우리는 서류 작업을 설명할 때 '필요악'이라는 표현을 사용하곤 합니다. 하지만 이제 이 표현에서 '필요'라는 단어를 제외해도 될 것 같습니다. 서류를 작성해 회송하는 번거로운 절차를 그 어느 때보다 쉽게 제거할 수 있기 때문입니다.
전자 서명 소프트웨어를 다음과 같이 활용해 합법성과 보안을 유지하면서 신규 직원 온보딩 프로세스를 간편하게 처리하고, 빠르게 새로운 거래를 마무리하세요.
확장성 있는 직원 온보딩
초안 작성, 인쇄, 팩스 전송, 스캔, 정리, 오류 수정... 오랫동안 대부분의 비즈니스 부서는 이러한 작업을 필요악으로 생각해 왔습니다. 그리고 채용과 신규 직원 온보딩 업무를 담당하는 HR 부서만큼 이 번거로움을 잘 아는 부서는 없죠.
하지만 오늘날은 온라인으로도 의사의 진료를 받는 디지털 트랜스포메이션의 시대입니다. 이제 이러한 서류 작업을 없앨 때도 되지 않았을까요?
Dropbox Sign은 그렇다고 생각합니다.
직원 온보딩에 전자 서명을 사용할 때의 이점
종이가 필요 없는 전자 서명 플랫폼을 직원 온보딩 프로세스에 통합할 때 HR 부서가 얻을 수 있는 이점은 정말 많습니다.
모두가 편리해지는 원활한 온보딩
Dropbox Sign API를 사용하면 지원자가 등록 과정에서 제출한 정보를 서류에 자동으로 입력해 (가독성이 좋은) 맞춤형 PDF를 생성하고, 데스크톱이나 모바일 장치에서 바로 문서를 전송해 전자 서명을 요청할 수 있습니다. 그러면 불필요한 중복 업무가 제거될 뿐 아니라, 지원자의 입사 의욕을 떨어뜨리는 마찰을 줄일 수 있죠. 이러한 워크플로는 채용 규모를 신속하게 확대해야 하는 비즈니스에 꼭 필요합니다.
기술적 문제 해결 지원
도구의 설정과 관리를 담당할 직원들을 새롭게 채용해야만 하는 상황이라면 디지털 트랜스포메이션을 추진하기가 쉽지 않을 겁니다. HR 부서가 Dropbox Sign을 선호하는 이유도 바로 이러한 점 때문입니다. Dropbox Sign 전자 서명 플랫폼을 사용하면 개발자가 이끄는 지원팀이 일주일 이내로 설정을 완료하도록 지원하는 것은 물론 시간적 여유도 없고 하고 싶지도 않은 모든 기술적 측면을 대신 관리해주죠.
전자 서명 플랫폼 도입 후 급속한 성장을 이룬 Instacart
주문형 식료품 배달 서비스 Instacart는 Dropbox Sign과 Dropbox Forms를 사용해 쇼퍼 계약 완료율을 270% 향상하고 온보딩 작업에 소요되던 시간을 주당 50시간 이상 절약했습니다.
Instacart는 고객이 주문한 식료품을 쇼핑해 포장하고 배달하는 '쇼퍼'와 계약을 맺습니다. 그리고 Instacart와 계약을 맺는 쇼퍼의 수는 항상 만 명이 넘죠.
수많은 계약을 펜과 종이로 작성하다 보니 곳곳에서 크고 작은 마찰이 빚어졌습니다. 그리고 사무실 직원들이 쇼퍼 한 명 한 명의 서류 작업과 온보딩을 수동으로 관리해야 했습니다. 이렇게 시간이 많이 소요되는 프로세스는 미국 가정의 80%까지 비즈니스를 확장하겠다는 목표를 가지고 있던 Instacart 직원들에게도 불편한 일이었고, 온보딩 프로세스를 거치는 쇼퍼들에게도 불편한 일이었습니다.
Instacart는 개발자가 이끄는 Dropbox Sign 지원팀의 도움을 받아 쇼퍼들을 위한 법적 구속력이 있는 전자 서명 기능과 HR 문서 생성 기능, 관리 기능을 앱에 삽입했습니다. 그리고 프로세스를 디지털화하는 데서 그치지 않고 완전한 이동성까지 확보해 현지에서 인력을 채용하는 과정도 수월해졌죠.
