Tempat memulai menggunakan tanda tangan elektronik di organisasi Anda

Platform tanda tangan elektronik yang cerdas dapat membantu Anda melakukan orientasi karyawan baru yang luar biasa, menyelesaikan lebih banyak penjualan, dan menghemat waktu dalam urusan hukum. Semuanya dilakukan lebih cepat sebelum Anda dapat mengatakan "dokumen menyebalkan!"

File pdf untuk karyawan baru ditandatangani dengan tanda tangan elektronik

Menurut kami, sudah waktunya untuk membuang kata "perlu" yang digunakan orang untuk menggambarkan "hal merepotkan yang perlu dilakukan" yaitu dokumen cetak. Menyingkirkan dokumen cetak dari tempat kerja Anda dan mengirimkannya kembali ke tempat asalnya menjadi semakin mudah.

Inilah saat yang tepat bagi organisasi untuk mulai menggunakan perangkat lunak tanda tangan elektronik untuk secara efektif merekrut karyawan yang luar biasa dan menyelesaikan kesepakatan baru dengan cepat—sekaligus menjaga dokumen tetap legal dan aman.

Tanda tangan elektronik membantu meningkatkan orientasi karyawan

Menyusun, mencetak, mengirim faks, memindai, mengarsipkan, mengoreksi kesalahan... selama bertahun-tahun, tugas-tugas ini telah dianggap sebagai hal merepotkan yang perlu dilakukan bagi sebagian besar departemen bisnis. Tidak ada yang lebih mengetahui kerepotan itu daripada para pegawai SDM yang menangani perekrutan dan orientasi karyawan baru.

Namun, di era transformasi digital di mana Anda benar-benar dapat mengunjungi dokter secara digital, bukankah sudah saatnya kita menyingkirkan segala kerepotan dokumen cetak?

Kami pikir juga begitu.

Manfaat tanda tangan elektronik dalam orientasi karyawan

Ada banyak keuntungan yang akan didapatkan departemen SDM jika mengintegrasikan platform tanda tangan elektronik bebas kertas ke dalam proses orientasi karyawan.

Orientasi tanpa hambatan untuk semua orang

API Dropbox Sign memungkinkan departemen SDM mengambil informasi yang diberikan selama proses pendaftaran pelamar dan menggunakannya untuk mengisi semua dokumen yang diperlukan secara otomatis, sehingga menghasilkan satu set PDF yang dipersonalisasi (dan mudah dibaca), dan mengirimkan dokumen yang sudah selesai untuk ditandatangani pelamar terkait secara elektronik langsung dari desktop atau perangkat mobile mereka. Hal ini tidak hanya menghilangkan redundansi untuk tim SDM, tetapi juga mengurangi hambatan yang dapat menyebabkan pelamar mengundurkan diri dari pekerjaan—hal ini sangat penting jika bisnis Anda perlu meningkatkan proses perekrutan dengan segala jenis kecepatan.

Pihak ketiga untuk menangani kerepotan teknis

Transformasi digital hampir tidak dapat dicapai jika Anda harus mempekerjakan staf administrasi baru hanya untuk menyiapkan dan mengelola semua alat! Itulah alasan utama departemen SDM menyukai model Dropbox Sign. Platform tanda tangan elektronik Dropbox Sign hadir dengan tim dukungan yang dipimpin pengembang yang akan menyiapkan segala sesuatunya untuk Anda dalam waktu kurang dari seminggu dan mengelola semua urusan terkait teknologi yang sulit Anda lakukan karena tidak ada waktu atau keinginan.

Cara Instacart berkembang pesat berkat perangkat lunak tanda tangan online

Dropbox Sign dan Dropbox Forms memberdayakan layanan pengiriman bahan makanan sesuai permintaan Instacart untuk meningkatkan penyelesaian aplikasi kontraktor Shopper sebesar 270 persen dan menghemat lebih dari 50 jam per minggu untuk tugas orientasi.

Pada waktu tertentu, Instacart mengontrak lebih dari sepuluh ribu “Shopper” yang memilih, mengemas, dan mengirimkan bahan makanan kepada pelanggan.

Dengan volume sebesar itu, proses penandatanganan dokumen mereka menyebabkan hambatan yang cukup besar. Staf di kantor harus mengelola dokumen dan melakukan orientasi untuk setiap Shopper secara fisik. Saat mereka mencoba menskalakan ke 80 persen rumah tangga AS, proses yang memakan waktu ini sulit dilakukan staf internal mereka atau orang-orang berkualifikasi, yang sulit untuk diorientasikan dan dipertahankan.

