Vad är realtidsredigering?
Om du vill maximera produktiviteten och effektiviteten för ditt team och till följd av det förbättra kvaliteten på det arbete du framställer är verktyg för realtidsredigering en otroligt effektiv lösning.
Tidigarelägger innebär att flera teammedlemmar kan arbeta på en enskild fil samtidigt och alla ändringar som görs i den filen uppdateras, för alla användare, i det närmaste omedelbart. Samarbete i realtid förlitar sig på online, molnbaserade applikationer som medger ett obegränsat antal användare komma åt och redigera filer synkront från datorer, surfplattor eller mobila enheter.
Verktyg för realtidsredigering i Dropbox Paper
Dropbox möjliggör inte bara redigering i realtid utan förstärker den också. En robust samarbetsredigerare, Dropbox Paper låter teams dra verklig nytta av realtidsredigering med verktyg som underlättar ett flytande och konsekvent arbetsflöde.
Dropbox Paper går långt bortom att bara vara en textredigerare för samarbete. Ditt team kan omvandla den tomma duken i Dropbox Paper till ett fullt fungerande arbetsområde, inte bara för produktion, utan för varje steg i ett projekts livslängd.
Skapa checklistor och att-göra-listor när du är på språng och meddela dina kollegor omedelbart i samband med att ändringarna görs. Inom ett enskilt Dropbox Paper-dokument kan du lägga till många typer av innehåll, från text, till länkar och checklistor och till och med SoundCloud-klipp och YouTube-videor. Det innebär att du kan se ett helt projekt från de tidiga strategiska planeringsstadierna till feedbacken och slutförandestadierna. Allt i ett enda och flexibelt område.
Håll meningsfulla möten
Att kollegor kan samarbeta i realtid innebär att du inte bara kan spara tid utan även pengar och resurser. Om ett team behövde samarbeta i realtid, innan realtidsredigering, var enda sättet att göra det på att hålla personliga möten.
Det innebär en lokal, att alla samlas i samma rum och antingen delar en dator eller att filer skickas fram och tillbaka. Även om du är i samma rum är det en process med många uppehåll när flera ska arbeta med samma dokument utan realtidsredigering.
När du samarbetar i personliga möten är du självklart begränsad till dem som finns lokalt medan realtidsredigerare låter dig utöka din resurspool och ha ett effektivt samarbete, med vem som helst i hela världen.
Även om Dropbox personliga möten fortfarande är nödvändiga kan realtidsredigering användas till att verkligen få ut det mesta från dem. Dropbox Paper har anpassade dagordnings- och mötesanteckningsmallar som, tillsammans med realtidsredigering, medger ett mer fokuserat och produktivt möte. Alla kan ta anteckningar i realtid och på samma plats, utan att vara beroende av någon som för protokoll, något som säkerställer att all viktig information är lättåtkomligt för hela teamet.
Låt oss anta att dina teammedlemmar är ute på en workshop och lär sig om en klients nya produkter inför att ni ska arbeta med kampanjen för dem. Hellre än att låta var och en ta sina egna anteckningar och ni, när ni är klara sammanfattar dem, kan ni istället arbeta på samma dokument. Det sparar tid och säkerställer att all information kommer med.
Synkront arbete med flera uppgifter med realtidsredigering
Föreställ dig ett team som arbetar med en artikel för bloggen på deras webbplats. De kan låta en eller två personer faktasöka ämnet och lägga till anteckningar till en Dropbox Paper-fil. På samma gång kan den som skriver artikeln fortlöpande övervaka faktasökningen och komma igång med produktionen i ett tidigt skede.
Om det finns några ändringar i de kortfattande eller tillagda anteckningarna efter att produktionen har påbörjats så kan användare enkelt lägga till dessa anteckningar som kommentarer i samma Dropbox Paper-dokument och tagga författaren som i och med det genast får en avisering.
Utan realtidsredigering skulle dessa uppgifter behövt göras efter varandra och inte samtidigt. Det tar inte bara tid utan innebär även ett behov av att skicka nya versioner av filer eller långrandiga e-postkedjor så snart det finns en uppdatering och det kan orsaka stökig och förvirrande filhanteringen när dina dokument börjar samlas på hög.
Realtidsredigering låter alla arbeta inom ett enskilt utrymme så att det inte finns något behov av att oändligt navigera bland nästan identiska filer för att vara säker på att du har fått tag på det du behöver.
Produktiva granskningar med realtidsredigering
Realtidsredigering gör granskningen och feedbackprocessen effektivare och mer produktiv än någonsin.
