書類作業は「必要悪」と呼ばれることがあります。しかし、そろそろ「必要」という言葉を使うのをやめるべき時期にきているのではないでしょうか？仕事から書類作業をなくすのは、ますます簡単になってきています。
手始めに、電子署名ソフトウェアを導入してみてはいかがでしょうか？優秀な新入社員のオンボーディングを効果的に行い、新規案件の契約を迅速に締結しつつ、適法性やセキュリティを損なうこともありません。
電子署名でオンボーディングを効率化
下書き、印刷、FAX 送信、スキャン、そしてファイリング。ようやく完了と思ったら、ミスの修正が必要ということも。長年にわたって多くの部門がこうした業務を「必要悪」だとみなしてきました。しかし、新入社員の採用やオンボーディングを担当する人事部門ほど、その必要悪の被害を受けている人はいないでしょう。
インターネットを介したデジタル診療すらも可能となったデジタル トランスフォーメーション時代の今こそ、書類作業という忌々しい業務を葬るときではないでしょうか？
私たちはそのように考えます。
社員オンボーディングにおける電子署名のメリット
人事部門がオンボーディング プロセスに電子署名プラットフォームを導入すると、ペーパーレス化をはじめ多くのメリットが生まれます。
誰にとってもスムーズなオンボーディングを実現
人事部門は Dropbox Sign API を利用して、応募者がエントリーの際に提供した情報を簡単に取得できるようになります。その情報を基に、必要な書類に自動入力したり、相手に合わせてカスタマイズした読みやすい PDF を作成したり、できあがったドキュメントを相手に送信して電子署名を求めたりできます。署名は、デスクトップでもモバイル デバイスでも可能です。人事部門では無駄な作業の手間を省くことができますが、メリットはそれだけではありません。応募者がスムーズに手続きを進められるので、気が変わって他社を選んでしまうような辞退者を減らすことができます。急いで人員を増やしたい場合には特に大きなメリットです。
手間のかかる技術的な業務は社外で対応
ツールのセットアップや管理のためだけに専任のスタッフを雇うようでは、デジタル トランスフォーメーションを達成する日は訪れないでしょう。Dropbox Sign を使う署名方法が人事部門に人気なのは、そこに大きな理由があります。Dropbox Sign の電子署名プラットフォームでは、開発者チームによるサポートが受けられます。1 週間以内にセットアップを完了できるようにするほか、時間やその他の都合で管理できない技術的な側面をお客様に代わって担当します。
電子署名ソフトウェアを活用して Instacart が急成長した理由
食料品のオンデマンド配達サービスを展開する Instacart は、Dropbox Sign と Dropbox Forms を導入したことで、ショッパーの業務委託契約の申請完了率を 270 % も引き上げ、オンボーディング手続きにかかる時間を週に 50 時間も節約することに成功しました。
Instacart では、常に 1 万人を超える「ショッパー」と契約しています。ショッパーは顧客の注文を受けて商品を選び、梱包し、配達する仕事をします。
こうした多くのショッパーとの契約を紙とペンで処理していたことが、大きな遅れを引き起こしていました。オフィス勤務のスタッフは、ショッパーひとり一人の契約書を文字どおり手作業で処理していました。Instacart は、米国の一般家庭の 80 % にサービスを提供できる体制を整えることを目標に掲げていましたが、社内のスタッフにとってもショッパーにとっても契約プロセスは長い時間がかかっていたので、ショッパーのオンボーディングや維持に支障が出ていました。
そこで、Dropbox Sign の開発者が主導する API サポート チームがこの問題解決をお手伝いしました。Instacart はショッパーと人事部門が利用できる法的拘束力のある電子署名を導入し、ドキュメントの作成や管理を同社のアプリから直接行えるようにしました。単にデジタル化しただけでなく、完全なモバイル対応も行ったので、スタッフは移動中でも署名手続きを処理できるようになりました。
ショッパーは、重要な業務委託契約やオンボーディングのドキュメントをスマートフォンで受け取って、そのまま法的拘束力のある署名をできるようになっています。
Dropbox Sign のテンプレート機能も役立っています。オンボーディングのためのドキュメントをテンプレートとして作成し、フォーマットを整えて保存しておくことで、Instacart の人事チームは繰り返しの作業を減らすことに成功しました。
セールス業務をシンプルにする電子署名
大量の重要書類をメールで送信し、先方にはドキュメントの印刷、署名、郵送を依頼するというのが従来のやり方です。デジタルが普通の今では、時代遅れのプロセスと言わざるを得ません。
ドキュメントの送信や署名のワークフローをデジタル化することで、セールス業務がシンプルになりますが、それだけではありません。間接費用を削減しつつ、収益確定までの期間を短縮できます。
セールス業務における電子署名のメリット
セールス部門が時間のかかる手作業のコストを削減しつつ、企業の収益に貢献したいと考えているのなら、電子署名がもたらすメリットにきっと満足できると思います。
もっと速く収益につなげる
ドキュメントの CC 送信、テンプレート、ステータス通知など、ビジネスに必要な機能が多数用意されています。これまでは、顧客が書類に気づいて署名し、返送してくれるのをただ待つだけでしたが、これからはもっとスピーディにプロセスを進めることができます。
2 つの節約方法
電子署名プラットフォームを導入すると、運用面で大きなコスト削減が見込めますが、それ以外にも Dropbox Sign では年払いと月払いの手頃な価格のパッケージを選ぶことで費用を抑えられます。無料トライアルもあり、透明性のある価格設定で予定外の追加料金も発生しません。スタートアップでも大企業でも、予算に応じた最適なプランが見つかるはずです。
