ใช้ประโยชน์สูงสุดจากการแก้ไขแบบเรียลไทม์

การแก้ไขแบบเรียลไทม์คืออะไร

ถ้าคุณต้องการเพิ่มผลิตภาพและประสิทธิภาพของทีม และยังต้องการปรับปรุงคุณภาพของงานที่คุณทำด้วย เครื่องมือแก้ไขแบบเรียลไทม์เป็นโซลูชันที่ได้ประสิทธิผลอย่างไม่น่าเชื่อ

การแก้ไขแบบเรียลไทม์ทำให้สมาชิกในทีมหลายคนทำงานกับไฟล์เดียวพร้อมกันได้ และทำให้การเปลี่ยนแปลงใดก็ตามในไฟล์นั้นมีการอัปเดตสำหรับผู้ใช้ทุกคนแทบจะในทันที การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์อาศัยแอปพลิเคชันออนไลน์บนคลาวด์ที่อนุญาตให้ผู้ใช้จำนวนเท่าใดก็ได้เข้าถึงและแก้ไขไฟล์พร้อมกันจากคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่

เครื่องมือแก้ไขแบบเรียลไทม์บน Dropbox Paper

Dropbox ไม่เพียงช่วยให้มีการแก้ไขแบบเรียลไทม์เท่านั้น แต่ทำได้มากกว่านั้น Dropbox Paper ตัวแก้ไขสำหรับการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้ทีมสามารถใช้ประโยชน์จากการแก้ไขแบบไลฟ์ด้วยเครื่องมือที่ทำให้ขั้นตอนการทำงานลื่นไหลและสม่ำเสมอ

Dropbox Paper ก้าวไปไกลกว่าการเป็นเพียงแค่ตัวแก้ไขข้อความสำหรับการทำงานร่วมกัน ทีมของคุณสามารถเปลี่ยนหน้าเปล่าของ Dropbox Paper ให้เป็นพื้นที่ทำงานที่ใช้งานได้เต็มรูปแบบ ไม่เพียงแค่สำหรับการผลิต แต่สำหรับทุกขั้นตอนตลอดอายุการใช้งานของโครงการ

สร้างรายการตรวจสอบและรายการสิ่งที่ต้องทำในระหว่างการเดินทาง และแจ้งเพื่อนร่วมงานของคุณทันทีเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง ภายในเอกสาร Dropbox Paper เดียว คุณสามารถเพิ่มเนื้อหาได้หลายประเภท ตั้งแต่ข้อความ ลิงก์ ไปจนถึงรายการตรวจสอบ แม้แต่คลิป SoundCloud และวิดีโอ YouTube คุณจึงดูโครงการทั้งหมดได้ตั้งแต่ขั้นตอนการวางแผนกลยุทธ์ระยะแรก ไปจนถึงขั้นตอนการให้ข้อคิดเห็นและขั้นตอนสุดท้าย ภายในพื้นที่ที่มีความยืดหยุ่นเดียวแห่งนี้

จัดการประชุมที่มีความหมายมากขึ้น

ความสามารถของเพื่อนร่วมงานในการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ช่วยให้คุณไม่เพียงแค่ประหยัดเวลา แต่ประหยัดเงินและทรัพยากรด้วย ก่อนการแก้ไขแบบเรียลไทม์ ถ้าทีมจำเป็นต้องทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ วิธีเดียวที่ทำได้จริง คือทำโดยผ่านการประชุมแบบต่อหน้า

การจะทำเช่นนั้นได้ต้องมีพื้นที่โดยให้ทุกคนอยู่ในห้องเดียวกันและมีการใช้คอมพิวเตอร์ร่วมกัน หรือต้องส่งไฟล์กลับไปกลับมา แม้ว่าคุณจะอยู่ในห้องเดียวกัน แต่การทำงานร่วมกันในเอกสารเดียวกันโดยไม่มีการแก้ไขแบบไลฟ์ก็ยังคงเป็นกระบวนการที่ไม่มีความคืบหน้า

