren en te implementeren. Je vindt de feedback naast het specifieke onderdeel waarop deze betrekking heeft. Daarnaast kun je bekijken wie de feedback heeft gegeven en zie je netjes gerangschikte discussies tussen teamleden over deze feedback.
Op deze manier zorg je voor een geordende werkomgeving, wat uiteindelijk de kwaliteit van het door jou geproduceerde werk verbetert, doordat je problemen beter kunt herkennen en verhelpen zodra ze zich voordoen.
Hoe jij en jouw team feedbackprocessen of -workflows ook aanpakken, je verbetert ze met realtime editing in Dropbox Paper.
Realtime editing in Dropbox met bestanden van Microsoft Office en Google Documenten
Je kunt in Dropbox niet alleen Paper-bestanden in realtime bewerken. Wanneer je Dropbox met Microsoft Office integreert, kun je ook gezamenlijk aan bestanden van Word, Excel en PowerPoint werken. Daarnaast kun je rechtstreeks vanuit Dropbox aan Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties samenwerken.
Je kunt in realtime zien wie er met het bestand bezig is en rechtstreeks met de persoon communiceren via opmerkingen. Alle aangebrachte wijzigingen worden automatisch in jouw Dropbox opgeslagen en jouw teamgenoten kunnen aan het bestand blijven werken, zelfs als jij het bestand sluit.
Hierdoor kun je jouw processen beter stroomlijnen. In plaats van het rondsturen van vijf afzonderlijke spreadsheets voor verschillende onderdelen van een analyseproject, kunnen jullie bijvoorbeeld allemaal in één Excel-bestand werken en elk onderdeel in een apart tabblad onderbrengen, wetende dat eventuele wijzigingen direct in jouw Dropbox worden opgeslagen.
Iedereen op dezelfde golflengte met realtime editing
Geef jouw team de krachtige mogelijkheid om gelijktijdig samen te werken en definieer een duidelijkere, meer gestructureerde workflow met realtime editing.
Als je meer tijd hebt, creëer je meer kansen. Met realtime editing kun je meer werk op je nemen en jouw middelen verder uitbreiden.
Live editing vereenvoudigt projectmanagement en stelt projectmanagers in staat ingewikkelde processen en een rommelige communicatie te omzeilen. In plaats daarvan kunnen ze hun workflow stroomlijnen vanuit een centrale ruimte, waarin elk teamlid in realtime met elkaar kan communiceren en samenwerken.
Kortom, met realtime editing zit iedereen in jouw team op dezelfde golflengte.