จะเริ่มใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จากจุดใดในองค์กรของคุณ

เราเชื่อว่าถึงเวลาแล้วที่ต้องเลิกใช้คำว่า “จำเป็น” ที่ผู้คนมักใช้กันเมื่อพูดถึง “ความชั่วร้ายที่จำเป็น” ซึ่งก็คืองานเอกสารนั่นเอง การกำจัดงานเอกสารออกจากที่ทำงานแล้วส่งมันกลับลงไปยังก้นบึ้งของขุมนรกที่งานเอกสารเกิดขึ้นนั้นกำลังเป็นเรื่องที่ทำได้ง่ายขึ้นเรื่อยๆ

ต่อไปนี้เป็นจุดที่องค์กรควรเริ่มใช้ซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มงานให้กับพนักงานยอดฝีมือได้อย่างมีประสิทธิภาพและปิดการขายใหม่ๆ ได้อย่างรวดเร็ว ในขณะที่ยังทำให้ขั้นตอนเหล่านี้ถูกต้องตามกฎหมายและมีความปลอดภัยอยู่ตลอดด้วย

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยเพิ่มการเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มงานให้กับพนักงานได้

การร่าง การพิมพ์ การส่งแฟกซ์ การสแกน การจัดเก็บให้เป็นระบบ และการแก้ข้อผิดพลาด...ที่ใช้เวลาแสนนาน เหล่านี้ล้วนเป็นงานที่ได้รับการพิจารณาโดยหลายภาคธุรกิจว่าเป็นความชั่วร้ายที่จำเป็น และไม่มีใครได้รับรู้ถึงความเลวร้ายได้ลึกซึ้งเท่ากับฝ่ายทรัพยากรบุคคลซึ่งเป็นผู้จัดการการจ้างงานและเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มงานให้กับเหล่าพนักงานใหม่

แต่ในยุคของการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลที่คุณสามารถพบแพทย์ทางดิจิทัลได้จริงๆ นั้น ถึงเวลาแล้วใช่หรือไม่ที่จะปราบศาสตร์มืดของงานเอกสารให้หมดไปเสียที

เราก็คิดเช่นนั้น

ข้อดีของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในการเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มงานให้กับพนักงาน

แผนกทรัพยากรบุคคลที่ปรับใช้แพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบไร้กระดาษกับกระบวนการเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มงานให้กับพนักงานจะมีข้อดีมากมายรออยู่

การเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มงานที่ราบรื่นสำหรับทุกคน

Dropbox Sign API ช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลนำข้อมูลที่ได้รับระหว่างขั้นตอนการลงทะเบียนของผู้สมัครมากรอกลงในเอกสารที่จำเป็นทั้งหมดโดยอัตโนมัติ สร้างชุดเอกสาร PDF ที่มีความเฉพาะตัว (และอ่านเข้าใจง่าย) จากนั้นส่งเอกสารที่เรียบร้อยแล้วของบุคคลนั้นไปยังเดสก์ท็อปหรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ของพวกเขาเพื่อลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ วิธีการนี้ไม่เพียงแต่กำจัดความซ้ำซ้อนให้ทีมทรัพยากรบุคคลเท่านั้น แต่ยังสามารถลดความยุ่งยากบางอย่างที่อาจส่งผลให้ผู้สมัครเกิดความสับสนได้อีกด้วย ซึ่งเป็นเรื่องที่สำคัญหากธุรกิจของคุณต้องการขยายการจ้างงานด้วยความรวดเร็ว

บุคคลภายนอกที่จะมาจัดการความยุ่งยากทางเทคนิคให้

การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลนั้นแทบจะไม่สามารถเกิดขึ้นได้หากคุณต้องว่าจ้างพนักงานดูแลระบบชุดใหม่ทั้งชุดเพียงเพื่อมาตั้งค่าและจัดการเครื่องมือทั้งหมด! นั่นเป็นเหตุผลหลักที่แผนกทรัพยากรบุคคลโปรดปรานรูปแบบของ Dropbox Sign แพลตฟอร์ม eSignature ของ Dropbox Sign มาพร้อมกับทีมสนับสนุนที่นำโดยนักพัฒนาซึ่งจะช่วยให้คุณพร้อมใช้งานได้ภายในไม่ถึงหนึ่งสัปดาห์ พร้อมทั้งจัดการกับเทคโนโลยีต่างๆ ที่คุณไม่มีเวลาให้หรือไม่อยากทำด้วย

