실시간 편집 도구 제대로 활용하기

실시간 편집이란 무엇이고, 이 도구가 팀의 생산성과 효율성을 높이는 데 어떤 도움이 되는지 알아보세요.

Dropbox Paper에서 댓글에 답글을 달며 실시간으로 문서를 편집 중인 사람

실시간 편집이란?

실시간 편집 도구는 팀의 생산성과 효율성을 극대화해 업무의 품질을 높이는 데 매우 효과적인 도구입니다.

실시간 편집이란 여러 명의 팀원이 동시에 하나의 파일로 작업하는 것을 의미합니다. 그리고 파일의 모든 변경 사항이 거의 실시간으로 모든 사용자에게 업데이트되죠. 실시간 협업에는 다양한 수의 사용자가 동시에 컴퓨터나 태블릿, 모바일 장치로 파일에 액세스해 편집할 수 있는 클라우드 기반 온라인 애플리케이션이 필요합니다.

Dropbox Paper의 실시간 편집 도구

Dropbox에서는 실시간 편집이 간편합니다. 강력한 공동 편집 프로그램 Dropbox Paper에서 사용할 수 있는 도구로 일관성 있는 유동적인 워크플로를 유지하며 실시간 편집의 이점을 십분 활용할 수 있죠.

Dropbox Paper는 단순한 공동 편집 프로그램에 그치지 않습니다. Dropbox Paper의 빈 문서를 프로젝트 수명 주기의 모든 단계를 아우르는 작업 공간으로 탈바꿈할 수 있죠.

이동 중에도 확인 목록과 할 일 목록을 만들 수 있고, 변경 사항이 생기면 그 즉시 동료들에게 알림이 전송됩니다. 또한, 하나의 Dropbox Paper 문서에 텍스트, 링크, 확인 목록, SoundCloud 클립, YouTube 동영상 등 다양한 유형의 콘텐츠를 삽입할 수 있죠. 초기 전략을 수립하고 피드백을 받아 프로젝트를 마무리하는 것까지, 프로젝트의 모든 단계를 하나의 유연한 공간에서 확인할 수 있습니다.

한 번의 회의도 더 효율적으로

실시간으로 협업을 진행하면 시간뿐만 아니라 비용과 자원까지 절약됩니다. 실시간 편집 도구가 개발되기 전에는 직접 만나는 것만이 실시간으로 팀과 협업할 수 있는 유일한 방법이었습니다.

그러려면 먼저 사람들이 모일 공간이 필요하고, 모두가 한 공간에 있어야 합니다. 그리고 컴퓨터 1대를 함께 사용하든지, 파일을 끊임없이 주고받아야 하죠. 모두가 한 공간에 있는다고 해도 실시간 편집 도구 없이 하나의 문서를 공동으로 편집하는 데는 오랜 시간이 걸립니다.

직접 만나 협업할 때는 모일 수 있는 사람이 인근 지역 사람들로만 한정된다는 점도 빼놓을 수 없습니다. 하지만 실시간 편집 도구를 사용하면 장소와 인력의 구애 없이 전 세계 누구나 효율적으로 협업할 수 있죠.

대면 회의가 필요한 경우에도 실시간 편집 도구로 회의의 효율성을 높일 수 있습니다. Dropbox Paper에서 제공되는 맞춤형 회의록 템플릿으로 문서를 실시간으로 편집하며 회의를 생산적으로 진행할 수 있죠. 따로 회의록을 작성하는 사람이 없어도 모두가 하나의 문서에 메모를 할 수 있어 팀 전체가 중요한 정보에 간편하게 액세스할 수 있습니다.

팀원들과 함께 워크숍에 가서 광고 캠페인을 진행할 클라이언트의 새 제품을 살펴보고 있다고 가정해보죠. 각자가 따로따로 메모해 나중에 하나의 문서로 정리하는 대신 처음부터 하나의 문서에 메모를 하면 시간을 절약할 수 있을뿐더러 세부적인 내용을 빠뜨릴 일도 없습니다.

동시다발적 멀티태스킹

웹사이트 블로그에 게시할 기사를 작성 중이라고 상상해보세요. 1~2명의 사람이 자료를 찾아 Dropbox Paper 문서에 그 내용을 추가하고, 동시에 기사를 작성하는 사람은 실시간으로 추가되는 자료를 참조해 빠르게 기사를 쓸 수 있습니다.

기사 작성을 시작한 후 업무 지침이 변경되거나 추가되었다면 작업을 진행 중인 Dropbox Paper 문서에 주석을 달아 메모를 간편하게 추가하고, 기사 작성자를 태그해 변경 사항을 그 즉시 알릴 수 있습니다.

실시간 편집 도구가 없었더라면 이러한 작업을 동시에 진행하는 것은 불가능했을 겁니다. 그러면 시간도 더 많이 들뿐더러 변경 사항이 생길 때마다 이메일로 장황하게 설명하고 새로운 파일 버전을 전송해야 하죠. 그러면 파일 버전이 점점 늘어나며 파일 관리도 힘들어질 겁니다.

실시간 편집 도구를 사용하면 모두가 하나의 문서로 작업할 수 있습니다. 그러면 어느 부분이 변경되었는지도 모를 비슷한 파일을 왔다 갔다 하는 대신 하나의 파일로 필요한 작업만 하면 되죠.

검토 프로세스의 생산성 향상

실시간 편집 도구를 사용하면 피드백을 주고받고 문서를 검토하는 과정의 효율성과 생산성이 향상됩니다.

