En théorie, collaborer au travail n’a rien de bien sorcier. Il suffit d’être ouvert aux nouvelles idées et de savoir résoudre les problèmes en équipe. Malheureusement, de petites complications peuvent rendre la collaboration plus laborieuse qu’on ne l’imagine.
C’est pourquoi nous avons créé une série de fonctionnalités pour vous aider à surmonter les obstacles et à mieux travailler en équipe.
Voici quatre situations où Dropbox peut vous aider.
1. Votre équipe est souvent à court d’espace
Le mois a été très productif : votre équipe a créé cinq vidéos de lancement, toutes traduites en une dizaine de langues différentes.
Malheureusement, ces vidéos partagées se trouvent dans un dossier d’équipe particulièrement volumineux et plusieurs collaborateurs se retrouvent à court d’espace de stockage local. C’est un souci mineur, mais il ne fera que s’aggraver au fil du temps.
Ne demandez plus à vos collaborateurs de passer leur vie à gérer l’espace disponible sur leur disque dur : laissez Dropbox s’en charger. L’application de bureau Dropbox permet aux membres de votre équipe d’accéder aux fichiers à partir de leur ordinateur sans encombrer leur disque dur.
En stockant les fichiers et les dossiers en ligne, les contenus sont désormais conservés dans le nuage. Les fichiers restent visibles à partir d’un ordinateur, et les membres de l’équipe peuvent y accéder pour peu qu’ils disposent d’une connexion Internet. Vous donnez ainsi les moyens à votre équipe de partager directement ces fichiers, sans se soucier de l’espace local disponible.
2. Vos conversations d’équipe sont dispersées
Vous avez transmis les éléments d’une campagne marketing à vos collègues et, en l’espace de deux jours, une dizaine d’entre eux vous ont fait parvenir leurs commentaires. Malheureusement, ces commentaires sont dispersés dans trois courriels, deux rapports de réunion, un tableau blanc et un SMS. La prochaine fois, envoyez plutôt vos éléments avec Paper. Paper centralise les conversations, quels que soient le moment et la manière dont vos collaborateurs répondent. Ces derniers peuvent en effet ajouter des commentaires portant sur du texte, des photos ou des vidéos, réagir à d’autres commentaires, et proposer leurs propres idées dans un document offrant un suivi des modifications en temps réel.
Vous et votre équipe pouvez facilement créer et ajouter des enregistrements d’écran pour que chacun puisse communiquer clairement son message.
En tant que propriétaire du document, vous pouvez inviter de nouveaux relecteurs, contrôler les autorisations d’accès et choisir le type d’intervention souhaité, c’est-à-dire l’ajout de commentaires ou la modification directe du document. Paper est un espace de travail partagé qui permet à chacun de rester impliqué et informé.
3. Vous perdez trop de temps à courir après vos collaborateurs
Vous attendez des réactions, mais plus d’une semaine s’est écoulée et la moitié des membres de votre équipe sont restés muets. Vous ont-ils oublié? Ont-ils raté votre message?
Les équipes Dropbox Business peuvent désormais savoir en temps réel qui a ouvert les fichiers et à quand remonte la dernière consultation grâce aux informations de consultation. Elles indiquent les utilisateurs avec qui un fichier a été partagé et ceux qui sont en train de le consulter actuellement. Vous souhaitez envoyer un rappel amical? Comme vous savez qui n’a pas encore consulté le fichier, vous pouvez relancer les bonnes personnes sans déranger tout le groupe.
4. Vous ne savez pas qui a accès à vos fichiers
Il est parfois utile de demander l’avis d’un ou deux collègues à titre privé. Mais la dernière fois que vous avez envoyé un brouillon de maquette par courriel, votre collègue l’a fait suivre à toute l’équipe Marketing, ce qui vous a fait perdre une heure en débats stériles.
Avec Dropbox, vous pouvez partager un fichier de façon sécurisée avec un petit groupe de collègues de confiance. Seuls ces collaborateurs auront accès au fichier, car ils devront se connecter à Dropbox pour le consulter. Une fois votre maquette finalisée, vous pourrez créer un lien partagé. Les fichiers envoyés à l’aide d’un lien partagé sont accessibles à tous, y compris aux utilisateurs qui ne disposent pas d’un compte Dropbox.
Lorsque vous perdez moins de temps à vous soucier des méthodes de collaboration, vous en avez davantage pour travailler efficacement en équipe. Il ne reste alors plus qu’à supprimer les petits inconvénients propres à la collaboration et vous avez toutes les chances de travailler dans les meilleures conditions.