Instacart ใช้ซอฟต์แวร์ซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างไรให้เติบโตได้อย่างรวดเร็ว

Dropbox Sign และ Dropbox Forms ได้เพิ่มขีดความสามารถให้กับ Instacart ซึ่งเป็นการบริการส่งของใช้ตามสั่ง ทำให้มีการสมัครผู้รับจ้างเป็น Shopper เสร็จสมบูรณ์ถึง 270 เปอร์เซ็นต์ และประหยัดเวลาในการเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มงานให้กับพนักงานได้มากถึง 50 ชั่วโมงต่อสัปดาห์

ไม่ว่าจะตอนไหนก็ตาม Instacart ทำสัญญากับ “Shopper” จำนวนมากกว่าหมื่นคนซึ่งเลือก จัด และจัดส่งของใช้ให้กับลูกค้า

ในปริมาณขนาดนั้น กระบวนการที่ใช้ปากกาและกระดาษทำให้เกิดความยุ่งยากได้ไม่น้อย พนักงานที่อยู่ในสำนักงานจะต้องจัดการงานเอกสารจริงๆ รวมถึงการเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มงานให้กับ Shopper ทุกคน และด้วยเป้าหมายที่ Instacart ต้องการจะขยายไปสู่ 80 เปอร์เซ็นต์ของครัวเรือนในสหรัฐอเมริกา กระบวนการที่กินเวลานี้ไม่ได้เหมาะสำหรับพนักงานภายในของบริษัท แถมยังไม่เหมาะสำหรับผู้ที่มีคุณสมบัติที่บริษัทมีปัญหาในการการเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มงานและรักษาไว้ด้วย

แต่ด้วยความช่วยเหลือจากทีมสนับสนุน API ที่นำโดยนักพัฒนาของเรา ทำให้ Instacart ได้ฝังลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีผลผูกพันทางกฎหมายสำหรับการสร้างและการจัดการเอกสารของ Shopper และฝ่ายทรัพยากรบุคคลลงไปในแอปของตน ใช่แล้ว บริษัทไม่ได้หยุดแค่การเปลี่ยนกระบวนการเป็นแบบดิจิทัลเท่านั้น แต่ได้ทำให้เป็นกระบวนแบบเคลื่อนที่อย่างเต็มรูปแบบเพื่อให้เหมาะกับพนักงานของพวกเขาที่ต้องออกไปทำงานในบริเวณที่พักอาศัยนั่นเอง 

ปัจจุบันนี้ Shopper สามารถรับเอกสารประกอบเกี่ยวกับการจ้างงานและการเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มงานที่สำคัญทั้งหมด รวมถึงลงนามเอกสารนั้นได้อย่างถูกกฎหมาย ได้จากโทรศัพท์ของพวกเขาได้เลย

นอกจากนี้ ด้วยคุณสมบัติแม่แบบของ Dropbox Sign ทีมทรัพยากรบุคคลของ Instacart สามารถสร้าง จัดรูปแบบ และจัดเก็บแม่แบบการเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มงานที่สำคัญเพื่อป้องกันการทำงานในฝั่งของตนที่ทั้งซ้ำซ้อนและซ้ำซาก

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทำให้การขายเป็นเรื่องที่ง่ายยิ่งขึ้น

เป็นเรื่องง่ายที่จะเข้าใจว่าทำไมกระบวนการแบบดั้งเดิมในการส่งเอกสารสำคัญจำนวนมากผ่านทางอีเมลและการขอให้ลูกค้าผู้รับเอกสารทำการพิมพ์ ลงนาม แล้วส่งกลับนั้นจึงไม่เหมาะกับโลกสมัยใหม่เลย

