Waar je e-handtekeningen kunt gaan gebruiken in jouw organisatie

Een slim platform voor e-handtekeningen kan je helpen geweldige nieuwe medewerkers aan boord te krijgen, meer verkopen te sluiten en tijd te besparen op juridische procedures. Dit alles gaat sneller dan dat je 'papierwerk is waardeloos' kunt zeggen.

Er wordt een pdf voor een nieuwe medewerker ondertekend met een e-handtekening

We vinden dat het tijd wordt om dat 'noodzakelijke' woord te laten vallen dat mensen gebruiken als ze het 'noodzakelijke kwaad' van papierwerk beschrijven. Het wordt steeds gemakkelijker om papierwerk van de werkplek te verbannen en het terug te sturen naar de onderwereld waar het vandaan kwam.

Hier zouden organisaties moeten beginnen met het gebruik van software voor e-handtekeningen om effectief geweldig nieuw personeel te onboarden en sneller nieuwe deals te sluiten, terwijl alles rechtmatig en beveiligd blijft.

E-handtekeningen helpen bij het opschalen van de onboarding van medewerkers

Opstellen, afdrukken, faxen, scannen, archiveren, fouten corrigeren…al eeuwenlang worden deze taken als een noodzakelijk kwaad beschouwd voor de meeste bedrijfsafdelingen. En er is niemand die deze verschrikking beter kent dan de HR-medewerkers die zich bezighouden met de werving en onboarding van nieuwe medewerkers.

Maar wordt het in het tijdperk van digitale transformatie, waarin je letterlijk een digitaal bezoek aan je huisarts kunt brengen, niet tijd dat we de rompslomp van papierwerk uitbannen?

Wij kunnen niet wachten.

De voordelen van e-handtekeningen bij de onboarding van medewerkers

Er staan de HR-afdeling die in het onboarding-proces van medewerkers een papierloos platform voor e-handtekeningen integreert, tal van voordelen te wachten.

Naadloze onboarding voor iedereen

Met de Dropbox Sign-API kan HR de informatie die ze tijdens de sollicitatieprocedure van een kandidaat heeft ontvangen, gebruiken om automatisch al het nodige papierwerk in te vullen, een reeks persoonlijke (en goed leesbare) PDF's te genereren en de voltooide documenten te versturen zodat de persoon ze direct vanaf een desktop of mobiel apparaat elektronisch kan ondertekenen. Dit beperkt niet alleen het aantal repetitieve taken voor het HR-team, maar vermindert ook een deel van de wrijving die sollicitanten kan doen afhaken, wat van essentieel belang is als je bedrijf snel personeel wil aannemen.

Een derde partij die technische problemen uit handen neemt

Digitale transformatie is nauwelijks haalbaar als je een heel nieuw team moet aannemen om alleen al alle tools te installeren en te beheren! Dat is een belangrijke reden waarom HR-afdelingen dol zijn op het model van Dropbox Sign. Het platform voor e-handtekeningen van Dropbox Sign wordt geleverd met een door ontwikkelaars geleid supportteam dat je in minder dan een week klaarstoomt en alle technische zaken regelt waar jij geen tijd voor of geen zin in hebt.

De snelle groei van Instacart dankzij software voor e-handtekeningen

Dropbox Sign en Dropbox Forms stelden de on demand boodschappenbezorgservice Instacart  in staat om het voltooiingspercentage van de Shopper-toepassing met 270 procent te verhogen en meer dan 50 uur per week te besparen op onboarding-taken.

Op elk willekeurig moment sluit Instacart contracten met meer dan tienduizend 'Shoppers' die boodschappen selecteren, inpakken en bij klanten bezorgen.

Dat volume zorgde voor nogal wat wrijving in hun pen-en-papier-proces. Het kantoorpersoneel moest namelijk het papierwerk en de onboarding van elke afzonderlijke Shopper fysiek beheren. Aangezien ze naar 80 procent van de huishoudens in de VS wilden opschalen, was dit tijdrovende proces te veel werk voor hun interne personeel en voor de gekwalificeerde mensen die ze moeilijk aan boord konden krijgen en houden.

Met de hulp van ons API-supportteam dat de ontwikkelaars begeleidt, integreerde Instacart juridisch bindende e-handtekeningen voor Shoppers, en kon het HR-team rechtstreeks in hun app documenten maken en beheren. Dat lees je goed: Instacart ging door met digitaliseren tot het volledig mobiel was om hun externe medewerkers te ontmoeten waar ze wonen. 

