Papierkowa robota nie musi być już złem koniecznym. Coraz łatwiej można pozbyć się jej z miejsca pracy i odesłać ją do lamusa.
Oto wskazówki dotyczące wprowadzania w firmie systemu podpisów elektronicznych, który pozwoli organizacjom skutecznie wdrażać nowych pracowników i szybko zamykać nowe transakcje – a wszystko to przy zachowaniu legalności i bezpieczeństwa.
Podpisy elektroniczne pomagają skalować proces wdrażania nowych pracowników
Sporządzanie projektów, drukowanie, faksowanie, skanowanie, segregowanie, poprawianie błędów... Większość działów uważa te zadania za zło konieczne. Nikt nie zna tego horroru lepiej niż pracownicy działów HR, którzy zajmują się zatrudnianiem i wdrażaniem nowych pracowników.
Obecnie żyjemy w dobie cyfrowej transformacji – możemy nawet odwiedzić lekarza, nie ruszając się sprzed komputera. Czy nie jest to najwyższy czas, aby wyeliminować tradycyjną papierkową robotę?
My uważamy, że tak.
Korzyści z zastosowania podpisu elektronicznego w procesie wdrażania pracowników
Dział HR, który zintegruje platformę do składania podpisów elektronicznych z procesem wdrażania nowych pracowników, może spodziewać się wielu korzyści.
Bezproblemowe wdrażanie do pracy – dla wszystkich
Interfejs API Dropbox umożliwia działowi HR wykorzystanie informacji podanych podczas procesu rejestracji kandydata do automatycznego wypełnienia wszystkich niezbędnych dokumentów, wygenerowania zestawu spersonalizowanych (i łatwych do odczytania) plików PDF oraz wysłania gotowych dokumentów do podpisu elektronicznego bezpośrednio z poziomu komputera lub urządzenia mobilnego. To nie tylko eliminuje zbędne czynności wykonywane przez zespół HR, ale także zmniejsza tarcie, które może powodować wzrost współczynnika rezygnacji kandydatów, co ma kluczowe znaczenie, jeśli firma musi szybko zwiększyć skalę zatrudnienia.
Zewnętrzny zespół zajmujący się problemami technicznymi
Transformacja cyfrowa jest mało osiągalna, jeśli trzeba zatrudnić nowy personel administracyjny tylko po to, aby skonfigurować wszystkie narzędzia i nimi zarządzać! To główny powód, dla którego działy HR uwielbiają model Dropbox Sign. Platforma do składania podpisów elektronicznych Dropbox Sign jest obsługiwana przez zespół pomocy technicznej prowadzony przez programistów, który w niespełna tydzień przygotuje Cię do rozpoczęcia pracy i będzie zarządzał wszystkimi sprawami technicznymi, na które nie masz czasu lub ochoty.
Jak firma Instacart błyskawicznie się rozwinęła dzięki oprogramowaniu do składania podpisów elektronicznych
Dzięki Dropbox Sign i Dropbox Forms firma Instacart, która zajmuje się dostarczaniem produktów spożywczych na żądanie, uzyskała o 270% wyższy współczynnik wypełniania zgłoszeń przez wykonawców („kupujących”) i oszczędza ponad 50 godzin tygodniowo na zadaniach związanych z wdrażaniem do pracy.
W każdej chwili Instacart korzysta z usług ponad dziesięciu tysięcy kupujących, którzy wybierają, pakują i dostarczają artykuły spożywcze do klientów.
Przy tej liczbie tradycyjny proces bazujący na papierowych dokumentach powodował znaczne tarcia. Pracownicy biurowi musieli fizycznie zarządzać papierkową robotą i wprowadzaniem poszczególnych kupujących. Firma zamierzała rozszerzyć swoją działalność na 80 procent gospodarstw domowych w USA, a ten czasochłonny proces nie sprawdzał się ani w przypadku pracowników wewnętrznych, ani wykwalifikowanych osób, które trudno było wdrożyć do pracy i w niej zatrzymać.
Przy wsparciu ze strony naszego zespołu pomocy technicznej ds. interfejsu API prowadzonego przez programistów firma Instacart wbudowała w swoją aplikację prawnie wiążące podpisy elektroniczne dla kupujących oraz możliwość tworzenia dokumentów kadrowych i zarządzania nimi. Zgadza się, nie poprzestali na cyfryzacji – postawili na pełną mobilność, aby zapewnić pracownikom optymalne warunki.
Teraz kupujący mogą otrzymać wszystkie istotne dokumenty dotyczące zatrudnienia i wdrożenia do pracy – oraz podpisać je w sposób zgodny z przepisami – bezpośrednio z poziomu swoich telefonów.
