Che cos'è l'editing in tempo reale?
Se vuoi massimizzare la produttività e l'efficienza del tuo team, migliorando al contempo la qualità del lavoro svolto, gli strumenti di editing in tempo reale rappresentano una soluzione incredibilmente efficace.
L'editing in tempo reale permette a più membri del team di lavorare contemporaneamente su un singolo file, aggiornando tutte le modifiche apportate per ogni utente, quasi istantaneamente. La collaborazione in tempo reale si basa su applicazioni online basate su cloud che consentono a qualsiasi numero di utenti di accedere ai file e modificarli in modo sincrono da computer, tablet o dispositivi mobili.
Strumenti di modifica in tempo reale su Dropbox Paper
Dropbox non solo consente la modifica in tempo reale, ma la amplifica. Dropbox Paper, un solido editor collaborativo, consente ai team di sfruttare appieno i vantaggi della modifica in tempo reale, con strumenti che facilitano un flusso di lavoro fluido e coerente.
Dropbox Paper è molto più di un semplice editor di testo collaborativo. Il tuo team può trasformare la tela vuota di Dropbox Paper in uno spazio di lavoro completamente funzionale non solo per la produzione, ma per ogni fase di un progetto.
Crea elenchi di controllo ed elenchi attività ovunque ti trovi e invia una notifica immediata ai colleghi ogni volta che vengono apportate modifiche. All'interno di un singolo documento di Dropbox Paper, puoi aggiungere molti tipi di contenuti, dagli elementi dl testo ai link, alle liste di controllo, fino alle clip SoundCloud e ai video di YouTube. Ciò significa che puoi visualizzare un intero progetto, dalle prime fasi di pianificazione della strategia alle fasi di feedback e finalizzazione, il tutto in un unico spazio flessibile.
Organizza riunioni più efficaci
La possibilità dei colleghi di collaborare in tempo reale ti consente di risparmiare non solo tempo, ma anche denaro e risorse. Prima dell'editing in tempo reale, perché un team potesse collaborare in tempo reale, l'unico vero modo per farlo era quello di organizzare un meeting dal vivo.
Ciò significava disporre di uno spazio, riunire tutti nella stessa stanza e condividere un computer o scambiarsi file. Anche in questo modo, lavorare in modo collaborativo allo stesso documento senza l'editing dal vivo era comunque un processo difficile.
Naturalmente, quando si collabora di persona, tutto si limita alle persone presenti, mentre l'editing in tempo reale consente di espandere il pool di risorse e lavorare in modo collaborativo ed efficiente con chiunque nel mondo.
Anche se le riunioni di persona sono ancora necessarie, è possibile utilizzare l'editing in tempo reale per sfruttarle al meglio. Dropbox Paper ha modelli personalizzabili di programmi e verbali di riunione, che, abbinati all'editing in tempo reale, consentono una riunione più mirata e produttiva. Tutti possono prendere appunti in tempo reale nello stesso posto, senza dover dipendere da un singolo incaricato dei verbali, assicurando che tutte le informazioni importanti siano facilmente accessibili a tutto il team.
Supponiamo che tu e gli altri membri del team siate fuori sede per partecipare a un workshop, per conoscere i nuovi prodotti di un cliente di cui curerete la campagna pubblicitaria. Invece di permettere a tutti di prendere appunti e raggrupparli in seguito, potreste lavorare tutti sullo stesso documento, risparmiando tempo e assicurandoti che nessun dettaglio venga perso.
Multi-tasking sincrono con editing in tempo reale
Immagina che un team stia scrivendo un articolo per un blog sul proprio sito web. Una o due persone svolgono ricerche sull'argomento e inseriscono i propri appunti in un file di Dropbox Paper. Contemporaneamente, l'autore dell'articolo può monitorare le ricerche in arrivo e iniziare la produzione.
Se dopo l'inizio della produzione intervengono delle modifiche nella bozza o in altre note, i membri del team possono aggiungerle facilmente come annotazioni sullo stesso documento di Dropbox Paper, taggando l'autore in modo che vengano immediatamente informato.
Senza l'editing in tempo reale, queste mansioni avrebbero dovuto verificarsi consecutivamente, non contemporaneamente. Questo non richiede solo tempo, ma significa anche dover inviare nuove versioni dei file o lunghe catene di e-mail ogni volta che si verifica un aggiornamento, il che potrebbe comportare confusione nella gestione dei file, man mano che i documenti iniziano ad accumularsi.
L'editing in tempo reale consente a tutti di lavorare in un unico spazio, in modo da non doversi districare tra infinite catene di file quasi identici per assicurarti di avere ciò di cui hai bisogno.
Recensioni produttive con il live editing
L'editing in tempo reale rende il processo di revisione e feedback più efficiente e produttivo che mai.
