善用即時編輯功能

瞭解即時編輯功能,以及如何加強工作團隊的生產力與效率。

一個人正在回應 Dropbox Paper 中的註解以進行即時編輯

什麼是即時編輯?

若您想最大化工作團隊的生產力與效率,以及改善您生產工作成果的品質,即時編輯工具是相當有效的解決方案。

即時編輯表示多個工作團隊成員能夠同時編輯同一份檔案,且為每位使用者近乎即時地更新檔案變更。即時協作仰賴線上雲端應用程式,讓不限數量的使用者同步從電腦、平板電腦或行動裝置上存取與編輯檔案。

在 Dropbox Paper 上使用即時編輯工具

Dropbox 不只提供即時編輯功能,也強化其使用體驗。Dropbox Paper 是一款強大的協作編輯工具,讓工作團隊能確實利用可促進流暢、穩定工作流程的工具,享受即時編輯的好處。

Dropbox Paper 不只是單純的協作文字編輯工具。您的工作團隊也可以將 Dropbox Paper 的空白版面轉換成功能充分的工作空間,除了生產過程外,專案生命週期的每個步驟都能使用。

您可隨時建立檢查清單與待辦清單,並在做出變更時立即通知同事。在單一 Dropbox Paper 文件內,您可以新增多種類型的內容,包含文字、連結、檢查清單,甚至 SoundCloud 片段與 YouTube 影片。這表示從早期策略規劃階段,到意見回饋與完工階段,您都能在單一彈性空間內掌握整個專案的動態。

召開更有意義的會議

讓同事能夠即時協作,表示您不只能節省時間,也能節省金錢與資源。在有即時編輯功能之前,如果工作團隊需要即時協作,唯一的方式就是面對面召開會議。

這表示您需要安排空間、讓所有人都進入同一間會議室,然後共享一部電腦或需要來回傳送檔案。就算已經在相同空間,在沒有即時編輯功能下協作編輯同一份檔案仍然相當耗時。

當然,面對面協作也只能與當地同事協作,但即時編輯功能讓您拓寬資源庫,與世界上任何地方的人有效率地展開協作。

儘管面對面會議仍有其必要性,即時編輯功能可讓您充分發揮會議功效。Dropbox Paper 有可自訂的議程與會議備忘錄範本,再加上即時編輯功能,可讓您的會議過程更聚焦且有生產力。任何人都能在同一位置即時記錄筆記,而無需仰賴一個人記錄備忘錄,確保整個工作團隊都能輕鬆存取所有重要資訊。

舉例來說,您與工作團隊成員在外參加一場工作坊,瞭解一項您們將負責推廣的客戶新產品。與其讓每個人自行做筆記,在工作坊結束後再合併,您可以一起編輯同一份文件,好節省時間,並確保不錯過任何細節。

透過即時編輯功能同步處理多項工作

試想團隊正在為網站部落格撰寫一篇文章。他們可能有一兩個人負責研究相關主題,並在 Dropbox Paper 檔案上新增附註。同時,文章的寫手可以即時監控研究成果,並提前開始寫作。

若在開始寫作後,研究簡介與額外附註有所變更,工作團隊成員可以輕鬆以註解方式在 Dropbox Paper 文件上新增附註,並標記寫手,以便他立即獲得通知。

若無即時編輯功能,這些工作項目就無法同步,而必須按部就班進行。這不只花時間,也表示只要有更新時,我們就必須傳送新版本的檔案,或產生冗長的電子郵件串,進而導致您的檔案開始累積,使檔案管理既混亂又讓人困惑。