แน่นอนว่าเมื่อคุณทำงานร่วมกันต่อหน้า จะเป็นการจำกัดเฉพาะผู้ที่อยู่ในพื้นที่ ในขณะที่การแก้ไขแบบเรียลไทม์ช่วยให้คุณขยายการใช้ทรัพยากรร่วมกันและทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพกับทุกคนในโลก

ในขณะที่การประชุมแบบต่อหน้ายังคงมีความจำเป็นอยู่ เราสามารถใช้การแก้ไขแบบเรียลไทม์เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้ Dropbox Paper มีแม่แบบวาระการประชุมและรายงานการประชุมที่ปรับแต่งได้ ซึ่งเมื่อใช้ร่วมกับการแก้ไขแบบไลฟ์ จะช่วยให้การประชุมตรงประเด็นและได้ประสิทธิผลมากขึ้น ทุกคนสามารถจดบันทึกแบบเรียลไทม์ได้ในที่เดียวกันโดยไม่จำเป็นต้องอาศัยผู้บันทึกการประชุมเพียงคนเดียว ทำให้มั่นใจได้ว่าทั้งทีมสามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย

สมมติว่าคุณและเพื่อนร่วมทีมไปทำงานนอกสถานที่และกำลังเรียนรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ใหม่ของลูกค้าที่คุณกำลังจะออกโฆษณา แทนที่จะให้แต่ละคนจดบันทึกของตนเองแล้วต้องรวมเข้าด้วยกันในภายหลัง คุณสามารถทำงานในเอกสารเดียวกันได้ซึ่งจะเป็นการประหยัดเวลาและไม่พลาดรายละเอียดใดๆ

การทำงานหลายอย่างแบบซิงโครนัสโดยมีการแก้ไขแบบเรียลไทม์

ลองนึกภาพทีมกำลังเขียนบทความสำหรับบล็อกบนเว็บไซต์ของตน ในทีมอาจมีหนึ่งหรือสองคนกำลังค้นคว้าหัวข้อและเพิ่มบันทึกของตนลงในไฟล์ Dropbox Paper ในขณะเดียวกัน ผู้เขียนบทความสามารถตรวจสอบการวิจัยได้ทันทีและเริ่มต้นการเขียนได้

หากมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในบันทึกย่อหรือบันทึกเพิ่มเติมหลังจากเริ่มเขียน สมาชิกในทีมสามารถเพิ่มบันทึกเหล่านี้เป็นหมายเหตุประกอบในเอกสาร Dropbox Paper เดียวกันได้อย่างง่ายดาย โดยติดแท็กเพื่อให้ผู้เขียนได้รับการแจ้งเตือนทันที

ถ้าไม่มีการแก้ไขแบบเรียลไทม์ งานเหล่านี้จะต้องเกิดขึ้นแบบต่อเนื่องกัน ไม่ใช่พร้อมกัน ซึ่งไม่เพียงต้องใช้เวลา แต่ยังทำให้ต้องส่งไฟล์เวอร์ชันใหม่หรือชุดข้อความอีเมลจำนวนมากเมื่อมีการอัปเดต ซึ่งอาจทำให้ต้องจัดการไฟล์ที่ยุ่งเหยิงและสับสนเมื่อเอกสารของคุณเริ่มมากขึ้นกัน

การแก้ไขแบบทันทีจะช่วยให้ทุกคนได้ทำงานภายในพื้นที่เดียว คุณจึงไม่ต้องหาไฟล์ที่ใกล้เคียงกันไปเรื่อยๆ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้สิ่งที่คุณต้องการแล้ว

การตรวจสอบที่ได้ประสิทธิผลพร้อมการแก้ไขสด

การแก้ไขแบบเรียลไทม์ทำให้กระบวนการตรวจสอบและการให้ข้อคิดเห็นมีประสิทธิภาพและได้ประสิทธิผลมากกว่าที่เคย

