Aujourd'hui, la paperasse n'est plus un mal nécessaire, tant il est de plus en plus facile de s'affranchir de tous les documents papier sur le lieu de travail.
Avec un logiciel de signature électronique, les entreprises peuvent accueillir efficacement leurs nouvelles recrues et conclure rapidement de nouvelles transactions, de façon sécurisée et dans la légalité.
Les signatures électroniques facilitent l'intégration des employés
Rédiger, imprimer, faxer, numériser, classer et corriger les documents papier sont la bête noire des équipes administratives depuis des siècles. Et les collaborateurs RH en charge des embauches et de l'accueil des nouvelles recrues sont certainement les plus touchés par ce véritable fléau du papier.
Mais à l'heure de la transformation numérique et des téléconsultations médicales, ne serait-il pas temps de nous débarrasser enfin de cette maudite paperasse ?
C'est ce que nous pensons.
La signature électronique au service de l'intégration des employés
En intégrant une plateforme de signature électronique dans leurs processus d'intégration des nouveaux employés, les départements RH bénéficient de nombreux avantages.
Une intégration fluide pour tous
L'API Dropbox Sign permet aux RH de récupérer les informations fournies lors de la candidature pour remplir automatiquement tous les documents nécessaires, générer un ensemble de PDF personnalisés (et faciles à lire) et envoyer les documents finaux au nouveau collaborateur afin qu'il les signe électroniquement depuis son ordinateur ou son appareil mobile. Cela évite à l'équipe RH de renseigner plusieurs fois les mêmes données et réduit le risque que les candidats se rétractent, ce qui est essentiel si votre entreprise fait face à une hausse rapide de ses besoins en recrutement.
Un partenaire pour gérer les problèmes techniques
Vous aurez des difficultés à atteindre vos objectifs de transformation numérique si vous devez embaucher une armée d'agents administratifs rien que pour configurer et gérer tous les outils. C'est l'une des principales raisons pour lesquelles le modèle Dropbox Sign a conquis les équipes RH. La plateforme de signature électronique Dropbox Sign est configurée pour vous par une équipe d'assistance menée par des développeurs en moins d'une semaine. La même équipe se chargera également de tous les aspects techniques que vous n'avez pas le temps ou l'envie de gérer.
Comment Instacart s'est développé rapidement grâce à un logiciel de signature électronique
Dropbox Sign et Dropbox Forms ont permis à Instacart, une entreprise spécialisée dans la livraison de produits alimentaires à la demande, d'améliorer de 270 % les délais de traitement des candidatures des sous‑traitants et d'économiser plus de 50 heures par semaine sur les tâches liées à l'intégration des nouvelles recrues.
Instacart travaille en permanence avec plus de dix mille “shoppers” qui sont chargés de sélectionner, d'emballer et de livrer les produits alimentaires à ses clients.
À ce niveau d'activité, il est difficile de tout faire sur papier. Les équipes internes devaient gérer manuellement les formalités administratives et l'intégration de chaque shopper. Pour l'entreprise qui souhaitait étendre son activité à 80 % des foyers américains, ce processus fastidieux était devenu un fardeau en interne et l'empêchait d'intégrer et de retenir le personnel qualifié dont elle avait besoin.
Avec l'aide de notre équipe d'assistance API menée par des développeurs, Instacart a intégré les signatures électroniques juridiquement contraignantes pour les shoppers ainsi que la création et la gestion de documents RH directement dans leur application. Ils ne se sont pas contentés de numériser leurs activités, ils ont créé une expérience entièrement mobile pour suivre leurs collaborateurs où qu'ils se trouvent.
Dorénavant, les shoppers peuvent recevoir tous leurs documents d'embauche et d'accueil importants, et les signer en toute légalité, directement sur leur téléphone.
De plus, grâce à la fonctionnalité de modèles de Dropbox Sign, l'équipe RH d'Instacart peut créer, mettre en forme et stocker des modèles de documents d'intégration importants pour ne plus avoir à les créer à chaque fois.
Des ventes simplifiées
Le modèle traditionnel qui consiste à envoyer par e‑mail des documents importants que le destinataire doit imprimer, signer et renvoyer n'est plus adapté au monde moderne, et pour cause.
Numériser les workflows d'envoi et de signature permet non seulement de simplifier les ventes, mais aussi de générer des revenus plus rapidement tout en réduisant les frais généraux.
Les avantages de la signature électronique pour les ventes
Si votre équipe commerciale essaie de faire gagner de l'argent à votre entreprise plutôt que d'en dépenser dans des processus manuels et chronophages, vous allez adorer les atouts offerts par les signatures électroniques.
Boostez vos revenus
Grâce à des fonctionnalités d'entreprise bien pensées telles que la mise en copie, les modèles et les notifications d'état, les équipes commerciales n'ont plus à attendre que leurs destinataires pensent enfin à signer et à renvoyer la pile de documents papier arrivés par e‑mail ou par courrier pour finaliser un contrat.
Un double avantage économique
En plus de la réduction majeure des coûts opérationnels qu'offre une plateforme de signature électronique, Dropbox Sign protège la trésorerie des entreprises grâce à des forfaits annuels et mensuels abordables. Avec une offre d'essai gratuite, des tarifs transparents et l'absence de frais cachés, chaque équipe commerciale peut trouver le forfait qui correspond à son budget, quelle que soit la taille de l'entreprise.