ขั้นตอนการส่งและลงนามที่มีการทำให้เป็นแบบดิจิทัลนั้นไม่เพียงแต่ทำให้การขายเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้นเท่านั้น แต่ยังทำให้บริษัทของคุณสร้างรายได้อย่างรวดเร็วขึ้นขณะที่ลดต้นทุนค่าใช้จ่ายได้อีกด้วย

ข้อดีของการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการขาย

หากแผนกการขายของบริษัทคุณมีความพยายามอย่างแท้จริงในการสร้างรายได้ให้กับบริษัทแทนที่จะใช้จ่ายเงินเหล่านั้นไปกับกระบวนการที่เสียเวลาและต้องทำด้วยตัวเอง เราเชื่อว่าคุณจะต้องชอบข้อดีเหล่านี้ที่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มอบให้

สร้างรายได้อย่างรวดเร็วขึ้น

ด้วยคุณสมบัติระดับธุรกิจที่คิดมาเป็นอย่างดี เช่น CCing แม่แบบ และการแจ้งสถานะ ทีมขายของคุณจะไม่มีทางต้องรอให้ใครมาเห็นว่ามีกองงานเอกสารอยู่ที่โต๊ะทำงานหรือในกล่องจดหมายเพื่อรอให้ลงนามและส่งกลับให้เสร็จเพื่อจะได้เริ่มดำเนินการได้เสียที

ประหยัดได้สองทาง

นอกจากแพลตฟอร์ม eSignature จะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานหลักๆ ได้แล้ว Dropbox Sign เองก็ยังสามารถช่วยให้เกิดการประหยัดเงินได้อย่างแท้จริงในรูปแบบแพ็กเกจรายปีหรือรายเดือนที่ราคาถูกนั่นเอง ทีมฝ่ายขายในสตาร์ทอัพและองค์กรต่างๆ จะมีอำนาจในการเลือกแผนบริการที่เหมาะสมกับงบประมาณของทีมผ่านการทดลองใช้ฟรี การคิดค่าบริการที่มีความโปร่งใส และการไม่มีค่าบริการแอบแฝง

สำหรับทีมที่ต้องการใช้งานความสามารถและการปรับแต่งที่ Dropbox Sign API ของเรามีให้นั้น การคิดค่าบริการ API ของเราก็ง่ายดายไม่ต่างกัน และคุณก็ไม่จำเป็นต้องติดต่อฝ่ายสนับสนุนลูกค้าจำนวนมากเพื่อเริ่มต้นใช้งาน (แม้ว่าพนักงานเหล่านั้นจะเป็นกลุ่มคนที่มากความสามารถก็ตาม หากถามความคิดเห็นของเรานะ)

Vendini ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อย่างไรในการปิดการขายโดยใช้เวลาที่น้อยที่สุด

แผนกการขายของ Vendini จำเป็นที่จะต้องเร่งกระบวนการขายให้เร็วขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าได้สร้างประสบการณ์ที่ราบรื่นยิ่งขึ้นให้กับทั้งทีมและลูกค้าผู้เร่งรีบของบริษัท

Kathryn Hunt สมาชิกแผนกการตลาดผลิตภัณฑ์ของ Vendini กล่าวว่า “เราได้รู้ว่าการปิดการขายไม่ใช่ส่วนที่ยากในวงจรการขายของเรา” “แต่เป็นกระบวนการการบริหารจัดการที่ทำให้สิ่งต่างๆ ช้าลงจริงๆ ซึ่งเป็นเรื่องที่น่าปวดหัวเมื่อผู้คนพร้อมที่จะลงนามในวันนั้นและ ต้องถูกพาเข้าไปในวงจรของงานเอกสารที่ยาวนาน”

ถ้าพูดตามตรงแล้ว โซลูชันที่แก้ปัญหาการขายที่ล่าช้าของ Vendini นั้นค่อนข้างง่ายและไม่ซับซ้อน และเราคิดว่าโซลูชันนี้อาจเหมาะกับแผนกการขายของคุณเช่นกัน

สิ่งนั้นก็คือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์นั่นเอง!

