Få mest muligt ud af redigering i realtid

Hvad er redigering i realtid?

Hvis du vil maksimere dit teams produktivitet og effektivitet og derved forbedre kvaliteten af det arbejde, I producerer, er redigeringsværktøjer i realtid en utrolig effektiv løsning.

Redigering i realtid betyder, at flere teammedlemmer kan arbejde på en enkelt fil samtidigt, og at eventuelle ændringer af denne fil opdateres for hver bruger næsten øjeblikkeligt. Realtidssamarbejde er afhængigt af online, skybaserede applikationer, der tillader et hvilket som helst antal brugere at få adgang til og redigere filer synkront fra computere, tablets eller mobile enheder.

Redigeringsværktøjer i realtid på Dropbox Paper

Dropbox muliggør ikke bare redigering i realtid, det forstærker det. Dropbox Paper er et stærk redigeringsværktøj til samarbejde, som giver teams mulighed for virkelig at udnytte fordelene ved live redigering med værktøjer, der muliggør en enkel og ensartet arbejdsgang.

Dropbox Paper er langt mere end et tekstredigeringsprogram. Dit team kan omdanne det tomme lærred som er Dropbox Paper til et fuldt funktionelt arbejdsområde, ikke kun til produktion, men til hvert trin i et projekts levetid.

Opret tjeklister og huskelister, når du er på rejse, og giv straks besked til dine kolleger, når der foretages ændringer. I et enkelt Dropbox Paper-dokument kan du tilføje mange slags indhold, fra tekst til links til tjeklister, endda SoundCloud-klip og YouTube-videoer. Det betyder, at du kan se et helt projekt fra de tidlige strategiplanlægningsfaser til feedback- og afslutningsfasen i et enkelt, fleksibelt rum.

Få mere meningsfulde møder

Medarbejdernes evne til at samarbejde i realtid betyder, at du ikke bare kan spare tid, men også penge og ressourcer. Før redigering i realtid ville det eneste rigtige have været et personligt møde, hvis et team havde brug for at arbejde sammen i realtid.

Det betyder, at du skal have et ledigt lokale, alle skal være tilstede og enten dele en computer eller sende filer frem og tilbage. Selv når I er i samme lokale, er det stadig en langsommelig proces at arbejde sammen på det samme dokument uden live redigering.

Når I arbejder sammen med personlig tilstedeværelse, er det naturligvis begrænset til dem, der er lokale, mens redigering i realtid giver dig mulighed for at udvide din ressourcepulje og arbejde sammen og effektivt med alle i verden.

Selvom personlige møder stadig er nødvendige, kan redigering i realtid bruges til virkelig at få mest muligt ud af dem. Dropbox Paper har skabeloner, der kan tilpasses, og skabeloner til mødereferater, der sammen med live redigering giver mulighed for et mere fokuseret og produktivt møde. Alle kan tage noter i realtid på samme sted uden at være afhængige af en referent, hvilket sikrer, at alle de vigtige oplysninger er nemt tilgængelige for hele teamet.

Lad os sige, at du og dine teamkammerater er på et værksted, hvor I hører om og ser kundens nye produkter, som I skal føre kampagne for. I stedet for at hver enkelt person tager sine egne noter og de derefter skal flettes sammen bagefter, kan I i stedet alle arbejde på det samme dokument, hvilket sparer jer tid og sikrer, at ingen detaljer udelades.

Synkron multitasking med redigering i realtid

Forestil dig, at et team producerer en artikel til deres websteds blog. En eller to personer undersøger emnet og tilføjer deres noter til en Dropbox Paper-fil. Samtidig kan artiklens forfatter læse noterne, når de kommer og få et forspring i tekstproduktionen.

Hvis der kommer ændringer i instruktionen eller yderligere noter, efter produktionen er begyndt, kan teammedlemmer nemt tilføje disse noter som kommentarer i det samme Dropbox Paper-dokument og tagge forfatteren, så denne får øjeblikkelig besked.

Uden redigering i realtid ville disse opgaver have været nødt til at blive udført fortløbende, ikke samtidigt. Dette tager ikke bare tid, men det betyder også, at du skal sende nye versioner af filer eller lange e-mail-kæder, når der er en opdatering, hvilket kan føre til rodet og forvirrende filhåndtering, når dine dokumenter begynder at vokse i antal og størrelse.

Med redigering i realtid kan alle arbejde på det samme dokument, så du ikke behøver at navigere i endeløse næsten identiske filer for at sikre, at du har det, du har brug for.

Produktiv tekstgennemgang med live redigering

Redigering i realtid gør gennemgangs- og feedback-processen mere effektiv og produktiv end nogensinde.

