Creemos que ha llegado el momento de dejar de ver el papeleo como un mal menor. Cada vez resulta más sencillo abandonar el viejo sistema y olvidarse de él para siempre.
Aquí es donde las empresas deberían empezar a usar un software de firma electrónica para incorporar al mejor talento y cerrar rápidamente nuevos acuerdos, todo ello de manera eficiente y sin renunciar ni a la legalidad ni a la seguridad.
Utilidad de las firmas electrónicas para adaptar el proceso de incorporación de empleados
Hace mucho tiempo que la mayoría de las empresas ven ciertas tareas —como crear borradores, imprimir documentos, enviarlos por fax, escanearlos y archivarlos, también corregir errores— como un mal menor. No hay nadie que conozca mejor estos horrores que el personal de recursos humanos, que se encarga de contratar e incorporar a nuevos empleados.
Sin embargo, en la era de la transformación digital —podemos incluso ir al médico digitalmente—, y sería lógico ir pensando en deshacerse del papeleo, ¿no?
Eso creemos.
Ventajas de las firmas electrónicas para incorporar a empleados
Hay muchos motivos por los que a un departamento de recursos humanos le interesa integrar una plataforma de firma electrónica sin papel en su proceso de incorporación de empleados.
Integración fluida para todos
Con Dropbox Sign API, el personal de recursos humanos puede obtener la información que proporcionan los candidatos durante el proceso de registro y usarla para rellenar automáticamente todos los documentos necesarios, generar una serie de PDF personalizados y fáciles de leer, y enviar los documentos finales a las personas adecuadas para que los firmen electrónicamente desde su ordenador o dispositivo móvil. Así, además de eliminar redundancias en el equipo, disminuyen los problemas que pueden hacer que los candidatos abandonen el proceso, lo que resulta vital para poder adaptar la contratación rápidamente.
Una empresa externa que se encargue de los problemas técnicos
La transformación digital será difícilmente alcanzable si hay que contratar a todo un departamento administrativo simplemente para configurar y gestionar las herramientas. Este es uno de los principales motivos por los que los departamentos de recursos humanos valoran tanto el modelo de Dropbox Sign. La plataforma de firma electrónica de Dropbox Sign tiene detrás un equipo de asistencia liderado por desarrolladores que te ayudará a arrancar en menos de una semana y se encargará de todos los aspectos técnicos para los que no tienes tiempo o voluntad.
Instacart creció rápidamente gracias al software de firma electrónica
Dropbox Sign y Dropbox Forms ayudaron a Instacart, un servicio de entrega de productos de supermercado a la carta, a mejorar la finalización de solicitudes de compradores y proveedores un 270 %, además de ahorrarse más de 50 horas a la semana en tareas de incorporación.
Instacart tiene contratos con más de 10 000 compradores, quienes se encargan de seleccionar, empaquetar y entregar la compra a los clientes.
Con tal volumen, el proceso tradicional con papel y bolígrafo estaba provocando muchos problemas. El personal de oficina tenía que gestionar físicamente todos los documentos, además de incorporar a todos los compradores. Cuando se marcaron como objetivo llegar al 80 % de los hogares de Estados Unidos, este proceso tan largo demostró ser insuficiente tanto para el personal interno como para los candidatos que cumplían los requisitos, a quienes tanto costaba incorporar y conservar.
Con la ayuda de nuestro equipo de asistencia con la API liderado por desarrolladores, Instacart integró en su aplicación las firmas electrónicas legalmente vinculantes para que los compradores y Recursos Humanos pudieran crear y gestionar documentos. Y no se conformaron con digitalizarse, sino que pasaron a trabajar de forma completamente móvil porque querían acompañar su plantilla en todo el mundo.
Ahora, los compradores pueden recibir toda la documentación laboral y de incorporación imprescindible, además de firmarla con validez legal, directamente desde el teléfono.
Por si fuera poco, gracias a la función de plantillas de Dropbox Sign, el equipo de recursos humanos de Instacart puede crear, diseñar y almacenar plantillas de incorporación, que son muy útiles para evitar tareas repetitivas.
Firmas electrónicas para simplificar las ventas
Es fácil ver por qué el proceso tradicional, que consiste en enviar muchos documentos importantes por correo electrónico y pedirles a los clientes que los impriman, firmen y devuelvan, no encaja con el mundo de ahora.
Un flujo de trabajo para enviar y firmar documentos digitalizado, además de simplificar las ventas, consigue que la empresa genere ingresos más rápido y reduzca los costes generales.
Ventajas de las firmas electrónicas para las ventas
Si tu departamento comercial realmente quiere generar ingresos para la empresa en lugar de invertir todo el dinero en procesos manuales y tediosos, creemos que te interesa conocer las ventajas de las firmas electrónicas.
Ingresos que llegan antes
Gracias a funciones empresariales avanzadas, como la opción de poner a destinatarios en copia, las plantillas y las notificaciones de estado, los equipos comerciales ya no tendrán que esperar a que alguien se fije en la pila de documentos sobre su escritorio o en su bandeja de entrada, la firme y la devuelva para poder empezar con el proceso.
Dos fuentes de ahorro
Más allá del gran ahorro en costes de funcionamiento que conlleva una plataforma de firma electrónica, Dropbox Sign ofrece un ahorro monetario tangible con la opción de adquirir paquetes anuales y mensuales asequibles. Los equipos comerciales disponen de una prueba gratuita, precios transparentes y un modelo sin tarifas ocultas para que sus start-ups o empresas encuentren un plan ajustado a su presupuesto.
