Vi mener det er på tide å kutte ut «nødvendig» i beskrivelsen av papirarbeid som et «nødvendig onde». Det blir stadig enklere å forvise papirarbeid på arbeidsplassen til dypet det en gang kom fra.
Det er da organisasjoner bør ta i bruk programvare for e-underskrifter for å få nye, fantastiske medarbeidere om bord og nye avtaler i havn raskt, på en lovlig og sikker måte.
E-underskrifter bidrar til å skalere innføring av nyansatte
Lage utkast, skrive ut, fakse, skanne, arkivere, rette feil ... disse oppgavene har i lange tider blitt betraktet som nødvendige onder for de fleste forretningsavdelinger. Ingen har bedre kjennskap til disse ondene enn HR-medarbeiderne som tar seg av ansettelser og innføring av nyansatte.
Men i en tid med digital transformasjon, når du faktisk kan gå til legen digitalt, er det ikke på tide at vi forviser papirarbeid til et mørkt sted?
Vi mener det.
Fordelen ved e-underskrifter i innføring av nyansatte
Det er mange fordeler som venter på HR-avdelinger som integrerer en papirløs e-underskriftsplattform i innføringsprosessen for nyansatte.
En effektiv innføringsprosess for alle
Dropbox Sign API lar HR ta informasjon gitt under en søkers registreringsprosess og bruke den til automatisk å fylle ut alt nødvendig papirarbeid, generere et sett med personlig tilpassede (og lettleste) PDF-er og sende ut de ferdige dokumentene for personen som skal signere elektronisk rett fra datamaskinen eller mobilenheten. Dette fjerner ikke bare unødvendig arbeid for HR-teamet, det reduserer også friksjoner som kan få nyansatte til å vri seg – en nødvendighet hvis virksomheten må skalere ansettelser rimelig raskt.
En ekstern part som håndterer tekniske problemer
Det er vanskelig å gjennomføre en digital transformasjon hvis du må ansette nye administrative medarbeidere for å konfigurere og administrere alle verktøyene! Det er en viktig grunn til at HR-avdelinger elsker Dropbox Sign-modellen. Dropbox Sign eSignature-plattformen tilbys med et utviklerledet støtteteam som vil sette deg opp på under en uke og administrere alt det tekniske du ikke har tid eller lyst til.
Slik vokste Instacart raskt takket være programvare for e-underskrifter
Dropbox Sign og Dropbox Forms gir Instacart mulighet for levering av dagligvarer på forespørsel til å forbedre fullføringen av Shopper-leverandørapper med 270 prosent og spare over 50 timer per uke på innføringsoppgaver.
Instacart har til enhver tid kontrakter med over ti tusen «shoppere» som velger ut, pakker og leverer matvarer til kunder.
Med det volumet de har, førte penn og papir-prosessen til betydelige friksjoner. Medarbeiderne på kontoret måtte håndtere papirarbeidet og innføringen av hver enkelt shopper fysisk. De hadde som mål å komme inn i 80 prosent av husholdningene i USA, og denne tidkrevende prosessen holdt ikke for de interne medarbeiderne eller alle de kvalifiserte shopperne de hadde problemer med å få om bord og holde på.
Med hjelp fra det utviklerdrevne API-kundestøtteteamet bygget Instacart inn juridisk bindende e-underskrifter for shoppere og opprettet og håndterte HR-dokumenter direkte i sin egen app. Det stemmer, de gjorde mer enn å digitalisere, de ble helt mobile for å møte den mobile arbeidsstyrken der de er.
Nå kan shoppere få alle viktige ansettelses- og innføringsdokumenter – og skrive under med juridisk bindende underskrift! – rett fra telefonen.
I tillegg, med Dropbox Sign-malfunksjonen, kan Instacarts HR-team opprette, formatere og lagre viktige innføringsmaler for å forhindre repeterende omarbeid på slutten.
Enklere salg med e-underskrifter
Det er lett å se hvorfor den tradisjonelle prosessen med å sende en bunke dokumenter på e-post og be kunden som mottar dem om å skrive ut, skrive under og returnere dem ikke holder i dagens verden.
En digitalisert arbeidsflyt for utsendelse og underskrift forenkler ikke bare salgsprosessen, den skaper inntekt raskere for bedriften og kutter faste kostnader!
Fordeler ved å bruke e-underskrifter i salg
Hvis salgsavdelingen faktisk prøver å tjene penger for bedriften i stedet for å bruke alt på manuelle, tidkrevende prosesser, tror vi dere vil sette stor pris på fordelene ved e-underskrifter.
Få inntekt raskere
Med gjennomtenkte førsteklasses funksjoner som CC, maler og statusvarslinger, slipper salgsteam å vente på at noen skal legge merke til bunken med papirarbeid på skrivebordet eller i innboksen som må ha underskrift og returneres slik at avtalen kan settes ut i livet.
To måter å spare på
Bortsett fra de store driftskostnadsbesparelsene som følger med en eSignature-plattform, tilbyr Dropbox Sign også faktiske økonomiske besparelser i form av rimelige årlige og månedlige pakker. Med en gratis prøveperiode, gjennomsiktige priser og ingen skjulte avgifter, kan salgsteam i oppstartsvirksomheter og store selskaper lett finne et abonnement som passer deres budsjett.