Nu kunnen Shoppers al hun belangrijke werk- en onboarding-documenten ontvangen en juridisch bindend ondertekenen, vanaf hun telefoon.

Bovendien kan het HR-team van Instacart met de sjabloonfunctie van Dropbox Sign belangrijke onboarding-sjablonen samenstellen, opmaken en opslaan om te voorkomen dat het steeds hetzelfde werk moet verrichten.

E-handtekeningen vereenvoudigen de verkoop

Het is overduidelijk waarom het traditionele proces van het mailen van een heleboel belangrijke documenten en de ontvangende klant vragen of ze deze willen afdrukken, ondertekenen en terugsturen, niet meer bij de moderne wereld past.

Een gedigitaliseerde workflow voor verzenden en ontvangen maakt niet alleen de verkoop eenvoudiger, maar bezorgt je bedrijf snellere winst, terwijl de overheadkosten dalen!

De voordelen van het gebruik van e-handtekeningen voor de verkoop

Als je verkoopafdeling echt probeert je bedrijf geld te laten verdienen in plaats van alles te besteden aan handmatige, tijdverslindende processen, dan denken we dat deze voordelen van e-handtekeningen je als muziek in de oren zullen klinken.

Boek sneller winst

Dankzij doordachte functies op ondernemingsniveau, zoals sjablonen voor cc'en en en statusmeldingen, zitten verkoopteams nooit meer te wachten tot iemand de stapel papierwerk op hun bureau of in hun inbox opmerkt die nog moet worden ondertekend en teruggezonden voordat de overeenkomst eindelijk tot stand kan worden gebracht.

Twee manieren om te besparen

Behalve de grote operationele kostenbesparingen die een platform voor e-handtekeningen met zich meebrengt, biedt Dropbox Sign ook werkelijke geldbesparingen in de vorm van betaalbare jaarlijkse en maandelijkse pakketten. Met een gratis proefperiode, transparante prijzen en zonder verborgen kosten, kunnen verkoopteams van zowel start-ups als gevestigde ondernemingen het abonnement vinden dat bij hun budget past.

Voor teams die de kracht en het aanpassingsvermogen willen dat onze Dropbox Sign-API biedt, zijn onze API-prijzen net zo eenvoudig . Bovendien hoef je niet eerst een heel traject met de klantensupport te doorlopen voordat je aan de slag kunt (hoewel daar best geweldige mensen werken, al zeggen we het zelf).

Zo gebruikte Vendini e-handtekeningen om in recordtijd verkopen te sluiten

De verkoopafdeling van Vendini wilde het verkoopproces versnellen om zowel hun team als hun drukke klanten een soepelere ervaring te bezorgen.

"We ontdekten dat het sluiten van deals niet het lastigste deel van onze verkoopcyclus was," vertelt Kathryn Hunt van de productmarketingafdeling van Vendini. "Het waren de administratieve processen die de boel echt vertraagden. Het was frustrerend als mensen dezelfde dag nog wilden ondertekenen en vervolgens in een lang proces met talloze papieren documenten terechtkwamen."

Om eerlijk te zijn, waren de knelpunten in de verkoop van Vendini vrij eenvoudig op te lossen en we denken dat voor jouw verkoopafdeling hetzelfde geldt.

Verrassing: e-handtekeningen!

Om precies te zijn, is het een slim platform voor e-handtekeningen dat je workflow verbetert, zonder dat het veel geld of tijd kost om het op te zetten en te beheren.

Vendini gebruikte de Google Drive-integratie van Dropbox Sign om hun MSA's te creëren en op te maken, voordat ze werden verzonden naar klanten, die op hun beurt de documenten met slechts een paar klikken konden ondertekenen en terugsturen. De documenten en handtekeningen bleven gedurende het hele proces veilig en werden zowel in het Drive- als Dropbox Sign-account van Vendini opgeslagen om ze eenvoudig te kunnen oproepen.

Dankzij die ene integratie kon het verkoopteam van Vendini opeens razendsnel overeenkomsten versturen en soms zelfs deals sluiten terwijl de verkoper nog met de potentiële klant aan de telefoon zat!

