Wir finden, dass es Zeit ist, das „notwendig“ aus dem „notwendigen Übel“ des Papierkrams zu streichen. Es wird immer einfacher, Papierkram vom Arbeitsplatz zurück in das Schattenreich zu verbannen, aus dem er stammt.
Hier erfahren Sie, wo Unternehmen mit der Nutzung von eSignatur-Software beginnen sollten, um neue Mitarbeiter effektiv einzuarbeiten und neue Geschäfte schnell abzuschließen – und zwar rechtsverbindlich und sicher.
eSignaturen helfen bei der Skalierung des Onboarding
Aufsetzen, Drucken, Faxen, Scannen, Abheften, Beheben von Fehlern ... seit Ewigkeiten gelten diese Aufgaben für die meisten Geschäftsabteilungen als notwendige Übel. Und es gibt niemanden, der den Schrecken besser kennt, als HR-Mitarbeiter, die neue Mitarbeiter einstellen und einarbeiten.
Aber sollten wir im Zeitalter der digitalen Transformation, in dem Sie wortwörtlich digitale Arztbesuche wahrnehmen können, Papierkram nicht langsam verbannen?
Wir finden schon!
Die Vorteile von eSignaturen beim Onboarding von Mitarbeitern
Eine Personalabteilung, die eine papierlose eSignatur-Plattform in ihren Onboarding-Prozess für Mitarbeiter integriert, erwarten zahlreiche Vorteile.
Nahtloses Onboarding für alle
Mit der Dropbox Sign-API ist es in Personalabteilungen möglich, die während des Anmeldevorgangs eines Bewerbers bereitgestellten Informationen zu verwenden, um automatisch alle erforderlichen Unterlagen auszufüllen, einen Satz personalisierter (und leicht lesbarer) PDFs zu erstellen, sowie die fertigen Dokumente elektronisch direkt von ihrem Desktop oder Mobilgerät aus zur Signatur an die entsprechende Person zu senden. Dies beseitigt nicht nur Redundanz für das HR-Team, sondern behebt auch Reibungspunkte, die zur Abwanderung von Bewerbern führen können. Das ist entscheidend, wenn Ihr Unternehmen schnell viele Mitarbeiter einstellen muss.
Ein Drittanbieter bei technischen Problemen
Digitale Transformation ist kaum möglich, wenn Sie komplett neue Verwaltungsmitarbeiter einstellen müssen, nur um alle Tools einzurichten und zu verwalten. Das ist ein wesentlicher Grund, warum das Modell von Dropbox Sign in Personalabteilungen so beliebt ist. Die eSignature-Plattform von Dropbox Sign verfügt über ein von Entwicklern geführtes Support-Team, das in weniger als einer Woche alles für Sie einrichten und alle technischen Aspekte verwalten kann, für die Ihnen Zeit und Ambitionen fehlen.
Wie Instacart dank eSignatur-Software schnell wuchs
Mit Dropbox Sign und Dropbox Forms konnte der On-Demand-Lebensmittel-Lieferdienst Instacart die Abschlussrate über die eigene Shopper-App für selbstständige Mitarbeiter um 270 Prozent steigern und über 50 Stunden pro Woche bei Onboarding-Aufgaben einsparen.
Zu jedem Zeitpunkt schließt Instacart Verträge mit über zehntausend „Shoppern“ ab, die Lebensmittel auswählen, verpacken und an Kunden liefern.
Bei diesem Volumen war der papierbasierte Ablauf ein erheblicher Reibungspunkt. Die Mitarbeiter im Büro mussten den physischen Papierkram und das Onboarding jedes einzelnen Shoppers erledigen. Da sie auf 80 Prozent der US-Haushalte skalieren wollten, war dieser zeitaufwändige Prozess ebenso schlecht für das interne Personal wie für die qualifizierten Mitarbeiter, die sie nur schwer einbinden und halten konnten.
Mithilfe unseres von Entwicklern geführten API-Supportteams hat Instacart rechtsverbindliche eSignaturen für Shopper und die Erstellung und Verwaltung von HR-Dokumenten direkt in ihre App eingebettet. Sie haben nicht nur digitalisiert – sie sind vollständig mobil geworden, um ihre mobile Belegschaft ideal bedienen zu können.
