Laten we er niet omheen draaien – papierwerk is vervelend.
Hoewel veel bedrijven printen en scannen al in de ban hebben gedaan door hun documentstromen te digitaliseren, zijn er nog genoeg bedrijven en sectoren die vastzitten in oude op papier gebaseerde systemen. Dat kan beter.
Hieronder staan zes verschillende manieren om papierwerk te vergemakkelijken binnen je kantoor, team, afdeling of bedrijf. Deze tips zijn perfect voor alle sectoren die een einde willen maken aan papier. Voor elke suggestie moet je een actief Dropbox Sign-account (voorheen HelloSign) hebben.
Klik hier om je aan te melden voor je proefaccount.
1. Bespaar tijd door sjablonen te maken voor veel gebruikte documenten
Waarom zou je iets 100 keer doen als je het ook in één keer kunt doen en het dan kunt automatiseren? Met Dropbox Sign-sjablonen kun je een document één keer opmaken en die indeling dan opslaan voor toekomstig gebruik. Dat is een fantastische manier om overbodig opmaken te elimineren en tijd en capaciteiten vrij te maken.
Zie hier hoe je je eerste sjabloon maakt.
2. Bespaar zelfs meer tijd door automatisch informatie in je documenten in te vullen
Stel je voor dat je net een ingewikkelde verzameling documenten hebt ontvangen en in plaats van honderden tekstvelden in te vullen, hoef je alleen maar de informatie na te lezen en een handtekening te zetten. Wat een opluchting zou dat zijn! Gelukkig is dit mogelijk met teksttags met de Dropbox Sign -API.
Met teksttags kunnen API-klanten documentsjablonen opmaken (herinner je dat we het daar net over hebben gehad?) met speciale tags die tekstvelden automatisch vullen met gegevens. Dit kan inclusief functietitel, adres, telefoonnummer, e-mailadres en zo veel meer zijn.
3. Herinneringen per e-mail inschakelen zodat je op de hoogte bent van je papierwerk.
Herinneringen per e-mail van Dropbox Sign houden je up-to-date over de activiteit van een document zodat precies duidelijk is wanneer je een ondertekenaar een seintje moet geven om te ondertekenen of wanneer je zelf een document moet ondertekenen dat er tussendoor is geglipt.
Herinneringen per e-mail bieden je een beter overzicht van de activiteit van een document en helpen ongemakkelijke check-ins en check-ups te voorkomen. Je kunt zien wanneer een document is geopend, bekeken, ondertekend en meer.
Ga naar het tabblad instellingen in je Dropbox Sign-account om je e-mailmeldingen te beheren.
4. Wijs de volgorde waarin ondertekend moet worden toe om alles overzichtelijk te houden.
Heb je documenten in je bedrijf of sector waarvoor handtekeningen van meerdere belanghebbenden vereist zijn? Het is heel eenvoudig om die documenten op een overzichtelijke manier te ondertekenen wanneer je een ondertekenvolgorde voor een document inschakelt.
Met ondertekenvolgordes is het niet meer nodig om hetzelfde document naar meerdere e-mailadressen te versturen en handmatig bij te houden wie ze heeft gezien. Ondertekenvolgordes zijn met name handig wanneer ze worden gekoppeld aan e-mailherinneringen. Iedereen blijft up-to-date!
Je kunt een ondertekenvolgorde toewijzen wanneer je een document instelt voor ondertekening. Je kunt nu ook een ondertekenvolgorde instellen wanneer je een documentsjabloon instelt.
5. Bespaar je de pijn en moeite van het handmatig controleren van documenten met gegevensvalidatie.
Het is menselijk om fouten te maken, maar dat gebeurt niet meer met gegevensvalidatie. Gegevensvalidatie is een functie die de ondertekenaar waarschuwt als die onjuist opgemaakte gegevens invult.
Een foutbericht kan bijvoorbeeld worden weergegeven wanneer iemand per ongeluk een telefoonnummer in een e-mailtekstvak invult. Het geeft je gemoedsrust omdat je weet dat de informatie die je verzamelt de informatie is die je wil hebben. Het voorkomt ook dat je documenten moet nalopen op onschuldige foutjes.
6. Pak het goed aan en voeg online handtekeningen toe aan je workflow
Als je de volledige controle wilt nemen over de gehele ondertekenervaring, dan kun je overwegen om de ondertekenervaring in te voegen in je workflow, applicatie of platform met de Dropbox Sign-API.
Met de API kun je de functionaliteit van Dropbox Sign invoegen in je specifieke workflow. Over een upgrade gesproken!
Lees meer over workflowintegratie.
Geniet van een moeiteloze papierworkflow
Of je nu je eerste document online wilt brengen, bestaande papierworkflows wilt automatiseren of een online ondertekenervaring aan je website wilt toevoegen; het kan eenvoudig met Dropbox Sign en Dropbox.