이제 쇼퍼들은 휴대폰에서 바로 모든 채용 문서와 온보딩 문서를 받고 거기에 법적 구속력이 있는 서명을 추가할 수 있습니다.
또한, Instacart의 HR팀은 Dropbox Sign의 템플릿 기능으로 중요한 온보딩 템플릿을 만들고, 저장하고, 재사용하며 반복적인 서류 작업에 허비되는 시간을 줄였습니다.
간편한 영업
중요한 문서를 이메일로 전송한 후 클라이언트에게 문서를 인쇄해 서명한 후 회신해달라고 요청하는 전통적인 방법은 오늘날과 같은 현대사회에서는 더 이상 충분치 않습니다. 그 이유는 굳이 설명하지 않아도 쉽게 알 수 있죠.
디지털화된 전송/서명 워크플로를 사용하면 영업이 수월해질 뿐만 아니라 간접비가 절감되어 수익을 더 빠르게 창출할 수 있습니다.
영업에 전자 서명을 사용할 때의 이점
많은 시간이 소요되는 수동 프로세스에 지출하는 비용을 절감해 영업팀의 수익을 증대할 방법을 모색 중인가요? 그렇다면 전자 서명이 제공하는 다음과 같은 이점이 마음에 드실 겁니다.
빠른 수익 창출
참조인 추가, 템플릿, 상태 알림 등의 세심한 비즈니스급 기능을 사용하면 누군가가 책상 또는 받은 편지함에 수북하게 쌓인 서류 더미 속에서 문서를 찾아 서명해 회신할 때까지 하릴없이 기다릴 필요가 없습니다.
직접비, 간접비 모두 절약
전자 서명 플랫폼을 사용하면 운영비가 대폭 절감될 뿐 아니라 Dropbox Sign이 제공하는 저렴한 연간, 월간 패키지 덕분에 실제 비용도 절약됩니다. 무료 평가판이 제공되고, 요금제가 투명하며, 숨겨진 요금이 없어 스타트업이든 대기업이든 영업팀의 예산에 맞는 요금제를 찾을 수 있죠.
Dropbox Sign API가 제공하는 강력한 맞춤 설정 기능을 원하는 팀은 다른 요금제와 마찬가지로 간편한 API 요금제를 사용할 수 있습니다. Dropbox Sign 지원팀이 제공하는 서비스의 품질은 이미 정평이 나 있지만, 여러 가지 지원을 요청하느라 시간을 허비할 필요 없이 빠르게 API 구축을 시작할 수 있다면 금상첨화겠죠.
전자 서명을 사용해 거래 신기록을 달성한 Vendini
Vendini의 영업팀은 템포가 빠르게 돌아가는 클라이언트와 영업팀 모두의 경험을 더 원활하게 하기 위해 영업 프로세스의 속도를 높일 방법을 모색하고 있었습니다.
Vendini 제품 마케팅 부서에서 근무하는 Kathryn Hunt는 "영업 순환 주기에서 가장 어려운 부분은 거래를 마무리하는 일이 아니라, 일의 속도를 저하시키는 행정 프로세스라는 것을 알게 되었다. 사람들은 바로 서명할 준비가 되었는데 지루한 서류 작업을 거쳐야 하는 것은 정말 고역이었다"라고 말합니다.
가감 없이 말해서 Vendini의 영업 프로세스가 지체되는 것을 해결하는 방법은 무척이나 간단했습니다. 그리고 이 해결책이 여러분의 영업팀에도 도움이 될 것이라고 믿습니다.
그 해결책은 바로 전자 서명입니다!
조금 더 구체적으로 설명하면 설정이나 관리에 큰 비용을 들이지 않고 워크플로를 개선해주는 스마트한 전자 서명 플랫폼이죠.
Vendini는 Dropbox Sign과 Google Drive를 통합해 MSA를 템플릿으로 만들어 클라이언트에게 전송했습니다. 그러면 클라이언트는 클릭 몇 번만으로 간편하게 문서에 서명을 완료해 회신했죠. 문서와 서명은 프로세스의 모든 단계에서 안전하게 보관되고, Vendini의 Dropbox Sign 계정과 Google Drive 양쪽 모두에 저장되어 이후 간편하게 찾아볼 수 있었습니다.