앞서 든 예시로 다시 돌아가봅시다. 작성한 기사를 검토하는 것은 검토자나 교정자만 할 일이 아닙니다. 클라이언트, 파트너, 법무팀, 기타 관련 이해 당사자의 검토도 거쳐야 하죠. 실시간 편집 도구를 사용하면 한 명씩 차례대로 검토를 받을 필요가 없습니다. 모두가 동시에 문서에 주석을 달고, 피드백을 받는 즉시 기사에 피드백을 반영할 수 있죠.

2단계 검토 프로세스를 거칠 경우, 실시간 편집을 통하면 수정된 버전을 따로 저장해 전송해야 하는 번거로움을 줄일 수 있습니다. 1단계 검토가 완료되면 버튼 클릭 한 번으로 다음 검토자에게 해당 사실을 알려 검토 프로세스를 유기적으로 진행할 수 있죠.

파일 분량이 많거나 수천 개의 설명이 포함된 스프레드시트는 여러 명의 편집자가 나누어 파일을 검토하는 것이 이상적입니다. 하지만 각자의 차례가 돌아올 때까지 기다리다 보면 많은 시간이 소요되죠. 이럴 때 실시간 편집 도구를 사용하면 여러 명의 편집자가 동시에 서로 다른 섹션을 검토할 수 있어 시간이 훨씬 단축됩니다.

효율적인 피드백 공유

실시간 편집 도구를 사용하면 피드백 프로세스도 훨씬 간소화됩니다.

여러 명이 댓글과 피드백을 제공하는 경우, 중요한 피드백을 한 공간에서 간편하게 확인할 수 있다면 정말 편리하지 않을까요? 피드백을 정리하기 위해 여러 개의 이메일 스레드, 채팅, 문서 마크업을 뒤져야 한다면 작업이 번거로워질 뿐만 아니라 중요한 포인트를 누락할 수도 있죠.

Dropbox Paper의 주석 기능을 사용하면 사용자 누구나 검토 중인 문서에 바로 피드백을 남길 수 있습니다. 또한, 별도의 소프트웨어 없이 사진, PDF, Excel 파일, Photoshop 파일 등에도 주석을 달 수 있죠.

Dropbox Paper 문서의 댓글이나 본문에 동료를 태그로 지정하면 태그된 동료에게 알림이 전송되고, 문서 소유자의 경우 태그 지정 여부와 상관없이 문서가 변경될 때마다 알림이 전송됩니다. 그래서 지연이나 방해 없이 업무를 순조롭게 진행할 수 있죠.

실시간 편집 도구를 사용하면 중요한 피드백을 간편하게 찾고, 관리하고, 적용할 수 있습니다. 피드백과 관련된 섹션에서 피드백을 확인하는 것은 물론 피드백을 남긴 사람, 특정 피드백과 관련해 팀원들이 논의한 사항을 깔끔하게 정리된 스레드를 통해 간편하게 확인할 수 있죠.

문제가 발생하는 즉시 문제를 파악해 해결할 수 있어 업무의 체계성이 향상되고 결과적으로 업무의 품질까지 향상됩니다.

Dropbox Paper에서 문서를 실시간으로 편집하며 팀의 검토 프로세스와 워크플로를 향상하세요.

Dropbox에서 Microsoft Office와 Google 문서 실시간으로 편집하기

Dropbox에서는 Paper 문서 이외에도 다양한 파일을 실시간으로 편집할 수 있습니다. Dropbox와 Microsoft Office를 통합하면 온라인으로 Word, Excel, PowerPoint 문서를 공동 편집할 수 있고, dropbox.com에서 바로 Google 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션을 공동 편집할 수도 있죠.

문서에서 누가 작업 중인지도 실시간으로 확인할 수 있을 뿐더러 댓글을 통해 문서 작업자들과 바로 의견을 주고받을 수도 있습니다. 또한, 문서의 모든 변경 사항이 자동으로 Dropbox에 다시 저장되고, 한 사람이 문서를 닫아도 다른 팀원들은 계속해서 문서 작업을 할 수 있죠.

이렇게 하면 업무 프로세스가 훨씬 간소화됩니다. 예를 들어, 여러 개의 스프레드시트 문서를 돌려가며 분석 프로젝트를 진행하는 대신 섹션별로 탭을 구분한 하나의 Excel 파일로 모두가 함께 작업할 수 있죠. 게다가 문서 내 모든 변경 사항이 그 즉시 Dropbox에 저장되어 항상 안심할 수 있습니다.

모두가 보조를 맞춰 진행하는 프로젝트

실시간 편집은 팀 전체가 동시에 공동 작업을 할 수 있는 역량과 보다 명확하고 구조화된 워크플로를 제공합니다.

시간이 절약된다는 것은 더 많은 기회가 생긴다는 말입니다. 실시간 편집 도구를 사용해 더 많은 작업을 진행하며 기회를 확장해보세요.

실시간 편집은 복잡한 프로세스와 커뮤니케이션 없이 프로젝트를 더 간편하게 관리할 수 있도록 도와줍니다. 프로젝트 매니저는 모든 팀원이 실시간으로 소통하고 협업할 수 있는 하나의 중심 공간을 통해 워크플로를 간소화할 수 있죠.

실시간 편집 도구를 사용하면 팀 전체가 보조를 맞춰 프로젝트를 진행할 수 있습니다.

모두가 보조를 맞춰 진행하는 프로젝트

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