Vi spinner vidare på vårt senaste exempel. När artikeln väl är skriven kan du behöva få den genomgången, inte bara av en korrekturläsare eller granskare utan även av klienter, partners, juridiska teams och andra relevanta parter. Med realtidsredigering behöver du inte vänta på att en person ska lägga till sina anteckningar innan nästa kan hoppa in. Alla kan göra kommentarer i dokumentet samtidigt och talangen kan direkt ge sig på att implementera feedback när den kommer in.
Om du har en granskningsprocess i två steg så besparar realtidsredigering dig besväret med att hålla på att skicka ändrade versionen fram och tillbaka separat. Meddetsamma den första granskningen är klar kan du snabbt avisera nästa granskare med ett knappklick så att arbetet kan fortsätta i sitt organiska flöde.
Det kan handla om att ha en massiv arbetsfil, kanske exempelvis ett kalkylark med tusentals produktbeskrivningar. För granskningen av detta vore det klokt att dela upp det mellan ett antal redaktörer men du tycker inte att det är önskvärt att de ska behöva vänta på sin tur. Realtidsredigering innebär att du samtidigt kan låta olika användare arbeta på olika sektioner i en artikel och på sätt avsevärt snabba upp granskningsstadiet.
Effektiv feedback med samarbetsredigering i realtid
Du kan strömlinjeforma hela feedbackprocessen med realtidsredigering.
Om kommentarerna eller feedbacken kommer från fler än en person behöver du vara noga med att det är lätt att se alla de viktiga anteckningarna på en plats. Det är tradigt att gå igenom otaliga e-postkedjor, chattar och dokumentmärkningar för att samla all feedback och anteckningar som du behöver och det kan hända att viktig information blir förbisedd.
Kommentarer i Dropbox Paper gör det möjligt för alla användare, som kan komma åt, att lägga till sin feedback direkt i dokumentet som de granskar. Med Paper kan du i förlängningen kommentera i PDF-filer, Photoshop-filer med mera utan att det behövs något annat program.
När du taggar en medarbetare, antingen som en kommentar eller i brödtexten i ett Dropbox Paper-dokument, så får de omedelbart en avisering och filens ägare meddelas om alla ändringar oavsett om de taggas eller inte. Det innebär att flödet aldrig avbryts och att du kan hålla bollen i rullning utan förseningar.
Med realtidsredigering blir viktig feedback alltid lätt att hitta, hantera och implementera. Du kan enkelt se vilken feedback som finns direkt intill ett det specifikt avsnitt den står i relation till, vem som gav feedbacken och alla diskussioner mellan teammedlemmar om den specifika feedbacken, prydligt arrangerade i sammanfattande trådar.
Det öppnar upp för en mer organiserad arbetsmiljö som i slutändan förbättrar kvaliteten på det arbete du producerar eftersom du blir bättre rustad att identifiera och lösa alla problem som uppstår, när de uppstår.
Oavsett vilka feedbackprocesser och arbetsflödesarbeten du och ditt team har kan du förbättra dem med realtidsredigering i Dropbox Paper.
Realtidsredigering med Microsoft Office och Google-filer i Dropbox
Det är inte bara Paper-filer som du kan redigera i realtid i Dropbox. När du integrerar Dropbox med Microsoft Office kan du även redigera filer i Word, Excel och PowerPoint, online och tillsammans. Du kan även samarbeta med Googles dokument, kalkylark och presentationer, direkt från Dropbox.com.
Du kommer att i realtid kunna se vem som arbetar med filen och kommunicera direkt med dem genom kommentarer. Alla ändringar som görs sparas automatiskt i din Dropbox och dina teammedlemmar kan fortsätta att arbeta med filen även om du stänger den.
Det låter dig effektivisera dina processer bättre. Att istället för, exempelvis, fem olika kalkylark som skickas runt för diverse komponenter för ett analytiskt projekt, kan ni alla arbeta på en enda Excel-fil med flikar för varje avsnitt och vara medvetna om att alla ändringar genast sparas i er Dropbox.
Hamna på samma sida med realtidsredigering
Ge ditt team den kraftfulla fördelen med att kunna arbeta synkront och definiera ett tydligare mer strukturerat arbetsflöde med realtidsredigeringar.
Att ha mer tid innebär fler möjligheter. Med realtidsredigering kommer du att kunna acceptera mer arbete och expandera dina resurser mycket längre.
Realtidsredigering gör projektledningen enklare och projektledaren kan hoppa över knaggliga processer och stökig kommunikation. Istället kan de effektivisera arbetsflödet från en central plats där alla teammedlemmar i realtid kan kommunicera och samarbeta tillsammans.
Rätt och slätt så ser realtidsredigering till att ditt team bokstavligen hamnar på samma sida.