該從組織何處著手使用電子簽章?

智慧電子簽章平台有助於部署更多優秀新進人才、順利完成更多銷售交易,並節省用於處理法務事項的時間;迅捷的流程讓您再也不會被紙上作業搞得一個頭兩個大。

新雇用員工的 pdf 文件已透過電子簽章完成簽署

大家經常將紙上作業形容為「必要之惡」,不過如今實現辦公無紙化越來越容易,差不多也該去掉「必要」一詞,讓紙上作業成為歷史了。

本文會說明組織該如何著手使用電子簽章軟體,以便有效部署優秀新進人才、快速完成新交易,同時確保一切合法安全。

電子簽章有助於大規模部署員工

起草、列印、傳真、掃描、提交、修正錯誤…多麼冗長繁瑣的流程啊!一直以來,大多數企業部門都將這些工作項目視為必要之惡,但最能體會這些流程有多惱人的,非負責處理聘僱和新員工入職事宜的人資部門莫屬。

不過,在這個連線上看診都能辦到的數位轉型時代,差不多也該淘汰紙上作業這種舊方法了吧?

我們也這麼覺得。

在員工入職時使用電子簽章的優點

將無紙化電子簽章平台整合至員工入職流程,對人資部門而言有許多優點。

協助所有人順利入職

Dropbox Sign API 能將求職者在應徵期間提供的資訊交給人資部門,並自動填妥所有必要文件,產生一系列易於閱讀的個人化 PDF 檔案,然後將處理完畢的文件傳送給求職者,讓他們直接在電腦或行動裝置上以電子方式簽署。這種做法不僅能協助人資工作團隊省去不必要的作業,也能減少部分可能讓求職者卻步不前的應徵阻礙;假如貴公司需要快速招募大量員工,這點可說是至關重要。

由第三方處理麻煩的技術問題

如果光是為了設定和管理所有工具,就必須聘僱新的管理人員,那麼數位轉型根本是不可能的任務!人資部門之所以喜愛 Dropbox Sign 模式,主要是因為 Dropbox Sign 電子簽章平台提供由開發人員帶領的支援工作團隊,能在一週內為您完成所有設定,並控管所有您無暇或無心管理的技術工作。

Instacart 善用電子簽章軟體迅速成長茁壯

Dropbox Sign 與 Dropbox Forms 協助隨需雜貨配送服務 Instacart 多完成 270% 的採購員簽約申請,且在部署工作項目方面每週省下超過 50 個小時。

Instacart 隨時都有數萬名與他們簽約的「採購員」負責揀選、包裝雜貨,再將商品配送給客戶。

由於採購員為數眾多,僅靠紙筆作業造成相當大的工作阻礙,辦公室職員必須人工管理文書並逐一部署每位採購員。由於他們當時預計將業務拓展至 80% 的美國家庭,這麽耗時的作業流程不但對內部員工帶來極大負擔,也無法即時部署或留住符合資格的採購員。

我們派遣由開發人員帶領的 API 支援工作團隊,協助 Instacart 直接在應用程式中為採購員和人資文件的建立及管理流程加入具有法律效力的嵌入式電子簽章。沒錯,考量到忙碌的員工時常在外東奔西跑,他們並未止步於數位化,而是更進一步發展為全面行動化。

如此一來,採購員不但可透過手機收到所有重要的聘僱和入職文件,還能直接在上面提供具有法律效力的簽名!

除此之外,Instacart 人資工作團隊還可利用 Dropbox Sign 的範本功能建立重要的入職文件範本並設定格式,然後加以儲存,這樣日後就不必重新製作這些資料。

電子簽章可簡化銷售流程

傳統的簽署流程是透過電子郵件將重要文件傳送給客戶,然後請對方將收到的文件列印出來,簽名後再傳回;這種方式顯然已經不適用於現代社會。

以數位化方式傳送及簽署文件的工作流程不僅能簡化銷售作業,還能協助貴公司加速賺取收益,同時降低日常營運成本!

在銷售作業中使用電子簽章的優點

若想讓銷售部門真正為公司賺取收益,而非將金錢浪費在耗時的人工流程,您應該會喜歡電子簽章的下列優點。

加速賺取收益

有了副本傳送、範本、狀態通知等貼心的企業級功能,銷售工作團隊再也不必苦苦等待某人從桌上或收件匣中堆積如山的資料注意到需要簽署並傳回的文件,然後才能開始進行交易流程。

雙管齊下的省錢方式

公司除了可透過電子簽章平台省下大筆營運成本外,還能採用 Dropbox Sign 經濟實惠的年費和月費方案,減少實際金錢開銷。我們提供免費試用方案、公開透明的定價,而且沒有隱藏費用,無論是新創公司還是大型企業的銷售工作團隊,都能找到符合預算的方案

