Vi tycker att det är dags att släppa ordet ”nödvändigt” som brukar användas när man beskriver pappersarbete som ett ”nödvändigt ont”. Det blir bara lättare och lättare att undvika pappersarbete på arbetsplatsen.
Organisationer har i allt större utsträckning börjat använda e-signaturprogram för att effektivt registrera nyanställda och snabbare genomföra försäljningar, och allt sker enkelt på ett lagenligt och säkert sätt.
Med e-signaturer kan anställningsproceduren snabbas upp
Utkast, utskrifter, fax, skanning, arkivering, felkorrigering ... I evigheter har dessa uppgifter ansetts vara ett nödvändigt ont för de flesta av företagets avdelningar, och det finns ingen som är mer medveten om hur besvärligt detta kan vara än de som arbetar på personalavdelningen och hanterar anställning av nya medarbetare.
Men i den digitala omvandlingens tidevarv, när det till och med går att göra läkarbesök digitalt, är då det inte på tiden att vi säger hej då till allt onödigt pappersarbete?
Vi tycker det.
Fördelarna med e-signaturer vid anställning av nya medarbetare
En personalavdelning som börjar använda en papperslös e-signaturplattform för anställning av nya medarbetare kan förvänta sig många fördelar.
En anställningsprocess som är smidig för alla
Med Dropbox Sign API kan personalavdelningen ta den information som tillhandahålls under en sökandes registreringsprocess och använda den för att automatiskt fylla i allt nödvändigt pappersarbete, generera en uppsättning anpassade (och lättlästa) PDF-filer och låta den nya medarbetaren signera dokumenten elektroniskt direkt från sin dator eller mobila enhet. Det här minskar inte bara mängden onödigt arbete för personalavdelningen, det minskar även den friktion som kan få sökande att tappa lusten – vilket är särskilt viktigt om ditt företag har för avsikt att skala upp rekryteringen på någorlunda kort tid.
En tredje part som kan hantera allt tekniskt krångel
Den digitala omvandlingen är knappast möjlig om du måste anställa helt ny administrativ personal bara för att konfigurera och hantera alla verktyg. Detta är en viktig orsak till varför personalavdelningar älskar Dropbox Sign-modellen. E-signaturplattform Dropbox Sign levereras med ett supportteam med utvecklare som ser till att allt blir konfigurerat och klart på mindre än en vecka, och som hanterar allt det där tekniska arbete som du varken vill eller har tid att ta hand om.
Instacart såg en snabb tillväxt tack vare e-signaturprogrammet de använde
Dropbox Sign och Dropbox Forms hjälpte mathemkörningsföretaget Instacart att öka effektiviteten i behandlingen av leverantörsansökningar med 270 procent och företaget har nu minskat sitt registreringsarbete med mer än 50 timmar per vecka.
Vid varje given tidpunkt har Instacart mer än tio tusen så kallade ”shoppare” som väljer, packar och levererar matvaror till kunder.
Med en sådan volym orsakade pappersarbetet en märkbar friktion. Kontorspersonalen behövde fysiskt hantera det pappersarbete som registreringen av varje enskild shoppare kräver. När de började sätta upp målet att leverera till 80 procent av de amerikanska hushållen insåg de att det inte längre var gångbart att använda en process som är så tidskrävande – både för den interna personalen och de kvalificerade personer som inte hinner registreras och som därför blir svåra att behålla.
Med hjälp av vårt API-supportteam med utvecklare har Instacart börjat använda juridiskt bindande e-signaturer för shoppare och personalavdelningen kan nu skapa och hantera dokument direkt i sin app. De nöjde sig alltså inte med att digitalisera utan valde att till och med bli helt mobila för att kunna uppfylla behoven hos en arbetsstyrka som alltid är på språng.
Nu kan shoppare få alla viktiga anställnings- och registreringsdokument och signera dem – direkt från sina telefoner.
Med Dropbox Sign-mallfunktionen kan Instacarts personalavdelning dessutom skapa, formatera och lagra viktiga rekryteringsmallar och slipper på så vis onödiga repetitivt arbetsuppgifter.
E-signaturer gör försäljningen enklare
Det är lätt att förstå att den traditionella processen att skicka en massa viktiga dokument via e-post och be mottagaren skriva ut, underteckna och returnera dem inte längre är gångbar.
Ett digitaliserat arbetsflöde för att skicka och signera gör inte bara försäljningen enklare – det får faktiskt ditt företag att tjäna pengar snabbare samtidigt som det minskar omkostnaderna.
Fördelarna med att använda e-signaturer för försäljning
Har ditt företag har en försäljningsavdelning som faktiskt försöker tjäna pengar åt företaget istället för att spendera allt på manuella, tidskrävande processer? I så fall tror vi att du verkligen kommer att gilla fördelarna med e-signaturer.
Snabbare väg till vinst
Med genomtänkta företagsinriktade funktioner – som mallar, statusmeddelanden och möjligheten att skicka kopior – behöver säljteamet aldrig sitta och bara vänta på att någon ska märka högen med pappersarbete på deras skrivbord eller i inkorgen som bara väntar på att undertecknas och returneras så att samarbetet äntligen kan börja.
Två sätt att spara
Bortsett från de stora besparingarna i driftskostnader som en e-signaturplattform ger erbjuder Dropbox Sign också möjligheten att spara pengar på prisvärda års- och månadspaket. Med en kostnadsfri provperiod och transparent prissättning utan dolda avgifter kan säljteam i såväl uppstartsföretag som storkoncerner hitta ett abonnemang som passar deras budget.