โดยเฉพาะแพลตฟอร์มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ชาญฉลาดที่จะทำให้ขั้นตอนการทำงานของคุณดีขึ้นโดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายมากมายไปกับการตั้งค่าหรือเสียเวลาการทำงานไปกับการจัดการ

Vendini ได้ใช้การผสานการทำงานของ Dropbox Sign กับ Google Drive เพื่อสร้างและจัดรูปแบบ MSA ของตนเองก่อนที่จะจัดส่งไปให้ลูกค้า จากนั้นลูกค้าจะสามารถลงนามและส่งคืนเอกสารได้ในเพียงไม่กี่คลิกเท่านั้น โดยทั้งเอกสารและลายเซ็นจะได้รับความปลอดภัยตลอดทั้งกระบวนการ และจะจัดเก็บไว้ทั้งใน Drive และในบัญชี Dropbox Sign ของ Vendini เพื่อให้ง่ายต่อการเรียกใช้

เมื่อใช้การผสานการทำงานดังกล่าวเพียงครั้งเดียวนั้น ทีมการขายของ Vendini สามารถส่งข้อตกลงด้วยความเร็วดุจสายฟ้าได้ในทันทีทันใด โดยบางครั้งก็สามารถปิดการขายได้ในขณะที่ตัวแทนการขายยังคุยกับผู้ที่อาจเป็นลูกค้าทางโทรศัพท์อยู่ด้วยซ้ำ!

ตัวแทนฝ่ายขายยังได้ใช้คุณสมบัติ “CC” ของ Dropbox Sign ในการทำให้แน่ใจว่า CFO, ผู้จัดการ และผู้ที่ต้องเกี่ยวข้องจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเกี่ยวกับกระบวนการของเอกสารการขายที่สำคัญ Vendini ยังได้นำการผสานรวม Dropbox Sign เข้ากับ Slack ไปใช้งานได้อย่างมีประโยชน์อีกด้วย พนักงานขายของ Vendini จะเห็นได้แบบเรียลไทม์เมื่อเอกสารได้รับการลงนาม เพื่อที่จะได้ฉลองให้กับการลงนามนั้นได้

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพิ่มขีดความสามารถให้แผนกกฎหมาย

แม้ว่าแผนกกฎหมายของคุณอาจไม่จำเป็นต้องรีบดำเนินคดีในเร็ววันนี้ แต่ก็มีแนวโน้มว่าจะมีประเด็นปัญหาด้านการบริหารจัดการเหมือนกันหลายประการที่องค์กรด้านกฎหมายทุกแห่งต้องเผชิญ ซึ่งก็คือ ความกังวลเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัยและความถูกต้องตามกฎหมาย ขั้นตอนการทำงานที่เป็นภาระ และค่าใช้จ่ายที่สูง

แผนกกฎหมายจะได้รับประโยชน์จากลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างไร

ต่อไปนี้เป็นวิธีการบางส่วนที่แผนกกฎหมายจะได้รับประโยชน์จากการใช้การบริการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อนและมีประสิทธิภาพโดยไม่สูญเสียการรักษาความปลอดภัยและความถูกต้องตามกฎหมายที่มีความสำคัญเป็นอย่างมาก

การเตรียมเอกสารที่ถูกต้องแม่นยำและปลอดภัย

เมื่อต้องจัดการกับเอกสารที่มีความละเอียดอ่อนและลูกค้าระดับสูง หรือผู้บริหารที่มีอำนาจสูง แผนกกฎหมายจะต้องมีโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ไม่เพียงแต่มีความถูกต้องแม่นยำเท่านั้น แต่ต้องมีความปลอดภัยเป็นอย่างสูงด้วย

นั่นจึงเป็นเหตุผลที่ Dropbox Sign มาพร้อมกับการรักษาความปลอดภัยที่ดีที่สุดเมื่อเทียบในระดับเดียวกัน เช่น การเข้ารหัสแบบ SSL ในระหว่างการโอนย้ายไฟล์ และโครงสร้างพื้นฐานของเซิร์ฟเวอร์อันปลอดภัยที่โฮสต์ไว้ในกลุ่มเซิร์ฟเวอร์ศูนย์ข้อมูลอันล้ำสมัยที่ผ่านการรับรอง SSAE-16 ระดับ III พร้อมกับมีการรับรอง ISO 27001