จากตัวอย่างสุดท้ายของเรา เมื่อเขียนงานแล้ว ไม่เพียงแค่ผู้พิสูจน์อักษรหรือผู้ตรวจสอบที่อาจต้องเรียกดูงาน แต่รวมถึงลูกค้า พันธมิตร ทีมกฎหมาย และผู้เกี่ยวข้องอื่นๆ เมื่อใช้การแก้ไขแบบทันที คุณไม่จำเป็นต้องรอให้คนหนึ่งเพิ่มบันทึกก่อนจึงจะสามารถเข้ามาได้ ทุกคนสามารถใส่หมายเหตุประกอบในเอกสารได้พร้อมกัน และผู้มีความสามารถจะนำข้อคิดเห็นไปใช้งานได้ทันทีเมื่อมีเข้ามา

ถ้าคุณมีกระบวนการตรวจสอบสองขั้นตอน การแก้ไขแบบเรียลไทม์จะช่วยลดความยุ่งยากในการบันทึกและส่งเอกสารแต่ละเวอร์ชันที่ได้รับการแก้ไขแยกกัน เมื่อการตรวจสอบครั้งแรกเสร็จเรียบร้อย คุณสามารถแจ้งผู้ตรวจสอบคนถัดไปได้อย่างรวดเร็วเพียงคลิกปุ่ม เพื่อให้งานดำเนินต่อไปได้อย่างเป็นระบบ

ทั้งนี้ อาจเป็นกรณีที่มีไฟล์งานขนาดใหญ่ซึ่งอาจจะเป็นสเปรดชีตที่มีคำอธิบายผลิตภัณฑ์หลายพันรายการ ตัวอย่างเช่น คุณควรแบ่งงานตรวจให้บรรณาธิการสองสามคน แต่ไม่ต้องการให้เขารอจนถึงขั้นตอนของตนเอง การแก้ไขแบบทันทีจะช่วยให้คุณมีผู้ใช้หลายคนทำงานในส่วนต่างๆ ได้พร้อมกัน คุณจึงสามารถเร่งขั้นตอนการตรวจสอบได้เร็วขึ้นมาก

ข้อเสนอแนะที่ได้ประสิทธิผลพร้อมการแก้ไขร่วมกันแบบเรียลไทม์

คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการให้ข้อคิดเห็นทั้งหมดได้ด้วยการแก้ไขแบบทันที

ถ้าความคิดเห็นและข้อคิดเห็นมาจากคนมากกว่าหนึ่งคน คุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถดูบันทึกสำคัญทั้งหมดได้อย่างง่ายดายในที่เดียว การต้องดำเนินการผ่านชุดอีเมล แชท และทำเครื่องหมายเอกสารจำนวนมากเพื่อรวบรวมข้อคิดเห็นและบันทึกย่อที่คุณต้องการเป็นเรื่องยุ่งยาก และอาจทำให้พลาดประเด็นสำคัญได้

หมายเหตุประกอบบน Dropbox Paper ช่วยให้ผู้ใช้ทุกคนเข้าถึงเพื่อเพิ่มข้อคิดเห็นลงในเอกสารที่กำลังตรวจสอบได้โดยตรง นอกเหนือจาก Paper คุณสามารถ ใส่หมายเหตุประกอบรูปภาพ, ไฟล์ PDF, ไฟล์ Excel, ไฟล์ Photoshop และอื่นๆ อีกมากมาย โดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์เพิ่มเติมใดๆ

เมื่อคุณแท็กเพื่อนร่วมงาน โดยไม่ว่าจะเป็นข้อคิดเห็นหรือในเนื้อหาของเอกสาร Dropbox Paper เพื่อนร่วมงานจะได้รับการแจ้งเตือนทันที และเจ้าของไฟล์จะได้รับแจ้งเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด ไม่ว่าจะถูกแท็กหรือไม่ก็ตาม ซึ่งช่วยให้ขั้นตอนลื่นไหลและสามารถดำเนินงานได้ต่อเนื่องอย่างไม่ล่าช้า

