Memanfaatkan pengeditan masa nyata

Apakah itu pengeditan masa nyata?

Jika anda mahu memaksimumkan produktiviti dan kecekapan pasukan anda, dan, sebagai balasan, meningkatkan kualiti kerja yang anda hasilkan, alat pengeditan masa nyata ialah penyelesaian yang amat berkesan.

Pengeditan masa nyata bermaksud berbilang ahli pasukan dapat menggunakan satu fail secara serentak, dan sebarang perubahan pada fail tersebut dikemas kini bagi setiap pengguna, hampir dengan segera. Kerjasama masa nyata bergantung pada dalam talian, aplikasi berasaskan awan yang membolehkan sebilangan pengguna mengakses dan mengedit fail secara selaras daripada komputer, tablet atau peranti mudah alih.

Alat pengeditan masa nyata pada Dropbox Paper

Dropbox bukan sekadar mendayakan pengeditan masa nyata, ia menguatkannya. Editor kerjasama yang mantap, Dropbox Paper membolehkan pasukan memanfaatkan pengeditan langsung, dengan alat yang memudahkan aliran kerja yang lancar dan konsisten.

Dropbox Paper bukan sekadar menjadi editor teks kerjasama. Pasukan anda boleh memindahkan kanvas kosong Dropbox Paper menjadi ruang kerja berfungsi sepenuhnya yang bukan sahaja untuk pengeluaran, tetapi untuk setiap langkah dalam jangka hayat projek.

Cipta senarai semak dan senarai tugasan ketika dalam perjalanan dan maklumkan segera kepada rakan sekerja anda apa jua perubahan yang dibuat. Dengan satu dokumen Dropbox Paper, anda boleh menambah banyak jenis kandungan, daripada teks, kepada pautan, senarai semak dan bahkan klip SoundCloud dan video YouTube. Ini bermakna, anda boleh melihat keseluruhan projek daripada peringkat perancangan strategi awal hingga peringkat maklum balas dan penyelesaian semuanya dalam satu ruang tunggal dan fleksibel.

Mengadakan mesyuarat yang lebih bermakna

Keupayaan rakan sekerja untuk bekerjasama dalam masa nyata bermakna anda bukan sahaja boleh menjimatkan masa, bahkan wang dan sumber juga. Sebelum pengeditan masa nyata, jika pasukan perlu bekerjasama, dalam masa nyata, satu-satunya cara untuk berbuat demikian tentulah melalui mesyuarat bersemuka.

Itu bermakna, ia memerlukan ruang, memerlukan setiap orang berada di dalam bilik yang sama, dan sama ada berkongsi komputer atau perlu berulang-alik menghantar fail. Sekalipun anda berada di dalam bilik yang sama, bersama-sama menggunakan dokumen yang sama tanpa pengeditan. langsung tetap menjadi proses yang melengahkan.

Sememangnya, apabila anda bekerjasama secara bersemuka, anda dihadkan kepada mereka yang berada di kawasan setempat, sementara pengeditan masa nyata membenarkan anda mengembangkan himpunan sumber anda dan bekerjasama dengan berkesan dengan sesiapa sahaja di dunia.

Walaupun mesyuarat secara bersemuka masih diperlukan, pengeditan masa nyata boleh digunakan untuk benar-benar memanfaatkannya. Dropbox Paper mempunyai templat agenda dan minit mesyuarat yang boleh disesuaikan dan digandingkan dengan pengeditan langsung, membolehkan anda mengadakan mesyuarat yang lebih fokus dan produktif. Semua orang boleh mencatat nota dalam masa nyata di tempat yang sama, tanpa perlu bergantung pada seorang pencatat minit mesyuarat, memastikan semua maklumat penting boleh diakses dengan mudah oleh seluruh pasukan.

Katakan anda dan rakan sepasukan anda berada di luar bengkel, mempelajari tentang produk baru klien yang anda akan berkempen. Berbanding setiap orang mencatat nota sendiri dan perlu digabungkan selepas fakta, anda sebaliknya boleh menggunakan dokumen yang sama, menjimatkan masa anda dan memastikan tiada butiran yang tertinggal.

Melaraskan berbilang tugas dengan pengeditan masa nyata

Bayangkan sebuah pasukan menghasilkan artikel untuk blog laman web mereka. Mereka mungkin perlu mempunyai seorang atau lebih untuk mengkaji topik dan menambah nota dalam fail Dropbox Paper. Pada masa yang sama, penulis artikel boleh memantau kajian dengan tenang dan memulakan penghasilan.

Jika terdapat perubahan dalam ringkasan atau nota tambahan selepas penghasilan bermula, ahli pasukan boleh menambah nota ini dengan mudah sebagai anotasi dalam dokumen Dropbox Paper yang sama, tag penulis agar mereka segera maklum.

Tanpa pengeditan masa nyata, tugas ini tentu berlaku secara berturutan, bukan secara serentak. Ini bukan sahaja memakan masa, tetapi juga bermakna perlu menghantar versi fail baharu atau rantaian e-mel yang panjang apabila terdapat kemas kini, yang boleh membawa kepada pengurusan fail yang tidak teratur dan mengelirukan apabila dokumen anda mula bertimbun.

Pengeditan masa nyata membolehkan semua orang bekerja dalam satu ruang, agar anda tidak perlu menavigasi fail hampir sama tanpa penghujung untuk memastikan anda mendapat perkara yang anda perlukan.

Ulasan produktif dengan pengeditan langsung

Pengeditan masa nyata menjadikan proses ulasan dan maklum balas lebih cekap dan produktif berbanding sebelumnya.