การผสานการทำงานของเทคโนโลยีและระบบอัตโนมัติที่ง่ายขึ้น

ด้วย API ที่มีการอัพเดทและการสนับสนุนจากทีมวิศวกรรมภายในของเราอยู่ตลอดนั้น Dropbox Sign จึงสามารถผสานการทำงานเข้ากับขั้นตอนการทำงานที่มีอยู่เกือบทั้งหมดได้อย่างค่อนข้างราบรื่น

ไม่ว่าคุณจะใช้ Google Drive, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive หรือจะเป็นแอปพลิเคชันทางธุรกิจใดๆ ที่ดีที่สุดในปัจจุบัน คุณจะมั่นใจได้ว่า Dropbox Sign จะทำงานได้เป็นอย่างดี

ประสิทธิภาพและการบริการที่เพิ่มขึ้น

ปัญหางานเอกสารได้เข้ามาเป็นตัวกำหนดความเร็วและค่าใช้จ่ายในสถานการณ์ทางกฎหมายมากเกินไปมาอย่างช้านาน แผนกกฎหมายสามารถใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัยอย่างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อลดต้นทุนค่าใช้จ่ายได้ แทนที่จะต้องลดค่าใช้จ่ายโดยการงดการบริการไป

แพลตฟอร์มของ Dropbox Sign ที่มุ่งเน้นด้านธุรกิจจะช่วยแปลงเอกสารทางกฎหมายที่สำคัญที่สุดของคุณไปเป็นแบบดิจิทัล เพื่อสร้างขั้นตอนการแบ่งปันและการลงนามที่รวดเร็วและปลอดภัยไม่ว่าจะมีฝ่ายที่เกี่ยวข้อง 2 ฝ่ายหรือ 20 ฝ่ายก็ตาม

หลักฐานการตรวจสอบ

Dropbox Sign จะแนบหน้าหลักฐานการตรวจสอบไปพร้อมตัวเอกสารด้วยตั้งแต่ตอนที่คุณส่งคำขอลายเซ็น หลักฐานการตรวจสอบที่แก้ไขไม่ได้ซึ่งแนบไปด้วยนั้นจะรับรองว่าการดำเนินการในเอกสารของคุณได้รับการติดตามอย่างละเอียดครบถ้วน และมีการประทับเวลาเพื่อเป็นหลักฐานของการเข้าถึง การตรวจสอบ และการลงนาม

Dropbox Sign: โซลูชัน eSignature อันดับหนึ่ง

G2 Crowd ได้จัดอันดับให้ HelloSign (ซึ่งตอนนี้เปลี่ยนเป็น Dropbox Sign) เป็นโซลูชัน eSignature อันดับหนึ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก เรายังได้รับอันดับที่สามในหมวดผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์โดยรวมที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กอีกด้วย ซึ่งก็ไม่ใช่เล่นๆ เลยทีเดียว!

ไม่ว่าคุณจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่ได้มีเงินทุนสำหรับจ้างผู้ดูแลระบบงานเอกสารมากมาย หรือเป็นองค์กรที่ไม่มีเวลาสำหรับงานดังกล่าว แพลตฟอร์ม eSignature ที่ชาญฉลาดอย่าง Dropbox Sign สามารถช่วยให้คุณประหยัดเวลาในเรื่องกฎหมายได้อย่างมหาศาล ช่วยให้ทีมฝ่ายขายของคุณปิดการขายได้มากขึ้น และรับพนักงานใหม่เข้าทีมได้เร็วกว่าที่คุณจะได้พูดว่า “ฉันเกลียดงานเอกสาร!” เสียอีก หากคุณทำงานกับเอกสารแบบดิจิทัลหรือแบบกระดาษ Dropbox Sign ช่วยคุณได้

ตัดสินใจและเริ่มต้นใช้งานการทดลองใช้ฟรีของคุณวันนี้เลย แต่พึงระวัง เมื่อคุณได้ก้าวสู่หนทางแห่งแสงสว่างแล้ว คุณจะไม่มีทางอยากกลับไปยุ่งเกี่ยวกับศาสตร์มืดในการจัดการกับงานเอกสารในกระดาษจริงๆ อีกเลย