Riprendendo l'ultimo esempio, una volta scritto il pezzo, potrebbe essere necessario eseguirlo non solo da parte di un proofreader o revisore, ma anche da clienti, partner, team legali e altre parti interessate. Con l'editing in tempo reale non è necessario attendere che una persona aggiunga le proprie note prima che un'altra persona possa intervenire. Tutti possono aggiungere contemporaneamente note al documento e i talenti possono implementare direttamente i feedback man mano che viene visualizzato.
Se hai previsto un processo di revisione in due fasi, l'editing in tempo reale evita la necessità di dover salvare e inviare ogni versione modificata separatamente. Al termine della prima recensione, è possibile avvisare rapidamente il recensore successivo con un semplice clic, in modo che il lavoro possa continuare a fluire organicamente.
Supponiamo che tu abbia un file di lavoro enorme, come un foglio di calcolo con migliaia di descrizioni di prodotti. La scelta più saggia sarebbe quella di suddividere la recensione tra più redattori, senza tuttavia che debbano attendere il proprio turno. Il live editing consente a più utenti diversi di lavorare contemporaneamente a diverse sezioni di un testo, in modo da velocizzare notevolmente la fase di revisione.
Feedback efficaci grazie all'editing collaborativo in tempo reale
È possibile semplificare l'intero processo di feedback con il live editing.
Se commenti e feedback provengono da più persone, vorrai assicurarti che sia facile visualizzare tutte le note importanti in un unico posto. Dover scorrere diverse catene di e-mail, chat e annotazioni dei documenti per raccogliere tutti i feedback e gli appunti necessari è una seccatura e può portare a perdere punti salienti.
Le note su Dropbox Paper consentono a qualsiasi utente con accesso di aggiungere un feedback direttamente al documento che sta esaminando. Oltre a Paper, puoi aggiungere note a foto, PDF, file Excel, file Photoshop e altro ancora, senza bisogno di software aggiuntivi.
Quando tagghi un collega in un commento o nel corpo di un documento di Dropbox Paper, il collega riceve una notifica immediata e il proprietario del file riceve una notifica in caso di eventuali modifiche, indipendentemente dal fatto che sia taggato o meno. Ciò significa che il flusso non viene mai interrotto e che è possibile far fluire il lavoro senza ritardi.
Grazie all'editing in tempo reale, è sempre facile trovare, gestire e implementare i feedback più importanti. Puoi visualizzare facilmente il feedback direttamente nella sezione specifica a cui si riferisce, oltre a vedere chi ha fornito il feedback e qualsiasi discussione tra i membri del team su quel feedback specifico, organizzato in modo preciso in thread trasparenti.
L'editing in tempo reale garantisce un ambiente di lavoro più organizzato, che migliorerà in ultima analisi la qualità del lavoro prodotto man mano che sarai più attrezzato per identificare e superare i problemi che insorgono.
Qualsiasi sia il processo di feedback o il flusso di lavoro ideale per te e il tuo team, puoi migliorarlo con l'editing in tempo reale in Dropbox Paper.
Editing in tempo reale con i file di Microsoft Office e Google Docs in Dropbox
Non sono solo i file di Paper a poter essere modificati in tempo reale su Dropbox. Quando integri Dropbox con Microsoft Office, puoi anche modificare file di Word, Excel e PowerPoint online, in modo collaborativo. Puoi anche collaborare su Documenti, Fogli e Presentazioni Google direttamente da Dropbox.com.
Potrai vedere in tempo reale chi sta lavorando a un file e comunicare direttamente con loro tramite i commenti. Tutte le modifiche apportate verranno salvate automaticamente nel tuo Dropbox e i membri del tuo team potranno continuare a lavorare sul file anche se lo chiudi.
In questo modo è possibile semplificare meglio i processi. Ad esempio, anziché disporre di cinque fogli di calcolo separati per vari componenti di un progetto di analisi, puoi lavorare su un singolo file Excel con schede per ogni sezione, sapendo che eventuali modifiche verranno salvate istantaneamente nel tuo Dropbox.
Sincronizza tutti quanti con l'editing in tempo reale
Offri al tuo team il potente vantaggio di poter lavorare in modo sincrono e definire un flusso di lavoro più chiaro e strutturato con modifiche in tempo reale.
Avere più tempo significa avere più opportunità. Grazie all'editing in tempo reale, sarai in grado di lavorare di più ed espandere ulteriormente le tue risorse.
L'editing in tempo reale rende la gestione dei progetti più semplice, consentendo ai project manager di evitare procedure contorte e comunicazioni disordinate. Al contrario, i project manager potranno semplificare il flusso di lavoro da uno spazio centralizzato in cui ogni membro del team può comunicare e collaborare in tempo reale.
In parole povere, l'editing in tempo reale fa sì che il tuo team sia sempre sincronizzato.