Dengan bantuan tim dukungan API yang dipimpin pengembang kami, Instacart menyematkan tanda tangan elektronik yang mengikat secara hukum untuk Shopper dan pembuatan serta pengelolaan dokumen SDM langsung ke dalam aplikasi mereka. Instacart tidak berhenti pada digitalisasi—mereka menjadi sepenuhnya mobile untuk bertemu calon karyawan di tempat mereka tinggal. 

Sekarang, Shopper dapat menerima semua dokumentasi pekerjaan dan orientasi penting—dan menandatanganinya secara sah!—langsung dari ponsel mereka.

Selain itu, dengan fitur templat Dropbox Sign, tim SDM Instacart dapat membuat, memformat, dan menyimpan templat orientasi penting untuk mencegah pengerjaan ulang yang repetitif.

Tanda tangan elektronik menyederhanakan proses penjualan

Sangat mudah untuk melihat alasan proses tradisional seperti mengirim banyak dokumen penting melalui email dan meminta klien penerima untuk mencetak, menandatangani, dan mengembalikannya tidak efektif di dunia modern.

Alur kerja pengiriman dan penandatanganan digital tidak hanya membuat proses penjualan menjadi lebih sederhana—tetapi benar-benar membuat perusahaan Anda menghasilkan pendapatan lebih cepat sekaligus mengurangi biaya overhead!

Manfaat menggunakan tanda tangan elektronik untuk penjualan

Jika departemen penjualan Anda benar-benar berusaha menghasilkan uang bagi perusahaan, bukan menghabiskannya untuk proses manual yang menghabiskan waktu, kami rasa Anda akan sangat menyukai manfaat yang diberikan tanda tangan elektronik.

Mendapatkan penghasilan lebih cepat

Dengan fitur kelas bisnis yang canggih seperti CC, templat, dan notifikasi status; tim penjualan tidak akan pernah membuang-buang waktu untuk menunggu seseorang melihat tumpukan dokumen yang ada di meja atau di kotak masuk yang menunggu untuk ditandatangani dan dikembalikan agar kesepakatan dapat dimulai.

Dua cara untuk menghemat

Selain penghematan biaya operasional signifikan yang menyertai platform tanda tangan elektronik, Dropbox Sign juga menawarkan penghematan finansial secara nyata dalam bentuk paket tahunan dan bulanan yang terjangkau. Dengan uji coba gratis, harga yang transparan, dan tanpa biaya tersembunyi—tim penjualan di perusahaan rintisan dan perusahaan besar sama-sama didukung untuk menemukan paket yang sesuai dengan anggaran mereka.

Untuk tim yang menginginkan kemampuan dan penyesuaian yang disediakan oleh API Dropbox Sign, harga API kami sama terjangkaunya dan Anda tidak perlu terlalu banyak meminta bantuan tim dukungan pelanggan untuk memulai (walaupun menurut kami, tim tersebut berisi orang-orang yang cukup hebat).

Cara Vendini menggunakan tanda tangan elektronik untuk menyelesaikan penjualan dalam waktu singkat

Departemen penjualan Vendini perlu mempercepat proses penjualan untuk memastikan pengalaman yang lebih lancar bagi tim dan klien mereka yang menginginkan proses cepat.

“Kami tahu bahwa menyelesaikan transaksi bukanlah bagian yang sulit dari siklus penjualan kami,” kata Kathryn Hunt, anggota departemen pemasaran produk Vendini. “Bagian tersulit adalah proses administrasi yang benar-benar memperlambat segalanya. Rasanya sangat memusingkan ketika orang-orang yang siap untuk menandatangani pada hari itu malah dihadapkan pada siklus dokumen cetak yang panjang.”

Sejujurnya, solusi untuk keterlambatan penjualan Vendini cukup sederhana—dan kami pikir itu juga berlaku untuk departemen penjualan Anda.

Tadaa, solusinya adalah tanda tangan elektronik!

Lebih khusus lagi, platform tanda tangan elektronik cerdas yang membuat alur kerja Anda lebih baik tanpa menghabiskan banyak uang untuk persiapan atau mengelola jam kerja.

Vendini menggunakan integrasi Google Drive Dropbox Sign untuk membuat dan memformat MSA sebelum mengirimkannya ke klien, yang kemudian dapat menandatangani dan mengembalikan dokumen hanya dengan beberapa klik. Dokumen dan tanda tangan akan tetap aman selama proses berlangsung dan disimpan di Drive dan akun Dropbox Sign Vendini agar mudah diingat.

Berkat integrasi tunggal itu, tim penjualan Vendini dapat mengirimkan perjanjian dengan sangat cepat—dan terkadang menyelesaikan kesepakatan saat perwakilan penjualan masih berbicara dengan calon klien!