さらに強力な機能とカスタマイズを希望するチームには、Dropbox Sign API がおすすめです。Dropbox Sign の API は価格もシンプルで、カスタマー サポートに何度も連絡をしなくても簡単に始めることができます（もちろん、カスタマー サポートは親切で頼りになりますのでご安心ください）。
Vendini が電子署名を導入して成約までの時間を驚くほど短縮した方法
Vendini のセールス部門では、チーム メンバーと多忙なクライアントの双方にスムーズなエクスペリエンスを提供できるよう、セールス プロセスをスピードアップする方法を探していました。
「セールス サイクルの中で商談のクロージングが簡単になったと感じました」と話すのは、Vendini プロダクト マーケティング部門のキャスリン・ハント氏です。同氏は次のように続けます。「以前は、事務処理がプロセスの大きなボトルネックになっていたのです。すぐに署名ができる状態なのに、複雑な書類作業を片付けないといけないのが悩みの種でした。」
同社のボトルネック解消方法は、率直に言ってとてもシンプルなものです。他の企業のセールス部門でも同じ方法が使えるのではないでしょうか。
それは電子署名！
膨大な導入コストや管理工数をかけずにワークフローを改善できるのが、スマートな電子署名プラットフォームです。
Vendini は Dropbox Sign の Google ドライブ インテグレーションを使用して、基本サービス契約（MSA）の作成とフォーマット調整を行ってからクライアントに送信しています。クライアントは数回のクリックだけでドキュメントに署名して返送できます。プロセス全体でドキュメントと署名の両方が安全に保護されます。また、Google ドライブと Vendini の Dropbox Sign アカウントの両方にドキュメントが保存されるので、後で参照するのも簡単です。
Dropbox Sign とのインテグレーションを実施するだけで、Vendini のセールス チームは驚くほどの速さで契約書を送付できるようになりました。見込み顧客と電話をしている間に、契約締結が完了することもあったほどです。
同社の担当者は他にも、Dropbox Sign の CC 機能を使って CFO やマネージャーなど必要な関係者にもメール通知を送信し、重要なセールス ドキュメントの進捗を共有しています。Vendini では Dropbox Sign for Slack のインテグレーションも活用しています。セールス担当者はリアルタイムで契約の進捗を確認できるので、ドキュメントに署名されたときに Slack で成功を称え合うことができます。
法務部門における電子署名のメリット
貴社の法務部門では今すぐに訴訟を行う差し迫った必要性はないかもしれませんが、他社の法務部門と同様に多くの管理業務に悩まされているのではないでしょうか。たとえば、セキュリティや適法性の問題、手間のかかるワークフロー、高額な間接費用といった問題です。
あらゆる法務部門で電子署名が効果的な理由
法務部門が重要なセキュリティと適法性を維持したまま、シンプルで効果的な電子署名サービスを導入して有効活用する方法をご紹介します。
正確で安全なドキュメント管理
機密性の高いドキュメントを扱う場合、または著名なクライアントやエグゼクティブと契約を交わす場合、法務部門では単に正確なだけではなく、セキュリティ面でも安心できる電子署名ソリューションを利用する必要があります。
こうした点を踏まえて、Dropbox Sign ではクラス最高のセキュリティを導入しています。たとえば、ファイル転送には SSL 暗号化を利用し、サーバー インフラストラクチャは ISO 27001 認証を受けた Tier III、SSAE-16 対応の最新データ センターにホストしています。
テクノロジーのシンプルな連携と自動化
Dropbox Sign では、当社のエンジニアリング チームが直接サポートし、継続的にアップデートしている API が提供されるため、多くの既存ワークフローとスムーズに連携できます。
Dropbox Sign はさまざまなアプリケーションと相性抜群です。Google ドライブ、Dropbox、Salesforce、Microsoft OneDrive、その他の有名なビジネス アプリケーションとのインテグレーションが用意されています。
効率の向上とサービスの強化
法務においては長らく、書類作業の問題がスピードやコストに悪影響をもたらしてきました。法務部門では、サービスの質を下げることで経費を削減するのではなく、電子署名などの最新のテクノロジーを活用して間接費用を削減できます。
ビジネスを念頭に置いた Dropbox Sign プラットフォームでは、重要な法的ドキュメントをデジタル化することで、署名者が 2 人でも 20 人でも、ドキュメントの共有と署名のワークフローを高速かつ安全なものにできます。
監査証跡
ドキュメントの署名依頼を送信したその瞬間から、Dropbox Sign はドキュメント本体に監査証跡のページを添付します。このプロセスで生成される編集不可能な監査証跡により、ドキュメントに対するアクションが徹底的に追跡され、タイムスタンプが付けられます。この監査証跡が、ドキュメントへのアクセス、表示、署名が行われたことの証拠となります。
No. 1 の電子署名ソリューション：Dropbox Sign
HelloSign（現在の Dropbox Sign）は、G2 Crowd のスモール ビジネス向けの電子署名ソリューション部門で No.1 の評価を受けています。また、スモール ビジネス向けの全ソフトウェアの中でも第 3 位に選ばれました。名実ともに優れたツールと言えるでしょう。
事務処理担当のスタッフを雇い入れる余裕がないスモール ビジネスでも、単に新規採用の時間がとれない大企業でも、Dropbox Sign に代表されるスマートな電子署名プラットフォームを導入することで、法務にまつわる多くの時間を節約できます。セールス チームの成約件数も増やせるほか、「書類作業はうんざり！」とこぼす間もなく新人のオンボーディングを終わらせることができます。デジタル文書と紙の文書、どちらを使っていても Dropbox Sign はお客様のニーズに応えます。
