Pensiamo sia giunto il momento di eliminare il termine "necessario" quando ci si riferisce al "male necessario" che è la documentazione cartacea. Ormai sta diventando sempre più facile bandire le scartoffie dall'ambiente di lavoro e rispedirle negli inferi da cui sono arrivate.
È giunto il momento che le organizzazioni inizino a utilizzare software di firma elettronica per eseguire efficacemente l'inserimento dei nuovi dipendenti in azienda e concludere rapidamente nuove transazioni di vendita, il tutto garantendo il massimo della legalità e della sicurezza.
Le firme elettroniche aiutano a scalare l'inserimento dei dipendenti
Redigere, stampare, inviare via fax, scansionare, archiviare, correggere gli errori... da sempre queste attività vengono considerate mali necessari dalla maggior parte dei reparti aziendali. E non c'è nessuno che lo sappia meglio dei team delle risorse umane si occupano dell'assunzione e dell'inserimento dei nuovi dipendenti.
Ma nell'era della trasformazione digitale, in cui si può letteralmente farsi visitare dal proprio medico in forma digitale, non è forse giunto il momento di bandire l'arte oscura delle scartoffie?
Noi pensiamo di sì.
I vantaggi della firma elettronica nell'onboarding dei dipendenti
Ci sono molteplici vantaggi per i team delle risorse umane che integrano una piattaforma di firma elettronica nel processo di inserimento dei dipendenti.
Un onboarding immediato per tutti
L'API di Dropbox Sign consente al reparto risorse umane di raccogliere le informazioni fornite durante il processo di registrazione di un candidato e utilizzarle automaticamente per compilare tutta la documentazione necessaria, generare una serie di PDF personalizzati (e facilmente leggibili) e inviare i documenti finali al candidato affinché li firmi elettronicamente, direttamente dal computer o dal dispositivo mobile. In questo modo, non solo si eliminano le azioni ripetitive per il team delle risorse umane, ma si riducono anche quegli attriti che possono far desistere i candidati, un aspetto fondamentale se la tua azienda deve scalare le assunzioni con una certa rapidità.
Affidarsi a terzi per gestire le seccature
La trasformazione digitale non può avvenire se devi assumere un intero team amministrativo solo per configurare e gestire tutti gli strumenti! I reparti delle risorse umane apprezzano il modello di Dropbox Sign per un motivo in particolare: la piattaforma di firma elettronica Dropbox Sign offre il supporto di un team di sviluppatori che ti aiuta a configurare la soluzione in meno di una settimana e a gestire tutti gli aspetti tecnici di cui non hai tempo o voglia di occuparti.
Come Instacart è cresciuta rapidamente grazie al software di firma elettronica
Dropbox Sign e Dropbox Forms hanno permesso al servizio di consegna di generi alimentari on demand Instacart di aumentare il tasso di completamento delle candidature degli shopper del 270%, risparmiando fino a 50 ore a settimana sulle operazioni di onboarding.
In qualsiasi momento, Instacart stipula contratti con oltre diecimila "shopper", che selezionano, confezionano e consegnano la spesa ai clienti.
A quel volume, il loro processo di firma con carta e penna causava un attrito considerevole. Il personale degli uffici doveva gestire fisicamente le pratiche e l'onboarding di ogni singolo shopper. Mentre l'azienda cercava di raggiungere l'80% delle famiglie statunitensi, questo processo dispendioso in termini di tempo stava ormai diventando obsoleto per il team amministrativo e il personale qualificato, che la società faticava a inserire e a trattenere.
Con l'aiuto del nostro team di supporto per la API formato da sviluppatori, Instacart ha integrato le firme legalmente vincolanti per creare e gestire i documenti degli shopper e del reparto risorse umane direttamente nella loro app. Esatto, l'azienda non si è limitata alla digitalizzazione, ma è passata a un'esperienza completamente mobile per raggiungere i membri del personale ovunque si trovino.
