Memanfaatkan pengeditan real time secara maksimal

Apa itu pengeditan real time?

Jika Anda ingin memaksimalkan produktivitas dan efisiensi bagi tim, dan, pada gilirannya meningkatkan kualitas pekerjaan yang Anda hasilkan, maka alat bantu pengeditan real time adalah solusi yang sangat efektif.

Pengeditan real time berarti bahwa berbagai anggota tim dapat bekerja pada satu file secara serentak, dan bahwa setiap perubahan pada file itu diperbarui untuk setiap pengguna, hampir seketika itu juga. Kolaborasi real time mengandalkan aplikasi online berbasis cloud yang memungkinkan pengguna berapa pun jumlahnya untuk mengakses dan mengedit file secara sinkron dari komputer, tablet, atau perangkat mobile.

Alat bantu pengeditan real time pada Dropbox Paper

Dropbox tidak hanya memungkinkan pengeditan real time, namun juga meningkatkannya. Sebagai editor teks kolaboratif yang efektif, Dropbox Paper memungkinkan tim untuk benar-benar memanfaatkan pengeditan langsung, dengan alat bantu yang memungkinkan alur kerja menjadi lancar dan konsisten.

Dropbox Paper tidak hanya sekadar editor teks kolaboratif. Tim Anda dapat mentransformasikan kanvas hitam Dropbox Paper menjadi ruang kerja yang berfungsi penuh tidak hanya untuk produksi tapi untuk setiap langkah selama proyek berjalan.

Buat daftar periksa  dan daftar tindakan di mana saja dan segera informasikan rekan kerja kapan saja perubahan dibuat. Di dalam satu dokumen Dropbox Paper, Anda dapat menambahkan sebanyak mungkin jenis konten, dari teks, ke tautan, ke daftar periksa, bahkan klip SoundCloud dan video YouTube. Ini berarti Anda dapat melihat semua proyek dari tahap perencanaan strategi awal hingga masukan dan tahap finalisasi semuanya di dalam satu ruang yang fleksibel.

Lakukan rapat yang lebih bermakna

Kemampuan rekan kerja untuk berkolaborasi secara real time berarti Anda tidak hanya menghemat waktu namun juga uang dan sumber daya. Sebelum pengeditan real time, jika tim perlu bekerja secara kolaboratif, secara real time, mereka harus melakukannya melalui pertemuan tatap muka langsung.

Ini berarti perlu ruang, perlu semua orang ada di ruang yang sama, baik itu berbagi satu komputer atau bolak balik mengirimkan file. Meski Anda di satu ruangan pun, bekerja kolaboratif pada dokumen yang sama tanpa pengeditan langsung itu adalah proses yang statis.

Tentu, saat Anda berkolaborasi secara langsung, Anda berkolaborasi secara lokal, sementara dengan pengeditan real time Anda dapat memperluas kumpulan sumber daya Anda dan bekerja kolaboratif, serta efisien, dengan siapa saja di seluruh dunia.

Meski pertemuan tatap muka langsung masih perlu, pengeditan real time dapat digunakan untuk memanfaatkannya secara maksimal. Dropbox Paper memiliki templat agenda dan risalah rapat yang dapat disesuaikan yang bersama dengan pengeditan langsung, memungkinkan rapat yang lebih terarah dan produktif. Semua orang dapat mencatat secara real time di tempat yang sama, tanpa perlu mengandalkan seorang notulis rapat, sehingga memastikan bahwa semua info penting dapat diakses dengan mudah oleh seluruh tim.

Katakan Anda dan rekan setim Anda sedang berada di luar kantor karena menghadiri lokakarya untuk mempelajari produk baru klien yang akan Anda promosikan. Daripada setiap orang membuat catatannya sendiri-sendiri dan kemudian digabungkan padahal Anda semua bisa mengerjakannya di dokumen yang sama, sehingga hemat waktu dan memastikan tidak ada detail yang terlewatkan.

Multi-tugas sinkron dengan pengeditan real time

Bayangkan tim yang membuat artikel untuk blog situs webnya. Mereka mungkin mempekerjakan satu atau dua orang yang meneliti topik dan menambahkan catatannya ke file Dropbox Paper. Pada saat yang sama, penulis artikel dapat memantau penelitian saat masuk dan langsung memulai produksi.

Jika ada perubahan apa pun pada brief atau catatan tambahan setelah produksi dimulai, anggota tim dapat dengan mudah menambahkan catatan ini sebagai anotasi pada dokumen Dropbox Paper yang sama, dengan menandai penulis agar mereka langsung diberi tahu.

Tanpa pengeditan real-time, tugas-tugas ini harus terjadi secara berurutan, bukan serentak. Ini tidak hanya menghabiskan waktu, namun juga harus mengirim versi baru file atau rantai email berkepanjangan kapan saja terjadi pembaruan, yang dapat mengakibatkan manajemen file yang berantakan dan memusingkan saat dokumen Anda mulai menumpuk.

Pengeditan real time memungkinkan semua orang bekerja di dalam satu ruang, sehingga Anda tidak perlu mencari-cari file yang hampir sama untuk mendapatkan file yang dibutuhkan.

Tinjauan produktif dengan pengeditan langsung

Pengeditan real time membuat proses tinjauan dan masukan menjadi lebih efisien dan produktif daripada sebelumnya.