För de team som behöver kraften och anpassningsmöjligheterna från Dropbox Sign API är vår API-prissättning lika enkel . Du behöver dessutom inte sitta fast med kundsupporten i all evighet för att komma igång (även om de är ganska trevliga att prata med om vi få säga det själva).
Så använde Vendini e-signaturer för att få igenom försäljningar på rekordtid
Vendinis säljavdelning behövde effektivisera försäljningsprocessen för att säkerställa en smidigare och snabbare upplevelse för dem och deras kunder.
”Vi upptäckte att det svåra i vår försäljningscykel inte var att få igenom försäljningar”, säger Kathryn Hunt från Vendinis produktmarknadsavdelning. ”Det var de administrativa processerna som var den stora bromsklossen. Det var jobbigt när människor var redo att skriva under samma dag, men istället drogs in i en massa pappersarbete.”
Lösningen för Vendinis försäljningsstopp var faktiskt ganska enkel – och vi tror att den kan vara det även för din försäljningsavdelning.
Lösningen heter kanske inte helt oväntat e-signaturer.
Mer specifikt är det en smart e-signaturplattform som förbättrar ditt arbetsflöde utan att du behöver lägga massor av pengar på att konfigurera, och mängder av arbetstimmar på att hantera systemet.
Vendini använde Dropbox Signs Google Drive-integrering för att skapa och formatera serviceavtal innan dessa skickades till kunder, som sedan kunde signera och returnera dokumenten med bara några få klick. Säkerheten för dokumenten och signaturerna bibehölls under hela processen och de lagrades i både Google Drive och i Vendinis Dropbox Sign-konto så att alla inblandade enkelt kunde komma åt dem.
Tack vare den här enkla integreringen kunde Vendinis säljteam plötsligt skicka avtal i blixtens hastighet och ibland sluta avtal medan säljaren fortfarande var i telefon med den potentiella kunden.
Säljare använde också Dropbox Signs ”CC”-funktion för att se till att ekonomichefen och andra berörda chefer och intressenter också fick mejl kring framstegen i viktiga säljdokument. Vendini använde också Dropbox Sign-integreringen med Slack på ett effektivt sätt. Deras säljare kunde se i realtid när ett dokument undertecknades så att de kunde fira därefter.
E-signaturer gör jobbet enklare för den juridiska avdelningen
Även om företagets juridiska avdelning kanske inte brukar behöva hantera domstolsärenden har de säkert i likhet med alla juridiska organisationer en rad administrativa smärtpunkter i form av frågor om säkerhet och lagenlighet, betungande arbetsflöden och stora omkostnader.
Så här kan alla juridiska avdelningar dra nytta av e-signaturer
Här är några av de sätt på vilka juridiska avdelningar kan dra nytta av att använda en enkel och effektiv e-signaturtjänst – utan att behöva kompromissa med säkerheten och lagenligheten.
Korrekt och säker dokumentation
När juridiska avdelningar hanterar känsliga dokument, viktiga kunder och höga chefer behöver de en e-signaturlösning som inte bara är korrekt utan även mycket säker.
Det är därför Dropbox Sign levereras med branschledande säkerhet, som SSL-kryptering under filöverföring och en säker serverinfrastruktur på ett toppmodernt Tier III-datacenter med SSAE-16- och ISO 27001-certifiering.
Förenklad teknikintegrering och automatisering
Med ett API som ständigt uppdateras och stöds av vårt interna utvecklarteam kan Dropbox Sign smidigt integreras i de flesta befintliga arbetsflöden.
Vare sig du använder Google Drive, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive eller i stort sett vilken som helst av marknadens bästa affärsapplikationer, kan du räkna med att Dropbox Sign kommer att passa som hand i handske.
Ökad effektivitet och bättre service
Problemet med pappersarbete har länge haft alltför stor inverkan på hastigheten och kostnaden för juridiska situationer. Istället för att minska kostnaderna genom att försämra servicen kan juridiska avdelningar använda modern teknik som e-signaturer för att sänka sina omkostnader.
Den affärsfokuserade Dropbox Sign -plattformen hjälper dig digitalisera era viktigaste juridiska dokument för att skapa ett delnings- och signaturarbetsflöde som fungerar snabbt och säkert vare sig det finns 2 eller 20 parter inblandade.
Granskningsloggar
Från det ögonblick du begär en signatur ansluter Dropbox Sign en granskningsloggssida i anslutning till själva dokumentet. Resultatet är en icke-redigerbar granskningslogg som säkerställer att åtgärder i dokumenten spåras noggrant och tidsstämplas för att ge bevis på att dokument öppnats, ändrats eller signerats.
Dropbox Sign: den främsta e-signaturlösningen
G2 Crowd rankade HelloSign (nu Dropbox Sign) som den främsta e-signaturlösningen för småföretag. Vi kom också på tredje plats bland de bästa allmänna programvaruprodukterna för småföretag. Inte så illa!
Vare sig om du är ett litet företag som inte har råd att anställa en armé av pappersadministratörer eller ett större företag som inte har tid för det kan en smart e-signaturplattform som Dropbox Sign spara massor av tid på juridiskt arbete, hjälpa säljteamet att få igenom fler försäljningar och få ny personal på plats i teamet snabbare, utan en massa onödigt pappersarbete. Om du arbetar med digitala dokument eller pappersdokument har Dropbox Sign allt du behöver.
