Em teoria, a colaboração parece simples o suficiente, você só precisa estar aberto a ideias e resolver problemas em equipe. Infelizmente, pequenas complicações podem tornar a colaboração muito mais complicada do que você imagina.
É por isso que criamos recursos para ajudar você a evitar obstáculos à colaboração e voltar a trabalhar em equipe.
Aqui estão quatro maneiras pelas quais o Dropbox pode ajudar.
1. Sua equipe continua ficando sem espaço
Foi um mês produtivo: sua equipe acabou de criar cinco vídeos de lançamento, cada um traduzido em uma dezena de idiomas diferentes.
Infelizmente, todos esses vídeos compartilhados agora ficam em uma pasta de equipe pesada, fazendo com que vários funcionários fiquem sem espaço de armazenamento local. É o tipo de problema que começa como um pequeno incômodo e só piora com o tempo.
Em vez de seus funcionários microgerenciarem o espaço no disco rígido, o Dropbox pode fazer isso por eles. O aplicativo para desktop do Dropbox permite que sua equipe acesse arquivos direto do desktop sem ocupar todo o espaço em seu disco rígido.
Ao armazenar arquivos e pastas como somente on-line, o conteúdo agora é armazenado na nuvem. Os arquivos continuarão a aparecer no desktop, e os membros da equipe poderão acessá-los sempre que tiverem uma conexão com a Internet. Deixe sua equipe ir direto para o compartilhamento do trabalho, em vez de se preocupar em como arrumar espaço para isso.
2. As conversas da equipe estão dispersas
Você enviou detalhes para sua campanha publicitária e, dois dias depois, uma dezena de colegas respondeu com feedback. Infelizmente, os comentários ficaram espalhados por três e-mails, duas reuniões, um quadro branco e uma mensagem de texto. Na próxima vez, você pode enviar seus planos de campanha usando o Paper. O Paper mantém a conversa em um só lugar, independentemente de quando e como seus colegas respondam. Seus colaboradores podem comentar em textos, fotos ou vídeos; ver o feedback uns dos outros e contribuir com suas próprias ideias em um documento que acompanha as alterações em tempo real.
Você e seus colegas de equipe podem facilmente fazer e integrar uma gravação de tela para que todos possam comunicar claramente sua mensagem.
Como proprietário do documento, você pode inserir novos revisores, controlar quem tem acesso e decidir o nível de feedback que deseja, se apenas comentários ou edição no documento. É um espaço de trabalho compartilhado que mantém todos envolvidos e informados.
3. Rastrear colaboradores leva muito tempo
Você está pronto para o feedback, mas já faz mais de uma semana, e metade de seus colegas de equipe não disse nada. Eles se esqueceram de você? Eles perderam sua mensagem?
As equipes do Dropbox Business agora podem acompanhar os colaboradores com informações de visualizador, um olhar de atualização dinâmico sobre quem abriu um arquivo e quando o visualizou pela última vez. Você pode ver com quem um arquivo foi compartilhado e verificar quem o está visualizando agora. Precisa cobrar algo de alguém? Você pode ver quem ainda não visualizou o arquivo e acompanhar os colegas de trabalho certos, tudo sem interromper o grupo em geral.
4. Você não pode controlar quem vê seu trabalho
Às vezes, você quer um feedback privado de apenas uma ou duas pessoas. Mas a última vez que você enviou um modelo inicial de design por e-mail, seu colega acabou encaminhando-o para toda a equipe de marketing, o que gerou uma hora de um debate incômodo.
Com o Dropbox, você pode compartilhar um arquivo com segurança com apenas alguns colegas próximos. O Dropbox exigirá que seus colaboradores façam login primeiro, portanto, somente as pessoas em quem você confia poderão acessar o arquivo. Quando seu design estiver realmente pronto, você poderá criar um link compartilhado. Qualquer pessoa pode visualizar arquivos enviados com um link compartilhado, mesmo que não tenha uma conta do Dropbox.
Você pode saber mais sobre as opções de compartilhamento do Dropbox na Central de ajuda.
Quando as pessoas passam menos tempo se preocupando com a forma como colaboram, passam mais tempo trabalhando juntas. Além disso, quando você consegue remover os problemas da colaboração, é muito mais provável que você adore a maneira como trabalha.