Ponadto dzięki funkcji szablonów Dropbox Sign zespół kadrowy Instacart może tworzyć, formatować i przechowywać ważne szablony związane z procesem wdrażania do pracy, co pozwala uniknąć powtarzających się czynności po jego stronie.
Podpisy elektroniczne ułatwiają sprzedaż
Jak nietrudno się domyśleć, tradycyjny proces polegający na wysłaniu ważnych dokumentów pocztą elektroniczną i poproszeniu klienta o ich wydrukowanie, podpisanie i odesłanie nie sprawdza się we współczesnych realiach.
Cyfrowy system wysyłania i podpisywania dokumentów nie tylko upraszcza sprzedaż – dzięki niemu Twoja firma szybciej osiąga przychody, jednocześnie zmniejszając koszty ogólne!
Korzyści wynikające z używania podpisów elektronicznych przy sprzedaży
Jeśli Twój dział sprzedaży skupia się na zarabianiu pieniędzy, a nie na wykonywaniu ręcznych, czasochłonnych procesów, to z pewnością docenisz korzyści płynące ze stosowania podpisów elektronicznych.
Szybsze osiąganie przychodów
Dzięki przemyślanym funkcjom klasy biznesowej, takim jak DW, szablony i powiadomienia o statusie, zespoły sprzedaży już nie będą musiały czekać, aż ktoś zauważy leżące na biurku dokumenty lub pliki znajdujące się w skrzynce odbiorczej, które należy podpisać i odesłać, tak aby można było w końcu przejść do etapu realizacji.
Dwa sposoby na oszczędzanie
Duże oszczędności kosztów operacyjnych, które przynosi platforma do składania podpisów elektronicznych, to nie wszystko; Dropbox Sign oferuje również rzeczywiste oszczędności finansowe w postaci przystępnych pakietów rocznych i miesięcznych. Dzięki bezpłatnemu okresowi próbnemu, przejrzystemu cennikowi i brakowi ukrytych opłat zespoły sprzedaży – zarówno w startupach, jak i dużych przedsiębiorstwach – mogą znaleźć taryfę, który odpowiada ich budżetowi.
Nasz cennik API jest równie prosty, dzięki czemu nie trzeba korzystać z pomocy obsługi klienta, aby rozpocząć pracę (choć jej pracownicy to doskonali specjaliści) – to idealne rozwiązanie dla zespołów, którym zależy na zaawansowanych funkcjach i możliwościach dostosowania zapewnianych przez interfejs API Dropbox Sign.
Jak firma Vendini wykorzystała podpisy elektroniczne do zamknięcia sprzedaży w rekordowym czasie
Dział sprzedaży firmy Vendini chciał przyspieszyć proces sprzedaży, aby zapewnić płynne doświadczenia zarówno swojemu zespołowi, jak i swoim dynamicznym klientom.
„Okazało się, że zamykanie transakcji nie jest najtrudniejszą częścią naszego cyklu sprzedaży” – powiedziała Kathryn Hunt z działu marketingu produktów firmy Vendini. „To procesy administracyjne naprawdę spowalniały nasze działania. Klienci byli gotowi do podpisania umowy, a my obarczaliśmy ich czasochłonną papierkową robotą – to był poważny problem”.
Prawdę mówiąc, rozwiązanie problemu opóźnień w sprzedaży, z którym borykała się firma Vendini, było całkiem proste – sądzimy, że ten sam sposób może sprawdzić się również w przypadku Twojego działu sprzedaży.
Niespodzianka, chodzi o podpisy elektroniczne!
Dokładniej mówiąc, o inteligentną platformę do składania podpisów elektronicznych, która usprawnia przepływ pracy, nie wymagając przy tym ponoszenia dużych nakładów finansowych na konfigurację ani poświęcania wielu roboczogodzin na zarządzanie.
Firma Vendini wykorzystała integrację Dropbox Sign z usługą Dysk Google, aby stworzyć i sformatować ramowe umowy o świadczenie usług przed wysłaniem ich do klientów, którzy następnie mogli podpisać i zwrócić dokumenty za kilkoma kliknięciami. Dokumenty i podpisy pozostawały bezpieczne przez cały proces i były przechowywane zarówno na Dysku Google, jak i na koncie Dropbox Sign firmy Vendini, co ułatwiało ich odtworzenie.
Dzięki tej jednej integracji zespół sprzedaży Vendini zyskał możliwość błyskawicznego wysyłania umów – czasami udawało się zamknąć transakcję, gdy przedstawiciel handlowy wciąż rozmawiał z potencjalnym klientem przez telefon!