Los equipos que quieran aprovechar la potencia y la capacidad de personalización de Dropbox Sign API deben saber que el modelo de precios de la API es también muy sencillo y que no tendrán que hablar con todo el departamento de atención al cliente para empezar (aunque hay que reconocer que son personas muy agradables).
Vendini usó las firmas electrónicas para cerrar acuerdos en un tiempo récord
El departamento comercial de Vendini necesitaba agilizar el proceso de ventas para facilitarles las cosas tanto a su equipo como a los clientes, que se mueven muy rápido.
“Vimos que el cierre de ventas no era un problema en nuestro ciclo comercial”, afirma Kathryn Hunt, que forma parte del departamento de Marketing de Productos de Vendini. “Lo que realmente nos estaba frenando eran los procesos administrativos. Lo peor era cuando la gente estaba lista para firmar ese día, pero tenía que pasar por demasiado papeleo”, añade.
Sinceramente, la solución a los problemas de ventas de Vendini era bastante sencilla, y creemos que la de tu departamento comercial también lo puede ser.
Obviamente, hablamos de las firmas electrónicas.
Para concretar un poco más, es una plataforma de firma electrónica inteligente que te ayuda a optimizar tu flujo de trabajo sin una gran inversión financiera inicial ni de horas de trabajo.
Vendini usó la integración de Dropbox Sign en Google Drive para crear y diseñar sus acuerdos marco de servicio antes de enviárselos a los clientes, quienes pudieron firmar y devolver los documentos en unos pocos clics. Los documentos y las firmas estuvieron protegidos durante todo el proceso y se almacenaron tanto en Drive como en la cuenta de Dropbox Sign de Vendini para poder recuperarlos fácilmente.
Gracias a una sola integración, el equipo comercial de Vendini pudo empezar a enviar acuerdos a una velocidad vertiginosa. De hecho, algunos acuerdos se cerraron mientras los comerciales seguían hablando por teléfono con los clientes potenciales.
Los comerciales también aprovecharon la función de poner en copia de Dropbox Sign para asegurarse de que los directores financieros, responsables y cualquier otra persona que tuviera que estar involucrada recibiera alertas por correo sobre el estado de documentos comerciales importantes. Vendini incluso usó la integración de Dropbox Sign para Slack. Los comerciales de la empresa empezaron a ver en tiempo real cuándo se firmaba un documento y a celebrar los logros conforme se iban confirmando.
Utilidad de las firmas electrónicas en los departamentos comerciales
Aunque tu departamento legal no tenga que ir a un pleito por el momento, es probable que sufra varios de los puntos débiles administrativos que comparten todas las organizaciones legales: problemas de seguridad y legalidad, flujos de trabajo complicados y gastos generales elevados.
Ventajas de las firmas electrónicas para los departamentos legales
A continuación, te detallamos algunas de las ventajas para los departamentos legales que decidan adoptar un servicio de firma electrónica eficiente y sencillo, todo ello sin renunciar a aspectos tan importantes como la seguridad y la legalidad.
Documentación precisa y segura
Para gestionar documentos confidenciales, clientes muy importantes y ejecutivos de alto nivel, los departamentos legales necesitan una solución de firma electrónica que sea precisa y completamente segura.
Por este motivo, Dropbox Sign incorpora una seguridad inigualable, con cifrado SSL durante el tránsito de los archivos y una infraestructura de servidores seguros alojados en un centro de datos de vanguardia de nivel III que cumple la norma SSAE-16 y cuenta con la certificación ISO 27001.
Integración y automatización tecnológicas más sencillas
Con una API que se actualiza constantemente y cuenta con el respaldo de un equipo de ingeniería interno, Dropbox Sign se integra sin problemas en la mayoría de los flujos de trabajo actuales.
Uses lo que uses, como Google Drive, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive o casi cualquiera de las mejores aplicaciones empresariales del momento, seguro que Dropbox Sign funcionará muy bien.
Más eficiencia y capacidad de servicio
El papeleo lleva mucho tiempo influyendo excesivamente en la velocidad y el coste de los asuntos legales. En lugar de recortar gastos renunciando a la capacidad de servicio, los departamentos legales pueden valerse de la tecnología moderna, como las firmas electrónicas, para reducir los gastos generales.
La plataforma Dropbox Sign, que está centrada en el mundo empresarial, te ayuda a digitalizar tus documentos legales más importantes para que crees un flujo de trabajo de uso compartido y firma rápido y seguro para todas las personas implicadas, sean pocas o muchas.
Registros de auditoría
Cuando se solicita una firma, Dropbox Sign se encarga de añadir una página de registro de auditoría al documento en cuestión. El registro de auditoría no editable que se crea garantiza que la actividad del documento queda registrada y ubicada en el tiempo de forma exhaustiva para tener pruebas de los accesos, revisiones y firmas.
Dropbox Sign es la solución de firma electrónica número uno
G2 Crowd colocó HelloSign (ahora Dropbox Sign) en la primera posición dentro de la categoría de soluciones de firma electrónica para pequeñas empresas. También obtuvo la tercera posición en la lista de mejores productos de software general para pequeñas empresas. Creemos que son buenos resultados.
Tanto si llevas una pequeña empresa sin los fondos necesarios para contratar a un gran número de trabajadores que se encarguen del papeleo como si diriges una gran empresa que, simplemente, no tiene tiempo para lidiar con estas tareas, Dropbox Sign puede ayudarte a ahorrar muchísimo tiempo en asuntos legales. Así, tus equipos comerciales podrán centrarse en cerrar más acuerdos, y podrás incorporar a nuevos miembros antes de poder quejarte por el papeleo. Si trabajas con documentos digitales o en papel, Dropbox Sign te ofrece todo lo que necesitas.
