¿Qué es la edición en tiempo real?
Si quieres maximizar la productividad y la eficiencia de tu equipo y, a su vez, mejorar la calidad del trabajo que produces, las herramientas de edición en tiempo real son una solución increíblemente eficaz.
La edición en tiempo real significa que varios miembros del equipo pueden trabajar en un único archivo de forma simultánea y que los cambios realizados en ese archivo se actualizan para cada usuario casi instantáneamente. La colaboración en tiempo real utiliza aplicaciones en línea basadas en la nube que permiten a cualquier cantidad de usuarios acceder a archivos y editarlos de forma sincronizada desde computadoras, tablets o dispositivos móviles.
Herramientas de edición en tiempo real en Dropbox Paper
Dropbox no solo permite la edición en tiempo real, sino que la amplifica. Un sólido editor colaborativo, Dropbox Paper , permite a los equipos aprovechar realmente los beneficios de la edición en vivo, con herramientas que facilitan un flujo de trabajo fluido y uniforme.
Dropbox Paper va mucho más allá de ser un simple editor de texto colaborativo. Tu equipo puede transformar el lienzo en blanco de Dropbox Paper en un espacio de trabajo totalmente funcional no solo para la producción, sino también para cada paso de la vida útil de un proyecto.
Crea listas de control y listas de tareas sobre la marcha y notifica instantáneamente a tus compañeros de trabajo cuando se realicen cambios. Dentro de un solo documento de Dropbox Paper, puedes agregar muchos tipos de contenido, desde texto hasta vínculos y hasta listas de verificación, incluso clips de SoundCloud y videos de YouTube. Esto significa que se puede ver un proyecto entero desde las primeras etapas de planificación de la estrategia hasta las etapas de comentarios y finalización, todo dentro de un espacio único y flexible.
Ten reuniones más significativas
La capacidad de los compañeros de trabajo para colaborar en tiempo real significa que se puede ahorrar no solo tiempo, sino también dinero y recursos. Antes de la edición en tiempo real, si un equipo debía trabajar en colaboración, en tiempo real, la única forma real de hacerlo era a través de una reunión en persona.
Esto significa que necesitas un espacio, que todos estén en la misma sala y compartir una computadora o tener que enviar archivos una y otra vez. Incluso una vez que estén en la misma sala, trabajar de forma colaborativa en el mismo documento sin editar en tiempo real seguiría siendo un proceso lento.
Desde luego, cuando colaboras en persona, estás limitado a aquellos que son locales, mientras que la edición en tiempo real te permite expandir tu grupo de recursos y trabajar de forma colaborativa y eficiente, con cualquier persona en el mundo.
Donde las reuniones en persona todavía son necesarias, se puede utilizar la edición en tiempo real para aprovecharlas al máximo. Dropbox Paper tiene plantillas personalizables de agenda y actas de reuniones, que, junto con la edición en vivo, permiten una reunión más enfocada y productiva. Todo el mundo puede tomar notas en tiempo real en el mismo lugar, sin necesidad de depender de una sola persona que lo haga, lo que garantiza que todo el equipo pueda acceder fácilmente a la información importante.
Digamos que tus compañeros y tú están fuera en un taller, aprendiendo sobre los nuevos productos de un cliente que estarán en campaña. En lugar de que cada persona tome sus propias notas y luego deba fusionarlas después del hecho, podrían en cambio trabajar todos en el mismo documento, lo que ahorra tiempo y garantiza que no se pierda ningún detalle.
Multitarea sincrónica con edición en tiempo real
Imagina que un equipo está produciendo un artículo para el blog de su sitio web. Podrían tener una o dos personas investigando el tema y agregando sus notas a un archivo de Dropbox Paper. Al mismo tiempo, el escritor del artículo puede monitorear la investigación a medida que llega y obtener una ventaja en la producción.
Si hay algún cambio en las notas breves o adicionales después de que haya comenzado la producción, los miembros del equipo pueden agregar fácilmente estas notas como anotaciones en el mismo documento de Dropbox Paper, etiquetando al escritor para que se lo notifique al instante.
Sin la edición en tiempo real, estas tareas tendrían que haber ocurrido de manera consecutiva no simultánea. Esto no solo lleva tiempo, sino que también significa tener que enviar nuevas versiones de los archivos o largas cadenas de correo electrónico cada vez que haya una actualización, lo que podría llevar a una administración de archivos desordenada y confusa a medida que los documentos se empiecen a apilar.
La edición en tiempo real permite que todos trabajen dentro de un solo espacio, de modo que no tendrás que navegar por archivos casi idénticos interminables para asegurarte de que tienes lo que necesitas.
Revisiones productivas con edición en vivo
La edición en tiempo real hace que el proceso de revisión y comentarios sea más eficiente y productivo que nunca.
