Ми вважаємо, що настав час відмовитися від слова «необхідне», яке люди використовують для опису «необхідного зла» — паперової роботи. Стає все простішим позбутися паперових документів у робочих операціях і більше ніколи про них не згадувати.
Ось коли організації можуть почати використовувати програмне забезпечення для електронних підписів, щоб ефективно залучати нових працівників і швидко укладати угоди. І все це за дотримання законності та безпеки.
Електронні підписи допомагають ефективніше наймати нових працівників
Складання, друк, надсилання факсом, сканування, архівування, виправлення помилок... Багато років ці завдання вважалися неминучим злом більшості комерційних відділів. Фахівці відділу кадрів, які займаються найманням і оформленням нових працівників, як ніхто інший знають про цей жах не з чуток.
Але чи не час нам у вік цифрової трансформації, коли ви можете буквально відвідувати свого лікаря онлайн, позбутися паперової роботи?
Ми вважаємо так.
Переваги електронних підписів під час наймання працівників
Існує безліч переваг, які чекають на відділ кадрів, що інтегрував платформу безпаперових електронних підписів у процес оформлення працівників.
Безпроблемне наймання для всіх
Dropbox Sign API дає змогу відділу кадрів використовувати інформацію, надану в процесі реєстрації кандидата, для автоматичного заповнення всіх потрібних документів, створення набору персоналізованих (і зручних для читання) PDF‑файлів і надсилання готових документів на електронний підпис безпосередньо з комп'ютера чи мобільного пристрою. Це не тільки усуває зайву роботу для фахівців відділу кадрів, а й зменшує ризик непорозумінь, які можуть призвести до відтоку кандидатів, що життєво важливо, якщо вашому бізнесу необхідно швидко збільшити кількість працівників.
Третя сторона для розв’язання технічних проблем
Цифрова трансформація навряд чи можлива, якщо вам доведеться наймати новий адміністративний персонал лише для налаштування всіх інструментів і керування ними! Це головна причина, через яку відділи кадрів люблять модель Dropbox Sign. Платформа електронних підписів Dropbox Sign іде в комплекті зі службою підтримки, очолюваною розробником, яка налаштує вашу систему менш ніж за тиждень і керуватиме всіма технічними питаннями, на які ви не маєте часу або бажання.
Як ПЗ для електронних підписів допомогло компанії Instacart збільшити масштаби діяльності
Служби Dropbox Sign і Dropbox Forms допомогли компанії з доставки продуктів харчування на замовлення Instacart підвищити швидкість оформлення нових постачальників на 270 % і заощаджувати понад 50 годин на тиждень на виконанні завдань із оформлення.
Instacart регулярно укладає договори з тисячами доставників, які відбирають, упаковують і доставляють продукти клієнтам.
За таких обсягів праця з ручкою та папером викликала значні складності. Працівникам в офісі доводилося фізично оформляти документи й реєструвати кожного доставника. Оскільки компанія прагнула охопити 80% американських домогосподарств, цей трудомісткий процес був не під силу ані її внутрішньому персоналу, ані кваліфікованим фахівцям, яких наймали й утримували з певними труднощами.
За допомогою нашої служби підтримки API, яку очолює розробник, компанія Instacart вбудувала юридично зобов’язувальні електронні підписи для доставників, а також процеси створення кадрових документів і керування ними безпосередньо у свою програму. Саме так, вони не зупинилися на оцифровуванні, а стали повністю мобільними й можуть зустрічатися із працівниками за місцем проживання.
Тепер доставники можуть отримувати всі необхідні документи щодо працевлаштування та легально підписувати їх прямо зі свого телефону.
Крім того, за допомогою функції шаблонів у Dropbox Sign фахівці відділу кадрів Instacart можуть створювати, форматувати та зберігати важливі шаблони реєстрації, щоб уникнути повторюваної роботи.
Електронні підписи спрощують процес продажів
Легко зрозуміти, чому традиційний процес надсилання безлічі важливих документів електронною поштою із проханням до клієнта роздрукувати, підписати й повернути їх у сучасному світі не працює.
Оцифрований процес відправлення та підписання документів не лише спрощує продажі— він дає змогу вашій компанії швидше отримувати прибуток, водночас скорочуючи накладні витрати!
Переваги використання електронних підписів для відділу продажів
Якщо ваш відділ продажів дійсно намагається заробити гроші для вашої компанії, а не витрачає їх на ручні процеси, що забирають час, ми думаємо, що вам сподобаються ті переваги, які надають електронні підписи.
Досягайте прибутку швидше
Завдяки таким продуманим функціям бізнес-класу, як додавання до копії, шаблони та сповіщення про статус, відділи продажів ніколи не застрянуть в очікуванні, поки хтось не помітить цю купу документів, яка лежить у них на столі або в поштовій скриньці та тільки‑но й чекає, щоб її підписали й повернули, щоб, нарешті, можна було розпочати взаємодію.
Два способи заощадити
Окрім значного зниження операційних витрат, яке забезпечує платформа електронних підписів, Dropbox Sign також пропонує можливість реального заощадження коштів за допомогою річних і щомісячних пакетів. Завдяки безкоштовній пробній версії, прозорим цінам і відсутності прихованих платежів фахівці відділів продажів у стартапах і великих компаніях можуть знайти тарифний план, який відповідає їхньому бюджету.
