Was bedeutet Bearbeitung in Echtzeit?
Wenn Sie die Produktivität und Effizienz Ihres Teams maximieren und im Gegenzug die Qualität der Arbeit verbessern wollen, sind Tools für die Bearbeitung in Echtzeit eine unglaublich effektive Lösung.
Bearbeitung in Echtzeit bedeutet, dass mehrere Teammitglieder gleichzeitig an derselben Datei arbeiten und dass alle Änderungen an dieser Datei sofort für jeden Nutzer ersichtlich sind. Zusammenarbeit in Echtzeit basiert auf cloudbasierten Online-Anwendungen, über die beliebig viele Nutzer gleichzeitig von Computern, Tablets oder Mobilgeräten auf Dateien zugreifen und diese bearbeiten können.
Tools für die Bearbeitung in Echtzeit in Dropbox Paper
Dropbox ermöglicht nicht nur die Bearbeitung in Echtzeit, sondern erweitert diese sogar. Dropbox Paper ist ein robuster, kollaborativer Editor, mit dem Teams die Vorteile des Live-Editing nutzen können – mit Tools, die einen flüssigen, gleichmäßigen Arbeitsablauf möglich machen.
Dropbox Paper geht weit über einen kollaborativen Texteditor hinaus. Ihr Team kann den leeren Arbeitsbereich von Dropbox Paper in eine vollständig funktionale Arbeitsumgebung verwandeln – nicht nur für die Produktion, sondern für jeden Schritt während der gesamten Laufzeit eines Projekts.
Erstellen Sie unterwegs Checklisten und Aufgabenlisten und benachrichtigen Sie Ihre Kollegen sofort über Änderungen. Sie können zu einem einzelnen Dropbox Paper-Dokument vielerlei Inhalte hinzufügen: Texte, Links, Checklisten, sogar SoundCloud-Clips und YouTube-Videos. So bearbeiten Sie ein komplettes Projekt von den frühen Phasen der Strategieplanung bis hin zu den Feedback- und Abschlussphasen an einem einzigen, flexiblen Ort.
Aussagekräftigere Meetings
Dass Kollegen in Echtzeit zusammenarbeiten können, spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld und Ressourcen. Wenn ein Team vor der Echtzeitbearbeitung gleichzeitig an einer Sache arbeiten musste, war dies nur im Rahmen von persönlichen Treffen möglich.
Dazu brauchte man einen Ort, musste alle in demselben Raum versammeln und sich entweder einen Computer teilen oder Dateien hin- und herschicken. Selbst wenn man sich im selben Raum befindet, ist die gemeinsame Arbeit an einem Dokument ohne Live-Editing immer noch ein zäher Prozess.
Wenn man persönlich zusammenarbeitet, ist das natürlich nur mit denjenigen möglich, die sich vor Ort befinden. Die Echtzeitbearbeitung erweitert den Ressourcen-Pool und macht es möglich, weltweit mit jedem zusammenzuarbeiten.
Wo weiterhin persönliche Besprechungen erforderlich sind, kann die Bearbeitung in Echtzeit genutzt werden, um diese optimal zu gestalten. Dropbox Paper bietet anpassbare Vorlagen für Tagesordnungen und Besprechungsprotokolle, die in Verbindung mit dem Live-Editing konzentriertere, produktivere Besprechungen ermöglichen. Jeder Teilnehmer kann vor Ort in Echtzeit Notizen erstellen, ohne auf einen einzelnen Protokollführer angewiesen zu sein. Damit sind alle wichtigen Informationen problemlos für das gesamte Team zugänglich.
Angenommen, Sie und Ihre Teamkollegen befinden sich bei einem Workshop außer Haus, um die neuen Produkte eines Kunden kennenzulernen, für die Sie eine Kampagne durchführen werden. Statt dass jeder Teilnehmer seine eigenen Notizen erstellt, die dann anschließend zusammengeführt werden müssen, können alle an demselben Dokument arbeiten. Das spart Zeit und stellt sicher, dass kein Detail übersehen wird.
Simultanes Multitasking mit Echtzeitbearbeitung
Stellen Sie sich vor, ein Team schreibt einen Artikel für den Blog seiner Website. Vielleicht recherchieren eine oder zwei Personen zu dem Thema und fügen ihre Notizen in eine Dropbox Paper-Datei ein. Der Verfasser des Artikels kann die Recherche verfolgen, sobald die Ergebnisse eingehen, und so einen Vorsprung für die Produktion erhalten.
Wenn nach Start der Produktion Änderungen der Vorgabe oder zusätzliche Notizen anfallen, können die Teammitglieder diese Notizen einfach als Anmerkungen zu demselben Dropbox Paper-Dokument hinzufügen und den Verfasser taggen, damit er sofort benachrichtigt wird.
Ohne die Echtzeitbearbeitung müssten diese Aufgaben nacheinander ausgeführt werden – und nicht gleichzeitig. Dies kostet nicht nur Zeit, sondern bedeutet auch, dass bei jeder Aktualisierung neue Dateiversionen oder lange E-Mail-Unterhaltungen verschickt werden müssen. Das führt zu einer unübersichtlichen und verwirrenden Dateiverwaltung, sobald die Zahl der Dokumente steigt.
Durch die Echtzeitbearbeitung können alle an einem Ort arbeiten. Niemand muss durch endlose, nahezu identische Dateien navigieren, um sicherzustellen, dass er alles hat, was er braucht.
Produktive Überarbeitung mit Live-Editing
Echtzeitbearbeitung macht den Überprüfungs- und Feedback-Prozess effizienter und produktiver denn je.