Jetzt können Shopper alle wichtigen Beschäftigungs- und Onboarding-Dokumente erhalten und rechtsverbindlich unterschreiben – direkt von ihren Handys aus.
Darüber hinaus kann das HR-Team von Instacart mit der Vorlagenfunktion von Dropbox Sign wichtige Onboarding-Vorlagen erstellen, formatieren und speichern, um sich wiederholende Nacharbeit zu vermeiden.
eSignaturen erleichtern den Vertrieb
Es ist einleuchtend, warum der herkömmliche Prozess, wichtige Dokumente per E-Mail zu senden und den Empfänger zu bitten, sie auszudrucken, zu unterschreiben und zurückzusenden, nicht mehr zeitgemäß ist.
Ein digitalisierter Sende- und Unterzeichnungs-Workflow vereinfacht nicht nur den Vertrieb – er ermöglicht schnelleren Umsatz und senkt gleichzeitig die Gemeinkosten!
Die Vorteile von eSignaturen für den Vertrieb
Wenn Ihre Vertriebsabteilung Ihrem Unternehmen Umsätze bereiten möchte, anstatt alles für manuelle, zeitraubende Prozesse auszugeben, werden Ihnen diese Vorteile von eSignaturen wirklich gefallen.
Schneller Umsätze erzielen
Mit durchdachten Business-Class-Funktionen wie CC setzen, Vorlagen und Statusbenachrichtigungen warten Vertriebsteams nie wieder darauf, dass jemand den Stapel Papierkram auf dem Schreibtisch oder im Posteingang unterschreibt und zurücksendet, damit die Partnerschaft endlich beginnen kann.
Zwei Möglichkeiten für Einsparungen
Neben den großen Einsparungen bei den Betriebskosten, die mit einer eSignature-Plattform einhergehen, ermöglicht Dropbox Sign auch Einsparungen durch kostengünstige Jahres- und Monatspakete. Mit einer kostenlosen Testversion, transparenten Preisen und ohne versteckte Kosten können Vertriebsteams in Start-ups und Konzernen gleichermaßen das Abo finden, das ihrem Budget entspricht.
Für Teams, die die Leistungsfähigkeit und Anpassbarkeit unserer Dropbox Sign-API wünschen, ist unsere API-Preisgestaltung genauso einfach und Sie müssen sich nicht auf den Kundensupport verlassen, um loszulegen (auch wenn das tolle Leute sind).
Wie Vendini eSignaturen einsetzte, um Verkäufe in Rekordzeit abzuschließen
Die Vertriebsabteilung von Vendini musste den Vertriebsprozess beschleunigen, um sowohl für das Team als auch für die kurz angebundenen Kunden ein reibungsloses Erlebnis zu gewährleisten.
„Wir haben festgestellt, dass der Abschluss von Geschäften nicht der schwierige Teil unseres Vertriebszyklus war“, sagte Kathryn Hunt aus der Produktmarketing-Abteilung von Vendini. „Es waren die administrativen Prozesse, die alles verlangsamten. Leute, die eigentlich direkt unterschreiben wollten, wurden mit einem langen Papierkramzyklus gequält.“
Ehrlich gesagt war die Lösung für die Verzögerungen im Vertrieb von Vendini ziemlich einfach – und wir sind sicher, dass das auch in Ihrer Vertriebsabteilung der Fall ist.
Überraschung: Es waren eSignaturen!
Genauer gesagt eine intelligente eSignatur-Plattform, die Ihren Workflow verbessert, ohne großen Geldaufwand für die Einrichtung oder Zeitaufwand für die Verwaltung.
Vendini nutzte die Google Drive-Integration von Dropbox Sign, um MSAs zu erstellen und zu formatieren, die dann an Kunden gesendet wurden, die die Dokumente mit nur wenigen Klicks signieren und zurücksenden können. Die Dokumente und Unterschriften blieben während des gesamten Prozesses sicher und wurden zum einfachen Abruf sowohl in Drive als auch im Dropbox Sign-Konto von Vendini gespeichert.
Dank dieser einen Integration war das Vertriebsteam von Vendini plötzlich in der Lage, Verträge blitzschnell zu senden. Manchmal wurden Geschäfte abgeschlossen, noch während der Vertriebsmitarbeiter mit dem Interessenten telefonierte!