Ora gli shopper sono in grado di ricevere tutta la documentazione fondamentale per svolgere il proprio lavoro e per effettuare l'onboarding e apporvi firme legalmente vincolanti, direttamente dal cellulare.
Inoltre, grazie ai modelli di Dropbox Sign, il team delle risorse umane di Instacart è in grado di creare, formattare e archiviare importanti modelli per l'onboarding, così da non dover ricreare ogni volta gli stessi documenti da zero.
Le firme elettroniche semplificano il processo di vendita
È facile capire perché il processo tradizionale che prevede l'invio di importanti documenti via e-mail e richiede al cliente destinatario di stamparli, firmarli e restituirli non sia più adatto al mondo moderno.
Un flusso di lavoro digitalizzato per l'invio e la firma dei documenti non solo semplifica il processo di vendita, ma accelera anche il fatturato della tua azienda, riducendo al contempo i costi generali.
I vantaggi di utilizzare le firme elettroniche per le vendite
Se l'obiettivo del tuo reparto vendite è davvero quello di far guadagnare l'azienda anziché spendere tutti i soldi in processi dispendiosi in termini di tempo, pensiamo che apprezzerai molto i vantaggi offerti dalle firme elettroniche.
Fattura più velocemente
Grazie a funzionalità intelligenti di prima classe come la copia carbone, i modelli e le notifiche sullo stato, i team di vendita non rimangono mai fermi ad aspettare che i destinatari notino quella pila di documenti accumulati sulla scrivania o nella casella di posta che aspettano solo di essere firmati e restituiti, così che i contratti possano entrare in vigore fin da subito.
Due modi per risparmiare
Oltre ai notevoli risparmi sui costi operativi che derivano dall'uso di una piattaforma di firma elettronica, Dropbox Sign offre anche un effettivo risparmio economico attraverso pacchetti annuali e mensili a prezzi accessibili. Grazie alla prova gratuita, a prezzi trasparenti e all'assenza di costi nascosti, tutti i team di vendita, dalle startup alle grandi imprese, possono trovare il piano più adatto alle loro esigenze.
Per i team che desiderano l'efficacia e la personalizzazione offerte dall'API di Dropbox Sign, i prezzi sono altrettanto semplici da comprendere e non è necessario passare ore al telefono con l'assistenza clienti per capire come iniziare (anche se, diciamocelo, il nostro team di supporto è formato da persone eccezionali).
Come Vendini utilizza le firme elettroniche per chiudere le vendite in tempi record
Il reparto vendite di Vendini aveva bisogno di accelerare il processo di vendita per garantire un'esperienza più fluida sia per il team che per i clienti.
“Abbiamo scoperto che la chiusura delle trattative non era la parte più difficile del nostro ciclo di vendita” afferma Kathryn Hunt, membro del reparto marketing dei prodotti di Vendini. “Erano i processi amministrativi a rallentarci. Era una seccatura quando le persone erano pronte a firmare il giorno stesso, ma venivamo risucchiati in un lungo ciclo di firma di documenti cartacei”.
In tutta onestà, la soluzione per eliminare gli intoppi dal processo di vendita di Vendini è stata piuttosto semplice e pensiamo che possa esserlo anche per il tuo reparto vendite.
Indovina un po'? Sono le firme elettroniche!
Più precisamente, si tratta di una piattaforma di firma digitale intelligente che ottimizza il tuo flusso di lavoro senza che siano necessarie grandi somme di denaro o parecchie ore per la configurazione.
Vendini ha utilizzato l'integrazione con Google Drive di Dropbox Sign per creare e formattare i contratti prima di inviarli ai clienti, che quindi hanno potuto firmare e restituire i documenti in pochi clic. I documenti e le firme sono rimasti al sicuro durante l'intero processo e sono stati archiviati sia nell'account Drive sia nell'account Dropbox Sign di Vendini, in modo che fossero facilmente reperibili.
