Få mest mulig ut av sanntidsredigering

Finn ut mer om sanntidsredigering og hvordan det kan forbedre produktivitet og effektivitet i teamet.

En person som redigerer i sanntid ved å svare på en kommentar i Dropbox Paper

Hva er sanntidsredigering?

Hvis du vil få et mest mulig produktivt og effektivt team, og dermed bedre kvalitet på arbeidet som produseres, er verktøy for sanntidsredigering en utrolig effektiv løsning.

Med sanntidsredigering kan flere teammedlemmer jobbe med en og samme fil samtidig, og alle endringer i den filen blir oppdatert for hver bruker nærmest umiddelbart. Sanntidssamarbeid krever digitale, nettskybaserte programmer som lar et ubegrenset antall brukere få tilgang til og redigere filer synkront fra datamaskiner, nettbrett eller mobile enheter.

Verktøy for sanntidsredigering i Dropbox Paper

Med Dropbox kan du ikke bare aktivere, men også styrke sanntidsredigering. Dropbox Paper er et solid, felles redigeringsprogram som gjør det mulig for team å virkelig utnytte fordelene ved direkteredigering, med verktøy som legger til rette for en smidig og jevn arbeidsflyt.

Dropbox Paper er mye mer enn et felles tekstredigeringsprogram. Teamet kan gjøre det tomme lerretet som Dropbox Paper er om til et fullt fungerende arbeidsområde, ikke bare i produksjonsfasen, men gjennom hele levetiden til prosjektet.

Opprett sjekklister og gjøremålslister på farten, og varsle kollegaene dine med en gang når endringer blir gjort. I ett enkelt Dropbox Paper-dokument kan du legge til mange typer innhold, fra tekst til koblinger og sjekklister, og til og med SoundCloud-klipp og YouTube-videoer. Det betyr at du kan se hele prosjektet, fra de første strategiske planleggingsfasene til tilbakemeldinger og avsluttende faser, i ett fleksibelt arbeidsområde.

Ha møter med mening

Samarbeid mellom kollegaer i sanntid sparer ikke bare tid, men penger og ressurser også. Før sanntidsredigering måtte team som trengte å jobbe sammen i sanntid egentlig møtes fysisk for å få det til.

De trengte et rom, de måtte samle alle i det rommet og enten dele en datamaskin eller sende filer fram og tilbake. Selv i samme rom kunne samarbeid om samme dokument trekke ut i tid fordi det ikke var mulighet for direkteredigering.

Og fysisk samarbeid begrenser seg selvsagt til lokale deltakere, mens sanntidsredigering åpner for flere ressurser og effektivt samarbeid med hvem som helst, uansett hvor de er i verden.

Når fysiske møter er nødvendig, kan sanntidsredigering bidra til å få størst mulig utbytte av dem. Dropbox Paper har maler for agendaer og møtereferater som kan tilpasses for å bidra til et mer fokusert og produktivt møte når de brukes sammen med direkteredigering. Hvem som helst kan ta notater i sanntid på samme sted, uten å være avhengige av at én person gjør det. Da blir all viktig informasjon enkelt tilgjengelig for hele teamet.

La oss si at du og de andre teammedlemmene er på en workshop utenfor kontoret for å lære om de nye produktene til en kunde som dere skal ha en kampanje for. I stedet for at alle tar egne notater og så slår dem sammen etterpå, kan alle jobbe i samme dokument. Da sparer dere tid og kan være sikre på at dere har fått med alle detaljer.

Synkronisert fleroppgavekjøring med sanntidsredigering

Tenk deg at et team skal skrive en artikkel til nettstedsbloggen. En eller to personer kan samle inn stoff om temaet og legge inn notater i en Dropbox Paper-fil. Den som skriver artikkelen kan følge med på stoffinnhentingen fortløpende og komme i gang med artikkelen raskere.

Hvis instruksjonene endres, eller det kommer til flere merknader etter at produksjonen er i gang, kan teammedlemmene enkelt legge til disse merknadene som anmerkninger i samme Dropbox Paper-dokument og omtale skribenten, som da blir varslet med en gang.

Uten sanntidsredigering ville disse oppgavene blitt utført etter hverandre, ikke samtidig. Det er ikke bare tidkrevende, det innebærer også lange e-posttråder og nye filversjoner som sendes fram og tilbake hver gang det kommer oppdateringer. Det kan føre til rotete og forvirrende filhåndtering etter hvert som dokumentene samler seg opp.

Med sanntidsredigering kan alle jobbe i ett område og slippe å håndtere uendelig mange, nesten identiske filer for å ha alt de trenger.

Produktive gjennomganger med direkteredigering

Gjennomgangs- og tilbakemeldingsprosessen blir enda mer effektiv med sanntidsredigering.