Teruskan dari contoh terakhir kami; setelah dokumen ditulis, ia mungkin perlu disemak oleh bukan sahaja pembaca pruf atau penyemak, tetapi juga klien, rakan niaga, pasukan undang-undang dan pihak lain yang berkaitan. Melalui pengeditan masa nyata, anda tidak perlu menunggu seseorang menambah nota mereka sebelum orang yang seterusnya boleh menggunakannya. Semua orang boleh menganotasi dokumen pada masa yang sama, dan bakat boleh terus melaksanakan maklum balas apabila ia diberikan.

Jika anda mempunyai proses semakan dua langkah, pengeditan masa nyata menyelamatkan anda daripada kesukaran perlu menyimpan dan menghantar setiap versi yang dipinda dan secara berasingan. Ketika semakan pertama selesai, anda boleh segera memaklumkan penyemak kedua dengan mengklik butang, agar kerja tersebut boleh terus berjalan lancar secara organik.

Contohnya, anda mungkin mempunyai fail kerja yang banyak, mungkin lembaran yang mempunyai beribu-ribu penerangan produk untuk entiti. Anda perlu bijak membahagikan semakan untuk beberapa editor, tetapi anda tidak mahu membuat mereka menunggu giliran mereka. Pengeditan langsung bermaksud anda boleh mempunyai pengguna berbeza menggunakan bahagian dokumen yang berbeza pada masa sama, agar anda boleh mempercepatkan peringkat semakan dengan ketara.

Maklum balas yang berkesan dengan pengeditan kerjasama masa nyata

Anda boleh memperkemas keseluruhan proses maklum balas dengan pengeditan langsung.

Jika komen dan maklum balas datang daripada lebih daripada seorang, anda mahu memastikan bahawa memang mudah untuk melihat semua nota penting di satu tempat. Ia merumitkan apabila anda perlu melalui banyak rantaian e-mel, sembang dan tokokan dokumen untuk mengumpulkan semua maklum balas dan nota yang anda perlukan, dan ia boleh mengakibatkan anda terlepas isi-isi penting.

Anotasi pada Dropbox Paper membolehkan mana-mana pengguna yang mempunyai akses menambah maklum balas mereka secara terus pada dokumen yang mereka sedang semak. Selain Paper, anda boleh menganotasi foto, PDF, fail Excel, fail Photoshop dan banyak lagi, tanpa memerlukan perisian tambahan.

Apabila anda tag rakan sekerja sama ada sebagai komen atau dalam kandungan dokumen Dropbox Paper, mereka akan segerak dimaklumkan, dan pemilik fail dimaklumkan tentang sebarang perubahan sama ada mereka ditag atau tidak. Ini bermakna, aliran kerja sekali-kali tidak akan terganggu dan anda boleh meneruskan proses tanpa berlengah.

Dengan pengeditan masa nyata, maklum balas penting sentiasa mudah dicari, diurus dan dilaksanakan. Anda boleh melihat dengan mudah maklum balas secara terus di samping bahagian khusus yang dikaitkan dengannya, individu yang memberikan maklum balas, dan sebarang perbincangan dalam kalangan ahli pasukan tentang maklum balas khusus, disusun dengan kemas dalam jalur yang boleh dicerna.

Ia mewujudkan persekitaran kerja yang lebih teratur, yang akhirnya akan meningkatkan kualiti kerja yang anda hasilkan apabila anda dilengkapi dengan lebih baik untuk mengenal pasti dan mengatasi sebarang masalah yang timbul, apabila ia timbul.

Apa saja proses maklum balas atau aliran kerja yang sesuai dengan anda dan pasukan anda, anda boleh meningkatkannya dengan pengeditan masa nyata dalam Dropbox Paper.

Pengeditan masa nyata menggunakan fail Microsoft Office dan Google Docs dalam Dropbox

Ia bukan sekadar fail Paper yang anda boleh edit dalam masa nyata dalam Dropbox. Apabila anda menyepadukan Dropbox anda dengan Microsoft Office, anda juga akan dapat mengedit fail Word, Excel dan Powerpoint secara dalam talian, bersama-sama. Anda juga boleh bekerjasama menggunakan Google Docs, Sheets dan Slides secara terus dari Dropbox.com.

Anda akan dapat melihat dalam masa nyata individu yang sedang menggunakan fail dan berkomunikasi secara terus dengan mereka melalui komen. Sebarang perubahan yang dibuat akan disimpan secara automatik dalam Dropbox anda, dan rakan sepasukan anda boleh terus menggunakan fail sekalipun anda telah menutupnya.

Ini membolehkan anda memperkemaskan proses anda dengan lebih baik. Untuk entiti, daripada mempunyai lima lembaran yang berasingan disalurkan untuk mendapatkan pelbagai komponen projek analisis, anda boleh menggunakan satu fail Excel yang mempunyai tab untuk setiap bahagian, mengetahui sebarang perubahan disimpan dengan segera dalam Dropbox anda.

Menggunakan halaman sama dengan pengeditan masa nyata

Memberikan kelebihan yang kuat kepada pasukan anda apabila mampu menggunakan dokumen secara selaras dan mentakrifkan aliran kerja yang lebih jelas dan berstruktur dengan pengeditan masa nyata.

Mempunyai lebih banyak masa bermakna mempunyai lebih banyak peluang. Melalui pengeditan masa nyata, anda akan mampu mengendalikan lebih banyak kerja, dan mengembangkan sumber anda dengan lebih jauh.

Pengeditan langsung menjadikan pengurusan projek lebih mudah, membenarkan pengurus projek memintas proses yang berbelit-belit dan komunikasi yang tidak teratus. Sebaliknya, mereka boleh melancarkan aliran kerja mereka dari ruang tengah di tempat setiap ahli pasukan boleh berkomunikasi dan bekerja dalam masa nyata.

Ringkasnya, pengeditan masa nyata membolehkan pasukan anda berada pada halaman yang sama, secara harfiah.