Grazie a quest'unica integrazione, il team di vendita di Vendini ha subito acquisito la capacità di inviare contratti alla velocità della luce, a volte chiudendo le trattative mentre il rappresentante era ancora al telefono con il potenziale cliente!
Inoltre, i rappresentanti di vendita hanno utilizzato la funzionalità di Dropbox Sign per mettere in copia i destinatari per assicurarsi che il CFO, i manager e chiunque altro fosse coinvolto nel processo ricevessero via e-mail le notifiche sullo stato dei documenti di vendita importanti. Vendini ha persino iniziato a usare l'integrazione Dropbox Sign for Slack . I venditori potevano vedere in tempo reale quando un documento veniva firmato e dare il via ai festeggiamenti immediatamente.
Le firme elettroniche semplificano il lavoro all'ufficio legale
Anche se il tuo ufficio legale non si trova spesso a gestire controversie, potrebbe comunque avere molti dei punti critici amministrativi che tutte le organizzazioni devono affrontare: problemi di sicurezza e legalità, flussi di lavoro tediosi e spese generali elevate.
In che modo ogni ufficio legale può trarre vantaggio dalle firme elettroniche
Ecco alcuni modi in cui gli uffici legali possono trarre vantaggio dall'adozione di un servizio di firma elettronica semplice ed efficiente, senza rinunciare alla sicurezza e alla legalità, due elementi imprescindibili.
Documentazione sicura e precisa
Quando si tratta di documenti sensibili e clienti importanti o dirigenti di alto livello, gli uffici legali hanno bisogno di una soluzione di firma elettronica che non sia solo efficiente, ma anche estremamente sicura.
Ecco perché Dropbox Sign è dotato di funzionalità di sicurezza di livello bancario come la crittografia SSL durante il transito dei file e un'infrastruttura server sicura in hosting in un data center all'avanguardia di livello III, con certificazioni SSAE-16 e ISO 27001.
Integrazione e automazione delle tecnologie semplificate
Grazie a un'API costantemente aggiornata e supportata dal nostro team ingegneristico interno, Dropbox Sign si integra perfettamente con la maggior parte dei flussi di lavoro esistenti.
Sia che utilizzi Google Drive, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive o praticamente tutte le migliori applicazioni aziendali moderne, puoi avere la sicurezza che Dropbox Sign funzionerà a dovere.
Maggiore efficienza e migliori servizi
Il problema della documentazione cartacea ha da tempo un eccessivo controllo sulla velocità e sui costi degli uffici legali. Anziché tagliare le spese sacrificando la qualità del servizio, i reparti legali possono sfruttare le tecnologie moderne come le firme elettroniche per ridurre i costi generali.
La piattaforma orientata alle aziende di Dropbox Sign aiuta a digitalizzare i documenti legali più importanti per creare un flusso di lavoro di condivisione e firma veloce e sicuro, da 2 a 20 parti coinvolte.
Audit trail
Dal momento in cui richiedi una firma, Dropbox Sign applica una pagina di audit trail al documento stesso. L'audit trail non modificabile che ne risulta assicura che le azioni sui documenti siano accuratamente tracciate e contrassegnate con una marcatura temporale per fornire prova di accesso, lettura e firma.
Dropbox Sign: la soluzione di firma elettronica numero uno
G2 Crowd ha classificato Dropbox Sign come la soluzione di firma elettronica numero uno per le piccole imprese. Inoltre, si è classificata al terzo posto come miglior prodotto software per le piccole imprese. Niente male!
Che tu sia titolare di una piccola impresa che non si può permettere di assumere persone dedicate alla gestione della documentazione amministrativa, o di una grande azienda che non ha tempo per farlo, una piattaforma di firma elettronica intelligente come Dropbox Sign può farti risparmiare parecchio tempo nella gestione delle pratiche legali, concludere più transazioni di vendita e inserire i neoassunti nel team più velocemente, il tutto prima che tu possa pensare: "Detesto le scartoffie!" Usi documenti digitali o cartacei? Non importa, Dropbox Sign è la soluzione giusta per te.
