С чего начать использование электронной подписи в вашей организации

Умная платформа для электронных подписей помогает нанимать новых сотрудников, увеличивать объем продаж и экономить время при работе с юридическими документами. Быстрее, чем вы произнесете «бумажная работа — отстой!»

PDF-документ о приеме нового сотрудника подписан электронной подписью

Самое время отказаться от слова «необходимый», которое часто используют, когда речь идет о «необходимом зле» — бумажной работе. Становится все проще изгонять бумажную работу с рабочего места и отправлять ее обратно в преисподнюю.

В таких ситуациях организациям следует использовать решения eSignatures для найма новых сотрудников и быстрого заключения сделок — и все это с соблюдением стандартов и требований безопасности.

Электронные подписи помогают масштабировать процесс найма сотрудников

Составление, печать, отправка факсов, сканирование, подшивка документов, исправление ошибок... на протяжении веков эти задачи считались необходимыми для большинства бизнес-подразделений. Лучше всех об этом ужасе знают сотрудники отдела кадров, которые занимаются наймом и оформлением новых сотрудников.

В век цифровой трансформации можно буквально посетить врача онлайн. Так не пора ли изгнать прочь бумажную волокиту?

Мы тоже так считаем.

Преимущества электронной подписи при найме сотрудников

Интеграция платформы электронной подписи для приема новых сотрудников имеет много преимуществ.

Беспроблемное введение в любую должность

 API Dropbox Sign  позволяет HR-отделу использовать информацию, предоставленную в процессе регистрации кандидата, для автоматического заполнения всех необходимых документов, создания набора персонализированных (и легко читаемых) PDF-файлов и отправки готовых документов для электронной подписи прямо с компьютера или мобильного устройства. Это не только помогает отделу кадров минимизировать напрасные усилия, но и уменьшает некоторые трения, которые могут привести к оттоку кандидатов, что очень важно, если необходимо быстро увеличить объем найма персонала.

Третья сторона для решения технических проблем

Цифровая трансформация вряд ли достижима, если вы хотите нанять административный персонал исключительно для настройки инструментов и управления ими. Это основная причина, по которой отделы кадров предпочитают решение Dropbox Sign. Все вопросы, связанные с платформой электронной подписи Dropbox Sign, помогает решить команда поддержки, возглавляемая разработчиками. Они установят систему менее чем за неделю и будут управлять всеми техническими процессами, на которые у вас нет времени или желания.

Решение для электронной подписи подтолкнуло компанию Instacart к росту

Dropbox Sign и Dropbox Forms расширили возможности службы доставки продуктов по запросу Instacart , ускорив процесс регистрации контрагентов на 270 %, тем самым сократив его более чем на 50 часов в неделю.

Каждую секунду Instacart заключает контракт с более чем десятью тысячами «закупщиков», которые отбирают, упаковывают и доставляют продукты клиентам.

В таких масштабах растущий объем ручной работы стал настоящей проблемой. Офисные сотрудники вручную оформляли документы и регистрировали каждого контрагента. Поскольку компания стремилась охватить 80 % американских домохозяйств, трудоемкая ручная работа не устраивала ни внутренний персонал, ни квалифицированных специалистов, которых не так легко было найти и удержать.

Благодаря нашей службе поддержки API, возглавляемой разработчиками, Instacart встроила в корпоративное приложение юридически обязывающие электронные подписи для клиентов, а также для создания и управления кадровыми документами. Разумеется, компания не остановилась на оцифровке подписей и сделала их доступными для сотрудников из любого места. 

Теперь контрагенты смогут получить всю необходимую документацию по трудоустройству и легально подписать ее прямо с мобильного телефона.

А еще в Dropbox Sign есть функция «Шаблон», благодаря которой отдел кадров создает, форматирует и хранит важные стандартные документы для адаптации персонала. Это позволяет оптимизировать многие процессы, исключив лишнюю работу.

Электронные подписи упрощают продажи

Обычно мы отправляем важные документы по электронной почте и просим получателя распечатать, подписать и прислать их. Несложно догадаться, почему этот подход уже неэффективен.

Цифровизация отправки и подписания документов не только упрощает продажи, но и позволяет вашей компании быстрее получать прибыль, сокращая накладные расходы!

Преимущества использования электронных подписей для сферы продаж

Если отдел продаж действительно пытается принести вашей компании прибыль, а не тратит ресурсы на ручные процессы, отнимающие время, то вам точно понравятся преимущества электронной подписи.

Более быстрый выход на получение дохода

Благодаря высококлассным бизнес-функциям , таким как отправка копий сообщений, шаблоны и уведомления о статусе, отделы продаж могут наконец выдохнуть. Ведь больше не надо ждать, пока гору писем на столе или в почтовом ящике подпишут и вернут, чтобы сдвинуть работу с мертвой точки.

Два способа экономии

Помимо существенной экономии операционных расходов, решения Dropbox Sign также гарантируют экономию  денежных средств в виде выгодных тарифов на годовые и ежемесячные пакеты услуг. Благодаря бесплатной пробной версии, прозрачному ценообразованию и отсутствию скрытых платежей отделы продаж стартапов и предприятий могут подобрать тарифный план исходя из бюджета.

Вам не составит труда получить доступ к возможностям и настройкам нашего API Dropbox Sign, ведь мы предлагаем простые модели ценообразования. Не нужно ждать ответа от служб поддержки, чтобы начать работу (хотя там работают замечательные люди).