Perwakilan penjualan juga menggunakan fitur "CC" Dropbox Sign untuk memastikan bahwa CFO, manajer, dan siapa pun yang perlu terlibat akan mendapat peringatan email tentang kemajuan dalam dokumen penjualan penting. Vendini bahkan memanfaatkan integrasi Dropbox Sign untuk Slack dengan baik. Tenaga penjualan mereka dapat melihat secara real time ketika sebuah dokumen ditandatangani sehingga dapat merayakannya dengan tepat.

Tanda tangan elektronik memberdayakan departemen hukum

Meskipun mungkin tidak perlu mengajukan tuntutan kasus dalam waktu dekat, departemen hukum Anda mungkin memiliki beberapa masalah administratif yang juga dihadapi semua organisasi hukum—masalah keamanan dan legalitas, alur kerja yang memberatkan, dan biaya overhead yang mahal.

Cara departemen hukum dapat memperoleh manfaat dari tanda tangan elektronik

Berikut adalah beberapa cara departemen hukum dapat memperoleh manfaat dengan mengadopsi layanan tanda tangan elektronik yang sederhana dan efisien—tanpa kehilangan keamanan dan legalitas yang sangat penting.

Dokumentasi yang akurat dan aman

Saat berurusan dengan dokumen sensitif dan klien tingkat tinggi atau pihak eksekutif yang memiliki kekuasaan tinggi, departemen hukum memerlukan solusi tanda tangan elektronik yang tidak hanya akurat tetapi juga sangat aman.

Itulah sebabnya Dropbox Sign hadir dengan keamanan terbaik di kelasnya seperti enkripsi SSL selama transit file dan infrastruktur server aman yang di-hosting di pusat data bersertifikasi SSAE-16 Tingkat III yang canggih dengan sertifikasi ISO 27001.

Integrasi dan pengotomatisan teknologi yang disederhanakan

Dengan API yang terus diperbarui dan didukung oleh tim teknik internal kami, Dropbox Sign dapat terintegrasi dengan lancar ke sebagian besar alur kerja yang ada.

Baik Anda menggunakan Google Drive, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive, atau hampir semua aplikasi bisnis terbaik saat ini; Anda tidak perlu ragu karena Dropbox Sign akan memberikan kinerja terbaik.

Peningkatan efisiensi dan layanan

Masalah dokumen telah terlalu lama menimbulkan kerugian dalam hal kecepatan dan biaya atas situasi hukum. Dibandingkan mengurangi pengeluaran dengan mengorbankan layanan, departemen hukum dapat menggunakan teknologi modern seperti tanda tangan elektronik untuk memangkas biaya overhead.

Platform Dropbox Sign yang berfokus pada bisnis membantu mendigitalkan dokumen hukum Anda yang paling penting untuk menciptakan alur kerja berbagi dan penandatanganan yang cepat dan aman baik yang melibatkan 2 atau 20 pihak.

Jejak audit

Dari saat Anda meminta tanda tangan, Dropbox Sign akan membubuhkan halaman jejak audit ke dokumen itu sendiri. Jejak audit yang tidak dapat diedit yang dihasilkan akan memastikan bahwa tindakan pada dokumen Anda dilacak secara menyeluruh dan diberi stempel waktu untuk memberikan bukti akses, tinjauan, dan tanda tangan.‍

Dropbox Sign: solusi tanda tangan elektronik nomor satu

G2 Crowd menempatkan HelloSign (sekarang Dropbox Sign) sebagai solusi tanda tangan elektronik nomor satu untuk bisnis kecil. Kami juga berada di urutan ketiga sebagai produk perangkat lunak terbaik secara keseluruhan untuk bisnis kecil. Mengesankan bukan!

Baik Anda menjalankan bisnis kecil yang tidak memiliki cukup dana untuk mempekerjakan sekelompok pegawai administrasi atau perusahaan yang tidak memiliki waktu untuk hal itu, platform tanda tangan elektronik seperti Dropbox Sign dapat menghemat banyak waktu dalam urusan hukum, membantu tim penjualan menyelesaikan lebih banyak kesepakatan, dan mendapatkan karyawan baru di tim Anda lebih cepat sebelum Anda dapat mengatakan "dokumen menyebalkan!" Jika Anda bekerja dengan dokumen digital atau kertas, Dropbox Sign dapat membantu.

Ingin menandatangani PDF tanpa mencetaknya? Kini, menandatangani PDF menjadi jauh lebih mudah dengan tanda tangan elektronik di Dropbox, yang didukung oleh Dropbox Sign.
Lanjutkan dan mulai dengan uji coba gratis Anda sekarang. Namun berhati-hatilah, begitu merasakan berbagai kemudahannya—Anda tidak akan pernah lagi ingin kembali berurusan dengan dokumen cetak yang merepotkan.