Creemos que ya es hora de abandonar esa palabra "necesaria" que la gente utiliza para describir el "mal necesario" que es el papeleo. Cada vez es más fácil desterrar el papeleo del lugar de trabajo y devolverlo a las regiones inferiores de donde vino.
Aquí es donde las organizaciones deben comenzar a usar el software de firmas electrónicas para incorporar de manera eficaz a los empleados increíbles y cerrar rápidamente nuevos tratos, al tiempo que los mantienen legales y seguros.
Las firmas electrónicas ayudan a escalar la incorporación de empleados
Redactar, imprimir, enviar por fax, escanear, archivar, corregir errores... durante años, estas tareas se han considerado males necesarios para la mayoría de los departamentos empresariales. Y no hay nadie que conozca el horror más íntimamente que los de RR. HH., que se encargan de la contratación y la incorporación de nuevos empleados.
Pero en la era de la transformación digital, en la que se puede literalmente visitar a su médico digitalmente, ¿no es hora de desterrar el oscuro arte del papeleo?
Nosotros creemos que sí.
Las ventajas de la firma electrónica en la incorporación de los empleados
El departamento de RR. HH. que integre una plataforma de firma electrónica sin papel en su proceso de incorporación de empleados tiene muchas ventajas.
Incorporación perfecta para todos
La API de Dropbox Sign permite a RR. HH. tomar la información proporcionada durante el proceso de registro de un solicitante y usarla para rellenar automáticamente toda la documentación necesaria, generar un conjunto de PDF personalizados (y fáciles de leer) y enviar los documentos terminados para que la persona firme electrónicamente directo desde su escritorio o dispositivo móvil. Esto no solo elimina la redundancia para el equipo de RR. HH., sino que reduce algunas de las fricciones que pueden hacer que los solicitantes cambien, lo que es vital si su empresa necesita ampliar la contratación con algún tipo de rapidez.
Un tercero que se encarga de los problemas técnicos
¡La transformación digital no es alcanzable si tienes que contratar a un nuevo personal administrativo solo para configurar y administrar todas las herramientas! Esa es una de las principales razones por las que a los departamentos de RR. HH. les encanta el modelo de Dropbox Sign. La plataforma de e-signature de Dropbox Sign viene con un equipo de soporte dirigido por desarrolladores que te preparará en menos de una semana y gestionará todo ese material tecnológico para el que no tienes el tiempo ni el deseo de ocuparte.
Cómo Instacart creció rápidamente gracias al software de firma electrónica
Dropbox Sign y Dropbox Forms permitieron al servicio de entrega de comestibles a petición Instacart mejorar la finalización de la solicitud de contratista de compras en un 270 % y ahorrar más de 50 horas por semana en las tareas de incorporación.
En todo momento, Instacart contrata a más de diez mil "compradores" que seleccionan, empaquetan y entregan los alimentos a los clientes.
A ese volumen, su proceso de papel y lápiz estaba causando considerables fricciones. El personal de la oficina tenía que gestionar físicamente el papeleo y la incorporación de cada uno de los compradores. A medida que intentaban llegar al 80 por ciento de los hogares de Estados Unidos, este largo proceso no era suficiente para su personal interno ni para las personas cualificadas que tenían problemas para incorporar y retener.
Con la ayuda de nuestro equipo de apoyo a la API dirigido por los desarrolladores, Instacart integró en su aplicación la firma electrónica legalmente vinculante para los compradores y la creación y gestión de documentos de recursos humanos. Así es, no se detuvieron en la digitalización, sino que se volvieron totalmente móviles para satisfacer a sus trabajadores en el lugar donde viven.
Ahora, los compradores pueden recibir toda su documentación vital de empleo e incorporación, y firmarla legalmente de sus teléfonos.
Además, con la característica de plantillas de Dropbox Sign, el equipo de RR. HH. de Instacart puede crear, formatear y almacenar importantes plantillas de incorporación para evitar que se repita el trabajo.
Las firmas electrónicas simplifican las ventas
Es fácil ver por qué el proceso tradicional de enviar un montón de documentos importantes por correo electrónico y pedirle al cliente receptor que imprima, firme y los devuelva no es suficiente en el mundo moderno.
Un flujo de trabajo de envío y firma digitalizado no solo simplifica las ventas, sino que hace que tu empresa obtenga ingresos más rápidamente y reduzca los gastos generales.
Las ventajas de utilizar la firma electrónica en las ventas
Si tu departamento de ventas está tratando de hacer dinero a tu empresa en lugar de gastarlo todo en procesos manuales y de éxito del tiempo, creemos que realmente le gustarán estos beneficios que ofrecen las firmas electrónicas.
Obtén ingresos más rápido
Con características específicas de clase empresarial como poner en copia, plantillas y notificaciones de estado, los equipos de ventas nunca están atascados esperando a que alguien note que hay montones de papeleos apilados en su escritorio o en su bandeja de entrada, esperando ser firmados y devueltos para que el compromiso pueda finalmente comenzar.
Dos formas de ahorrar
Además de los principales ahorros en costos operativos que vienen con una plataforma de e-signature, Dropbox Sign también ofrece ahorros monetarios reales en forma de paquetes anuales y mensuales asequibles. Con una prueba gratuita, precios transparentes y sin cargos ocultos, los equipos de ventas de las empresas y de las empresas emergentes tienen la posibilidad de encontrar el plan que se ajuste a su presupuesto.
