リアルタイム編集を最大限に有効活用

リアルタイム編集とはいったい何でしょうか。ここでは、リアルタイム編集を活用してチームの生産性と効率性を高める方法をご紹介します。

Dropbox Paper のコメントに返信し、リアルタイムで編集している様子

リアルタイム編集とは

チームの生産性と効率性を最大限に高め、それによって成果物の質を改善したい。そんな風にお考えなら、リアルタイム編集ツールが絶大な効果を発揮します。

リアルタイム編集とは、複数のチーム メンバーで 1 つのファイルを同時に編集し、ファイルに対するすべての編集内容がほぼ瞬時に各メンバーの環境に反映されることを意味します。こうしたリアルタイムの共同作業では、クラウドベースのオンライン アプリケーションを利用することで、多数のユーザーがパソコンやタブレット、モバイル デバイスで同時にファイルにアクセスし、編集できるようにしています。

Dropbox Paper のリアルタイム編集ツール

Dropbox は、単にリアルタイム編集を可能にするだけでなく、より高度な作業を実現します。高機能なコラボレーション エディタである Dropbox Paper では、柔軟で一貫性のあるワークフローを促進する各種ツールを使って、ライブ編集(リアルタイム編集)のメリットを最大限に引き出すことが可能です。

Dropbox Paper は、単なるコラボレーション テキスト エディタにとどまりません。Dropbox Paper の真っ白なキャンバスは機能性に優れたワークスペースであり、制作活動だけでなく、プロジェクト全体のあらゆる作業で大きな効果を発揮します。

外出先でチェックリストや To-do リストを作成すると、共同作業相手にすぐに通知が届きます。Dropbox Paper では、1 つのドキュメントの中で、テキストやリンク、チェックリスト、さらには SoundCloud の楽曲や YouTube の動画など、多様なコンテンツを扱うことできます。つまり、初期の戦略策定から、フィードバックや仕上げに至るプロジェクトのすべての段階を、1 つの柔軟なワークスペースで管理できるのです。

ミーティングをもっと有意義に

リアルタイムで共同作業ができると、時間だけでなく費用と労力も節約できます。リアルタイム編集が登場する以前、チームがリアルタイムで共同作業をしようと思ったら、直接会うのが唯一の現実的な手段でした。

直接会うためには、全員が一堂に会するための場所が必要になります。またパソコンを使う場合は、共用するかファイルをやり取りしなければなりません。全員が同じ場所に集まれたとしても、ライブ編集を使わずに 1 つのドキュメントで共同作業をするというのでは、作業は遅々として進まないでしょう。

もちろん、対面で共同作業ができる相手は近隣の人に限られてしまいます。これに対しリアルタイム編集では、共同作業相手の候補が広がり、世界中の誰とでも効率よく作業できます。

直接会ってミーティングすることが必要な場面でも、リアルタイム編集を使えば、その機会をより実りあるものにすることができます。Dropbox Paper には、アジェンダや議事録を作成するためのテンプレートが用意されており、自由にカスタマイズして使うことができます。このテンプレートとライブ編集を組み合わせれば、ミーティングのテーマを明確にし、生産的に話し合いをすることが可能です。出席者全員が同じ場所にいながらリアルタイムでメモを取れるので、特定の誰かに書記を頼む必要がありません。全員がすべての重要な情報に簡単にアクセスできます。

たとえば、あなたとチーム メンバーが社外でのワークショップに参加し、マーケティングを担当する顧客の新商品について説明を受けているとしましょう。この場合、一人ひとりが個別にメモを取り、後でマージするのではなく、全員が同じドキュメントにメモを取れるので、マージの時間を節約できます。複数人でメモを取るので、大切な情報を書き漏らすリスクも小さくなります。

リアルタイム編集を利用して、複数の作業を同時進行

ウェブサイトのブログに掲載する記事をチームで制作しているとしましょう。1~2 人のリサーチ担当者がブログのテーマに関する調査を行い、そのメモを Dropbox Paper のファイルに書き込みます。記事の執筆担当者は、同時進行でそのメモを見ながら執筆を開始します。

執筆の開始後にメモに変更があった場合や追記があった場合は、同じ Dropbox Paper ドキュメントに簡単に注釈を書き込むことができます。執筆者をタグ付けすれば、変更があったことがすぐに本人に通知されます。

リアルタイム編集ができなければ、このような作業は同時進行ではなく順番に行わなければなりません。これは、単に時間がかかるだけでなく、更新があるたびに、新しいバージョンのファイルを送る、または延々とメールのやり取りをすることになります。その結果、どんどんドキュメントが積み重なっていき、ファイル管理が煩雑になる恐れがあります。

リアルタイム編集では、関係者全員が 1 つの場所で作業できます。このため、今扱っているファイルが本当に最新ファイルなのかを確認するため、ほとんど同じ内容の無数のファイルを 1 つずつ確認していく必要もなくなります。

