Что такое редактирование в реальном времени?
Если вы хотите увеличить продуктивность и эффективность своей команды, тем самым повысив качество выполняемой работы, инструменты редактирования в реальном времени станут невероятно действенным решением.
Редактирование в реальном времени позволяет сразу нескольким участникам команды работать с одним файлом, а любые вносимые изменения почти моментально становятся видны всем пользователям. Совместная работа в реальном времени основана на использовании облачных приложений, позволяющих любому количеству пользователей одновременно получать доступ к файлам и редактировать их с компьютера, планшета или мобильного устройства.
Инструменты редактирования в реальном времени в Dropbox Paper
Dropbox не только поддерживает редактирование в реальном времени, но и расширяет его возможности. Dropbox Paper — надежный текстовый редактор для совместной работы, который предоставляет доступ ко всем преимуществам редактирования в реальном времени и инструментам, обеспечивающим плавность и последовательность рабочего потока.
Dropbox Paper — это не просто текстовый редактор для совместной работы. Ваша команда может превратить чистый лист Dropbox Paper в полностью функциональное рабочее пространство, которое будет служить ей не только на этапе производства, но и на всем пути жизненного цикла проекта.
Создавайте контрольные списки и списки заданий в любой момент, а также мгновенно уведомляйте своих коллег о внесении изменений. В документ Dropbox Paper можно добавлять различные типы содержимого, включая текст, ссылки, контрольные списки или даже клипы SoundCloud и видеоролики YouTube. Это означает, что вы можете вести целый проект от начальной стадии планирования стратегии до его завершения и получения отзывов в едином универсальном пространстве.
Проведение более содержательных совещаний
Возможность сотрудничать с коллегами в режиме реального времени означает, что вы можете сэкономить не только время, но еще финансы и ресурсы. До появления инструментов редактирования в реальном времени единственным способом совместной работы в режиме онлайн была личная встреча.
А это означало, что нужно было найти место, собрать всех участников в одном помещении и либо работать за общим компьютером, либо постоянно обмениваться файлами. Совместная работа над документом без инструментов редактирования в реальном времени все равно приводит к задержкам, даже когда команда находится в одном помещении.
Разумеется, если сотрудничество требует личного присутствия, число участников будет ограничено из-за их географического расположения, но благодаря редактированию в реальном времени вы можете расширить пул ресурсов и вести эффективную совместную работу со специалистами по всему миру.
Когда личная встреча все же необходима, редактирование в реальном времени позволяет извлечь из нее максимальную пользу. В Dropbox Paper есть настраиваемая повестка дня и шаблоны протоколов совещаний, которые в сочетании с редактированием в реальном времени позволяют проводить более целенаправленные и продуктивные встречи. Коллеги могут в реальном времени делать заметки в общем документе, не привлекая для этого протоколиста. Вся важная информация легко доступна каждому участнику команды.
Допустим, вы с коллегами отправились на семинар для изучения новых продуктов клиента, которые будете продвигать. Теперь каждому человеку не требуется делать собственные заметки, а потом объединять их — все могут работать в одном и том же документе, не тратя лишнего времени и не упуская ни одной детали.
Синхронная многозадачность с поддержкой редактирования в реальном времени
Представьте, что участники команды занимаются написанием статьи для блога на своем веб-сайте. Они могут назначить одного или двух человек, которые проведут исследование темы и добавят свои заметки в файл Dropbox Paper. В то же время автор статьи может следить за ходом исследования и заранее подготовиться к стадии производства.
Если после стадии производства в кратких или дополнительных заметках вносятся изменения, участники рабочей группы могут легко добавить эти заметки в виде примечаний в тот же документ Dropbox Paper и отметить автора, чтобы мгновенно уведомить его.
Без редактирования в реальном времени эти задания можно выполнять поочередно, но не одновременно. Такой подход отнимает время, а также предполагает необходимость отправки новых версий файлов или ведения длительных переписок при каждом обновлении. Если документы начнут накапливаться, это может привести к беспорядку и путанице.
Редактирование в реальном времени позволяет всем сотрудникам взаимодействовать в едином пространстве. Вам не нужно иметь дело с многочисленными копиями одних и тех же файлов, чтобы получить то, что вам нужно.
Эффективная проверка с помощью редактирования в реальном времени
Редактирование в реальном времени повышает эффективность процессов проверки и обратной связи.