Melanjutkan dari contoh kita yang terakhir, setelah tulisan ditulis, Anda mungkin perlu memperoleh masukan tidak hanya dari proofreader atau pemeriksa, namun juga dari klien, mitra, tim legal, dan pihak lain yang terkait. Melalui pengeditan real time, Anda tidak perlu menunggu satu orang untuk menambahkan catatan mereka sebelum orang berikutnya bisa ikut terlibat. Semua orang dapat memberi catatan pada dokumen secara bersamaan, dan bagian talent dapat segera mengimplementasikan perubahan saat tersedia.

Jika Anda memiliki proses tinjauan dua langkah, pengeditan real time meniadakan keharusan menyimpan dan mengirim setiap versi yang diubah secara terpisah. Setelah tinjauan pertama selesai, Anda dapat memberi tahu pemeriksa berikutnya dengan mengklik satu tombol sehingga pekerjaan dapat dilanjutkan mengalir secara alami.

Contoh lain misalnya saat mengerjakan file kerja yang berukuran besar, mungkin spreadsheet dengan ribuan keterangan produk. Mungkin ada baiknya jika Anda membagi pemeriksaan dengan beberapa editor, namun Anda tidak mau membuat mereka menunggu gilirannya. Pengeditan langsung berarti Anda dapat meminta beberapa pengguna mengerjakan bagian berbeda dari sebuah tulisan pada waktu yang sama, sehingga Anda dapat mempercepat tahapan tinjauan secara signifikan.

Masukan efektif dengan pengeditan kolaboratif real time

Anda dapat menyederhanakan keseluruhan proses masukan dengan pengeditan langsung.

Jika komentar dan masukan diberikan oleh lebih dari satu orang, Anda ingin memastikan bahwa semua catatan penting terlihat di satu tempat. Repot sekali jika harus melalui berbagai rangkaian email, obrolan, dan penandaan atau anotasi pada dokumen untuk mengumpulkan semua masukan dan catatan yang diperlukan, dan ini bisa mengakibatkan terlewatnya beberapa poin penting.

Anotasi di Dropbox Paper memungkinkan setiap pengguna yang memiliki akses untuk menambahkan umpan balik mereka langsung ke dokumen yang mereka tinjau. Selain Paper, Anda dapat menganotasi foto, PDF, file Excel, file Photoshop, dan lainnya, tanpa harus memiliki perangkat lunak tambahan.

Saat Anda menandai seorang rekan kerja dengan komentar atau di dalam badan sebuah dokumen Dropbox Paper, mereka akan diberi tahu secara instan, dan pemilik file diberi notifikasi mengenai setiap perubahan, terlepas dari apakah mereka ditandai atau tidak. Ini berarti bahwa alirannya tidak pernah terhenti dan Anda dapat memproses lebih lanjut tanpa gangguan.

Dengan pengeditan real time, masukan penting selalu mudah ditemukan, dikelola, dan diimplementasikan. Anda dapat dengan mudah melihat masukan secara langsung di sebelah bagian spesifik yang terkait, siapa yang memberi masukan, dan setiap diskusi dari setiap anggota tim tentang masukan spesifik itu, tertata secara rapi dalam utas yang dapat dipahami.

Lingkungan kerja dapat lebih tertata, dan pada akhirnya akan meningkatkan kualitas kerja yang Anda hasilkan karena Anda akan lebih dibekali kemampuan untuk mengidentifikasi dan mengatasi segala perubahan yang muncul.

Apa pun proses masukan atau alur kerja bagi Anda dan tim, Anda dapat meningkatkannya dengan pengeditan real time di Dropbox Paper.

Pengeditan real time dengan file Microsoft Office dan Google Docs di Dropbox

Paper bukanlah satu-satunya file yang dapat Anda edit secara real time di Dropbox. Saat Anda mengintegrasikan Dropbox Anda dengan Microsoft Office, Anda akan dapat juga mengedit file Word, Excel, dan PowerPoint secara online melalui kolaborasi. Anda juga dapat berkolaborasi pada Google Docs, Sheets, dan Slides secara langsung dari Dropbox.com.

Anda juga akan dapat melihat secara real time siapa yang bekerja pada file dan berkomunikasi secara langsung dengan mereka lewat komentar. Setiap perubahan yang dibuat akan otomatis disimpan ke Dropbox, dan rekan tim dapat melanjutkan pekerjaan pada file meski Anda telah menutupnya.

Ini akan memungkinkan Anda untuk lebih menyederhanakan semua proses. Misalnya, daripada memiliki lima spreadsheet terpisah tentang berbagai komponen dari sebuah proyek analisis, Anda dapat bekerja pada satu file Excel dengan tab untuk setiap bagian, dengan mengetahui bahwa setiap perubahan akan disimpan di Dropbox saat itu juga.

Selaraskan dengan pengeditan real time

Berikan tim Anda kemampuan penting untuk dapat bekerja serentak dan menentukan alur kerja yang lebih jelas dan terstruktur dengan pengeditan real time.

Memiliki waktu lebih banyak berarti memiliki peluang lebih banyak. Melalui pengeditan real time, Anda akan dapat bekerja lebih banyak, dan memperluas sumber daya lebih jauh.

Pengeditan langsung membuat manajemen proyek menjadi lebih mudah, sehingga manajer proyek dapat memotong proses yang berbelit dan komunikasi yang berantakan. Pengeditan juga dapat menyederhanakan alur kerja dari ruang terpusat di mana setiap anggota tim dapat berkomunikasi dan berkolaborasi bersama secara real time.

Pengeditan real time secara harfiah membawa tim Anda ke halaman yang sama.