Dropbox 如何在协作出现问题时提供帮助

同事正在通过 Dropbox Paper 的评论功能协作处理一个项目

从理论上讲,协作似乎很简单 — 您只需要对各种想法持开放态度,并动用团队的力量解决各种问题。但实际上,各种微小复杂的问题给协作带来的麻烦可能远远超出您的想象。

为此,我们构建了一些功能,帮助您扫清协作障碍,确保协作顺畅。

Dropbox 可以通过以下四种方式为您提供帮助。

1.团队经常面临存储空间不足问题

用户右键单击文件,并使用智能同步功能选择仅限在线存储

这个月收获颇丰:您的团队刚刚制作出五个待发布视频,每个视频都被翻译成十几种不同的语言。

问题是,所有这些共享视频现在都保存在团队文件夹中,而这个文件夹已经臃肿不堪,导致数名员工的本地存储空间不足。这类问题最初只是一个不起眼的小麻烦,但随着时间的推移,会变得越来越棘手。

借助智能同步功能,这个问题便迎刃而解,而无需让员工对其硬盘空间进行微观管理。智能同步允许团队将一些文件标记为仅限在线存储,与此同时,他们仍然可以直接从桌面访问所有内容。

当他们打开在线存储的文件时,智能同步会自动将该文件下载到他们的电脑中。让团队能够直接共享他们的工作资料,而不必担心如何为其腾出空间。

详细了解智能同步。

2. 团队对话通常是分散的

用户在 Dropbox Paper 文档中提及同事

您发送了广告活动的详细信息,两天后,十几位同事给出了反馈。问题是,这些反馈分散在三种电子邮箱、两次会议、一个白板和一条短信中。下次,您可以使用 Paper 发送活动计划。无论您的同事何时以及如何回应,Paper 都能将对话集中在一处。您的协作者可以对文本、照片或视频发表评论;查看彼此的反馈;并在跟踪实时更改的文档中发表自己的想法。

作为文档所有者,您可以循环加入新的审阅者,控制谁有权访问文档,并确定您想要获得的反馈级别,比如是仅发表评论还是在文档内编辑。它是一个共享的工作空间,可以让每个人都参与其中并了解最新动态。

立即试用 Paper。

3. 追踪协作者浪费很多时间

用户利用查看者信息功能检查谁查看了文件

您准备收集反馈,但已经过了一个多星期,仍有一半的团队成员还没发表任何意见。他们是不是忘记这回事了?他们是不是错过了您的信息?

Dropbox Business 团队现在可以通过查看者信息来跟踪协作者 — 实时更新查看谁打开了文件,以及他们上次查看文件的时间。您可以查看与谁共享了文件,以及谁正在查看文件。需要提醒某个团队成员?您可以查看谁尚未查看文件,跟进相关同事,而无需打扰整个团队。

Dropbox Business 团队可以立即试用查看者信息的预先体验版。

4. 您无法控制谁可以查看您的工作资料

用户右键单击以共享 Dropbox 文件夹

有时您只想获得一两个团队成员的私密反馈。但上次您通过电子邮件发送早期设计原型时,您的同事最后将其转发给了整个营销团队,由此引发了一个小时的争论,对工作造成了干扰。

利用 Dropbox,您可以只将文件安全地共享给几个亲近的同事。Dropbox 会要求您的协作者先登录,因此只有您信任的人才能访问文件。当您的设计真正成型后,可以创建一个共享链接。任何人都可以查看通过共享链接发送的文件,即使他们没有 Dropbox 帐户也无妨。

您可以在帮助中心了解有关 Dropbox 共享选项的更多信息。

当人们不必耗费大量时间担心协作问题后,他们便能腾出更多时间一起工作。扫清协作障碍后,您更有可能热爱自己的工作方式。

了解 Dropbox 如何帮助您打造流畅的协作体验。

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