Ligesom vores sidste eksempel skal teksten, når den er skrevet, muligvis gennemgås ikke kun af en korrekturlæser, men også kunder, partnere, juridiske teams og andre relevante parter. Med realtidsredigering behøver du ikke vente på, at en person tilføjer sine noter, før den næste kan hoppe ind. Alle kan kommentere dokumentet på samme tid, og tekstforfattere kan gå direkte i gang med implementering af feedback, når det gives.

Hvis du har en gennemgangsproces på to trin, sparer redigering i realtid besværet med at skulle gemme og sende hver ændret version separat. I det øjeblik den første gennemgang er færdig, kan du hurtigt underrette den næste anmelder med et klik på en knap, så arbejdet kan fortsætte uden afbrydelse.

Det kan f.eks. være en kæmpestor arbejdsfil, måske et regneark med tusindvis af produktbeskrivelser. Det ville være klogt at dele gennemgangen mellem et par redaktører, men du behøver ikke at lade dem vente til det er deres tur. Live redigering betyder, at du kan have forskellige brugere, der arbejder på forskellige sektioner af en tekst på samme tid, så du kan fremskynde gennemgangstrinnet betydeligt.

Effektiv feedback med redigering i realtid

Du kan strømline hele feedbackprocessen med live redigering.

Hvis der er kommentarer og feedback fra mere end én person, skal du sikre dig, at det er nemt at se alle de vigtige noter på ét sted. Det er besværligt at skulle gennemgå mange e-mail-kæder, chats og dokumentmarkeringer for at samle al den feedback og noter, du har brug for, og det kan føre til, at vigtige punkter overses.

Kommentarer i Dropbox Paper giver alle brugere med adgang mulighed for at føje deres feedback direkte til det dokument, de gennemgår. Ud over Paper kan du kommentere fotos, PDF-filer, Excel-filer, Photoshop-filer og mere uden at skulle bruge yderligere software.

Når du tagger en kollega enten som en kommentar eller i brødteksten i et Dropbox Paper-dokument, får denne øjeblikkeligt besked, og ejeren af filen får besked om eventuelle ændringer, uanset om de er tagget eller ej. Det betyder, at arbejdsgangen aldrig afbrydes, og du kan holde arbejdet i gang uden forsinkelser.

Med redigering i realtid er vigtig feedback altid nemt at finde, administrere og implementere. Du kan nemt se, hvad feedbacken er, direkte ved siden af det specifikke afsnit, det vedrører, hvem der gav feedbacken, og eventuelle diskussioner blandt teammedlemmer om den specifikke feedback, ordentligt arrangeret i let fordøjelige tråde.

Det giver mulighed for et mere organiseret arbejdsmiljø, som i sidste ende vil forbedre kvaliteten af det arbejde, du producerer, da du bliver bedre rustet til at identificere og overvinde eventuelle problemer, der opstår, når de opstår.

Uanset hvilken feedbackproces eller arbejdsgang der fungerer for dig og dit team, kan du forbedre den med redigering i realtid i Dropbox Paper.

Redigering i realtid med Microsoft Office -og Google Docs-filer i Dropbox

Det er ikke kun Paper-filer, du kan redigere i realtid på Dropbox. Når du integrerer din Dropbox med Microsoft Office, kan du også redigere Word-, Excel- og PowerPoint-filer online, i samarbejde. Du kan også samarbejde om Google Docs, Sheets og Slides direkte fra Dropbox.com.

Du kan se i realtid, hvem der arbejder på filen og kommunikere direkte med dem gennem kommentarer. Eventuelle ændringer gemmes automatisk i din Dropbox, og dine teamkammerater kan fortsætte med at arbejde på filen, selvom du lukker den.

Herved kan du bedre effektivisere dine processer. Eksempel: I stedet for at fem separate regneark sendes rundt til forskellige komponenter i et analyseprojekt, kan I alle arbejde på en enkelt Excelfil med faner for hver sektion, trygt i den viden, at eventuelle ændringer øjeblikkeligt gemmes i din Dropbox.

Bliv koordineret med redigering i realtid

Giv dit team en stærk fordel ved at kunne arbejde synkront og definere en klarere, mere struktureret arbejdsgang med redigering i realtid.

At have mere tid betyder at have flere muligheder. Gennem redigering i realtid kan du påtage dig mere arbejde og udvide dine ressourcer meget mere.

Live redigering gør projektledelse nemmere, så projektledere kan omgå komplicerede processer og rodet kommunikation. I stedet kan de effektivisere deres arbejdsgang fra et centralt sted, hvor hvert teammedlem kan kommunikere og samarbejde i realtid.

Kort sagt får redigering i realtid bogstaveligt talt dit team på den samme side.