Para aquellos equipos que quieran la potencia y la personalización que ofrece nuestra API de Dropbox Sign, nuestros precios de la API son igualmente accesibles y no tienes que pasar por una larga asistencia al cliente para empezar (aunque son personas bastante impresionantes si lo decimos nosotros mismos).
Cómo Vendini usó las firmas electrónicas para cerrar las ventas en tiempo récord
El departamento de ventas de Vendini necesitaba acelerar el proceso de ventas para garantizar una experiencia más fluida, tanto para su equipo como para sus clientes de ritmo rápido.
"Descubrimos que cerrar tratos no era la parte difícil de nuestro ciclo de ventas", afirmó Kathryn Hunt, miembro del departamento de marketing de productos de Vendini. "Eran los procesos administrativos los que realmente ralentizaban las cosas. Fue un dolor de cabeza cuando la gente estaba lista para firmar ese día y se veía abocada a un largo ciclo de papeleo".
Con toda honestidad, la solución para las existencias de ventas de Vendini fue bastante sencilla, y creemos que también podría serlo para tu departamento de ventas.
Sorpresa, ¡es la firma electrónica!
Más específicamente, es una plataforma de firma electrónica inteligente que mejora tu flujo de trabajo sin tener que costar un montón de dinero para configurar o para gestionar las horas del hombre.
Vendini utilizó la integración con Google Drive de Dropbox Sign para crear sus acuerdos de servicios administrativos y darles formato antes de enviarlos a los clientes, quienes luego pudieron firmar y devolver los documentos con unos pocos clics. Los documentos y las firmas permanecieron seguros durante todo el proceso y se almacenaron tanto en la cuenta de Dropbox Sign de Drive como en Vendini para facilitar su recuperación.
Gracias a esa única integración, el equipo de ventas de Vendini de repente pudo enviar acuerdos a una velocidad vertiginosa, ¡a veces cerrando tratos mientras el representante de ventas seguía hablando por teléfono con el cliente potencial!
Los representantes de ventas también utilizaron la característica “CC” de Dropbox Sign para asegurarse de que el director financiero, los gerentes y cualquier otra persona que debiera participar recibiera alertas por correo electrónico sobre el progreso de los documentos de ventas importantes. Vendini incluso puso en práctica la integración de Dropbox Sign para Slack. Sus vendedores pudieron ver en tiempo real cuándo se firmó un documento para poder celebrarlo en consecuencia.
Las firmas electrónicas dan poder al departamento jurídico
Aunque tu departamento legal podría no tener que litigar un caso en breve, es probable que tenga varios de los mismos puntos débiles administrativos a los que se enfrentan todas las organizaciones legales: cuestiones de seguridad y legalidad, flujos de trabajo pesados y costosos gastos generales.
Cómo puede beneficiarse cualquier departamento jurídico de la firma electrónica
He aquí algunas de las formas en que los departamentos jurídicos pueden beneficiarse adoptando un servicio de firma electrónica sencillo y eficaz, sin perder la seguridad y la legalidad que son tan importantes.
Documentación precisa y segura
Cuando se trata de documentos confidenciales y clientes de alto nivel o ejecutivos de alto nivel, los departamentos legales necesitan una solución de firma electrónica que no solo sea precisa, sino extremadamente segura.
Por ese motivo, Dropbox Sign viene con seguridad inmejorable, como el cifrado SSL durante el tránsito de archivos y una infraestructura de servidor segura alojada en un centro de datos certificado de última generación de nivel III, SSAE-16 con certificación ISO 27001.
Integración y automatización de tecnología simplificadas
Con una API que se actualiza constantemente y es compatible con nuestro equipo de ingeniería interno, Dropbox Sign se integra sin problemas en la mayoría de los flujos de trabajo existentes.
Ya sea que estés usando Google Drive, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive o casi cualquiera de las mejores aplicaciones empresariales de la actualidad, puedes apostar a que Dropbox Sign jugará bien.
Mayor eficiencia y servicio
El problema del papeleo lleva mucho tiempo controlando la velocidad y el costo de las situaciones legales. En lugar de reducir los gastos al sacrificar el servicio, los departamentos legales pueden usar tecnología moderna como las firmas electrónicas para reducir sus costos generales.
La plataforma centrada en la empresa Dropbox Sign ayuda a digitalizar tus documentos legales más importantes para crear un flujo de trabajo de intercambio y firma rápido y seguro, tanto si hay 2 como 20 partes implicadas.
Registros de auditoría
Desde el momento en que solicitas una firma, Dropbox Sign adjunta una página de registro de auditoría al propio documento. El seguimiento de auditoría no editable resultante garantiza que las acciones en sus documentos se rastreen exhaustivamente y estén marcadas por el tiempo para proporcionar pruebas de acceso, revisión y firma.
Dropbox Sign: la solución de e-signature número uno
G2 Crowd clasificó a HelloSign (ahora Dropbox Sign) como la solución de e-signature número uno para las pequeñas empresas. También quedamos en tercer lugar como mejor producto de software para pequeñas empresas. ¡No es demasiado triste!
Ya seas una pequeña empresa que no tiene los fondos para emplear un ejército de administradores de papeleo o una empresa que no tiene tiempo para eso, una plataforma de e-signature inteligente como Dropbox Sign puede ahorrarte mucho tiempo en asuntos legales, ayudar a tu equipo de ventas a cerrar más tratos y conseguir nuevos empleados en tu equipo más rápido de lo que puedes decir “¡el papeleo apesta!”. Si trabajas con documentos digitales o en papel, Dropbox Sign te ofrece todo lo que necesitas.