เมื่อใช้การแก้ไขแบบเรียลไทม์ การค้นหา จัดการ และดำเนินการตามข้อคิดเห็นสำคัญจะกลายเป็นเรื่องง่าย คุณสามารถดูได้อย่างง่ายดายว่าข้อคิดเห็นนั้นตรงกับส่วนใดที่เกี่ยวข้อง ใครเป็นผู้ให้ข้อคิดเห็น และดูการพูดคุยระหว่างสมาชิกในทีมเกี่ยวกับข้อคิดเห็นนั้น โดยจัดเรียงอย่างเป็นระเบียบในรูปแบบของชุดข้อความที่เข้าใจง่าย

การดำเนินการดังกล่าวช่วยให้มีสภาพแวดล้อมการทำงานที่เป็นระเบียบมากขึ้น ซึ่งในท้ายที่สุดจะช่วยปรับปรุงคุณภาพของงานที่คุณผลิต เนื่องจากคุณจะมีความพร้อมมากขึ้นในการระบุและเอาชนะปัญหาที่เกิดขึ้นในทันที

ไม่ว่ากระบวนการให้ข้อคิดเห็นหรือขั้นตอนการทำงานใดที่เหมาะกับคุณและทีมของคุณ คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้ด้วยการแก้ไขแบบทันทีใน Dropbox Paper

การแก้ไขแบบเรียลไทม์ด้วยไฟล์ Microsoft Office และ Google Docs ใน Dropbox

ไม่ใช่แค่ไฟล์ Paper เท่านั้นที่คุณสามารถแก้ไขได้แบบเรียลไทม์บน Dropbox เมื่อคุณรวม Dropbox ของคุณเข้ากับ Microsoft Office คุณจะสามารถแก้ไขไฟล์ Word, Excel และ PowerPoint ร่วมกันแบบออนไลน์ได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถทำงานร่วมกันบน Google Docs, Sheets และ Slides ได้โดยตรงจาก Dropbox.com

คุณจะดูได้แบบเรียลไทม์ว่าใครกำลังทำงานกับไฟล์และสื่อสารโดยตรงกับพวกเขาผ่านข้อคิดเห็น การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ทำไว้จะถูกบันทึกลงใน Dropbox ของคุณโดยอัตโนมัติ และเพื่อนร่วมทีมของคุณจะทำงานกับไฟล์ต่อไปได้แม้ว่าคุณจะปิดไฟล์ก็ตาม

การดำเนินการดังกล่าวจะช่วยให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการของคุณได้ดีขึ้น ตัวอย่างเช่น แทนที่จะส่งสเปรดชีตแยกกันห้าชุดสำหรับส่วนประกอบต่างๆ ของโครงการวิเคราะห์ คุณสามารถทำงานกับไฟล์ Excel ไฟล์เดียวพร้อมแท็บสำหรับแต่ละส่วนได้ โดยรู้ว่าจะมีการบันทึกการเปลี่ยนแปลงใดๆ ไว้ทันทีใน Dropbox ของคุณ

มีข้อมูลตรงกันด้วยการแก้ไขแบบเรียลไทม์

สร้างข้อได้เปรียบที่มีประสิทธิภาพให้แก่ทีมของคุณในการทำงานแบบซิงโครนัส และกำหนดขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจนและมีโครงสร้างมากขึ้น ด้วยการแก้ไขแบบเรียลไทม์

การมีเวลามากขึ้นทำให้มีโอกาสมากขึ้น การแก้ไขแบบเรียลไทม์ช่วยให้คุณทำงานได้มากขึ้นและขยายทรัพยากรของคุณได้มากยิงขึ้น

การแก้ไขแบบไลฟ์ทำให้การจัดการโครงการง่ายขึ้น ช่วยให้ผู้จัดการโครงการเลี่ยงกระบวนการที่ซับซ้อนและการสื่อสารที่ยุ่งเหยิงได้ และสามารถปรับปรุงขั้นตอนการทำงานจากพื้นที่ส่วนกลางที่สมาชิกในทีมทุกคนสามารถสื่อสารและทำงานร่วมกันได้แบบเรียลไทม์

พูดง่ายๆ คือการแก้ไขแบบเรียลไทม์ทำให้ทีมของคุณทำงานในหน้าเอกสารเดียวกันและเข้าใจตรงกันอย่างแท้จริง