Przedstawiciele handlowi zaczęli również korzystać z dostępnej w Dropbox Sign funkcji „DW”, dzięki której dyrektor finansowy, menedżerowie i wszystkie inne osoby, które należy poinformować, otrzymują powiadomienia e-mail o statusie ważnych dokumentów sprzedażowych. Firma Vendini wykorzystała nawet integrację Dropbox Sign for Slack. Dzięki niej pracownicy odpowiedzialni za sprzedaż mogli w czasie rzeczywistym zobaczyć, kiedy dokument został podpisany, i rozpocząć świętowanie.
Podpisy elektroniczne zapewniają działowi prawnemu większe możliwości
Być może Twój dział prawny nie będzie w najbliższym czasie toczył sprawy sądowej, ale prawdopodobnie ma kilka takich samych problemów administracyjnych, z jakimi borykają się wszystkie organizacje prawne – obawy dotyczące bezpieczeństwa i legalności, uciążliwe przepływy pracy czy wysokie koszty ogólne.
Jak każdy dział prawny może zyskać na wykorzystaniu podpisów elektronicznych
Oto kilka sposobów, w jakie działy prawne mogą skorzystać na przyjęciu prostej, wydajnej usługi podpisów elektronicznych – bez utraty bezpieczeństwa i legalności, które są tak ważne.
Dokładna, bezpieczna dokumentacja
Zajmując się poufnymi dokumentami i obsługując ważnych klientów lub członków kadry kierowniczej, działy prawne potrzebują rozwiązania do składania podpisów elektronicznych, które jest nie tylko dokładne, ale i wyjątkowo bezpieczne.
Właśnie dlatego wyposażyliśmy Dropbox Sign w najlepsze w swojej klasie zabezpieczenia, takie jak szyfrowanie SSL podczas przesyłania plików i bezpieczną infrastrukturę serwerową hostowaną w najnowocześniejszym centrum danych klasy Tier III, SSAE-16 z certyfikatem ISO 27001.
Uproszczona integracja i automatyzacja technologii
Dzięki interfejsowi API, który jest stale aktualizowany i wspierany przez nasz wewnętrzny zespół inżynierów, Dropbox Sign można łatwo zintegrować z większością istniejących przepływów pracy.
Kolejną zaletą jest to, że Dropbox Sign współpracuje z Dyskiem Google, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive i zdecydowaną większością najpopularniejszych obecnie aplikacji biznesowych.
Większa wydajność i skuteczniejsze usługi
Papierkowa robota od dawna ma zbyt duży wpływ na tempo przebiegu działań prawnych i ich koszty. Zamiast ograniczać wydatki na usługi, działy prawne mogą korzystać z nowoczesnych technologii, takich jak podpisy elektroniczne, aby obniżyć koszty ogólne.
Biznesowa platforma Dropbox Sign pomaga w cyfryzacji najważniejszych dokumentów prawnych w celu stworzenia przepływu pracy obejmującego udostępnianie i podpisywanie, który jest szybki i bezpieczny — niezależnie od tego, czy bierze w nim udział 2 czy 20 użytkowników.
Ścieżki kontrolne
W momencie przesłania prośby o podpis Dropbox Sign dołącza do dokumentu stronę ścieżki kontrolnej. Powstała w ten sposób nieedytowalna ścieżka kontrolna zapewnia, że działania wykonywane na dokumentach są dokładnie śledzone i oznaczane sygnaturami czasowymi, aby zapewnić dowód uzyskania dostępu, przejrzenia i podpisania.
Dropbox Sign: najlepsze rozwiązanie w zakresie podpisów elektronicznych
Serwis G2 Crowd uznał HelloSign (obecnie Dropbox Sign) za najlepsze rozwiązanie do składania podpisów elektronicznych dla małych firm. Zajęliśmy również trzecie miejsce w kategorii najlepszego oprogramowania dla małych firm. Całkiem nieźle!
Inteligentna platforma do składania podpisów elektronicznych taka jak Dropbox Sign sprawdza się zarówno w małych firmach, które nie mają funduszy na zatrudnienie całej armii administratorów, jak i w korporacjach, które nie mają na to czasu. Dzięki niej możesz zaoszczędzić mnóstwo czasu poświęcanego na kwestie prawne, pomóc swojemu zespołowi sprzedaży zamykać więcej transakcji i błyskawicznie zatrudniać nowych pracowników – to najwyższa pora, aby ułatwić sobie papierkową robotę! Jeśli pracujesz z dokumentami cyfrowymi lub papierowymi, rozwiązanie Dropbox Sign zaspokoi wszystkie Twoje potrzeby.