Führen wir das letzte Beispiel fort: Wenn der Beitrag geschrieben ist, muss er nicht nur von einem Korrekturleser oder Reviewer, sondern auch von Kunden, Partnern, Juristen und anderen relevanten Parteien überprüft werden. Bei der Bearbeitung in Echtzeit müssen Sie nicht warten, bis eine Person ihre Notizen hinzugefügt hat, bevor die nächste Person weitermachen kann. Alle können das Dokument gleichzeitig mit Anmerkungen versehen, und der Verfasser kann das Feedback direkt umsetzen, sobald es eingeht.
Wenn Ihr Überprüfungsprozess zweistufig verläuft, erspart Ihnen die Bearbeitung in Echtzeit den Ärger, dass Sie jede geänderte Version separat speichern und versenden müssen. Sobald die erste Überprüfung abgeschlossen ist, können Sie den nächsten Prüfer schnell mit einem Klick benachrichtigen, damit die Arbeit sofort weiterlaufen kann.
Möglicherweise liegt eine riesige Arbeitsdatei vor, zum Beispiel eine Tabelle mit Tausenden von Produktbeschreibungen. Dann wäre es klug, die Prüfung auf mehrere Redakteure aufzuteilen, die aber nicht jeweils warten sollen, bis sie an der Reihe sind. Bei dem Live-Editing können unterschiedliche Nutzer gleichzeitig an verschiedenen Dateiabschnitten arbeiten, was die Überprüfungsphase erheblich verkürzt.
Effektives Feedback bei gemeinsamer Bearbeitung in Echtzeit
Mit dem Live-Editing können Sie den gesamten Feedbackprozess optimieren.
Wenn von mehr als einer Person Kommentare und Rückmeldungen eingehen, müssen Sie sicherstellen, dass alle wichtigen Notizen problemlos an einem Ort auffindbar sind. Es ist mühsam, wenn man diverse E-Mail-Ketten, Chats und Anmerkungen im Dokument durchsuchen muss, um alle relevanten Rückmeldungen und Notizen einzusammeln. Dabei können leicht wichtige Punkte übersehen werden.
Mit Anmerkungen in Dropbox Paper können alle Nutzer mit Zugriff ihr Feedback direkt in das von ihnen überprüfte Dokument einfügen. Neben Paper können Sie auch Fotos, PDF-Dateien, Excel-Dateien, Photoshop-Dateien und vieles mehr mit Anmerkungen versehen, ohne dass zusätzliche Software benötigt wird.
Wenn Sie einen Kollegen entweder im Kommentar oder im Text eines Dropbox Paper-Dokuments taggen, wird er sofort benachrichtigt. Der Eigentümer der Datei wird über alle Änderungen benachrichtigt, unabhängig davon, ob er getaggt wird oder nicht. Dadurch wird der Arbeitsfluss zu keiner Zeit unterbrochen und Sie können ohne Verzögerungen weiterarbeiten.
Mit der Echtzeitbearbeitung kann wichtiges Feedback jederzeit leicht gefunden, verwaltet und implementiert werden. Sie erkennen Feedback sofort, da es sich direkt neben dem Abschnitt befindet, auf den es sich bezieht. Sie sehen, von wem das Feedback stammt, sowie alle Diskussionen der Teammitglieder über das spezifische Feedback, die übersichtlich in Threads angeordnet sind.
Dies sorgt für eine besser organisierte Arbeitsumgebung, was letztlich die Qualität Ihrer Arbeit verbessert, da Sie auftretende Probleme sofort erkennen und bearbeiten können.
Egal, welcher Feedbackprozess oder Arbeitsablauf für Sie und Ihr Team am besten funktioniert, Sie können ihn durch die Echtzeitbearbeitung in Dropbox Paper optimieren.
Echtzeit-Bearbeitung von Microsoft Office- und Google Docs-Dateien in Dropbox
Sie können in Dropbox nicht nur Paper-Dateien in Echtzeit bearbeiten. Wenn Sie Dropbox in Microsoft Office integrieren, können Sie auch Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien gemeinsam online bearbeiten. Sie können auch direkt auf Dropbox.com gemeinsam an Google Docs, Tabellen und Präsentationen arbeiten.
Sie sehen in Echtzeit, wer an der Datei arbeitet, und können über Kommentare direkt mit den jeweiligen Personen kommunizieren. Alle Änderungen werden automatisch in Dropbox gespeichert und Ihre Teamkollegen können auch dann weiter an der Datei arbeiten, wenn Sie diese schließen.
Damit können Sie Ihre Prozesse besser optimieren. Statt zum Beispiel fünf separate Tabellen für verschiedene Komponenten eines Analyseprojekts weiterzureichen, können alle an einer einzigen Excel-Datei mit Blättern für die einzelnen Abschnitte arbeiten, deren Aktualisierungen sofort in Dropbox gespeichert werden.
Mit Bearbeitung in Echtzeit auf demselben Stand bleiben
Bieten Sie Ihrem Team den großen Vorteil, mit Echtzeit-Bearbeitung simultan zu arbeiten und einen klareren, strukturierteren Arbeitsablauf zu definieren.
Mehr Zeit bedeutet mehr Möglichkeiten. Durch die Bearbeitung in Echtzeit können Sie mehr Arbeit übernehmen und Ihre Ressourcen deutlich weiter ausbauen.
Die Live-Editing erleichtert das Projektmanagement und bietet Projektmanagern die Möglichkeit, unübersichtliche Prozesse und eine chaotische Kommunikation zu vermeiden. Stattdessen können sie ihren Arbeitsablauf an einem zentralen Ort optimieren, an dem alle Teammitglieder in Echtzeit kommunizieren und zusammenarbeiten.
Kurz gesagt: Durch die Bearbeitung in Echtzeit zieht Ihr Team zu jeder Zeit an einem Strang!