Continuando con nuestro último ejemplo; una vez que se haya escrito el documento, es posible que deba enviarse no solo a un corrector o revisor, sino también a clientes, socios, equipos legales y otras partes pertinentes. A través de la edición en tiempo real, no es necesario esperar a que una persona agregue sus notas antes de que pueda entrar la siguiente. Todos pueden agregar notas en el documento al mismo tiempo, y el talento puede implementar comentarios directamente a medida que se avanza.
Si tienes un proceso de revisión de dos pasos, la edición en tiempo real te ahorra la molestia de tener que guardar y enviar cada versión modificada por separado. En el momento en que se complete la primera revisión, puedes notificar rápidamente al siguiente revisor con solo presionar un botón, para que el trabajo pueda continuar fluyendo de forma orgánica.
Podría ser un caso de tener un archivo de trabajo masivo, tal vez una hoja de cálculo con miles de descripciones de productos, por ejemplo. Sería aconsejable que dividieras la revisión en algunos editores, pero no quieres mantenerlos a la espera de su turno. La edición en vivo significa que puedes tener diferentes usuarios trabajando en diferentes secciones de un documento al mismo tiempo, por lo que puedes acelerar la etapa de revisión de manera significativa.
Comentarios eficaces con edición colaborativa en tiempo real
Puedes optimizar todo el proceso de comentarios con la edición en vivo.
Si los comentarios y las observaciones provienen de más de una persona, es conveniente asegurarse de que sea fácil ver todas las notas importantes en un solo lugar. Es una molestia tener que pasar por numerosas cadenas de correo electrónico, chats y anotaciones de documentos para reunir todos los comentarios y notas que necesitas, y esto puede llevar a que se pierdan puntos importantes.
Las notas en Dropbox Paper permiten a los usuarios con acceso agregar sus comentarios directamente al documento que están revisando. Más allá de Paper, puedes anotar fotos, PDF, archivos de Excel, archivos de Photoshop y más, sin necesidad de ningún software adicional.
Cuando se etiqueta a un compañero de trabajo, ya sea como un comentario o en el cuerpo de un documento de Dropbox Paper, se le notifica instantáneamente, y se notifica al propietario del archivo de cualquier cambio, ya sea que esté etiquetado o no. Esto significa que el flujo nunca se interrumpe y puedes mantener todo en curso sin retrasos.
Con la edición en tiempo real, los comentarios importantes son siempre fáciles de encontrar, administrar e implementar. Puedes ver de forma fácil cuáles son los comentarios directamente junto con la sección específica con la que se relacionan, quién proporcionó los comentarios y cualquier debate entre los miembros del equipo sobre esos comentarios específicos, ordenado en conversaciones digeribles.
Permite un entorno de trabajo más organizado, que en última instancia mejorará la calidad del trabajo que se produce, ya que estarás mejor equipado para identificar y superar los problemas que surjan, a medida que se presenten.
Cualquier proceso de comentarios o flujo de trabajo que funcione para tu equipo y para ti puedes mejorarlo con la edición en tiempo real en Dropbox Paper.
Edición en tiempo real con archivos de Microsoft Office y documentos de Google en Dropbox
No son solo los archivos de Paper los que puedes editar en tiempo real en Dropbox. Cuando integres tu Dropbox con Microsoft Office, también podrás editar archivos de Word, Excel y PowerPoint en línea de forma colaborativa. También puedes colaborar en documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google, directamente desde Dropbox.com.
Podrás ver en tiempo real quién está trabajando en el archivo y comunicarte directamente con esa persona a través de los comentarios. Cualquier cambio realizado se guardará automáticamente en tu Dropbox, y tus compañeros de equipo podrán seguir trabajando en el archivo aunque lo cierres.
Esto te permite agilizar mejor tus procesos. Por ejemplo, en lugar de tener cinco hojas de cálculo separadas que se pasan por varios componentes de un proyecto de análisis, se puede trabajar en un solo archivo de Excel con pestañas para cada sección, sabiendo que cualquier cambio se guarda instantáneamente en Dropbox.
Ponte en sintonía con la edición en tiempo real
Dale a tu equipo la poderosa ventaja de poder trabajar de forma sincronizada y definir un flujo de trabajo más claro y estructurado con la edición en tiempo real.
Tener más tiempo significa tener más oportunidades. A través de la edición en tiempo real, podrás realizar más trabajo y ampliar tus recursos mucho más.
La edición en vivo facilita la gestión de proyectos y permite a los directores de proyectos evitar los procesos enrevesados y la comunicación desordenada. En cambio, pueden agilizar su flujo de trabajo desde un espacio central en el que cada miembro del equipo puede comunicarse y colaborar juntos en tiempo real.
En pocas palabras, la edición en tiempo real pone a tu equipo en la misma página, literalmente.