若工作團隊想要使用 Dropbox Sign API 的各種強大功能和自訂功能,API 的定價同樣平易近人,而且不必耗費大量心力與客戶支援服務人員溝通,就能開始使用 (雖然我們可以保證這些客服人員都很優秀)。

Vendini 善用電子簽章以空前速度完成交易

Vendini 的銷售部門需要加快銷售流程,為自己的工作團隊和步調迅速的客戶打造更流暢的體驗。

Vendini 產品行銷部門成員 Kathryn Hunt 表示:「我們發現完成交易並非銷售週期中最困難的部分,行政程序才是真正拖慢腳步的環節。明明所有人都準備好要簽約了,卻不得不忍受冗長的文書作業週期。」

說真的,解決 Vendini 銷售延遲問題的方法非常簡單,而且或許也適用於您的銷售部門。

只要使用電子簽章就行了,沒想到吧?

更具體來說,使用智慧電子簽章平台後,您不必花大把金錢進行設定或耗費大量管理工時,就能改善工作流程。

Vendini 使用 Dropbox Sign 的 Google 雲端硬碟整合功能建立 MSA 並設定格式,再傳送給客戶;而客戶只要輕按幾下,就能簽署並傳回文件。文件和簽名在整個流程中都安全無虞,而且會同時存放在雲端硬碟及 Vendini 的 Dropbox Sign 帳戶,方便輕鬆收回。

單一整合功能讓 Vendini 銷售工作團隊傳送協議的速度頓時變得快如閃電,有時甚至還沒等銷售代表與潛在客戶講完電話,便已迅速成交!

銷售代表也會使用 Dropbox Sign 的「傳送副本」功能,確保財務長、經理和所有必要相關人員都能收到電子郵件通知,並掌握重要銷售文件的進度。Vendini 甚至還善用了 Dropbox Sign for Slack 整合功能,讓銷售人員能夠即時看到文件簽署時間,讓大家一同歡慶成功。

電子簽章可為法務部門提供協助

您的法務部門或許沒有立即提起訴訟的需求,但他們很可能承受著所有法務組織都面臨的問題:安全性與合法性疑慮、繁瑣的工作流程,以及高昂的日常營運成本。

法務部門如何透過電子簽章獲益

採用簡單高效的電子簽章服務能讓法務部門享有以下好處,又不必擔心重要的安全性及合法性受到損害。

取得準確安全的文件

處理機密文件以及面對高階客戶或高級行政主管時,法務部門需要準確且絕對安全的電子簽章解決方案。

正因如此,Dropbox Sign 會在傳輸檔案時使用 SSL 加密等同級最佳安全機制,採用的安全伺服器基礎架構也託管在通過 Tier III、SSAE-16 與 ISO 27001 認證的先進資料中心上。

簡化技術整合和自動化作業

透過我們內部工程工作團隊持續更新並支援的 APIDropbox Sign 能夠十分順暢地整合至大多數現有工作流程。

無論您目前使用的是 Google 雲端硬碟、Dropbox、Salesforce、Microsoft OneDrive,還是現代人常用的任何一種業務應用程式,Dropbox Sign 都能夠順利運作。

提升效率及服務品質

長久以來,文書作業問題一直對法務工作的速度和成本造成過多限制;但與其以犧牲服務品質為代價來減少開支,法務部門更應使用電子簽章等現代技術削減日常營運成本。

以業務為中心的 Dropbox Sign 平台能將大多數重要法務文件數位化,並建立共享的簽署工作流程,無論僅有雙方或是有多方參與者,都能快速安全地完成相關作業。

稽核紀錄

您一提出簽署要求,Dropbox Sign 就會將稽核紀錄頁面附加至需要簽署的文件。這份不可編輯的稽核紀錄能確實地全面追蹤文件上的動作並加上時間標記,以提供存取、審閱和簽署的證明。

Dropbox Sign:榮獲第一名的電子簽章解決方案

G2 Crowd 將 HelloSign (現改稱「Dropbox Sign」) 評為小型企業電子簽章解決方案的第一名,在小型企業的整體最佳軟體產品方面,我們也獲得第三名的肯定,表現還不賴!

無論是沒有充裕資金能聘僱一組文書管理人員的小型公司,還是無暇管理文書的大型企業,Dropbox Sign 這類智慧電子簽章平台都能協助您省下大量處理法務事項的時間,除了幫助銷售工作團隊完成更多交易,更能提升將新進人員部署至工作團隊的速度,迅捷的流程讓您再也不會被紙上作業搞得一個頭兩個大。無論要處理數位還是紙本文件,Dropbox Sign 都能成為您的堅強後盾。

逐步示範如何線上簽署文件
歡迎立即開始體驗免費試用方案。不過我們要提醒您,一旦親身感受過現代技術的便利,就很難再回頭採用紙本文書作業這種舊方法了。

從這裡開始著手。

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