Vi fortsetter med samme eksempel. Når artikkelen er ferdigskrevet, kan det være at den må sendes både til korrektur eller gjennomlesing og til kunder, partnere, juridiske team og andre relevante parter. Med sanntidsredigering trenger dere ikke vente på at én person skal legge inn merknader før nestemann kan ta over. Alle kan gjøre anmerkninger i dokumentet samtidig, og tilbakemeldinger kan innlemmes fortløpende.

Hvis dere har en totrinns gjennomgangsprosess, kan dere bruke sanntidsredigering for å slippe å lagre og sende hver versjon med endringer separat. Så fort første gjennomgang er gjort, kan dere varsle nestemann som skal gå gjennom dokumentet med ett klikk, og arbeidet flyter organisk videre.

Kanskje dere har en massiv arbeidsfil eller et regneark med flere tusen produktbeskrivelser. Da ville det være lurt å fordele gjennomgangen på flere personer, uten at alle må vente på tur. Med direkteredigering kan flere brukere jobbe med ulike deler av et dokument samtidig, slik at gjennomgangen går betraktelig raskere.

Effektive tilbakemeldinger med felles sanntidsredigering

Hele tilbakemeldingsprosessen blir mer effektiv med direkteredigering.

Hvis det kommer kommentarer og tilbakemeldinger fra flere enn én person, er det fint å kunne se alle viktige merknader på ett sted. Det er mye jobb å gå gjennom flere e-posttråder, nettprater og dokumentmarkeringer for å samle alle tilbakemeldinger og notater du trenger, og det kan føre til at viktige punkter blir oversett.

Med anmerkninger i Dropbox Paper kan alle brukere som har tilgang legge inn tilbakemeldinger direkte i dokumentet de går gjennom. I tillegg til Paper kan du gjøre anmerkninger i bilder, PDF-er, Excel-filer, Photoshop-filer og mer, uten tilleggsprogramvare.

Når du omtaler en kollega, enten i en kommentar eller i brødteksten i et Dropbox Paper-dokument, blir de varslet med en gang, og eiere av filer blir varslet om alle endringer, enten de blir omtalt eller ikke. Slik får du en uavbrutt flyt og kan sørge for fremdrift uten forsinkelser.

Med sanntidsredigering er det alltid enkelt å finne, håndtere og implementere viktige tilbakemeldinger. Tilbakemeldinger er lett synlige rett ved siden av den delen de gjelder, og det er også lett å se hvem som la dem inn og eventuelle diskusjoner mellom teammedlemmer om akkurat den tilbakemeldingen. Alt er oversiktlig plassert i lettfattelige tråder.

Dette gir et mer organisert arbeidsmiljø, som igjen forbedrer kvaliteten på arbeidet fordi det blir enklere å identifisere og løse problemer som måtte oppstå når de oppstår.

Uansett hvilken tilbakemeldingsprosess eller arbeidsflyt som passer for deg og teamet ditt, kan den bli bedre med sanntidsredigering i Dropbox Paper.

Sanntidsredigering med Microsoft Office- og Google Docs-filer i Dropbox

Det er ikke bare Paper-filer som kan redigeres i sanntid i Dropbox. Når dere integrerer Dropbox og Microsoft Office, kan dere også redigere Word-, Excel- og PowerPoint-filer på nett, i fellesskap. Dere kan også samarbeide om Google-dokumenter, -regneark og -presentasjoner rett fra Dropbox.com.

Det er mulig å se i sanntid hvem som jobber med filen og kommunisere direkte med dem via kommentarer. Alle endringer som blir gjort blir automatisk lagret i Dropbox, og de andre i teamet kan fortsette å jobbe med filen selv om du lukker den.

På den måten blir prosessene mer effektive. Alle kan for eksempel jobbe i én Excel-fil med faner for hver del, i stedet for å sende fem separate regneark rundt for ulike deler av et analyseprosjekt. Alt blir lagret med en gang i Dropbox.

Kom dere på samme side med sanntidsredigering

Det vil være en stor fordel for teamet å kunne jobbe synkront og få en tydeligere og mer strukturert arbeidsflyt med sanntidsredigering.

Mer tid betyr flere muligheter. Med sanntidsredigering kan du ta på deg mer jobb og få mange flere ressurser.

Prosjektstyring blir enklere med direkteredigering, og prosjektledere kan unngå innviklede prosesser og uoversiktlig kommunikasjon. I stedet kan de effektivisere arbeidsflyten fra ett sentralt område, hvor alle teammedlemmer kan kommunisere og samarbeide i sanntid.

For å si det enkelt sørger sanntidsredigering for at teamet er på samme side, bokstavelig talt.

Kom dere på samme side med sanntidsredigering

Kom i gang