Для тих, хто хоче отримати потужні функції та налаштування, що надає Dropbox Sign API, ціни на API так само прості вам не доведеться звертатися в службу підтримки (навіть якщо там чудові фахівці), щоб почати роботу.
Компанія Vendini використовує електронні підписи для укладання угод у рекордні терміни
Відділу продажів компанії Vendini необхідно було прискорити процес продажів, а також підвищити зручність для своїх працівників і клієнтів.
«Ми виявили, що найскладніша частина нашого циклу продажів — це не укладання угод, — каже Кетрін Хант, співробітник відділу товарного маркетингу компанії Vendini. — Насправді нашу роботу сповільнювали адміністративні процеси. Це був головний біль, коли люди були готові підписати договір того ж дня, а їх втягували у тривалу паперову тяганину».
Відверто кажучи, рішення для проблеми затримок у продажах компанії Vendini було досить простим, і ми вважаємо, що воно може також підійти й для вашого відділу продажів.
І полягає воно... в електронних підписах!
Точніше кажучи, це інтелектуальна платформа електронних підписів, яка покращує ваш робочий процес, не потребуючи великих витрат на налаштування та людино-годин на керування.
Компанія Vendini використовувала інтеграцію Dropbox Sign із Google Диском для створення та форматування своїх генеральних угод про надання послуг, перш ніж надсилати їх клієнтам, які потім могли підписати й повернути документи за кілька натискань кнопки миші. Документи й підписи залишалися в безпеці протягом усього процесу та зберігалися як на Google Диску, так і в обліковці Dropbox Sign компанії Vendini.
Завдяки цій інтеграції фахівці із продажів компанії Vendini раптово отримали можливість надсилати договори з блискавичною швидкістю, іноді навіть укладаючи угоди, поки торговий представник ще спілкувався по телефону з потенційним клієнтом!
Торгові представники також використовували функцію Dropbox Sign із додання до копії, щоб фінансовий директор, менеджери й усі інші зацікавлені особи отримували електронною поштою повідомлення про перебіг підготовки важливих торговельних документів. Крім того, у компанії Vendini навіть почали користуватися рішенням із інтеграції Dropbox Sign і Slack. Фахівці з продажу могли бачити в режимі реального часу, коли було підписано документи.
Електронні підписи розширюють можливості юридичного відділу
Хоча вашому юридичному відділу, можливо, не потрібно найближчим часом вести судові справи, у нього, швидше за все, є кілька тих самих адміністративних проблемних моментів, з якими стикаються всі юридичні організації, — проблеми безпеки й законності, обтяжливі робочі процеси й високі накладні витрати.
Як юридичний відділ може отримати вигоду від електронних підписів
Ось кілька способів, за допомогою яких юридичні відділи можуть отримати вигоду від упровадження простого й ефективного сервісу електронних підписів без шкоди безпеці та законності.
Точність і безпека документів
Під час роботи з конфіденційними документами й високопоставленими клієнтами або високопосадовцями юридичним відділам потрібне рішення з електронних підписів, яке було б не лише точним, а й надзвичайно безпечним.
Dropbox Sign забезпечує високоякісний захист, зокрема шифрування SSL під час передавання файлів, і надає безпечну серверну інфраструктуру, розміщену в сучасному центрі обробки даних рівня Tier III, сертифікованому за стандартом SSAE‑16, із сертифікатом ISO 27001.
Спрощення інтеграції й автоматизації технологій
Завдяки API, який постійно оновлюється та підтримується нашою власною командою інженерів, Dropbox Sign досить легко інтегрується в більшість наявних робочих процесів.
Використовуєте ви Google Диск, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive або практично будь‑яку іншу серед кращих сучасних бізнес‑програм, можете бути впевнені, що Dropbox Sign буде працювати з вами.
Підвищення ефективності та якості послуг
Проблема оформлення документів тривалий час мала значний вплив на швидкість і вартість юридичних процедур. Замість того, щоб скорочувати витрати, жертвуючи якістю послуг, юридичні відділи можуть використовувати сучасні технології, як‑от рішення з електронних підписів, для скорочення накладних витрат.
Орієнтована на бізнес платформа Dropbox Sign допомагає оцифровувати найважливіші юридичні документи, створюючи швидкий і безпечний процес передавання та підписання документів незалежно від того, беруть у ньому участь 2 або 20 сторін.
Контрольні журнали
Із моменту, коли ви надсилаєте запит на підпис, Dropbox Sign прикріплює до документа сторінку контрольного журналу. Цей контрольний журнал, який не підлягає редагуванню, гарантує, що дії з вашими документами ретельно відстежуються та маркуються за часом, щоб надати докази доступу, перегляду й підпису.
Dropbox Sign: рішення з електронних підписів номер один
Служба G2 Crowd назвала HelloSign (зараз — Dropbox Sign) рішенням із електронних підписів номер один для малого бізнесу. Ми також посіли третє місце в загальному рейтингу найкращих програмних продуктів для малого бізнесу. Не так уже й погано!
Незалежно від того, керуєте ви малим бізнесом, який не має коштів для армії адміністраторів із оформлення документів, або великою компанією, яка не має на це часу, інтелектуальна платформа електронних підписів, як‑от Dropbox Sign, може заощадити вам багато часу на юридичні питання, допомогти відділу продажів укладати більше угод і швидше залучати нових працівників до вашої команди. Якщо ви працюєте з цифровими або паперовими документами, Dropbox Sign допоможе вам.