即時編輯功能讓所有人都能在單一空間中編輯,因此您不必瀏覽無數近乎相同的檔案,以確保已掌握一切所需。

即時編輯功能支援有生產力的審閱過程

即時編輯功能讓審閱與意見回饋流程變得前所未見地有效率與生產力。

接續前一個範例,寫好文章後,您可能需要不只一位校對員或審稿員檢查,還需要客戶、合作夥伴、法務團隊和其他相關單位檢閱文章。透過即時編輯功能,您就不需要等待一個人新增好附註後,才能讓下一個人加入。人人都可以同時為文件加上註解,且寫手可以在收到意見的同時立刻做出修改。

若您有雙步驟審閱流程,即時編輯功能也可以免去分別儲存和傳送各修訂版本的麻煩。第一次審閱完成後,您只要按下按鈕就能快速通知下一位審稿員,讓工作可以機動性地持續推展。

有時候您的工作檔案可能很大,像是包含數千筆產品說明的試算表。聰明的做法是將審閱工作分給數位編輯,但您可不想要讓他們苦苦等待輪到自己編輯檔案。即時編輯功能讓您可以允許不同使用者同時編輯不同區塊,大幅加速審閱階段。

即時協作編輯功能支援有效的意見回饋

即時編輯功能可以讓您簡化整個意見回饋流程。

若註解與意見來自不只一人,您可能想確保可以在單一位置輕鬆看見所有重要附註。若要瀏覽多個電子郵件串、聊天與文件標記才能收集您需要的所有意見與附註,不只相當麻煩,也可能讓您錯失重點。

在 Dropbox Paper 上註解可以讓任何有存取權的使用者直接在審閱文件上新增意見。除了 Paper,您也可以註解相片、PDF、Excel 檔案、Photoshop 檔案等內容,而無需使用其他軟體。

當您留下註解或是在 Dropbox Paper 文件的內文中標記同事時,他們就會立刻收到通知,且無論是否受到標記,檔案的擁有者也會收到通知。這表示工作流程永不中斷,且您可以不斷推動流程,絕不延遲。

有了即時編輯功能,您就可以隨時找到、管理與採納重要意見。您可以在相關的特定區塊旁直接看到意見、意見的作者,以及工作團隊成員間對特定意見的討論,全部都以清楚、容易消化的討論串排列。

這讓您的工作環境更加井然有序,最終可以改善您產出的工作成果品質,也讓您在問題出現時,更能加以辨識與克服。

無論最適合您與工作團隊的意見回饋流程或工作流程是什麼,都可以透過 Dropbox Paper 的即時編輯功能進一步加強。

在 Dropbox 中即時編輯 Microsoft Office 與 Google Docs 檔案

您不只可以在 Dropbox 中即時編輯 Paper 檔案。當你將 Dropbox 與 Microsoft Office 整合後,也可以在線上協作編輯 Word、Excel 與 PowerPoint 檔案。您也可以直接在 Dropbox.com 上協作編輯 Google 文件、試算表與簡報。

您可以即時查看誰編輯了檔案,並直接透過註解與他們溝通。任何變更都會自動儲存至 Dropbox,而您的工作團隊成員在您關閉檔案後仍可以持續編輯。

這讓您可以簡化、提升工作流程。舉例來說,您不需要為分析專案的不同部分建立五個不同的試算表,並四處傳遞檔案,而可以在單一 Excel 檔案中,為不同區塊建立索引標籤,且放心所有變更都會立即儲存至 Dropbox。

即時編輯功能讓所有人掌握一致資訊

即時編輯功能讓您的工作團隊能夠同步工作,並定義出更清楚、更有結構的工作流程,掌握強大優勢。

握有更多時間,就表示您掌握更多機會。透過即時編輯功能,您可以完成更多工作,並進一步善用資源。

即時編輯功能讓專案管理更加輕鬆,也讓專案經理可以略過過度複雜的流程與紊亂的溝通。相反的,他們可以在集中位置簡化工作流程,讓所有團隊成員即時進行溝通與協作。

簡單來說,即時編輯功能讓您的工作團隊可以確實「在同一個頁面上」掌握一致資訊。

即時編輯功能讓所有人掌握一致資訊

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