Et pour les équipes intéressées par la puissance et la personnalisation de notre API Dropbox Sign, celle-ci est tout aussi accessible à des tarifs clairs sans avoir recours outre mesure à l'assistance client (même si l'équipe est super).
Comment Vendini a utilisé les signatures électroniques pour conclure des ventes en un temps record
L'équipe commerciale de Vendini devait accélérer son processus de vente afin de fluidifier l'expérience pour ses collaborateurs comme pour ses clients exigeants.
“Nous nous sommes rendu compte que finaliser les transactions n'était pas la partie la plus complexe du cycle de vente”, explique Kathryn Hunt, membre de l'équipe marketing produit de Vendini. “Notre principal frein, c'étaient les processus administratifs. Même si les personnes étaient prêtes à signer le jour même, un long cycle de paperasse les en empêchait à chaque fois.”
En toute franchise, la solution pour accélérer les ventes de Vendini était assez simple, comme elle peut l'être pour votre propre équipe commerciale.
Et il s'agit bien sûr de la signature électronique,
ou plus exactement d'une plateforme de signature électronique intelligente qui améliore votre workflow sans configuration ni gestion coûteuse.
Vendini a utilisé l'intégration Google Drive avec Dropbox Sign pour créer et mettre en forme ses contrats‑cadres de service avant de les envoyer aux clients, qui peuvent ainsi les signer et les renvoyer en quelques clics. Les documents et les signatures sont protégés tout au long du processus et stockés dans Google Drive et dans le compte Dropbox Sign de Vendini pour en simplifier l'accès.
Grâce à cette intégration unique, l'équipe commerciale de Vendini a soudainement pu envoyer des accords à la vitesse de l'éclair, finalisant parfois des transactions alors que le représentant commercial était encore au téléphone avec le prospect.
Les commerciaux ont également utilisé la fonctionnalité de mise en copie de Dropbox Sign pour s'assurer que le directeur financier, les responsables et toute autre personne concernée sont informés par e‑mail du statut des documents commerciaux importants. Vendini a également utilisé l'intégration Dropbox Sign pour Slack, qui permet aux commerciaux de savoir en temps réel qu'un document a été signé.
La signature électronique au service de l'équipe juridique
Même si votre département juridique n'a pas de procès en vue, il est peu probable qu'il échappe aux problèmes administratifs auxquels toute équipe juridique est confrontée, comme des problèmes de sécurité et de légalité, des workflows fastidieux et d'importants frais généraux.
Les avantages des signatures électroniques
Un service de signature électronique simple et efficace qui répond aux exigences de sécurité et de légalité offre de nombreux avantages aux équipes juridiques.
Rigueur et sécurité
Lorsqu'ils font face à des documents sensibles et des clients prestigieux ou des cadres expérimentés, les départements juridiques ont besoin d'une solution de signature électronique à la fois rigoureuse et hautement sécurisée.
C'est la raison pour laquelle Dropbox Sign est doté d'une sécurité de pointe, comme le chiffrement SSL lors du transfert de fichiers, et d'une infrastructure de serveur sécurisée hébergée dans un datacenter de niveau III, certifié SSAE-16 et ISO 27001.
Intégration et automatisation simplifiées des technologies
Grâce à une API constamment mise à jour et gérée par nos ingénieurs en interne, Dropbox Sign s'intègre facilement à la plupart des workflows existants.
Que vous utilisiez Google Drive, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive ou toute autre application professionnelle actuellement populaire, Dropbox Sign se montrera à la hauteur.
Efficacité et qualité de service accrues
Les formalités papier pèsent depuis trop longtemps sur la productivité et la rentabilité des activités juridiques. Au lieu de sacrifier la qualité de service pour réduire les dépenses, les équipes juridiques peuvent adopter une technologie moderne comme les signatures électroniques pour réduire leurs frais généraux.
La plateforme Dropbox Sign vous permet de numériser vos documents juridiques les plus importants pour créer un workflow de partage et de signature rapide et sécurisé, quel que soit le nombre de parties prenantes.
Pistes d'audit
Dès lors qu'une signature est requise, Dropbox Sign annexe directement une page de piste d'audit au document. Cela génère une piste d'audit non modifiable qui garantit un suivi et un horodatage minutieux de toute action effectuée sur vos documents afin de fournir une preuve d'accès, de consultation et de signature.
Dropbox Sign : la solution de signature électronique leader du marché
G2 Crowd a élu HelloSign (maintenant Dropbox Sign) meilleure solution de signature électronique pour les petites entreprises. La solution arrive également troisième du classement des meilleurs produits logiciels pour les petites entreprises. Et nous n'en sommes pas peu fiers.
Que vous souhaitiez dire adieu à la paperasse par manque de ressources ou de temps, une plateforme de signature électronique intelligente comme Dropbox Sign peut faire gagner beaucoup de temps à votre équipe juridique, aider votre équipe commerciale à vendre davantage et accélérer l'intégration des nouvelles recrues en quelques clics à peine. Que vous travailliez avec des documents numériques ou papier, Dropbox Sign est là pour vous aider.