Как компания Vendini использовала электронные подписи для закрытия сделок в рекордные сроки

Отделу продаж компании Vendini необходимо было ускорить процесс продаж, чтобы наладить взаимодействие как внутри команды, так и с клиентами, поведение которых постоянно менялось.

«Мы поняли, что заключение сделок — не самая сложная часть цикла продаж», - рассказывает Кэтрин Хант, специалист отдела маркетинга продуктов Vendini. «Всю работу замедляли административные процессы. Люди были готовы подписать договор в тот же день, но их втягивали в длительную бумажную волокиту. Это стало нашей головной болью».

Честно говоря, компания Vendini решила проблемы с задержкой продаж довольно легко. Мы думаем, что это решение может подойти и для вашего отдела продаж.

Удивительно, но это электронные подписи!

А именно, это умная платформа электронной подписи, которая оптимизирует рабочие процессы, не требуя больших затрат на установку и человеко-часов на управление.

Благодаря интеграции Dropbox Sign и Google Drive компания Vendini создала и отформатировала соглашения о сервисном обслуживании перед отправкой контрагентам, которые затем смогли подписать и вернуть документы всего несколькими щелчками мыши. На протяжении всего процесса документы и подписи безопасно хранились на Диске и в аккаунте Dropbox Sign компании Vendini, чтобы их можно было отозвать в любое время.

Интеграция Dropbox Sign и Google Drive дала отделу продаж Vendini возможность отправлять соглашения с молниеносной скоростью, а иногда даже заключать сделки, пока торговый представитель разговаривает по телефону с потенциальным клиентом!

Также представители отдела продаж использовали функцию отправки копий сообщений Dropbox Sign для того, чтобы финансовый директор, менеджеры и все остальные участники рабочего процесса получали по электронной почте уведомления о ходе работы над важными документами по продажам. Компания Vendini даже использовала интеграцию Dropbox Sign для Slack . Менеджеры отдела продаж в режиме реального времени отслеживали, когда был подписан документ, чтобы отметить заключение сделки.

Электронные подписи расширяют возможности юридического отдела

Вряд ли вашему юридическому отделу в ближайшее время понадобится проводить судебное разбирательство. Но, вероятно, вам уже приходилось сталкиваться с распространенными административными проблемами — обеспечение безопасности и законности, обременительные рабочие процессы и большие накладные расходы.

Как юридический отдел может воспользоваться электронными подписями

Ниже приведены способы, которыми могут воспользоваться юридические отделы после перехода на простой и эффективный сервис электронной подписи без отступления от требований безопасности и законности.

Точная, надежная документация

При работе с конфиденциальными документами и высокопоставленными заказчиками или руководителями юридическим отделам необходимо точное и безопасное решение для электронной подписи.

Именно поэтому Dropbox Sign поставляется с первоклассной системой безопасности, включающей SSL-шифрование при передаче файлов и защищенную серверную инфраструктуру. Последняя размещена в современном центре обработки данных уровня Tier III, который соответствует стандартам SSAE-16 и получил сертификат ISO 27001.

Упрощенная интеграция и автоматизация технологий

Благодаря сервисам API, которые постоянно обновляет и поддерживает наша команда инженеров, Dropbox Sign довольно легко интегрируется в большинство рабочих процессов.

Решение Dropbox Sign совместимо с Google Drive, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive или любым из топовых современных бизнес-приложений.

Повышение продуктивности и качества обслуживания

Бумажный документооборот уже давно влияет на скорость и стоимость юридических услуг. Вместо того, чтобы сократить расходы, жертвуя качеством, юридические отделы могут использовать современные технологии, такие как электронные подписи, чтобы сократить накладные расходы.

Бизнес-ориентированная платформа Dropbox Sign помогает оцифровать важные юридические документы, позволяя ускорить и обезопасить подписание документов, независимо от числа подписывающих лиц (2 или 20).

Журналы событий

С того момента, как вы запрашиваете подпись, Dropbox Sign прикрепляет страницу контрольного журнала к документу. Защищенный от редактирования контрольный журнал обеспечивает отслеживание каждого действия с вашими документами с присвоением метки времени для гарантии наличия доказательств доступа, проверки и подписания.

Dropbox Sign — первоклассное решение для электронной подписи

G2 Crowd признал HelloSign (теперь Dropbox Sign) лидирующим решением электронной подписи для малого бизнеса. А также мы заняли третье место в категории «Лучший программный продукт для малого бизнеса». Весьма неплохо!

Если вы владеете малым предприятием и у вас нет возможности нанять администраторов для выполнения бумажной работы, или более крупным предприятием, и вам не хватает времени, умная платформа электронной подписи Dropbox Sign поможет вам быстрее решать юридические вопросы. Также ваш отдел продаж сможет заключать больше сделок, а вы будете нанимать новых сотрудников быстрее, чем успеете произнести «бумажная работа — отстой!» Dropbox Sign помогает работать как с электронными, так и с бумажными документами.

Пошаговая демонстрация подписания документа онлайн
 Воспользуйтесь бесплатной пробной версией уже сегодня. Однако запомните: как только вы перейдете на «светлую сторону», вы уже не захотите возвращаться к скучной бумажной работе.

С чего начать работу?

Подробнее о Dropbox Sign