Vamos direto ao ponto: a papelada é uma chatice.
E, mesmo que muitas empresas já tenham eliminado a impressão e o escaneamento digitalizando seus fluxos de documentos, ainda existem muitas empresas e setores que se sentem presos em sistemas antigos e em papel. Há uma maneira melhor de fazer isso.
Abaixo, você encontrará seis maneiras diferentes de descomplicar a papelada no seu escritório, equipe, departamento ou empresa. Essas dicas são perfeitas para qualquer setor que esteja pronto para se libertar da trabalheira da papelada. Cada sugestão requer que você tenha uma conta ativa do Dropbox Sign (antigo HelloSign).
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1. Economize tempo criando modelos para documentos usados com frequência
Por que fazer a mesma coisa 100 vezes se você pode fazê-la uma vez e depois torná-la automática? Os modelos do Dropbox Sign permitem formatar um documento uma vez e depois salvar a formatação para uso futuro. É uma ótima maneira de eliminar formatações redundantes e ganhar tempo e tranquilidade.
Saiba como configurar seu primeiro modelo aqui.
2. Economize ainda mais tempo preenchendo automaticamente as informações em seus documentos
Imagine que você acaba de receber um pacote de papelada complicado e, em vez de preencher centenas de campos de texto, tudo o que precisa fazer é revisar as informações e assinar a linha pontilhada! Não seria um alívio? Felizmente, é possível fazer isso acontecer ao usar marcações de texto com a API do Dropbox Sign.
As marcações de texto permitem que os clientes da API formatem modelos de documentos (lembre, acabamos de falar sobre isso!) com marcações especiais que preenchem automaticamente campos de texto com dados. Isso pode incluir dados como cargo, endereço, número de telefone, endereço de e-mail e muito mais.
3. Ative lembretes por e-mail para ficar por dentro da papelada
Os lembretes por e-mail do Dropbox Sign mantêm você por dentro da atividade de um documento, deixando bem claro quando precisa lembrar um signatário de assinar ou se você mesmo precisa assinar um documento que esqueceu.
Os lembretes por e-mail fornecem uma ótima visão da atividade de um documento, ajudando você a evitar verificações inusitadas. Você pode ver quando um documento foi aberto, visualizado, assinado e muito mais.
Navegue até a aba de configurações em sua conta do Dropbox Sign para gerenciar suas notificações de e-mail.
4. Atribua um pedido de assinatura para manter todos organizados
Você tem documentos em sua empresa ou setor que requerem assinaturas de várias partes interessadas? É fácil fazer com que esses documentos sejam assinados de forma ordenada quando você habilita um pedido de assinatura para um documento.
Os pedidos de assinaturas eliminam a dificuldade de ter que enviar o mesmo documento para vários endereços de e-mail e acompanhar manualmente quem viu o que e quando. Os pedidos de assinaturas são particularmente eficientes quando acompanhados por lembretes por e-mail. Todos ficam atualizados!
Você pode atribuir um pedido de assinatura quando estiver configurando seu documento para assinatura. Agora você também pode atribuir um pedido de assinatura ao configurar um modelo de documento.
5. Esqueça a dor de cabeça de revisar documentos manualmente com validação de dados
Errar é humano, proteger-se contra erros é validação de dados. A validação de dados é um recurso que alerta o signatário no caso de inserção de dados formatados incorretamente.
Por exemplo, uma mensagem de erro aparecerá se alguém inserir acidentalmente um número de telefone em uma caixa de texto de e-mail. A validação proporciona a tranquilidade de que as informações coletadas são as desejadas e evita que se tenha de vasculhar o documento para capturar cada erro inocente.
6. Capriche e integre a assinatura on-line no seu fluxo de trabalho
Se você quiser assumir o controle total de toda a experiência de assinatura, considere integrar a experiência de assinatura no seu fluxo de trabalho, aplicativo ou plataforma com a API do Dropbox Sign.
A API permite integrar a funcionalidade do Dropbox Sign ao seu fluxo de trabalho específico. Isso sim é um upgrade!
Leia mais sobre como a integração do fluxo de trabalho funciona.
Desfrute de um fluxo de papelada descomplicado
É tudo mais fácil com o Dropbox Sign e o Dropbox: da colocação do primeiro documento on-line à automatização dos fluxos de papelada existentes e integração de uma experiência de assinatura on-line no seu site.