Продолжим с того, на чем мы остановились в последнем примере: после написания статьи, возможно, вам потребуется передать ее на проверку не только корректору и редактору, но и клиентам, партнерам, юридическому отделу или другим соответствующим сторонам. Благодаря редактированию в реальном времени вам не нужно ждать, пока один человек добавит свои заметки, прежде чем с текстом сможет ознакомиться следующий. Все участники могут оставлять примечания одновременно, а ответственные сотрудники — добавлять отзывы по мере их поступления.
Если вы используете двухэтапную проверку, редактирование в реальном времени избавит вас от необходимости сохранять и отправлять каждую измененную версию отдельно. Как только первая проверка будет закончена, вы можете быстро уведомить следующего рецензента одним нажатием кнопки, чтобы не тормозить рабочий процесс.
Бывают случаи, когда приходится иметь дело с большим рабочим файлом, например электронной таблицей с тысячами описаний продуктов. Тогда будет разумно разделить работу между несколькими редакторами, но при этом никто из них должен ждать своей очереди. Редактирование в реальном времени позволяет пользователям одновременно работать над разными частями статьи, что значительно ускоряет проверку.
Эффективная обратная связь и совместное редактирование в реальном времени
Упростите процесс получения отзывов с помощью редактирования в реальном времени.
Если комментарии и отзывы поступают от нескольких человек, вам необходимо собрать все важные заметки в одном месте. В итоге вы тратите силы на просмотр многочисленных переписок, чатов и документов с правками, собирая все необходимые вам отзывы и заметки. При этом вы рискует упустить важные моменты.
Примечания в Dropbox Paper позволяют любому пользователю с правами доступа добавлять свои отзывы непосредственно в проверяемый документ. Помимо этого, вы можете добавлять примечания к фотографиям, документам PDF, файлам Excel, Photoshop и т. п. без использования дополнительного программного обеспечения.
Когда вы упоминаете коллегу в комментарии или в теле документа Dropbox Paper, он моментально получает уведомление, а владелец файла узнает о любых изменениях, независимо от того, упоминают его или нет. Это означает, что процесс никогда не прерывается, и вы можете работать без задержек.
При редактировании в реальном времени можно быстро находить, обрабатывать и добавлять важные отзывы. Вы можете легко увидеть сам отзыв непосредственно рядом с разделом, к которому он относится, а также имя автора и любые связанные с ним обсуждения участников команды — все это удобно упорядочено в понятных ветках.
Таким образом, вы создаете более организованную рабочую среду, повышая в результате качество выполняемой работы, и тем самым будете лучше подготовлены к выявлению и решению проблем по мере их возникновения.
Какой бы процесс обратной связи или рабочий поток ни применялся в вашей команде, его можно всегда улучшить, используя редактирование в реальном времени в Dropbox Paper.
Редактирование в реальном времени для файлов Microsoft Office и документов Google в Dropbox
Dropbox поддерживает редактирование в реальном времени не только для файлов Paper. Интегрируете свой аккаунт Dropbox с Microsoft Office, чтобы совместно редактировать файлы Word, Excel и PowerPoint в режиме онлайн. Вы также можете совместно работать с документами, таблицами и презентациями Google прямо на сайте Dropbox.com.
Вы можете видеть, кто работает с файлом в реальном времени, и напрямую общаться через комментарии. Любые внесенные изменения будут автоматически сохраняться в аккаунте Dropbox, а ваши коллеги смогут продолжать работу с файлом, даже если вы его закроете.
Оптимизируйте свои процессы. Например, вместо того, чтобы передавать пять отдельных электронных таблиц для различных частей аналитического проекта, все участники могут работать в одном файле Excel с использованием вкладок для каждого раздела, зная, что любые изменения мгновенно сохраняются в аккаунте Dropbox.
Синхронизируйте действия участников команды благодаря редактированию в реальном времени
Обеспечьте для своей команды возможность синхронной работы, а также более четкий и организованный рабочий процесс с помощью редактирования в реальном времени.
Больше свободного времени — больше возможностей. Благодаря редактированию в реальном времени вы можете повысить продуктивность своей работы и значительно расширить свои ресурсы.
Редактирование в реальном времени упрощает управление проектами, помогая руководителям проектов избежать путаницы в работе и хаотичного общения. Теперь они могут оптимизировать рабочий процесс за счет единого пространства для общения и совместной работы в реальном времени.
Проще говоря, редактирование в реальном времени позволяет синхронизировать действия всех участников команды.