For de teamene som ønsker kraften og tilpasningen som Dropbox Sign API gir, er API-prisene våre like enkle , og du trenger ikke å gå gjennom en haug med kundestøtte for å komme i gang (selv om de er veldig fine folk, om vi sier det selv).
Slik brukte Vendini e-underskrifter for å avslutte salg på rekordtid
Salgsavdelingen til Vendini ville få fart på salgsprosessen for å gi både teamet og travle kunder en smidigere opplevelse.
– For oss var ikke det å avslutte avtaler den vanskeligste delen av salgssyklusen, sa Kathryn Hunt fra Vendinis produktmarkedsføringsavdeling. – Det var de administrative prosessene som virkelig forsinket oss. Det var en hodepine når folk var klare til å skrive under den dagen, men ble kastet inn i en tidkrevende papirmølle.
For å være ærlig, var løsningen på Vendinis forsinkelser ganske enkel – og det tror vi den kan være for din salgsavdeling også.
Svaret er faktisk e-underskrifter!
Nærmere bestemt en smart e-underskriftsplattform som forbedrer arbeidsflyten uten at det koster en formue å konfigurere eller utallige timers arbeid å administrere den.
Vendini brukte Dropbox Sign Google Drive-integrasjonen til å opprette og formatere MSA-ene sine før de sendte dem til klienter, som deretter kunne signere og returnere dokumentene med bare noen få klikk. Dokumentene og signaturene forble sikre gjennom hele prosessen og ble lagret i både Drive og Vendinis Dropbox Sign-konto for enkel tilbakekalling.
Takket være denne enkeltintegrasjonen kunne salgsteamet hos Vendini plutselig sende avtaler med lynets hastighet. Noen ganger avsluttet de til og med avtaler mens salgsrepresentanten fortsatt var på telefonen med den potensielle kunden.
Selgere brukte også Dropbox Sign «CC»-funksjonen for å sikre at finansdirektøren, ledere og alle andre som trengte å være involvert, fikk e-postvarsler om fremdriften til viktige salgsdokumenter. Vendini brukte til og med Dropbox Sign for Slack -integrasjonen godt. Salgsmedarbeiderne kunne se når et dokument ble underskrevet i sanntid – og feire som fortjent.
E-underskrifter styrker den juridiske avdelingen
Selv om den juridiske avdelingen ikke trenger å ta en sak til retten med det første, har den sannsynligvis flere av de samme administrative problemområdene som alle juridiske organisasjoner – sikkerhet, lovlighet, krevende arbeidsflyter og høye faste utgifter.
Slik kan juridiske avdelinger dra nytte av e-underskrifter
Dette er noen av måtene juridiske avdelinger kan dra nytte av en enkel og effektiv e-underskriftstjeneste på – uten at det går ut over avgjørende sikkerhet og lovlighet.
Nøyaktig og sikker dokumentasjon
Når de jobber med sensitive dokumenter og viktige kunder eller ledere, trenger juridiske avdelinger en e-underskriftsløsning som ikke bare er nøyaktig, men også ekstremt sikker.
Det er derfor Dropbox Sign tilbys med klassens beste sikkerhet, som SSL-kryptering under filoverføring og sikker serverinfrastruktur som er vert for et toppmoderne Tier III, SSAE-16-sertifisert datasenter med ISO 27001-sertifisering.
Forenklet integrering og automatisering av teknologi
Med en API som kontinuerlig oppdateres og støttes av vårt interne ingeniørteam, integreres Dropbox Sign ganske så problemfritt i de fleste eksisterende arbeidsflyter.
Enten du bruker Google Disk, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive eller stort sett noen av dagens beste forretningsapper; kan du være sikker på at Dropbox Sign spiller på lag.
Bedre effektivitet og service
Papirarbeid har lenge styrt hvor lang tid juridiske saker tar og hvor kostbare de blir. I stedet for å la kostnadskutt gå på bekostning av service, kan juridiske avdelinger bruke moderne teknologi som e-underskrifter for å kutte faste utgifter.
Den forretningsfokuserte Dropbox Sign -plattformen hjelper deg med å digitalisere de viktigste juridiske dokumentene dine for å skape en delings- og signeringsarbeidsflyt som er rask og sikker enten det er 2 eller 20 parter involvert.
Revisjonssporing
Fra det øyeblikket du ber om en signatur, fester Dropbox Sign en revisjonssporside til selve dokumentet. Dette resulterer i skrivebeskyttet revisjonssporing som sikrer at alle handlinger i dokumentet blir grundig sporet og tidsstemplet for å gi bevis på tilgang, gjennomgang og underskrift.
Dropbox Sign: Den beste eSignature-løsningen
G2 Crowd rangerte HelloSign (nå Dropbox Sign) som den beste eSignature-løsningen for små bedrifter. Vi kom også på tredjeplass blant de beste helhetlige programvareproduktene for små virksomheter. Ikke så verst!
Enten du er en liten bedrift som ikke har midler til å ansette en hær av papirarbeidsadministratorer eller en bedrift som ikke har tid til det, kan en smart eSignature-plattform som Dropbox Sign spare deg for tonnevis av tid med juridisk, hjelpe salgsteamet ditt med å få i stand avtaler, og få nyansatte inn i teamet ditt raskere enn du kan si «papirarbeid suger!» Hvis du jobber med digitale eller papirdokumenter, har Dropbox Sign det du trenger.