이 통합 하나만으로도 Vendini의 영업팀은 초고속으로 계약서를 전송할 수 있게 되었습니다. 가끔은 영업사원이 유망 고객과 통화를 끝내기도 전에 거래가 마무리되는 경우도 있었죠.
또한, 영업사원들은 Dropbox Sign의 '참조인 추가' 기능을 사용해 CFO, 관리자 및 그 외 모든 관계자가 이메일로 중요한 영업 문서의 진행 상황에 대한 알림을 받도록 했습니다. Dropbox Sign for Slack 통합도 유용했습니다. 문서에 서명이 완료되면 영업사원들이 이를 실시간으로 확인하며 함께 성과를 축하했죠.
법무팀의 업무 간소화
당분간은 회사 법무팀에서 소송을 제기할 일이 없다고 해도 모든 법무팀은 다른 모든 법률 회사와 마찬가지로 여러 가지 고충을 겪습니다. 보안과 합법성에 관한 우려, 부담스러운 워크플로, 높은 간접비가 바로 이러한 고충이죠.
법무팀에서 전자 서명을 사용할 때의 이점
보안과 합법성의 타협 없이 간편하고 효율적인 전자 서명을 사용하면 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다.
정확하고 안전한 문서 작성
법무팀에서 민감한 문서와 고위급 클라이언트, 중책을 맡은 경영진과 관련된 문제를 다룰 때는 정확성을 보장하고 고도의 보안을 유지하는 전자 서명 솔루션이 필요합니다.
그래서 Dropbox Sign은 업계 최고의 보안을 탑재하고 있습니다. Dropbox Sign은 전송 중 데이터를 SSL 암호화 기술로 암호화하고, 서버 인프라스트럭처를 Tier III, SSAE-16, ISO 27001 인증을 획득한 최첨단 데이터 센터에서 호스팅합니다.
간편한 기술 통합과 자동화
Dropbox Sign 엔지니어링팀이 지속적으로 업데이트하고 지원하는 API를 사용해 Dropbox Sign을 기존의 워크플로에 원활하게 통합할 수 있습니다.
Dropbox Sign은 Google Drive, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive 등과 같은 최고의 업무용 애플리케이션 대부분과 통합됩니다.
효율성과 서비스 향상
서류 작업상의 문제는 오랫동안 법률 관련 문제를 처리하는 속도와 비용을 좌지우지했습니다. 서비스를 희생하며 비용을 절감하지 말고 전자 서명과 같은 현대적인 기술을 사용해 법무팀의 간접비를 줄여보세요.
비즈니스에 중점을 둔 Dropbox Sign 플랫폼은 중요한 법률 문서를 디지털화해 안전하고 빠른 공유·서명 워크플로를 구축할 수 있도록 도와줍니다. 관계자가 2명이든 20명이든 말이죠.
감사 내역
Dropbox Sign에서는 서명을 요청한 순간부터 문서에 감사 내역 페이지가 첨부됩니다. 문서에서 발생한 활동과 각 활동이 발생한 시간이 기록되어 있는 이 편집 불가능한 감사 내역은 문서 액세스, 검토, 서명의 증거로 사용할 수 있습니다.
최고의 전자 서명 솔루션, Dropbox Sign
HelloSign(현 Dropbox Sign)은 G2 Crowd에서 소규모 비즈니스를 위한 최고의 전자 서명 솔루션으로 선정되었습니다. 또한, 소규모 비즈니스를 위한 소프트웨어 제품 부문에서도 3위를 차지했죠. 이 정도면 썩 나쁘지 않은 성적이죠?
서류 작업을 관리할 사람을 채용할 여력이 없는 소규모 비즈니스이든, 서류 작업에 허비할 시간이 없는 대기업이든, Dropbox Sign과 같은 스마트한 전자 서명 플랫폼은 법무팀이 시간을 절약하고, 영업팀이 거래를 빠르게 마무리하고, "서류 작업, 정말 지긋지긋하다!"라고 불평하는 시간보다 빠르게 신규 직원 온보딩을 완료할 수 있도록 도와줍니다. 디지털 문서든 종이 문서든, 문서 작업은 이제 Dropbox Sign에 맡기세요.