Verkoopmedewerkers gebruikten ook de 'cc'-functie van Dropbox Sign om ervoor te zorgen dat de CFO, managers en alle anderen die erbij betrokken moesten worden, e-mailwaarschuwingen ontvingen over de voortgang van belangrijke verkoopdocumenten. Vendini heeft zelfs goed gebruikgemaakt van de Dropbox Sign-integratie voor Slack . Zo waren verkoopmedewerkers in staat om in realtime te zien wanneer een document was ondertekend, zodat ze daarnaar konden handelen.

E-handtekeningen geven de juridische afdeling meer armslag

Hoewel je juridische afdeling misschien niet snel een rechtszaak hoeft te voeren, heeft ze waarschijnlijk wel te kampen met dezelfde administratieve pijnpunten als alle andere juridische organisaties: bezorgdheid over beveiliging en rechtmatigheid, omslachtige workflows en hoge overheadkosten.

Zo kan elke juridische afdeling van e-handtekeningen profiteren

Hier volgen enkele manieren waarop juridische afdelingen kunnen profiteren van een eenvoudige, efficiënte service voor e-handtekeningen, zonder daarbij in te boeten op de veiligheid en rechtmatigheid die zo belangrijk zijn.

Nauwkeurige, veilige documentatie

Wanneer juridische afdelingen te maken hebben met gevoelige documenten en hooggeplaatste klanten of directeuren, hebben ze een oplossing voor e-handtekeningen nodig die niet alleen nauwkeurig, maar ook zeer goed beveiligd is.

Daarom beschikt Dropbox Sign over toonaangevende beveiliging, zoals SSL-versleuteling tijdens bestandsdoorvoer en een beveiligde serverinfrastructuur die wordt gehost in een hypermodern Tier III, SSAE-16-gecertificeerd datacenter met ISO 27001-certificering.

Vereenvoudigde integratie en automatisering van technologie

Dankzij een API die voortdurend wordt geüpdatet en ondersteund door ons interne technische team, integreert Dropbox Sign soepel in de meeste bestaande workflows.

Of je nu Google Drive, Dropbox, Salesforce, Microsoft OneDrive of een van de andere beste bedrijfstoepassingen gebruikt: Dropbox Sign werkt altijd goed samen.

Betere efficiëntie en service

Het probleem met papierwerk heeft lange tijd veel invloed gehad op de snelheid en kosten van juridische processen. In plaats van op de uitgaven te bezuinigen door aan dienstverlening in te boeten, kunnen juridische afdelingen moderne technologie als e-handtekeningen gebruiken om hun overheadkosten te verlagen.

Het bedrijfsgerichte Dropbox Sign-platform helpt je belangrijkste juridische documenten te digitaliseren om een snelle, veilige workflow voor delen en ondertekenen te creëren, of er nu 2 of 20 partijen bij zijn betrokken.

Controlesporen

Vanaf het moment dat je om een handtekening vraagt, bevestigt Dropbox Sign een controlespoorpagina aan het document zelf. Het resulterende niet-bewerkbare controlespoor zorgt ervoor dat acties op je documenten grondig worden bijgehouden en van een tijdstempel worden voorzien om bewijs van toegang, controle en ondertekening te leveren.

Dropbox Sign: de beste oplossing voor e-handtekeningen

G2 Crowd riep HelloSign (nu Dropbox Sign) uit als de beste oplossing voor e-handtekeningen voor kleine bedrijven. We eindigden ook op de derde plaats als beste softwareproduct in het algemeen voor kleine bedrijven. Dat is niet slecht, toch?

Of je nu een klein bedrijf bent dat niet de middelen heeft om een leger papierwerkbeheerders in dienst te nemen of een onderneming runt die daar geen tijd voor heeft: een slim platform voor e-handtekeningen als Dropbox Sign kan je op juridisch vlak veel tijd besparen, je verkoopteam helpen meer deals te sluiten en nieuwe medewerkers sneller in je team krijgen dan dat je 'papierwerk is waardeloos!' kunt zeggen. Als je met digitale of papieren documenten werkt, zit je goed bij Dropbox Sign.

Wil je een PDF ondertekenen zonder deze af te drukken? Dat is eenvoudiger dan ooit met e-handtekeningen in Dropbox, mogelijk gemaakt door Dropbox Sign.
Wacht daarom niet langer en begin vandaag nog je gratis proefperiode. Maar pas op: als je eenmaal aan de slag gaat, wil je niet meer terug naar de tijden waarin de rompslomp van stapels papierwerk op je lag te wachten.