Die Vertriebsmitarbeiter nutzten auch die „CC“-Funktion von Dropbox Sign, um sicherzustellen, dass CFO, Manager und alle anderen, die beteiligt sein mussten, E-Mail-Benachrichtigungen zum Fortschritt wichtiger Verkaufsdokumente erhielten. Vendini fand sogar einen geeigneten Nutzen für die Dropbox Sign für Slack-Integration. Ihre Vertriebsmitarbeiter konnten in Echtzeit sehen, wann ein Dokument unterzeichnet wurde, und entsprechend feiern.
eSignaturen beflügeln die Rechtsabteilung
Zwar muss Ihre Rechtsabteilung vermutlich nicht allzu bald einen Fall verhandeln, hat aber wohl einige administrative Schmerzpunkte, mit denen alle Rechtsorganisationen konfrontiert sind – Bedenken hinsichtlich Sicherheit und Rechtsverbindlichkeit, lästige Arbeitsabläufe und hohe Gemeinkosten.
Wie jede Rechtsabteilung von eSignaturen profitieren kann
Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Rechtsabteilungen von der Einführung eines einfachen, effizienten eSignatur-Dienstes profitieren können, ohne Einbußen bei Sicherheit und Rechtsverbindlichkeit zu machen.
Genaue, sichere Dokumentation
Bei sensiblen Dokumenten und hochrangigen Kunden oder einflussreichen Führungskräften benötigen Rechtsabteilungen eine Lösung für eSignaturen, die nicht nur genau, sondern auch äußerst sicher ist.
Aus diesem Grund bietet Dropbox Sign erstklassige Sicherheitsfunktionen wie SSL-Verschlüsselung während der Dateiübermittlung und eine sichere Serverinfrastruktur, die in einem hochmodernen, SSAE-16-zertifizierten Tier-III-Rechenzentrum mit ISO 27001-Zertifizierung gehostet wird.
Einfache Technologie-Integration und Automatisierung
Dank unserer API, die fortlaufend von unserem internen Entwicklerteam aktualisiert und unterstützt wird, lässt sich Dropbox Sign problemlos in die meisten bestehenden Workflows integrieren.
Egal, ob Sie Google Drive, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive oder so gut wie jede andere führende Geschäftsanwendung verwenden – Sie können darauf wetten, dass Dropbox Sign problemlos damit funktioniert.
Erhöhte Effizienz und besserer Service
Das Papierproblem übt schon lange zu viel Kontrolle über die Geschwindigkeit und die Kosten juristisch relevanter Situationen aus. Anstatt Ausgaben durch Einbußen beim Service zu senken, können Rechtsabteilungen moderne Technologien wie eSignaturen nutzen, um ihre Gemeinkosten zu drücken.
Die geschäftsorientierte Dropbox Sign-Plattform hilft Ihnen bei der Digitalisierung Ihrer wichtigsten Rechtsdokumente, um einen Workflow zum Teilen und Unterschreiben zu schaffen, der schnell und sicher ist, ob bei 2 oder 20 Beteiligten.
Audit-Trails
Sobald Sie eine Unterschrift anfordern, fügt Dropbox Sign eine Audit-Trail-Seite am Dokument selbst an. Der resultierende nicht editierbare Audit-Trail stellt sicher, dass Aktionen an Ihren Dokumenten sorgfältig verfolgt und mit Zeitstempeln versehen werden, um Zugriffe, Überprüfungen und Signaturen zu belegen.
Dropbox Sign: die beste eSignature-Lösung
G2 Crowd bewertete Dropbox Sign als eSignature-Lösung Nummer 1 für kleine Unternehmen. Wir belegten zudem den dritten Platz als insgesamt bestes Softwareprodukt für kleine Unternehmen. Nicht übel!
Egal, ob Sie ein kleines Unternehmen sind, das nicht über die Mittel für eine Schar an papiergebundenen Buchhaltern verfügt, oder ein Konzern mit notorischem Zeitmangel – mit einer intelligenten eSignature-Plattform wie Dropbox Sign sparen Sie viel Zeit in der Rechtsabteilung, helfen Ihrem Vertriebsteam dabei, mehr Geschäfte abzuschließen, und arbeiten neue Mitarbeiter schneller in Ihr Team ein, als Sie „Papierkram nervt!“ sagen können. Wenn Sie mit digitalen oder Papierdokumenten arbeiten, sind Sie bei Dropbox Sign genau richtig.