ライブ編集で効率よくレビュー

リアルタイム編集を取り入れると、レビューやフィードバックのプロセスで効率と生産性をこれまでよりも大幅にアップできます。

引き続き、先ほどの記事執筆の例で説明しましょう。記事の執筆が終わったら、校閲者やレビュー担当者に加え、クライアント、パートナー、法務担当者などの関係者によるチェックが必要になることがあります。このような場合、リアルタイム編集を利用すれば、1 人のチェックが終わるのを待たずに別の人もチェックを進めることができます。関係者全員が同時に注釈を加えることができるので、執筆担当者はフィードバックが入り次第、それを記事に反映させることができます。

2 段階のレビュー プロセスを採用している場合でも、リアルタイム編集を活用すれば、改訂版をその都度保存して送付する手間から解放されます。最初のレビューが終わったその瞬間、ワンクリックで次のレビュー担当者にすぐ通知できるので、作業の流れが中断することもありません。

極端にサイズの大きい作業ファイルを扱うこともあるでしょう。数千もの製品情報が記載されたスプレッドシートなどです。このような場合、数人でレビューを分担するという方法もありますが、1 人ずつ順番に作業していたのでは時間が無駄になってしまいます。ライブ編集では、ファイルの各セクションを複数人で同時にレビューできるので、レビューにかかる時間を劇的に短縮できます。

リアルタイムの共同編集で効果的にフィードバック

ライブ編集を導入すると、フィードバック プロセス全体を効率化できます。

コメントやフィードバックを複数の人から受け取る場合、重要なメモはすべて 1 か所で簡単に確認できると便利です。必要なすべてのフィードバックやメモを把握するために、大量のメール、チャット、ドキュメントの書き込みに目を通さなければならないとしたら大変です。また、重要な指摘を見逃してしまうかもしれません。

Dropbox Paper の注釈機能では、アクセス権のある人なら誰でも、レビュー対象のドキュメントに直接フィードバックを追記できます。Paper ドキュメントだけでなく、写真や PDF、Excel ファイル、Photoshop ファイルなどにも注釈を付けることができます。追加のソフトウェアは一切必要ありません。

コメントまたは Dropbox Paper ドキュメントの本文で共同作業の相手をタグ付けすると、その相手に直ちに通知が送られます。また変更が行われた場合、ファイルの所有者には、タグ付けの有無にかかわらず必ず通知が送られます。このため、作業の流れを停滞させることなく、遅延なしにスムーズにプロジェクトを進めることが可能です。

リアルタイム編集では、重要なフィードバックをいつでも簡単に確認、管理、反映できます。フィードバックの内容を該当箇所のすぐ隣で確認でき、誰がフィードバックを残したかも一目瞭然です。また、特定のフィードバックに関するメンバー間のディスカッションも、わかりやすく整理されたスレッドで参照できます。

このように、ライブ編集によって作業環境が整理されるので、問題が発生したときにはすぐにそれを把握し、解決できるようになります。このことは、最終的に成果物の品質向上につながります。

どのようなフィードバック プロセスやワークフローが適しているかはチームによってさまざまですが、Dropbox Paper のリアルタイム編集機能を利用すれば、それらを一層強化することができます。

Microsoft Office ファイルや Google ドキュメント ファイルを、Dropbox でリアルタイム編集

Dropbox でリアルタイムに編集できるのは、Paper ファイルだけではありません。Dropbox と Microsoft Office を連携させると、Word、Excel、PowerPoint のファイルをオンラインで共同編集できるようになります。また、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドのファイルも、Dropbox.com での共同作業に対応しています。

あなたが今開いているファイルで誰が作業しているかをリアルタイムで把握でき、コメントを通じて直接コミュニケーションを図れます。ファイルに加えたすべての変更は自動で Dropbox に保存され、あなたがファイルを閉じても、共同作業の相手はそのまま同じファイルで作業し続けることができます。

これは、作業プロセスの効率化につながります。たとえば、分析プロジェクトのセクションごとに 5 つの Excel ファイルを用意する代わりに、セクションごとのタブを含む 1 つの Excel ファイルをメンバー全員で編集することができます。各メンバーがファイルに対して加えたすべての変更は、即座に Dropbox に保存されます。

リアルタイム編集で共通理解を促進

リアルタイム編集には、チーム全員で同時に作業し、わかりやすく体系化されたワークフローを確立できるという強力なメリットがあります。

時間の余裕ができると、その分だけ機会が増えます。リアルタイム編集を導入すれば、より多くの作業に取り組めるようになり、より幅広い人材を活用できるようになります。

ライブ編集でプロジェクト管理を効率化すれば、プロジェクト マネージャーは複雑なプロセスや煩雑なコミュニケーションから解放されます。また、一元化された場所でワークフローを効率化して、すべてのチーム メンバーがリアルタイムでコミュニケーションを図りながら共同作業を実施できるようになります。

つまり、リアルタイム編集は、チーム メンバー全員の共通理解を促進するのに最適な方法なのです。

リアルタイム編集で共通理解を促進

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